物業管理檔案的概念與分類、收集整理

　　物業管理檔案管理包括物業管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內容。

　　一、檔案的定義

　　檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗收后，經過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

　　二、物業管理檔案的內容

　　物業管理檔案的內容包括物業權屬資料、技術資料和驗收文件，業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料，物業運行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄和物業管理公司行政管理以及物業管理相關合同資料等。

　　三、物業管理檔案的分類方法

　　物業管理檔案是直接記載物業及物業管理各個方面的歷史記錄。物業管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

　　(一)年度分類法

　　年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內檔案分成各個類別。

　　特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

　　(二)組織機構分類法

　　組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。

　　特點：能保持全宗內文件在來源方面的聯系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業查閱檔案。

　　(三)事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點：能較好地保持文件在內容方面的聯系，使內容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業系統全面地查閱利用檔案。

　　物業管理企業檔案的分類應根據企業自身的情況和檔案管理的要求，采用相應的分類方法。

　　四、物業管理檔案存放

　　為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

　　確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

　　(1)物業承接查驗期收集整理的檔案是物業基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放。

　　(2)物業入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

　　(3)物業日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

　　檔案案卷在進行上架排列時，物業管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

篇2：物業檔案管理工作概述

　　物業檔案管理工作概述

　　一、物業檔案的概念

　　(一)檔案的前身

　　檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化而來的。

　　“文件”廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。一份文件產生后有一段時間的現行效用，這時被稱為“現行文件”。這一段時間過后，其現行效用消失，但仍有查考價值，便稱為“歷史文件”，經過系統化、有序化的整理，組成案卷繼續保存。在很多場合，“歷史文件”被認為是“檔案”的同義詞。

　　在國外檔案學界，多用“......的文件”或“......的文獻”等以“文件”為上位概念的提法來定義檔案。國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語辭典》(1984)將檔案描述為“由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經過挑選或未經挑選的、由某個適當的檔案館永久保存的非現行文件”。而對“文件”則解釋為“由一個團體、機構、組織或個人在履行其法律義務時或在各種具體事務活動中形成或收到和保管的記錄信息，不管其形式和載體如何?！?/p>

　　在我國檔案界，以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的《檔案管理與整理》(1937)是我國檔案學形成時間內容比較系統的一本書，其中指出：“文件未必一一歸檔保存，唯須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中包括機關內所收入及發出之公布的意思表示之文件及附件?！?/p>

　　(二)檔案的定義

　　“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經常被引用的出處是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何?’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準?！?/p>

　　我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料(包括技術、影片、照片、錄音帶等等)?！?985年國家標準局發布的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》中檔案定義為“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄?！?996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規定了檔案的范圍：

　　檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄(《中華人民共和國檔案法》第二條)。

　　(三)物業文件與物業檔案

　　物業管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業管理實際操作接收和形成的多種專業性文件。這些文件完成了現行功能之后，就過渡為物業檔案。

　　物業管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。物業管理處接收的專業性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設備和產權資料；形成的專業性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業主(住用人)資料；常規物業管理過程中形成的物業維修文件、物業租賃文件和管理服務文件；物業管理公司開辦多種經營活動形成的經營管理文件等。

　　但是，物業管理工作中可能出現的文件并不都是物業檔案，對照檔案法對檔案的規定，物業檔案可以定義為：國家機構、社會組織和個人從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　(四)物業檔案概念的構成要素

　　與廣義的檔案一樣，物業檔案的定義也有四個構成要素：

　　1.檔案的形成者

　　即國家機構、社會組織以及個人。對于物業檔案來說，其形成者主要是指物業管理公司、物業管理人員及物業的使用者。此外，物業檔案中也有部分文件的形成者是物業的開發商(項目的報批文件)、設計者(工程設計圖紙)、承建商(物業的建筑文件)以及政府有關部門如計委(資金來源文件)、國土局和房管局(房產證明文件)、城市規劃局(報建文件)等。

　　2.檔案的內容

　　即檔案所記載的知識信息，就是人們在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中獲得的信息。對于物業檔案來說，就是指物業管理各項工作中的知識信息，如物業租賃、小區規劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經營服務等信息。

　　3.檔案的形式

　　指文種形式、載體形式、信息記錄和表達形式。無論哪類檔案，其文種形式都可以是公文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄形式可以是手寫、印刷、攝影、錄音等；其信息表達形式可以是文字、圖形、聲像等。例如物業公司的人事檔案以公文為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以文字為主要信息表達形式；物業的建筑工程檔案以圖紙為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以圖形為主要信息表達形式；安全監控檔案則以磁帶為主要載體形式、以聲音及圖像為主要信息表達形式。

　　4.檔案的本質

　　即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區別于其他鄰近事物，--如文件、圖書、情報資料的依據。人們用歷史記錄區別檔案與文件，因為文件是現行的，喪失現實效用才能轉化為檔案；用原始記錄區別檔案與圖書、情報資料，因為檔案是第一手的原稿，而圖書、情報資料則可以一版再版。以物業檔案中物業修繕工程的審批表、費用結算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實際工作時填寫、審批人員核準，是未經任何加工、改動的真跡，這就是檔案原始性的體現；在維修工程進行時，它具備現行效力，屬于一種文件，但是在工程驗收、費用核算清楚后，它便成了對歷史的記錄，轉化為檔案，體現出檔案的歷史性。而且這一原始文件只有在工作進程中才能形成，如果當時沒有形成或形成后沒有注意保存，事后就很難補救了。

　　二、物業檔案在物業管理活動中的地位

　　作為一項經營管理活動，物業管理的主要對象就是物業及其使用者，如果對此二者沒有充分的認識和了解，管理活動就無法進行。由于物業管理機構不是物業及其使用者的生產者，在物業管理行為開始之前互相也沒有任何關系，所以要認識和了解他們，就只有通過積累在接觸中產生的各種經驗，以此作為判斷和管理的依據，物業檔案就是對這些經驗最忠實的記錄。

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。

　　例如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好，甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。

　　再比如，一個小區建成入住后，有住戶發現防盜門的對講機有故障，由物業管理公司維修后恢復正常。如果有檔案記載這種帶對講機的防盜門的生產廠家和施工安裝部門，就很容易找到責任者，并且可以分析原因，對可能有同樣故障的其他防盜門進行檢查，防患于未然；如果物業檔案中沒有相關記載，就只能壞一個修一個，可能導致重復勞動。

　　物業產權和住戶檔案更是進行物業管理不可稍離的參考和依據。從安全保障的角度來講，物業管理人員必須知道每幢房屋的業主和住戶的基本資料，以便在有意外情況時可以聯絡；從經營服務的角度來講，住戶的數量、職業、生活習慣等信息是物業管理公司決定經營服務方向和策略的基本依據。

　　物業管理行為自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅十幾年，在這樣短的時間里，物業管理人員已經意識到物業檔案的管理有規范化的必要，這就充分說明了檔案在物業管理工作中的重要性。正是由于充分認識到這一點，人們才日益重視物業檔案的科學管理。

　　三、物業檔案管理現代化

　　(一)物業檔案管理現代化的含義和內容

　　管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　檔案管理現代化的內涵包括兩方面：一是指現代科學技術和方法的應用；二是要達到優化、取得最佳效益。對物業檔案管理來說也是如此。

　　當前，檔案管理現代化的主要內容如中國檔案學會1990年10月召開的《中國檔案管理現代化學術討論會》所概括的：“一是在檔案管理中使用現代技術和設備，二是運用科學方法對檔案實施規范化、制度化、程序化的管理?！边@一概括并不專指某些門類檔案，無論具體到哪個行業--包括物業管理行業，檔案管理現代化的內容都可以理解為現代化技術手段和現代管理科學方法的結合?，F代化技術手段的運用包括：檔案信息處理現代化--以計算機技術為核心的現代信息處理技術；新型載體檔案的管理；檔案保護設施、技術現代化?，F代管理科學方法的運用就是推行標準化，運用目標管理、全面質量管理、系統工程、定量化管理等先進方法，配合現代技術手段，有效地提高檔案管理效率和質量，取得優化效益。

　　檔案管理現代化的實質就是檔案管理技術的變革。隨著科學技術的發展，每個時代都有各自的現代化內容，現代化是永無止境的發展過程和趨勢，是相對于各個時代的動態概念。因此，只有時刻關注先進技術的應用，不斷學習，調整管理現代化的對策，檔案管理工作才能緊跟時代。

　　(二)物業檔案管理標準化

　　標準是“衡量事物的準則”(《辭?！?，是“對重復性事物和概念所做的統一規定。它以科學、技術和成熟的綜合成果為基礎，經有關方面協商一致，由主管機關批準，以特定形式發布，作為共同遵守的準則和依據?！?《標準化基本術語》)

　　《中華人民共和國標準化法》規定，標準化工作的任務是“制訂標準、組織實施和對標準的實施進行監督”。

　　標準化是組織現代化生產的重要技術基礎，是科學管理的重要組成部分。檔案管理標準化是以檔案管理、檔案科學技術研究等工作領域中重復性的事物和概念為對象，制訂、修訂各類別、各層次的標準，并將其付諸實施的過程和結果。在對檔案管理現代化的認識上，部分觀點將推行標準化作為檔案管理現代化的內容之一。

　　我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于物業管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業檔案管理更是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題，所以國內尚未制訂出關于物業檔案管理的標準。在具體工作中，應盡量參照各相關標準，如《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《檔案號編制規則》、《檔案工作基本術語》等作為工作指導。對一些較為成熟的物業管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業檔案管理標準。

　　(三)現代化對物業檔案工作人員的要求

　　檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。

　　樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現代化意識的基礎。既然現代化是一個永無止境的進程，人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變，在總結經驗、著手當前的同時放眼未來。既然物業檔案管理是一個新課題，就意味著可挖掘的巨大潛力和許多有待完善的地方，只有具備了思想意識基礎，才可能適應未來的發展。

　　實現物業檔案管理現代化，要求工作人員具有較高的知識化和專業化水平。調整知識結構一靠對已從業的人員進行培訓教育，二靠補充高素質的人員。但是，即使是暫時屬于高素質的人員，如果停止進修，也會很快因知識老化而被淘汰。

　　現代化技術和手段的采用，給物業檔案工作者提供了先進的工作手段，這就要求各崗位的工作人員都要對所使用的先進設備有所了解，不僅能夠操作使用，還要學會維修，甚至改進。

　　四、物業檔案的分類

　　(一)檔案的分類

　　檔案的分類即檔案種類的劃分，也就是根據一定的標準，按照檔案的異同點對檔案進行分門別類。檔案的分類可因時期、場合、對象、范圍的不同而不同，但綜合多年來我國檔案界出現過的諸多檔案分類，我們將檔案的分類概括為兩種類型：一是檔案實體分類；二是檔案信息(內容)分類。

　　1.檔案實體分類

　　檔案實體分類，就是以檔案實體即檔案原件為分類對象，按照檔案的形成特點和歷史聯系，把檔案逐級分為多種類別。檔案實體分類包括三個層次：

　　(1)國家檔案整體的分類

　　這是對國家全部檔案進行的最高層次的分類，是按照檔案的若干重要屬性(歷史時期屬性、形成機關的級別屬性、地區屬性、專業部門屬性、檔案制成材料屬性等)，從幾個主要方面將國家檔案總的分成若干基本的部類。這種分類是全國各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據。例如，我國按照檔案的歷史時期屬性建立有中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中央檔案館；按照檔案形成機關的級別屬性建立有中央級和地方級的檔案館；按照檔案的專業部門屬性建立有專業部門檔案館；按照檔案制成材料的特殊性質建立有照片檔案館、電影資料館等。

　　(2)檔案館館藏檔案的分類

　　這是對一個檔案館全部檔案的分類，一般以全宗作為分類的基本單位。根據每個檔案館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時期、部門系統或其他系統進行分類。這種分類對檔案館檔案的分庫管理和檔案排架的合理化起指導和組織作用。例如，我國各地方綜合性檔案館，首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前檔案和建國后檔案；建國后檔案又按部門系統劃分為工交系統全宗群、農林水利系統全宗群、財貿系統全宗群等。

　　(3)全宗內檔案的分類

　　這是對一個全宗的全部文件的分類，一般是按組織機構、年代、職能、專題、文件名稱、作者、地區等特征進行分類。例如，一個機關的全部檔案可以按組織機構分為辦公室、組織部、宣傳部、財務等若干類；一個企業的全部檔案可以按照職能分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、財務會計類等。

　　我們通常所說的檔案分類，主要是指檔案實體的分類。

　　2.檔案信息(內容)分類

　　檔案信息(內容)分類，也稱為檔案檢索分類，就是以檔案所記述的內容為對象，依據內容所反映的社會實踐活動的性質，按照邏輯方法進行統一分類。這種分類不受檔案所屬全宗的限制，主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機械化和自動化檢索，一般不適用于檔案實體的分類。為了建立統一的檔案檢索系統，我國于1987年出版了《中國檔案分類法》，并附有《檔案分類標引規則》、《〈中國檔案分類法〉類目細分規則》，作為全國通用的檔案分類標準。

　　檔案實體分類和檔案信息(內容)分類，是功能和體系不同的兩種分類法。在具體運用這兩種不同分類法時，一方面必須明確不同的分類對象，一方面要使這兩種分類相互配合，以使檔案的日常管理和檔案信息資源的開發途徑，能更加多樣、科學、方便。

　　在檔案管理實踐中，出于方便實際管理工作的需要，可以將一個全宗的檔案按內容性質分為普通檔案和專門檔案兩大類，并把普通檔案分為文書檔案、科技檔案和聲像檔案三個小類。文書檔案是指該單位在制定或執行方針、政策、法規、計劃、指導或匯報工作、總結經驗、進行交往等社會管理活動中形成的，主要以文字為記錄形式的檔案，包括日常管理工作檔案、黨群工作檔案、已故人員檔案、榮譽檔案等；科技檔案是指記述基本建設、生產技術和自然科學研究等活動的檔案，包括設備檔案、基建檔案、科研檔案等；聲像檔案是指以化學合成材料--膠片、磁帶等為載體，以聲音和影像為記錄方式的檔案。而專門檔案則是專指本單位相對說來較具專門性的業務工作活動形成的，別的單位沒有的檔案，如物業管理公司的物業管理專門檔案。由于這種劃分方法具有一定的合理性和適用性，因此一直被廣泛采用。

　　(二)物業檔案的分類

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業清冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業管理服務檔案等。

　　1.黨群工作檔案。是物業管理公司開展黨委、工會、團委工作時形成的各類文件材料。

　　2.行政管理和經營管理檔案。這是物業管理公司在日常公務活動、內部管理工作及開展經營活動中形成的檔案。

　　3.基建檔案。是指在各種建筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案。對物業管理公司來說，主要是指在接管驗收開發建設單位移交的新建物業或接管驗收已經投入使用的原有物業時所收到的文件、圖紙材料，以及在以后的物業管理活動中對物業進行較大規模的改建、擴建、維修、養護時所形成的文件、圖紙材料。

　　4.設備檔案。是指作為物業管理公司固定資產的機器設備、儀器儀表等的檔案。包括有關車輛、通信設備、復印機、計算機等的說明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。

　　5.會計檔案。是指物業管理公司在經濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存起來的文件材料。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等。

　　6.人員檔案。是指物業管理公司在人事管理活動中形成的，記述和反映本公司員工各方面情況的檔案。

　　7.科教檔案。主要是指物業管理公司對員工進行崗位培訓等繼續教育所形成的檔案。

　　8.物業管理專門檔案。是指在開展具體的物業管理活動中形成的，反映物業狀況、業主和住戶變遷以及物業管理部門的管理、服務、經營活動情況，具有查考利用價值的各種形式的文件材料。

　　(1)物業清冊：全面反映所有物業單元的自然狀況及權屬狀況的文件材料。

　　(2)物業維修檔案：物業中各單元在進行維修時所產生的一系列文件材料。對于整棟大樓或公共設施的維修養護所形成的文件材料屬于基建檔案。

　　(3)物業租賃檔案：物業管理部門在開展租賃業務時所形成的原始的文件材料。

　　(4)業主及住戶檔案：反映物業中各單元的業主及住戶的具體情況的文件材料。

　　(5)物業管理服務檔案：物業管理部門在開展綠化、環衛、保安、車輛管理等管理工作及為住戶提供委托服務、開展經營活動時所產生的文件材料。

　　五、物業檔案的特點和作用

　　(一)物業檔案的特點

　　物業檔案與其他類型檔案相區別的主要部分就是物業管理專門檔案，因此，物業檔案的特點主要也就是物業管理專門檔案的特點。

　　物業管理專門檔案和其他檔案相比較，有一些突出的特點。比如，檔案的形成領域較為局限、組成檔案的文件材料較為穩定及檔案的動態性、完整性等。認識和研究這些特點，對掌握物業管理專門檔案的運動規律，開展物業檔案工作，實現物業檔案的科學管理和開發物業檔案信息，具有重要的指導意義。

　　1.形成領域較為局限。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。因此，在物業管理活動中形成的物業管理專門檔案的文件材料，也必定只能形成于與物業有著密切聯系的領域。

　　2.檔案的動態性較強。有關物業的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業管理專門檔案的一個顯著特點--動態性較強。

　　3.組成檔案的文件材料較為穩定。物業管理工作雖然繁瑣但并不復雜，每一項物業管理活動在走上正軌后就按照一定的程序重復進行，因此所形成的檔案的文件材料也比較穩定，且常常具有統一的規格樣式。物業管理專門檔案文件材料的穩定性使得物業檔案開展標準化管理和計算機管理具備了最基本的條件。

　　4.檔案的完整性。物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，體現出一種完整性。

　　5.和人們的日常生活息息相關。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。

　　6.公開性和隱密性并存。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比，具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密，這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。

　　(二)物業檔案的屬性和價值

　　通常所說的檔案價值是指檔案的利用價值，即檔案對社會實踐活動的作用。構成價值的客觀基礎是客體的屬性，所謂檔案的價值也就是檔案的屬性與人們的社會需要的統一。

　　與廣義的檔案一樣，物業檔案的屬性包括本質屬性和一般屬性。

　　檔案的本質屬性即原始記錄性，是構成檔案特殊價值--憑證價值的基礎。從檔案的形成來看，它是在一項工作的進行過程中即時形成或從當時使用的文件轉化而來的，不是事后另行編制的，因此它客觀地記錄了事物發生發展的歷史，是有說服力的歷史證據。例如大廈的安全監控錄像，在有必要查證出入情況時，它是最能令人信服的證據。這是因為它記錄的是當時的出入人物，而非其他時候人為組織拍攝的錄像片。另一方面，在檔案本身的物體形態上保留著真切的歷史標記，例如監控錄像上有某人進出大廈的影像，這是既不能篡改又不能抹殺的，具有法律效力。所以說原始記錄性決定了檔案的憑證價值。

　　檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構成其一般價值--參考價值的基礎，而人們獲取這些知識、情報的需求使檔案的參考價值得以體現。在物業檔案中，住戶檔案包含了各家庭的人口結構、出入規律、愛好習慣、生活需求等信息，在需要決定物業管理的經營服務方向時，這些信息就是可靠的參考基礎。當然，發揮物業檔案參考價值的前提是檔案必須真實可靠，這一點就取決于日常的收集積累是否認真了。

　　(三)物業檔案的作用

　　正確評價物業檔案的作用，可以深化人們對它的認識，有利于物業檔案工作的發展。

　　物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄；另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。

　　1.物業本身的檔案是物業管理中維修養護、更新改造所必不可少的重要依據。日新月異的科學技術發展和人們對居住需求的不斷提高，使現代建筑工程進入地下和埋入建筑體內部的管線、設施越來越多，越來越復雜。這些工程一旦發生故障，物業本身的檔案就是寶貴的財富。它可以使物業的維修、養護工作事半功倍，省時省力并減少對住戶的影響。因此，開發建設單位應該將開發建設的物業檔案材料在移交物業管理時同時移交給物業管理單位；更換物業管理單位時，原物業管理單位也應該將物業開發建設的檔案材料和在物業管理中維修養護、更新改造的物業檔案材料向新的物業管理單位移交。

　　2.物業業主和住用人檔案是物業管理公司開展管理服務的前提和基礎。通過這部分檔案，物業管理公司可以全面了解物業業主和住用人的情況和需求，從而為物業業主和住用人提供各種有針對性的服務和開展適當的經營活動。例如，當從檔案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時，可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養護等服務；若住用人主要是普通工薪階層時，可考慮提供電器維修服務，適當興建幾個自行車保管站等；而如果住用人中老人較多，則可開設“老人活動室”等場所。這樣，可以減少服務的盲目性，提高管理工作的效率，增加經營活動的收入。因此，物業公司在業主購房時或住用人租房時就應該掌握物業業主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應迅速將物業使用人的檔案材料補充完善，并且在物業管理工作過程中不斷進行積累。當更換物業管理公司時，原物業管理公司應該將物業業主和住用人的資料完整地向新的物業管理公司提供。

　　3.物業檔案具有一定的憑證作用。物業檔案是物業管理活動中形成的真實原始記錄，因此它和其他檔案一樣，也具有憑證作用。比如安全監控錄像檔案，它真實地記錄著某時某刻有何人進出過某幢大樓，當有必要查詢當時該幢大樓的出入情況時，安全監控錄像檔案就是最有力的憑證。

　　4.物業檔案是開展物業管理研究的基本統計素材。隨著物業管理的不斷發展和完善，對物業管理的研究工作也正在逐步開展。由于物業檔案系統而翔實地記錄著物業管理活動近年來方方面面的情況和數據，其準確性和真實性遠遠超過通過社會問卷調查得來的結果，因此，物業檔案就成為物業管理研究素材的基本來源。例如，通過全面查閱分析某一住宅小區的租賃檔案，可以了解該小區近年來的租賃情況，包括租金走勢、價位、租賃人群的特征及對租賃房屋朝向、樓層、面積大小的喜好等，從而總結出進一步拓展該小區租賃市場的經驗和對策。

　　當然，物業檔案中普通檔案的作用也是不可低估的，它是物業管理公司日常工作開展的忠實記錄，其憑證和查考作用是公司正常運作的基本保證。

篇3：對物業檔案管理工作的思考

　　對物業檔案管理工作的思考

　　作為迄今為止最大的中美合資企業，成立于1997年6月12日的上海通用汽車有限公司憑借著其高水平的信息化建設，已躋身"中國信息化500強"?？梢哉f信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在20**年，上海通用在進行多輪競投標之后，與北京量子偉業軟件時代信息技術有限公司簽訂了檔案管理系統項目合作項目。這一項目的開展，推動了我國合資企業檔案信息化實踐的發展。

　　相對來說，物業管理從事的是服務性的工作，服務質量是核心競爭力，在如何提高服務質量的比拼中，物業檔案管理發揮著至關重要的作用?？梢哉f，物業檔案管理狀況基本可以反映物業管理服務水平，評價物業管理質量并綜合反映物業管理基本狀況。

　　物業檔案的分類

　　在對物業檔案進行分類時，往往存在一個誤區，將物業服務企業的所有檔案都包括在物業檔案中，這其實是因為沒有弄清物業檔案外延造成的。物業檔案主要是指物業管理過程中的業務檔案，其中會包括部分物業管理企業的文件，比如物業管理企業致業主的公告，又比如物業管理企業關于管理費定價的相關文件等等。這部分文件既屬于物業檔案的范疇，也包括在物業管理企業本身的檔案里，但不能說物業管理企業的檔案就是物業檔案的組成部分。

　　《大連市物業檔案管理辦法（暫行）》規定：物業檔案由物業管理檔案、物業產權人委員會檔案兩部分組成。物業產權人委員會檔案是物業產權人大會及其委員會在行使權力、義務等自我管理活動中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業檔案的所有人不同對物業檔案進行分類的，包括物業管理企業所有和業主委員會所有的檔案?！侗本┦芯幼⌒^物業管理服務基本要求》規定：物業檔案包括房屋及其設施設備的基礎資料、房屋產權產籍資料和物業經營管理資料。該辦法是按照物業檔案的自身屬性不同進行分類的。

　　物業檔案管理原則

　　1）安全至上原則。

　　物業檔案管理和傳統檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業檔案的場所必須符合檔案管理相關要求，配備必要的防火防盜設施，溫濕度環境根據載體的不同控制在合適的范圍。物業檔案需要配備專人負責，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應急預案，確保物業檔案的實體安全和信息安全。

　　2）集中分散原則。

　　目前有很多大型物業服務企業，物業管理項目眾多，下屬機構數量龐大，業務千差萬別，在這種情況下，應做好集中與分散兼顧。物業管理企業總公司（集團公司）層面，應設立專門的物業檔案管理機構，負責管理和指導物業檔案管理工作。制定統一的物業管理規范辦法和制度，整合各部門資源，根據國家法律法規和相關標準規范，集中負責物業檔案管理的政策制定和規范管理工作。各項目部門具體負責本地物業檔案的管理工作，接受監督指導。

　　3）業務對應原則。

　　如今的物業管理已經突破了傳統的設備維修、設施養護以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發展。物業檔案管理工作應該根據物業管理內容的增加，做出適當調整，完善收集歸檔范圍。凡是物業管理過程中產生的，具有保存價值的文件資料，都應歸檔保存。根據業務門類的不同，適當調整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現物業檔案的科學管理。

　　4）規范管理原則。

　　物業檔案應該遵循現有的法律法規和部門行業規章，嚴格按照相關技術標準規范進行管理。物業檔案管理要遵循檔案管理的普遍規律，采用科學的方式方法，確保檔案完整保存，發揮應有的效用，避免特立獨行、標新立異、自搞一套。

　　5）評價指標原則。

　　物業檔案管理作為物業管理工作的重要組成部分，直接影響到物業管理工作的質量和成效，物業檔案管理應該成為物業管理考評的重要指標。物業服務企業應該將物業檔案管理工作列入部門工作目標考核內容，完善管理制度和評價制度，切實有效推進物業檔案管理工作。業主單位或業主委員會在選擇物業服務企業時，應將物業檔案管理水平作為重要指標，擇優選用。在物業服務企業進場后，對其進行的年度考評中，也要將物業檔案管理工作納入指標，嚴肅對待。

　　物業檔案管理發展思考

　　國內知名企業大唐國際現已實現了集中分級管理，構建起了立體式企業數字檔案館。據了解，其支持集中式存儲、分布式共享的集團型檔案管理模式，采用集團總部集中建設模式，集團總部配務高容量的存儲設備對所有數據實行定期備份，保證數據的長期安全。同時，集團總部檔案部門可以根據授權通過系統中的“轉向”功能，進入各下屬檔案部門的系統，查看相關的統計信息、工作進展情況，實現網絡上的業務指導。通過網絡實現下屬分支機構之間、集團總部與各下屬分支機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　對物業管理來講，還遠遠達不到這樣的層面和水準。就物業檔案管理目前的現狀來說，首要的是通過制定相關的物業管理規范，明確物業檔案的移交程序和范圍。如根據《重慶市物業管理條例》第四十四條的規定，前期物業服務合同簽訂后、房屋交付使用前，建設單位應當向物業服務企業及物業所在地的街道辦事處（鄉鎮人民政府）移交物業檔案，并提供物業管理用房。物業檔案包括下列資料：

　?。ㄒ唬┛⒐た偲矫鎴D，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；

　?。ǘ┰O施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；

　?。ㄈ┪飿I質量保修文件和物業使用說明文件；

　?。ㄋ模┪飿I管理所必需的其他資料。

　　物業服務企業應當在前期物業服務合同終止時，將物業服務用房、物業檔案移交給業主委員會。

　　但是，由于物業檔案存在多頭管理和移交不規范的情況，加之有關法律規范缺失，物業檔案管理工作存在不規范、不權威的現實問題。檔案本身具有法律憑證效力，被認定為真實有效的檔案可以作為有力的證據，證明當事方的訴求合法有效。

　　但在現實生活中，由于技術手段的不斷發展，也有仿冒和篡改檔案的事情發生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰。在當事雙方發生法律糾紛時，物業檔案可以作為有力證據支持某方的法律訴求，但物業服務企業作為物業檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優勢，處于強勢地位。業主單位或業主委員會處于弱勢地位。對有利于物業管理方的證據，業主方往往以對方有機會篡改為由不予采信，對有利于業主方的證據，物業管理方不愿意主動提供甚至銷毀篡改，造成了物業檔案憑證危機。

　　解決該問題的最好手段，就是引入物業檔案的登記備份機制。研究分析物業檔案的結構形態，選擇具有憑證價值的檔案，如物業費明細、水電費繳交單、物業配套用房租賃合同等等，適時備份到第三方機構（檔案館、建設局等單位），在發生糾紛時，調出原有備份的檔案信息，確保物業檔案的真實性和有效性，化解矛盾，促進物業服務行業科學健康發展。

　　當然，物業檔案的管理始終要從探索自身規律入手，著眼于提高物業管理水平，這樣才更具有現實意義。