物業檔案是物業形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業檔案管理是物業管理工作的重要組成部分。

　　物業檔案是指關于某物業所有的包括過去和現在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　1、物業檔案的內容:

　　物業檔案的內容主要由物業設計施工圖、物業產權檔案和物業卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據物業管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業檔案資料的內容。

　　物業設計施工圖是一種反映物業現狀的圖紙,在物業大修或改建時,它們反映了物業的功能和結構等的變化情況,m.airporthotelslisboa.com使之成為與物業的現狀相吻合的專業圖紙;是物業使用、保養、維修的重要依據。

　　物業管理公司可以通過圖紙了解物業的分布,占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積,了解物業使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業提供了重要依據。

　　2、物業檔案的特點:

　　專業性、動態性、真實性、價值性、法律性。

　　3、物業管理檔案的要求:

　　物業檔案管理工作是一項動態性較強的管理工作,當物業的產權發生移動或房屋現狀因大修、改建等原因發生變化時,各種物業資料應及時進行變更異動,才能保證物業資料的準確、完整、真實、真正反映物業的狀況。為此,物業檔案管理要求做到規范化、科學化、經?；?。具體的要求是:

　　(1)收集資料要全面;

　　(2)整理資料要規范;

　　(3)保管資料要科學;

　　(4)變更資料要及時;

　　(5)使用資料要得當;

　　(6)統計資料要準確。

　　4、物業檔案的收集

　　收集的實質就是集中,收集工作是物業檔案管理工作的起點,是一個重要環節。物業檔案收集的要求是:

　　(1)納入計劃、明確責任;

　　(2)內容要齊全、完整、準確、翔實;

　　(3)形式要標準規范;

　　(4)載體要豐富。

　　5、物業檔案的整理

　　(1)物業檔案的整理要求:

　　整理工作就是將處于零亂狀態和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統化。

　　要求做到:分類科學,組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質地優良,便于保管和利用。

　　(2)設備檔案管理

　　設備的標識、建帳和資料的管理

　?、僭O備的標識:

　　所有設備實現單機懸掛《設備卡》,標識該機的編號、技術資料、責任人、運行狀況等。

　?、谠O備的建帳:

　　建立《機電設備臺帳》,臺帳內容包括:設備名稱、統一編號、型號、生產廠家、技術資料、保養人等。

　?、墼O備資料的歸檔:

　　每臺設備資料依次編入:每臺設備所涉及的設備檢查保養計劃表、設備檢查保養表、機電設備維修保養記錄表及說明書、合格證等。

篇2：酒店員工培訓檔案管理規定

　　酒店員工培訓檔案管理規定

　　1、總則

　　為將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案，以便準確掌握員工培訓情況，更好地進行監督和管理，特制定本規定。

　　2、適用范圍

　　地面服務部所有經過各類培訓的干部、員工。

　　3、職責

　　3.1 地面服務部市場業務部負責員工Ⅰ級和Ⅱ極培訓檔案的統一管理。

　　3.2 各單位負責本部門員工Ⅲ級培訓檔案的統一管理。

　　4、培訓檔案管理

　　培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據。

　　4.1 檔案記錄

　　4.1.1 檔案記錄的內容應包括：培訓時間、地點、內容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。

　　4.1.2 檔案的記錄應及時準確。不需要發放證書的，應在培訓結束后5日內完成檔案的記錄工作；需要發放證書的，應在收到證書后5日內完成檔案的記錄工作。

　　4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。

　　4.2檔案的維護

　　4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護，維護內容包括：檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。

　　4.3 檔案的使用

　　4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應向該部門提出申請，得到其行政正職同意后，方可使用檔案。

　　4.3.1 檔案資料未經管理職責部門經理批準,不得帶出培訓檔案的保存地點或進行復制。

　　4.3.2 各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓檔案使用記錄》。

　　4.4 檔案的保存

　　4.4.1 員工的培訓檔案應長期保存。

篇3：物業管理檔案管理培訓

　　物業管理檔案的概念與分類、收集整理

　　物業管理檔案管理包括物業管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內容。

　　一、檔案的定義

　　檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗收后，經過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

　　二、物業管理檔案的內容

　　物業管理檔案的內容包括物業權屬資料、技術資料和驗收文件，業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料，物業運行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄和物業管理公司行政管理以及物業管理相關合同資料等。

　　三、物業管理檔案的分類方法

　　物業管理檔案是直接記載物業及物業管理各個方面的歷史記錄。物業管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

　　(一)年度分類法

　　年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內檔案分成各個類別。

　　特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

　　(二)組織機構分類法

　　組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。

　　特點：能保持全宗內文件在來源方面的聯系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業查閱檔案。

　　(三)事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點：能較好地保持文件在內容方面的聯系，使內容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業系統全面地查閱利用檔案。

　　物業管理企業檔案的分類應根據企業自身的情況和檔案管理的要求，采用相應的分類方法。

　　四、物業管理檔案存放

　　為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

　　確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

　　(1)物業承接查驗期收集整理的檔案是物業基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放。

　　(2)物業入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

　　(3)物業日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

　　檔案案卷在進行上架排列時，物業管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。