XX物業檔案管理標準
1目的：
規范XX物業公司日常工作中所產生的各種檔案的管理，使各項檔案整理完備、及時歸檔、利于查找，滿足可溯性的要求。
2范圍：
適用于XX物業公司日常運行過程中所產生的各種檔案的整理、歸檔及保管。
3職責：
3.1各職能部門/服務中心負責本組織各類檔案的收集、整理、歸檔及保管;
3.2總經理辦公室負責以總公司名義產生的各類檔案的歸檔與保管;
3.3總經理辦公室負責本標準執行情況的監督檢查。
4程序：
4.1檔案的分類及編號：
4.1.1各職能部門/服務中心按照本組織工作特點對檔案進行分類并編號，編制《檔案總目錄》，放入“全宗卷”內。
4.1.2檔案盒編號：公司簡稱-部門/服務中心簡稱-專業代碼-類別代碼
例如：SD-*Z-A01
4.1.3檔案編號：檔案盒編號-序號
例如：SD-*Z-舜德物業-行政
4.2各類檔案的歸檔要求：
4.2.1檔案的歸檔范圍：
a.凡是本公司各部門/服務中心在服務、經營工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用價值的各種檔案資料均應歸檔保存。
b.下列文件不必歸檔：
?、僦貜臀募?
?、谂R時性文件;
?、蹆H供參閱、參考、征求意見，不需辦理的文件;
?、芪唇洉h討論，未經領導審閱、簽發的未生效文件;
?、菀话阄募男薷母逡约耙话愕耐鶃硇藕?。
4.2.2紙質檔案歸檔要求：
4.2.2.1文件、資料名稱
a在起草、編制文件時，文件的名稱要完整，三要素必須齊全，三要素即：
?、儇熑握?編制或使用單位)
?、谑掠?問題)
?、畚姆N
b文件名稱示例：
責任者事由文種××部門/服務中心電梯維保合同
c如果是外來文件，原文件名稱不完整，應在原文件名稱后用括弧“【 】”補充完整再保存，以便分類歸檔及查找。如：清潔服務委托合同【××服務中心】。
4.2.2.2紙質檔案使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術標準
a記錄需長期保存的文件時，要用炭素墨水、藍黑墨水、墨粉等耐久性好的記錄材料。
b記錄量大且短期保存的運行記錄、崗位值班記錄，可以用圓珠筆。
c在不能避免用復寫紙復寫的情況下，要保留直接書寫的版本(第一聯)。
d用熱敏紙接收的傳真文件要復印保存。
e使用60g--70g國際標準A4型紙，可以雙面使用，但不得用廢紙。
f如紙張需雙面使用時，必須正、反面連續編頁，每張紙正反面的序號、日期要相連，不得先連續使正面再連續用反面。
g外來文件的紙張大于A4紙的要折疊成A4大小，小于A4紙的要托裱于A4紙上;有破損的地方要修補，修補時注意不要遮蓋字跡。
h《服務工作單》等專門印制的異型記錄檔案，不必托裱，直接裝訂即可。
i文件編制要使用國家規定的簡化漢字、符號和計量單位。
j填寫各種記錄表格時應無空項、內容表述完整、字跡工整。
k本制度適用于本公司和下屬分公司。本制度所稱公司指北京XX鼎安物業服務有限公司;分公司是指享有經營管理權的項目服務中心。各分公司應建立科學的檔案管理制度，并逐步實現檔案管理的規范化、標準化、電子化，對所存文件、資料進行科學的整理、分類和保管;同時應明確檔案管理的部門及人員，負責檔案的收集、整理、保管和利用，并確保檔案的完整、準確、細化和安全。
4.2.2.3文件、檔案立卷歸檔標準
a對性質和來源不同的文件材料要按類別進行分別保管，以便查閱，保證文件及時歸檔。各部門、各項目服務中心除合同之外無需再向總辦提供紙制批文，按OA流程進行文件流轉。
b一般以每份文件單獨計算為一件;報表、名冊、圖冊等，一冊/本為一件。
c以件為單位的檔案，在文件左上角以45度角用釘書器裝訂;超過20頁的可用兩孔“易勞鐵”裝訂。
d對于某些以卷為單位的專門檔案，可裝訂成一卷，但必須嚴格實行一事一卷(一個問題、一項活動);以卷為單位的檔案在封皮上擬寫題名，應反映文件內容的全貌;案卷題名用小2號宋體加粗，一般不超過50個字，每卷不超過100頁;在左側用兩孔“易勞鐵”裝訂。
e《 服務工作單》、《領料單》等日常運行記錄要按月立卷，每一卷不超過100頁，按日期先后順序或單據編碼排列，每月5日前完成上個月記錄的立卷、裝訂，遇假期順延。
f在每份或每卷文件的右上角用鉛筆標寫檔案編號，按順序排列。
g不同年度的文件，按年代先后順序排列。
h需將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件存在一起，不得分開。卷內文件應有次序地排列，一般為：
?、僬谇?，附件在后;
?、谂鷱驮谇?，請示在后;
?、鄯结樥咝晕募谇?，業務性文件在后;
?、芤粋€作者，一個問題的案卷按時間順序排列;
?、菀粋€作者，幾個問題的案卷按問題的重要性結合時間排列;
?、迬讉€作者，幾個問題的案卷按問題的重要程度排列;
?、邥h文件，按文件的形成次序或重要程度排列。
i由兩個部門/服務中心合辦的文件，由主辦部門/服務中心立卷保存，必要時雙方均須立卷保存。
j歸檔時間：各種運行記錄按月歸檔，行政、經營等其他類文件，按年度或待事件結束后歸檔保存。
k歸檔時填寫《檔案檢索目錄》，裝入檔案盒表層。
4.2.2.4 合同、協議歸檔內容：
a公司《合同會審單》原件。
b公司《用印申請單》。(嚴格按要求填寫)
c經各方法定代表人簽署,并加蓋各方公司印章的合同、協議原件。如為授權人簽署，需提供授權委托書。
d合同、協議在會審過程中各相關部門提出意見的修改稿。
e簽約對方為公司，需提供經年檢合格并加蓋對方公司印章的營業執照復印件;對方為自然人，需提供身份證明復印件。
f與合同、協議有關的其它應歸檔的文件。(除總經理辦公室以外其他部門不得留存物業管理服務合同原件)
g各項目在簽署主合同(主合同即：物業管理服務合同)時，合同名稱要明確，只要是物業管理服務的要統一簽署成**項目的物業管理服務合同
h凡以公司名義對外出具的各類公函，經辦人均須在用印后及時將其中一份原件送交公司行政部存檔。
i凡以公司名義對外簽署的合同、協議不可少于四份，對方蓋完章后公司再蓋并由總辦留原件歸檔。
j外文的文件、資料，若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無漢譯文的需譯出文件標題后歸檔。
k歸檔的文件、資料應完整、準確、系統，書寫及載體材料應能耐久保存，整理應符合規范，歸檔的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔。
l為確保公司文件的安全和方便查找，各部門及項目需把所有紙質文件設立臺賬表，按年份、部門、名稱、內容等進行細化分類。
m照片檔案歸檔要求
n照片沖洗后，將照片連同底片(膠片相機)附文字說明一并歸檔;
o數碼照片導入電腦保存，每年刻錄光盤并附文字說明歸檔。錄音、錄像檔案歸檔要求
4.2.2.3各部門/服務中心盡量將錄音、錄像轉換為電子格式，每年刻盤并附文字說明存檔。
4.2.2.4不能轉換為電子版本的錄音、錄像帶，每一盒為一份檔案，按其時間先后順序登記在《檔案檢索目錄》上，登記內容包括：錄制/攝制時間、地點、內容等。
4.2.2.5登記后的錄音、錄像帶、膠片未經批準，不能隨意消磁、沖洗，如要消磁 、沖洗必須履行審批手續，消磁后要在《檔案檢索目錄》上注明情況，以示注銷。
4.2.2.6歸檔的錄音、錄像帶檔案，必須每半年或一年倒帶一次，以免粘連、脫磁影響利用。
4.2.3電子檔案的歸檔要求：
4.2.3.1各部門/服務中心每半年對電腦硬盤中重要文件、電子郵件等重要內容進行刻盤存檔。
4.2.3.2電子文檔應保存在系統盤(C盤)以外的其它磁盤內，以免系統盤故障導致文件丟失或破壞。
4.2.3.3各部門/服務中心每半年將電子檔案分類整理，刻盤存檔。
4.2.3.4各分公司及各服務中心檔案管理人員要將OA里的文件存放在單位文檔相關文件夾中。(不由個人保管)合同、協議歸檔內容：公司《合同會審單》原件。公司《用印申請單》。(嚴格按要求填寫)
4.2.4實物檔案歸檔要求：
4.2.4.1范圍：獎狀、錦旗、獎杯、榮譽證書及客戶贈送的禮品等。
4.2.4.2證書、獎杯等實物檔案在形成1個月內歸檔。
4.2.4.3存放：
a.實物檔案應存放在實物柜中;
b.如為重點保管、價值較高的實物，先對實物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、檢索和利用。
4.2.5外出學習、考察、開會帶回的材料歸檔要求：
4.2.5.1公司各階層員工因公外出學習、考察和參加各種會議所帶回的有價值的文件屬公司歸檔范圍，須登記存檔。
4.2.5.2如需使用上述文件時，可按借閱規定辦理借閱手續。
4.2.5.3如有不交上述文件者，造成文件丟失或內容泄漏，按照文件的密級，追究個人責任。
4.2.6特殊類別檔案的管理：
各部門/服務中心的特殊檔案，同時按照其具體規定進行管理，如：《員工檔案管理操作規程》、《會計檔案管理操作規程》、《客戶檔案管理規定》、《工程資料管理操作規程》等。
4.3檔案裝具標準：
4.3.1各部門/服務中心使用的檔案盒種類應盡量一致;提倡使用300×220mm(長×寬)，厚度50mm規格的硬牛皮紙盒。
4.3.2檔案盒脊標注檔號(類別)、案卷題名(概括盒內文件的總題名豎向排列)，用白紙按盒脊原有空格面積打?。簷n號尺寸為30×50mm(高×寬)，案卷題名尺寸為125×50mm(高×寬)。字跡要清晰端正，字體用宋體加粗，字號可自定，但在一個部門/服務中心內要統一。分兩部分在盒脊原有的檔號藍線下空格內和案卷題名藍線下空格內粘貼。(見附件一)
4.4檔案的保管：
4.4.1各職能部門/服務中心各專業，指派專人負責本部門/專業所產生檔案的管理。
4.4.2總經理辦公室負責公司注冊、資質、資信材料、榮譽證書等公司級檔案的管理。
4.4.3檔案管理人員必須具有嚴格的保密觀念，嚴守公司的商業秘密，保證文件與檔案的絕對安全;凡屬公司重要的會議紀要、經濟數據、人事材料等均屬保密范圍，不準口談言傳隨意外流，謹防泄密;未經領導批準，擅自將秘密檔案公開者，公司將對其進行嚴肅處理。
篇2：物業公司檔案管理標準作業程序
一、目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業部各類檔案的管理。
三、職責
1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業部編號：
①物業部 編號為：W?Y（英文縮寫）。
(2)部門編號：
①辦公室 ；
②財務部 ；
③事務處 ；
④工程處 ；
⑤護衛處 ；
(3)年份編號：引用年份序號—2000、20**、20**……。
(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字—001、002、003……。
(5)檔案編號舉例：
①物業部編號：
※※※—※※—※※※—※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
②物業部編號：
※※※—※※—※※※—※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業部編號
2、檔案的分類
(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：
①行政、人事類；
②財務類；
③公共事務類；
④保潔類；
⑤園林綠化類；
⑥機電維修類；
⑦經營類；
⑧品質類。
(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構——問題分類法，如：
收文類
發文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發文類
報表類
② 財務部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發文類
業主檔案類
③ 事務部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：
①根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙；
②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：
——物業行政部、人事部收文：※※※—*?Z—
——物業財務部報表：※※※—C?W—報表；
——物業部服務處業主檔案：
※※※—※※※—F?W—業主檔案。
③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。
(2)編制目錄：
①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；
②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務是：
①便于查閱；
②保證檔案的安全；
③防止檔案的損壞；
④采取修復技術，延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責任部門：
①財務部保管財務檔案；
②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租憑和多種經營資料；
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案；
④各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序：
①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員；
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通；
①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；
②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；
③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權限
(1)總經理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復制
(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：
①權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理；
②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：
③屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。
9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門標準作業規程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。
(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。
(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關支持文件
1、《文書管理標準作業程序》
2、各部門有關《標準作業程序》
篇3：管理處業主檔案管理標準作業規程
管理處業主檔案管理標準作業規程
一、目的
規范業主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業主檔案內容
(1)經業主簽署后的《業主公約》。
(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業主證領用登記表》。
(6)《業主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：
×××-×·×-S·W-業主檔案：表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。
3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
5、業主檔案的跟蹤：
(1)當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中：
a、通訊電話聯絡方式發生變化時;
b、業主發生更替時。
(2)業主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。
7、業主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。
9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。
五、記錄
《業主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業規程》