四季花城管理處管理制度
--辦公區域管理辦法
1.目的
為規范辦公室(含裝修、會所辦公室)管理、維持嚴肅、整潔、有序的辦公環境。
2.范圍
適用于四季花城管理處。
3.方法和過程控制:
3.1辦公區域的環境衛生,必須在早上08:30以前清潔完畢,門口的地毯每天必須在晚上下班后進行沖洗,早上按照規定的位置放置。
3.2工作人員必須按時上班,如臨時請假要在上班前1小時向部門經理請假,并同時知會同事。
3.3工作時間應按公司規定統一著裝,正確配帶工號牌;服裝、儀容須整潔、得體,符合公司BI要求。
3.4辦公臺上除電話、水杯、工號牌、電腦外,不允許擺放其它與工作無關的物品,玻璃板下只能放置工作電話聯系表。
3.5離開辦公位時,須立即將椅子歸位,無辦公桌人員的水杯須放在指定區域。
3.6外出時,須在"信息公告欄"上寫明外出地點、事因、聯系方式。
3.7不準在辦公室內大聲喧嘩、聊天,行走要輕,接待來訪客人須到業務接洽處,以免影響他人辦公。
3.8上班時間不允許看報紙、雜志及與工作無關書籍;午休或下班時間不得趴在辦公區域的辦公桌上睡覺,如需休息可到會議室。
3.9接聽電話須在三聲內,并采用正確的電話禮儀;嚴禁在辦公室內打私人電話,違者將被及時考核;打私人電話時需離開辦公區域;打一切電話都要小聲、須言簡意賅(時間不超過三分鐘),以免影響他人辦公。
3.10非業務需要不得撥打聲訊電話,一經發現,追究當事人或部門負責人責任。為節約成本,管理處內部通話非緊急情況都采用內線或對講機。已參加"集群網"的人員,雙方撥打電話時要使用手機。
3.11進入辦公區域需將手機調至震動檔。
3.12所有從管理處到控制中心的人員,除物業公司的員工外,其他任何人員(地產、其他設備廠家人員)不得從管理處辦公室到控制中心。
3.13需要使用辦公設備的人員須知會設備責任人,經設備責任人同意方可使用。
3.14辦公室人員應愛惜辦公設備,復印機、打印機由專人維護,其他人不得隨意拆裝、維修。
3.15辦公室人員應養成良好的衛生習慣,廢紙等雜物應丟到垃圾筒。
3.16吸煙應到指定"吸煙區"。嚴禁在辦公室吸煙、用餐和吃零食。
3.17最后一位離開辦公室的工作人員,應巡查一遍辦公室,關掉設備電源,關好門窗,熄滅燈火。并且,要到控制中心拿鑰匙將管理處的門從外用鐵鏈鎖鎖上,鑰匙放于控制中心,并在工作信息記錄本上登記離去的時間。
四、檢查考核
4.1 管理處行政后勤主管每周不定時負責對管理處辦公環境進行檢查考核,對不符合要求的項目進行部門內通報。連續兩次出現相同事項的將扣除薪金50元。
篇2:房地產集團公司辦公區域安全管理辦法
房地產集團有限公司辦公區域安全管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強*城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)辦公區域的安全管理,增強員工的安全意識,落實各項安全措施,保障公司各項工作順利開展,根據“預防為主、杜絕隱患”的原則,特制訂本辦法。
第二條 本辦法中的安全管理,是指包括消防、防盜和用電等方面的安全管理。
第三條 綜合管理部為公司辦公區域安全管理的歸口管理部門,負責安全防范措施的制訂、落實、檢查及安全事故的調查、處;各部門、機構應負責本部門的安全管理工作。
第四條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。
第二章 消防安全管理
第五條 綜合管理部應定期組織消防安全學習,開展多種形式的消防安全宣傳教育。
第六條 綜合管理部應按照消防法規和消防部門的要求,對消防設施設備的配置情況進行檢查,發現問題立即整改。
第七條 綜合管理部應對消防設施設備的性能情況經常進行檢查,確保消防監控系統、消防栓、滅火器具等完好、有效,消防通道暢通,消防標識清晰、準確。
第八條 辦公區域嚴禁存放易燃易爆物品。
第九條 發生火情應立即采取相應措施。
第三章 防盜安全管理
第十條 財務管理部、計算機房、檔案室等重要部門應安裝防盜門窗;出入口及其他重要部位應安裝閉路電視安全監控系統或其他安全報警設施。
第十一條 公司員工不得在辦公室存放私人貴重物品或大筆現今,離開辦公室(室內無人)應隨即鎖門。
第十二條 會議室應有專人負責管理,無會議時應鎖門。
第十三條 財務人員外出存取大額現金時,應不少于二人;財務管理部門在保險柜存放過夜的現金應控制在規定范圍內。
第十四條 公司印信須存放在保險柜內或其他安全的地方,財務專用章和法人代表人印章應分開存放。
第十五條 公司車輛使用人在停放車輛時應關窗鎖門,車內不宜存放貴重物品。
第十六條 公司員工及外來人員攜帶大件物品或辦公設備離開公司,須持有綜合管理部開具的出門單。
第四章 用電安全管理
第十七條 公司辦公區域配置設施設備應根據配電容量,并留有余地。
第十八條 公司員工使用各類設施設備時,應遵守相關的操作程序和要求,禁止違規操作以保障用電安全。
第十九條 維修人員在維修各類電力設施設備時,應嚴格按照安全操作規程操作。
第二十條 公司員工不得在辦公室私拉電線,不得擅自使用電熱器具;下班時應切斷辦公設施設備的電源。
第五章 相關事項
第二十一條 公司及分、子公司的員工應佩帶有效證件進入公司辦公區域,外單位人
員進入辦公區域,應在門衛處登記,并遵守引導人員的指引。
第二十二條 公司實行值班制度。工作日值班人員負責工作日的安全防范工作,下班時應檢查辦公室門窗及電源的安全情況,并做好值班記錄。如值班人員下班時仍有員工在加班,則須做好交班工作。節假日及雙休日值班人員負責節假日及雙休日的安全防范工作,發現情況應及時報告或處理,并做好值班記錄。
第二十三條 公司綜合管理部應定期檢查各類安全防范設施的完好情況和安全防范措施的落實情況,發現問題及時整改。
第二十四條 各類安全問題由綜合管理部根據原因、性質、后果、責任等因素負責處理 ,必要時向有關公司領導報告。
第六章 附則
第二十五條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第二十六條 本辦法自印發之日起實行。
篇3:物業辦公區域突發事件處理辦法
物業安全管理文件
物業辦公區域突發事件處理辦法
1.目的
規范發生在辦公區域的各種突發事件的處理流程,對外來人員進行有效控制,保持辦公區域良好秩序,維護公司形象。
2.范圍
本辦法適用于公司辦公區域和各管理處辦公區域。
3.辦公區域突發事件的分類
A類:業主沒有預約且非常不理性的投訴到訪;
B類:被辭退或被批評的員工沒有預約且非常不理性的投訴到訪;
C類:未經預約的媒體采訪;公檢法、工商、稅務等政府部門人員的突然到訪檢查。
4.公司辦公區域突發事件的處理辦法
4.1 A類突發事件的處理
4.1.1公司任何部門或個人發現有業主可能到公司進行投訴的信息后須在第一時間通知總經理辦公室主任,總經理辦公室相關負責人須及時了解情況,與公司有關職能部門、管理處商定接待方案。根據到訪人員的情況(數量、人員組成、來訪目的、到達時間),做好相應的準備工作,同時調整好辦公區域的閉路監控系統,并在辦公區的出入口放置"辦公區域、閑人免進"的標識。
4.1.2公司前臺接待人員發現業主沒有預約且非常不理性的投訴到訪后,應禮貌、得體,不得表現出反感和敵對情緒,不能對顧客的言行進行討論和指點,以免引起顧客的誤會,激化矛盾。同時在接待過程中,還應對外圍的情況應保持警惕,特別關注是否存在媒體現場采訪、攝影攝像等活動,一經發現,及時通知總經理辦公室主任或授權人員,由其負責處理。
4.1.3 A類突發事件處理總體協調部門為總經理辦公室,責任人依次為品質管理部、分管總經理助理、總經理。
4.2 B類突發事件的處理
4.2.1公司任何部門發現有員工可能到公司進行投訴的信息后須在第一時間通知人力資源部,并將該員工的具體情況及部門處理意見知會人力資源部經理和員工關系專員。
4.2.2公司前臺接待人員發現員工到公司非常不理性的投訴到訪后,應禮貌、得體,不得表現出反感和敵對情緒,及時引導其到洽談室休息,并及時通知人力資源部員工關系專員進行接待。
4.2.3員工關系專員根據投訴內容安排相關人員和領導給予合理合法的解答。
4.3 C類突發事件的處理
4.3.1公司前臺接到未經預約的媒體采訪;公檢法、工商、稅務等政府部門人員的突然到訪檢查。應首先知會總經理辦公室,由總經理辦公室進行總體協調安排。
4.3.2 總經理辦公室負責處理未經預約的媒體采訪,并視其重要程度安排公司高層領導出面接待。
4.2.3總經理辦公室和品質管理部負責處理公檢法等人員的到訪,并視其重要程度安排公司高層領導出面接待。
4.2.4總經理辦公室和公司財務部負責人負責處理工商、稅務等人員的到訪,并視其重要程度安排公司高層領導出面接待。
4.3突法事件處理完畢后,由品質管理部填報《突發事件處理記錄表》,并存檔整理,具有典型意義的事件應整理為案例保存。
5.管理處辦公區域突發事件的處理辦法
5.1 A類突發事件的處理
5.1.1由管理處客戶服務人員進行接待,并作好記錄。不得與業主發生正面沖突。必要時與管理處經理一起對業主做出回應和答復。
5.1.2接待人員應禮貌、得體,主動讓座、倒茶,不得表現出反感和敵對情緒,不能對顧客的言行進行討論和指點,以免引起顧客的誤會,激化矛盾。同時在接待過程中,還應對外圍的情況應保持警惕,特別關注是否存在媒體現場采訪、攝影攝像等活動,一經發現,及時通知安全負責人、部門經理到場,由其負責處理。
5.1.3如果管理處無法控制事態的發展,必須對業主做出安撫,及時知會品質管理部顧客關系專員及分管總經理助理,由品質管理部顧客關系專員與顧客直接接觸,并進行協調處理。
5.2 B類突發事件的處理
5.2.1管理處人事管理員應本著耐心、誠懇的態度,本著合理合法的原則對員工的問題進行答復,必要時與管理處經理一起與員工進行溝通。
5.2.2如果管理處無法控制事態的發展,必須及時知會員工關系專員,由員工關系專員到管理處進行協調處理。
5.3C類突發事件的處理
5.3.1管理處任何人員接到未經預約的媒體采訪、公檢法、工商、稅務等政府部門人員的突然到訪檢查,必須及時通知管理處經理。
5.3.2由客戶服務人員或安全主辦將來訪者帶到指定接待區域,作好安全隔離措施,避免業主或其他人員進行圍觀。接待人員應作到禮貌、大方、言談得體。
5.3.3基層人員對不清楚的情況或問題,不能做出直接回答,由部門經理安排具體人員接受采訪。
5.3.4部門經理應及時將事件向分管總助匯報,將處理過程向總經理辦公室匯報。
5.4突法事件處理完畢后,由管理處在兩個工作日內填報《突發事件處理記錄表》報品質管理部,由品質管理部存檔整理,具有典型意義的事件應整理為案例保存。