太陽城管理處物業資料管理

　　物業資料是物業管理的重要資源。我們將本著"集中化，有序化，信息化，科學化"的管理原則，實行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制，建立檔案管理系統。

　　小區運作伊始，我們就將建立詳盡完善的物業檔案資料，為以后的管理打下良好的基礎。以機電設備資料為例：

　?。ㄒ唬┰蓟A資料

　　包括各設備設施的原始技術資料、技術參數，竣工圖紙，檢驗合格證書和質量保證書，單機試運轉報告，系統加壓測試報告等。

　?。ǘ┻\行管理資料

　　對所有設備設施及機房、管井進行編號掛牌，各類管道、流向、閥門狀態等清楚標示，各類安全警示牌放置到位；劃分責任區，指定責任人，并記錄在案。

　　按設備的具體情況制訂操作規程、機房管理規定，繪制各類系統流程示意圖，放置在適當位置，并復制存檔。

　　建立設備卡，除抄錄設備的原始技術資料外，每次維修保養的過程特別是原始技術資料中無法反映的零配件型號等均需記錄在卡，便于日后維修。

　　日常運行資料：如運行數據記錄表，設備巡查記錄，都應忠實記錄并留存在檔。

　　工程改造資料：在小區運作中，不可避免的會發生各種工程改造，所有的技術資料、圖紙均需詳細編目留存，以備日后詢查。

　　詳細檔案資料的分類管理（見表一、表二）

　　表一物業接管移交資料

　　名稱資料內容

　　工程建筑

　　產權資料A：規劃圖紙、項目批文、用地批文

　　B：建筑許可證、投資許可證、開工許可證

　　C：拆遷安置資料

　　工程技術資料A：紅線圖、總平面圖

　　B：地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

　　C：工程合同、工程預決算

　　D：工程設計變更、通知及技術核算單

　　E：竣工圖：1、單體建筑、結構、設備竣工圖

　　2、消防、智能化等工程及地下管網竣工圖

　　F：房屋、消防竣工驗收證明書

　　G：鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　H：新材料、構配件的鑒定合格證書

　　I：供水、供電、消防、智能化等設備的檢驗合格證書及技術資料

　　J：綠化工程竣工圖

　　K：其他技術資料

　　表二 管理檔案資料

　　名稱資料內容

　　物業資料房屋基本資料、分區資料

　　事務資料A：事務值班表B：事務交接記錄表

　　C：日常事務巡視記錄D：事務回訪登記表

　　E：搬出（入）物品登記表

　　維修資料A：日常維修記錄表B：公共設施維修記錄表C：大中修記錄表

　　護管交通

　　管理資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

　　B：查崗記錄

　　C：物資搬運放行記錄、

　　D：車輛管理記錄E：緊急事件處理記錄

　　設備管理資料A：公用設施保養維修記錄

　　B：各項機電設備保養維修運行記錄

　　C：設備分承包方維修保養記錄D：設備檢查記錄

　　員工管理資料A：員工個人資料、聘用表 B：員工業績考核及獎罰記錄

　　C：員工培訓計劃及實施記錄D：員工培訓考核記錄

　　F：重要崗位員工地址、電話等記錄

　　客戶反饋資料A：客戶意見調查、統計記錄

　　B：客戶投訴及處理記錄表

　　行政文件資料A：主管人員值班及督察記錄

　　B：政府部門文件

C：主管領導部門文件及兄弟單位資料

　　D：管理處規章制度、通知、通報等文件

　　E：管理處榮譽一覽表

　　F：管理處會議記錄

篇2：物業檔案、資料管理的內容

　　物業項目檔案、資料管理的內容

　　1、資料的收集

　　資料的收集堅持"來源多、內容廣"的原則。從物業管理的實際工作出發，擴大信息資料的來源，從建筑規劃到工程竣工;從建筑物本體維護到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

　　2、檔案資料的分類

　　所收集的檔案資料，根據其來源、內容、形式，進行集中整理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　移交資料

　　項目資料名稱

　　規劃資料

　　1.項目批準文件

　　2.用地批準文件

　　3.投資許可證、建筑許可證、開工許可證

　　4.拆遷安置資料

　　5.房地產平面圖

　　工程技術資料

　　1.竣工圖、總平面圖，建筑、結構、設備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2.地質勘查報告、工程建設投標文件

　　3.工程合同及竣工報告

　　4.工程預決算

　　5.圖紙會審記錄

　　6.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

　　7.隱蔽工程驗收簽證

　　8.沉降觀察記錄

　　9.竣工驗收證明書

　　10.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　11.新材料、構配件的鑒定合格證書

　　12.水電氣、空調、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

　　13.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　14.供水、供氣、空調的試壓報告

　　15.園林綠化圖紙和清樣

　　16.設備清單、設備供貨合同，設備安裝調試記錄，使用注意事項、說明，質保書和保修單

　　17.工程監理報告

　　日常物業管理檔案、信息資料

　　項目資料名稱

　　物業資料--物業基本資料、分區資料、商業網點資料、娛樂設施資料等

　　業主資料--業主須知、業主基本資料、租賃合同、物品出入登記等

　　裝修資料--裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業執照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等

　　維修資料--維護計劃與方案、維修申報表、維修服務派工單、維修回訪記錄、公共設施維修記錄等

　　綠化養護資料--綠化檢查記錄、綠化養護記錄、禮儀擺花協議等

　　清潔、保潔資料--清潔服務整改通知單、保潔日檢記錄等

　　消防管理資料--消防巡視記錄、消防設施檢查記錄、動火作業審批表、消防設施運行記錄、火災隱患整改通知等

　　治安交通管理資料--日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

　　設備管理資料--設備臺帳、設備維修保養計劃與申請報告、設備維修保養記錄、設備運行記錄、設備維修分包協議、設備檢查記錄等

　　社區文化活動資料--活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結報告等

　　員工管理資料--員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工內務管理記錄等

　　服務質量反饋資料--服務質量回訪記錄、展戶、參展人員意見調查、統計記錄、業主人員投訴及處理記錄等行政文件資料--政府相關文件、法規、法律;房地產公司有關文件、通知、函件;物業規章制度、通知、通報等文件;物業榮譽檔案;物業接待、參觀記錄等

　　3、檔案資料管理的要點

　?、?、重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經過雙方負責人或其指定責任人驗收，完善交接手續后方能分卷立檔。

　?、?、檔案資料實行專人專職管理。

　?、?、檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。

　?、?、檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責，對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效文件。

　?、?、檔案資料的管理必須做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環境條件符合要求。

　　4、檔案資料管理制度

　?、?、管理處檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。

　?、?、管理處工作人員日常工作中必須完成工作范圍內的各類文件、記錄，以便檔案員收集。

　?、?、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄，其他資料確沒有原始記錄，也可存復印件。

　?、?、檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

　?、?、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養資料、工程竣工資料及管理處相關資料。

　?、?、已歸檔的資料，每月進行抽查，每季進行全面檢查，年度進行清理、檢查，對超期或已無保存價值的檔案，嚴格按銷毀規程進行。

　?、?、對外借閱

　　用戶借閱或其他人有關檔案資料，須向管理處提出書面申請，經管理處主任批準后，交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特殊情況需復印的，應交納一定的保證金。

　?、?、對內借閱

　　管理處內部工作人員查閱檔案資料時，經管理處主任批準后，交檔案室檔案員查找，但不得隨意復印。

　　5、檔案資料管理體系

　　檔案資料管理系統(略)

　　6、檔案資料銷毀規程

　?、?、每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理，并提出超過期限或已無保存價值的檔案。

　?、?、根據各類檔案資料的保管期限，在確定該檔案已超過保存期限或已無保存價值時，由檔案資料員填寫銷毀單并報主任鑒定。

　?、?、主任在接到銷毀單10個工作日內，結合實際情況，并經管理處辦公會議進行鑒定，確認無誤后，執行銷毀。

　?、?、銷毀檔案資料時，應有詳細記錄。

篇3：物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　1.0目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　4.2質量體系文件的使用。

　　4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

　　4.3質量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

　　4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定，并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辨認更改前的內容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應予以換版：

　?。?）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）時；

　?。?）同一文件一次更改內容較多時。

　　4.5作廢/失效質量體系文件處置。

　　4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當的時間（如一年）集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括：

　?。?）本行業強制執行的法律、法規、條例；

　?。?）本公司選定執行的國家或行業標準；

　?。?）業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號（外來文件除外）。

　　4.7.3文件的發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　4.9質量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一：

　?。?）是公司的服務對象；

　?。?）是公司的主管上級；

　?。?）是公司的承包方；

　?。?）按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業

和技術機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質/拓展部負責回收所發文件，并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內今年性更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書，包括公開張貼文件其中的部分（外來文件除外），均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼：

　　6.0相關支持文件。