物業公司文件和資料控制程序（五）

　　1．0目的

　　對質量體系文件和編寫、審批、發放、更改、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。

　　2．0適用范圍

　　適用于公司質量體系文件和相關的外來文件（如強制執行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等）的控制。

　　3．0職責

　　3．1質管部負責對全公司有關質量體系的文件的總體控制。

　　3．2質管部負責質量手冊、程序文件的發放控制和正本保管。

　　3．3各部門負責人（ISO9000負責人）負責或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管理。

　　4．0工作程序

　　4．1文件和資料的分類

　　本公司有關質量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質量體系文件和與質量體系相關的外來文件均為受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標等其他目的而分發的質量體系文件。

　　A本公司質量體系文件包括質量手冊、程序文件和支持性文件，其層次結構如下圖：

　　文件內容：

　　按本單位情況制定的質量方針、目標和適用標準描述的質量體系；

　　描述各職能部門為實施質量體系要素所開展的活動；

　　詳細的工作文件，包括各類工作規程、表格、報告等。

　　B質量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構發布的各類強制性法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求，詳細的工作文件等。

　　4．2質量體系文件的控制

　　4．2．1編制與審批

　　A質量手冊和程序文件由質管部負責編寫，相關部門負責人對初稿進行討論后由管理者代表負責最終審核，總經理負責批準；

　　B工作規程由各部門負責人組織編寫并審核，管理者代表或其指定人員負責批準。

　　4．2．2標識與編碼

　　A受控的質量手冊、程序文件和工作規程每頁加蓋藍色"受控文件"專用印章，但正本（原稿）上不需蓋單；非受控的質量體系文件每頁均加蓋藍色"非受控文件"專用印章；

　　B沒有"受控文件"標識或為非藍色受控印章的質量體系文件在公司內禁止使用；

　　C文件的編碼方法見《文件編碼規定》。

　　4．2．3復制

　　受控文件未經批準不得復制，質量手冊和程序文件的復印由各部門文件管理員填寫《受控文件復印申請表》，經質管部核準，管理者代表批準后，同質管部負責執行；工作規程的復印由使用人向部門文件管理員申請，經本部門經理批準，由部門文件管理員負責執行。

　　4．2．4發放與保管

　　4．2．4．1受控文件的發放與保管

　　A質量手冊

　　--質管部將質量手冊發放于相關部門負責人，做好發放記錄

　　--質量手冊正本存放在質管部

　　B程序文件

　　--由質管部按照《文件發放范圍清單》發放到有關的場所和人員，并做好發放記錄；

　　--程序文件正本存放在質管部，各部門持有的程序文件由文件管理員或批準的使用人負責保管，同時保證使用的程序文件必須是有效版本；

　　C工作規程

　　--由各部門文件管理員按《文件發放范圍清單》進行發放，并建立發放記錄；

　　--工作規程正本由發放部門文件管理員保存，各部門及各管理處持有的工作規程由文件管理員或批準的使用人負責保存，并保證相關場所或人員現場使用的文件是最新有效版本；

　　D文件管理員在發放文件時，應注意文件分發號的確定

　　--質量手冊的分發號按《質量手冊發放控制員》中控制序號，對應每一個使用部門/人員，該分發號固定不變；

　　--其他受控文件的分發號按照文件的發放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個對應的分發號。

　　4．2．4．2非受控文件的發放由有需要的部門提出書面申請，經管理者代表批準后，由文件管理員做好發放登記。

　　4．2．5更改

　　A各級人員在工作實踐中發現有必要對受控文件作出修改，需填寫《文件修改建議表》報原文件編制部門/人員或所在部門負責；

　　B修改建議被采納實施時，原文件編制部門的文件管理須將《文件修改建議表》復印一份交質管部備案；

　　C文件的更改由原文件編制部門或人員負責執行，必要地應附有更改說明；

　　D更改后的文件按本程序4．2條款執行；

　　4．3外來文件的控制

　　4．3．1評審與批準

　　對為顧客提供服務所需的外來文件如政府部門或上級管理機構發布的強制性各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等，在使用前由各部門經理進行評審后批準使用。

　　4．3．2標識

　　各部門文件管理員在批準后的《外來文件清單》上加蓋藍色受控文件專用印章。

　　4．3．3發放與保管

　　各部門的文件管

理員負責外來文件的發放和保管，必要時也可張貼在有關的作業場所，但須做好發放登記。

　　4．3．4外來文件如需復印，須填寫《受控文件復印申請表》，經部門經理批準，由所在部門文件管員負責復印和登記。

　　4．3．5更改

　　各級文件管理員收到新版的外來文件后應及時將其發放到相關部門、場所。若新版文件是舊看到文件替代，則收回舊版文件；若新版文件是舊版文件的補充，則將新、舊版文件存放在一起。

　　4．4公開文件的控制

　　4．4．1每份公開文件（如用戶須知、收費標準、服務項目清單通知等）上均應注明版本號和生效日期，版本號用英文大寫字母（A，B，C…）表示。

　　4．4．2有固定張貼、發放地點或人中的公開文件，由文件管理員負責做好發放登記。

　　4．4．3公開文件的內容每發生一次更改，版本號和生效日期就隨之變更一次。文件管理員負責對有固定張貼、發放地點的公開文件進行更換，同時管理處必須發出公開告示，確保更改后的公開文件內容能及時傳達給用戶及有關人員。

　　4．5質量記錄的控制

　　見《質量記錄的控制程序》

　　4．6質量記錄表格的控制

　　4．6．1質管部保存所有質量記錄表格式樣一份，各部門文件管理員保存所需使用的質量記錄表格式樣一份。

　　4．6．2文件管理員負責填寫《質量記錄表格清單》，其中"審核人"、"批準人"即為相應文件的審批人，"日期"即為相應文件的生效日期或更改生效日期。

　　4．6．3質量記錄表格有更改時，文件管理員須隨之更改《質量記錄表格清單》，經審、批人簽名確認后，從生效之日起使用新表格，并要求文件管理員將更改后的表格與清單復印一份交質管部備案。

　　4．7對用電腦保存的文件，如質量體系文件、停車場收費系統、財務管理系統等，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由有使用權的人員進行操作。

　　5．0相關文件

　　5．1《質量手冊》

　　5．2《受控文件清單》

　　5．3《文件發放登記表》

　　5．4《受控文件復印申請表》

　　5．5《文件修改建議表》

　　5．6《外來文件清單》

　　5．7《文件編碼規定》

　　5．8《質量文件編寫導則》

　　5．9《質量記錄的控制程序》

篇2：X公司文件和資料控制規定

　　某公司文件和資料控制規定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。

　　3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。

篇3：某產業公司文件和資料控制規定

　　某產業公司文件和資料控制規定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。

　　3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。