翰嶺院管理處制度和檔案管理

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　　規章制度在日常物業管理實務運行中既是物業管理的保障，又是實施物業管理的準則，一個企業管理水平的高低就可以從它是否有健全的規章制度并嚴格執行上來評判。

　　我公司在長期物業管理實踐中，制訂了一系列的規章制度，形成了一套涵蓋物業管理運行和行政各要素的制度體系，為全面開展翰嶺院物業管理工作，實現我們的顧問管理目標，我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業有關人員根據我公司制度體系，結合翰嶺院的實際，制訂翰嶺院管理制度和管理體系。

　　其內容主要有以下諸方面（但不限以下內容）組成。

　　1、公眾制度

　　(1)翰嶺院業主管理委員會章程

　　(2)翰嶺院業主公約

　　(3)翰嶺院居民精神文明公約

　　(4)裝修管理規定

　　(5)用水管理規定

　　(6)用電管理規定

　　(7)煤氣使用管理規定

　　(8)出租房管理規定

　　(9)環境管理規定

　　(10)治安管理規定

　　(11)防火防風管理規定

　　(12)商鋪管理規定

　　(13)業主（住戶）停車管理規定

　　(14)摩托車、自行車管理規定

　　2、崗位職責

　　(1)管理處經理崗位職責

　　(2)財務會計崗位職責

　　(3)財務出納崗位職責

　　(4)綜合服務客服主管崗位職責

　　(5)綜合服務環境主管崗位職責

　　(6)綜合服務行政主管崗位職責

　　(7)工程主管崗位職責

　　(8)保安隊長崗位職責巡邏崗

　　(9)治安管理員崗位職責

　　(10)車場管理員崗位職責

　　(11)監控室保安員崗位職責

　　(12)設備運行管理員崗位職責

　　(13)維修管理員崗位職責

　　(14)后勤管理員崗位職責

　　(15)檔案管理員崗位職責

　　(16)行政人事管理員崗位職責

　　(17)保潔管理員崗位職責

　　(18)綠化管理員崗位職責

　　(19)客戶服務管理員崗位職責

　　備注：各崗位人員可根據具體情況設置，可一人兼職數崗。

　　3、管理運作制度

　　(1)員工行為規范

　　(2)物業交付程序

　　(3)物業交用程序

　　(4)供電管理程序

　　(5)供水管理程序

　　(6)裝修控制程序

　　(7)收費運作程序

　　(8)便民服務工作程序

　　(9)綠化管理程序

　　(10)道路管理程序

　　(11)清潔衛生管理程序

　　(12)治安管理程序

　　(13)停車管理程序

　　(14)值班管理程序

　　(15)消防管理程序

　　(16)公用設施改造及維護維修工作程序

　　(17)社區文化管理程序

　　(18)業主違例事件處理程序

　　(19)訪問客戶工作程序

　　(20)財務核算程序

　　(21)業主請求處理程序

　　(22)出租房屋控制程序

　　(23)商鋪管理程序

　　4、公司考核管理制度及標準

　　(1)員工月度考核辦法

　　(2)員工年終考核辦法

　　(3)公司其它各項規章制度

　?。ㄒ唬┪飿I資料管理

　　科學的、規范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。翰嶺院作為高層住宅項目，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統化、科學化、信息化的科學管理手段，明確指定檔案

管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節，對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理，達到提高物業管理水平、更好地服務業戶的目的。

　　1.物業資料管理流程：

　　2.檔案資料的分類檢索

　?。?）開發建設單位移交檔案資料

　　1) 產權資料

　　A.項目批準文件

　　B.用地批準文件

　　C.建筑執照

　　D.拆遷安置資料

　　2) 技術資料

　　A.翰嶺院規劃圖

　　B.建筑施工圖

　　C.竣工圖

　　a. 總平面圖

　　b. 單體建筑、結構、設備竣工圖

　　c. 消防、附屬工程及地下管網竣工圖

　　D.地質勘測報告

　　E.工程合同

　　F.開、竣工報告

　　G.工程預決算

　　H.圖紙會審記錄

　　I.工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）

　　J.隱蔽工程驗收簽證

　　K.沉降觀察記錄

　　L.竣工驗收證明書

　　M.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　N.新材料、構配件的鑒定合格證書

　　O.水電、衛生器具等設備的檢驗合格證書

　　P.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　Q.供水試壓報告

　　3) 物業資料

　　A.翰嶺院基本資料

　　B.翰嶺院分項資料

　　C.商業配套資料

　　D.娛樂設施資料

　?。?）管理處自建檔案資料

　　1) 業戶資料

　　A. 業戶基本情況

　　B. 產權證書復印件

　　C. 各項簽約文件

　　2) 日常管理資料

　　A. 環境管理記錄

　　a. 日常巡查記錄

　　b. 垃圾清運記錄

　　c. 消殺記錄

　　d. 噪音檢測記錄

　　B. 保安管理記錄

　　a. 日常巡查記錄

　　b. 交接班記錄

　　c. 值班記錄

　　d. 物資搬運放行記錄

　　e. 緊急事件處理記錄

　　f. 車輛進出記錄

　　g. 夜間查崗記錄

　　C.車輛檔案

　　a. 車輛詳細資料

　　b. 車位使用協議

　　D.裝修管理資料檔案

　　E. 維修服務檔案

　　a. 維修委托單

　　b. 維修服務回訪記錄

　　F 收費管理檔案

　　a. 管理費收支公布表

　　b. 管理處與外單位簽訂的各類合同

　　c. 其它

　　G.設備管理檔案

　　a. 公用設施保養維修記錄

　　b. 機電設備保養維修及運行記錄

　　c. 設備分承包方維修保養記錄

　　d. 設備設施巡視檢查記錄

　　e. 設備臺帳

　　H. 業戶意見調查、統計記錄

　　I. 業戶訪問記錄

　　J. 業戶投訴及處理記錄

　　K. 員工管理檔案

　　a. 員工個人詳細資料

　　b. 員工培訓考核記錄

　　c. 員工業績考核記錄

　　d. 員工內務管理檢查記錄

　　L.培訓檔案

　　a. 培訓計劃及實施記錄

　　b. 培訓考核及跟查記錄

　　c. 軍事訓練及消防演習記錄

　　M. 行政文件

　　a. 政府部門文件

　　b. 公司規章制度、通知、通報等文件

　　c. 公司榮譽資料

　　N. 其它

　　3、檔案、資料使用流程：

　　4、檔案資料收、發管理程序

　?。?）公司重要資料（如開發建設單位提供的資料）接收必須經過管理處主任或其指定負責人驗收，完善交接手續后方能分卷歸檔。

　?。?）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發放及接收，并分卷歸檔。

　　5、翰嶺院檔案資料管理要求

　?。?）采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應的保管、儲存方法。

　?。?）盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電子檔案儲存，便于查找和利用。

　?。?）電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理，并定期按相關管理流程清除過期失效文件。

　?。?）原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關內容，以保證查閱者及時找到有效的

文件。

　?。?）檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定，其他未經授權人士無權決定。

　?。?）檔案按不同業務性質分塊，以內容分類，統一編號，登記造冊，編輯目錄，分類保存。

　?。?）檔案保管必須有專人負責，以達到文檔管理要求，必須做到檔案標識清晰，分類明確，易查找；檔案出室必須由授權人員經過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任；檔案入室時必須經過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。

　?。?）檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質等，配置有效的滅火器材和防潮物品及設施，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合管理處文檔管理要求。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。