物業部檔案管理標準作業程序

　　一、目的

　　規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業部各類檔案的管理。

　　三、職責

　　1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。

　　2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。

　　3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　四、程序要點

　　1、檔案的編號

　　(1)公司、物業部編號：

　?、傥飿I部 編號為：W·Y（英文縮寫）。

　　(2)部門編號：

　?、傩姓耸虏?編號為：*·Z；

　?、谪攧詹?編號為：C·W；

　?、鄯仗?編號為：F·W；

　?、軝C電處 編號為：J·D；

　?、莅踩?編號為：A·Q；

　　(3)年份編號：引用年份序號-2000、20**、20**……。

　　(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字-001、002、003……。

　　(5)檔案編號舉例：

　?、傥飿I部編號：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　檔案序號

　　類別編號

　　部門編號

　　物業部編號

　?、谖飿I部編號：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　檔案序號

　　類別編號

　　部門編號

　　物業部編號

　　2、檔案的分類

　　(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：

　?、傩姓?、人事類；

　?、谪攧疹?；

　?、酃彩聞疹?；

　?、鼙嶎?；

　?、輬@林綠化類；

　?、迿C電維修類；

　?、呓洜I類；

　?、嗥焚|類。

　　(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構--問題分類法，如：

　　收文類

　　發文類

　　合同類

　?、佟⌒姓耸虏?/P>

　　員工人事檔案類

　　圖紙類

　　后勤類

　　收文類

　　發文類

　　報表類

　?、凇∝攧詹?/P>

　　帳冊類

　　憑證類

　　合同類

　　工程圖紙類

　　合同類

　　收文類

　　發文類

　　業主檔案類

　?、邸」彩聞詹?員工檔案類

　　維修類

　　投訴類

　　回訪類

　　有償服務與多種經營類

　　計劃總結類

　　……

　　3、立卷與編制目錄

　　(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：

　?、俑鶕n案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙；

　?、谠跈n案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：

　　--物業行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文；

　　--物業財務部報表：※※※-C·W-報表；

　　--物業部服務處業主檔案：

　　※※※-※※※-F·W-業主檔案。

　?、蹖⒅谱骱玫臋n案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；

　?、軐⑿铓w檔的

資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。

　　(2)編制目錄：

　?、贆n案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；

　?、诿恳环輽n案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。

　　4、檔案的保管期限

　　(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

　　(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

　　5、檔案的保管

　　(1)檔案保管的工作任務是：

　?、俦阌诓殚?；

　?、诒ＷC檔案的安全；

　?、鄯乐箼n案的損壞；

　?、懿扇⌒迯图夹g，延長檔案壽命。

　　(2)檔案保管的責任部門：

　?、儇攧詹勘９茇攧諜n案；

　?、谛姓?、人事部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；

　?、燮焚|部保管ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；

　?、芙洜I部保管分供方評審、物業租憑和多種經營資料；

　?、菸飿I部服務處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案；

　?、薷髀毮懿块T除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

　　(3)檔案的保管程序：

　?、俑髀毮懿块T將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員；

　?、跈n案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；

　?、蹤n案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

　?、軝n案原則上保管原則件。

　　6、檔案的密級

　　(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通；

　?、俳^密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；

　?、跈C密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；

　?、燮胀n案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　7、檔案的查閱權限

　　(1)總經理可查閱公司所有檔案。

　　(2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。

　　(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。

　　(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。

　　8、檔案的查閱/借閱/復制

　　(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：

　?、贆嘞迌龋ń浭跈?審批）的按正常手續辦理；

　?、跈嘞尥獾?，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：

　?、蹖俨块T（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。

　　9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

　　10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。

　　11、檔案的銷毀

　　(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門標準作業規程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。

　　(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。

　　(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

　　(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。

　　五、記錄

　　1、《檔案目錄》

　　2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》

　　3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》

　　4、《檔案銷毀清單》

　　六、相關支持文件

　　1、《文書管理標準作業程序》

　　2、各部門有關《標準作業程序》

篇2：房地產檔案管理程序（十五）

　　房地產公司檔案管理程序(十五)

　　1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

　　2.職責：

　　2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。

　　2.2鑒于財務檔案的特殊性，公司財務檔案(包含各類合同)由財務計統部自管，圖書檔案室提供存放點。使用時，由財務計統部指定專人調檔。

　　2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。

　　3.流程：

　　3.1檔案分類：

　　3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發性內外部文件。

　　3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。

　　3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業材料。

　　3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。、

　　3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、商品房預售合同、客戶檔案、市場調研資料、樓盤宣傳資料等。

　　3.1.6客戶服務檔案：即公司在提供客戶服務過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查與分析記錄等。

　　3.1.7對外聯絡檔案：即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。

　　3.1.8聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。

　　3.2具體管理：

　　3.2.1立卷歸檔：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份。移交時，交接雙方據此進行清點簽收，并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

　　b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

　　c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

　　d.各部室可根據實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。

　　a)總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與年度計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;

　　b)人力資源部：人事行政發文、企業設立與登記材料、員工的人事資料(應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等)、內部刊物等;

　　c)工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;

　　d)財務計統部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》;

　　e)審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;

　　f)經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;

　　g)設計研發部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件(標書、合同等)、工程設計概算說明、各項目往來文件(傳真、工作聯系函等)、施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

　　h)對外聯絡部：聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。

　　i)客戶服務部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等。

　　3.2.2整理上架：

　　A.流程

　　B.要求：

　　a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

　　b.不同保存價值的文件應分開組卷。

　　c.凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機，正面右上角，背面左上角)。

　　d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

　　e.圖紙采用手風琴式折疊法，規格為30cm×21cm;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

　　3.2.3保管：

　　A.庫房管理：

　　a.庫房應集中布置、自成一區，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動;庫內檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架;

　　b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的(如維修庫房或設備等)，則須有檔案員陪同并相伴始終;

　　c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效;

　　d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數，務必使溫度保持在140C~200C，相對濕度50%~65%;

　　e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動;

　　f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生;

　　g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性;

　　h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

　　B.流動中的安全防護：

　　a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所;

　　b.未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密;

　　c.未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印;

　　d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。

　　3.2.4提供利用：

　　A.加強基礎工作：

　　a.編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具;

　　b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率;

　　c.開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。

　　B.開展查借服務：

　　a.借閱：

　　a)公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還;歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫;

　　b)非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱;

　　c)借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁;

　　d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

　　b.借出：

　　a)檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續借手續;歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

　　b)非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部門主管同意后，方可借出;

　　c)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。

　　c.復?。?/p>

　　a)檔案使用人若需復印檔案資料的，須經檔案員同意;

　　b)圖紙資料若需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。

　　3.2.5銷毀：

　　A.流程：

　　B.要求：

　　a.準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管;

　　b.批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

　　c.檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

　　4.相關文件：

　　4.1《RR集團檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》

　　4.2《RR集團人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

　　4.3《財務檔案管理制度》

　　5.相關表單：

　　5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)

　　5.2檔案借閱登記表

　　5.3檔案借出登記表

　　5.4檔案銷毀清冊

　　編制：

　　日期：20**.4.22審核：

　　日期：20**.4.28批準：

　　日期：20**.4.30

篇3：公司經營部文件檔案管理控制工作程序

　　公司經營部文件檔案管理控制程序

　　經營部檔案定義：從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料（含總代理及所有專賣店）、客戶經營情況、客戶訂單（包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單）、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄<包括產品、宣傳資料、展廳設備>、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃<工作報告>、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

　　一、目的

　　通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性，有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

　　二、適用范圍

　　適用于經營部所有工作人員的檔案管理，并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

　　三、管理職責

　　3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作；負責管理檔案的借閱、外調；負責客戶定單的傳真、確認工作。

　　3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作；負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

　　3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料，以便于轉化為經營部檔案。

　　3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作；負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

　　3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督；負責經營部經營資料歸檔情況的監督；負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

　　4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

　　4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調，保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

　　4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號，并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作，便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內。

　　4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

　　4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意；外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

　　4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作，設置電腦密碼、鎖好檔案柜，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進行對檔案柜防潮、防蟲處理，對電腦資料進行及時備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規，保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰

及相應的經濟獎勵。

　　5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作，全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例，未按程序進行文件審批，不準確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

　　5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰，并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調閱檔案資料，私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。