物業公司體系文件使用指南

　　質量、環境管理體系文件

　　我司提供的質量、環境管理體系文件是將質量管理體系與環境管理體系整合后形成的。通過認證，符合ISO9001《質量管理體系要求》、ISO14001《環境管理體系》標準要求。

　　質量、環境手冊：ISO9001《質量管理體系要求》、ISO14001《環境管理體系》是通用標準，適用于各種行業、各種組織。因行業差別，企業、組織需根據自身特點，用行業的語言來理解、描述ISO9001、ISO14001標準條款的要求，從而產生了企業的《質量、環境手冊》。本企業編制的《質量、環境手冊》章節號和ISO9001標準基本相同，通過把ISO14001條款映射到ISO9001結構中，將其進行整合?！顿|量、環境手冊》是企業質量、環境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環境手冊》，可對物業管理行業的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品（服務）實現過程、環保節能、監測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。

　　程序文件：《程序文件》對物業管理活動中的重要過程、重要環境因素進行了識別，并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5W1H。程序文件是質量體系中的第二級文件。

　　接管入伙手冊：本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件，基本按專業進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業主入伙過程的5W1H（比程序文件要詳細得多），并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。

　　工程管理手冊：包含房屋修繕、業主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。

　　支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節能環保指南》五個企業標準（四級文件）?！斗课菰O備使用指南》描述主要（重要）房屋設備的操作方法、使用規程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養標準》為我司企業標準，按"三級保養"詳細敘述保養內容及應達到的標準?！豆澞墉h保指南》是ISO14001體系的作業指導書。

　　清潔綠化手冊：實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。

　　安全護衛手冊：由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業管理安全護衛全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區和車場管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。

　　應急手冊：識別了物業管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。

　　服務手冊：廣義上講，物業公司為業主及其物業而進行的全部活動均稱為服務，可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的"服務"是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區文化活動,"客戶"指業主及物業使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區文化活動及會所管理的指導性文件。

　　人事行政管理體系

　　行政管理手冊：按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。

　　人事手冊：文件規定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。

　　財務管理體系

　　財務管理手冊：財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業、企業的手冊，包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。

　　營銷管理體系

　　市場拓展手冊：是企業開拓市場的指導性文件。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統性

　　-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;

　　-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規性

　　-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;

　　-文件一旦批準實施，就必須認真執行;

　　-文件修改只能按規定的程序進行。

　　3.協調性

　　-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;

　　-體系文件之間應相互協調;

　　-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;

　　-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;

　　有關活動處于全面的監督檢查之中;

　　職業安全健康績效和持續改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風格。

　　6.適用性

　　-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;

　　-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。