物業管理經理真像客戶的家人，掌握了很多客戶的個人資料。妥善處理客戶個人資料及其他私隱是物業管理經理的基本責任，我們應確保收集、傳送、儲存及使用個人資料時，均遵照物管公司對客戶的承諾;香港特別行政區法例第486章《個人資料(私隱)條例》亦規定物管公司應如何處理相關資料。本文旨在分享該條例的有關規定及其對物管業的影響。
客戶的個人資料
客戶與物管經理的日常往來，有時候必須提供個人資料，如申請按金轉戶或退款;有時候在不知不覺間都會透露個人資料，其中包括：客戶的訪客姓名及身份證號碼、記錄泊車人士的個人資料、緊急聯絡資料及電話號碼、在業主會議的委托文書中顯示的個人資料、大廈管理的會議記錄、業主或其他人士的投訴個案中提及的資料，甚至保安系統中也會記錄業主/租戶的個人起居作息習慣等。
香港個人資料私隱專員公署于20**年公布一份指引，名為《保障個人資料私隱：物業管理指引》，并指出公署不時收到及處理不少有關物業管理的查詢及投訴，因此有需要就物業管理團體的日常運作制訂一套清晰的良好行事指引。在物業管理的工作上，物業管理團體，例如業主立案法團、業主委員會、互助委員會及物業管理公司，經常需要收集及使用業主、住客及其他人士的個人資料。這些活動都會受到條例的規限。
個人資料的收集：目的及用途
住戶需明白他們可拒絕向物管公司提供個人資料，但物管公司可能無法為該住戶提供服務。物管公司應通知住戶所收集的個人資料可能會應用于什么用途，例如：
1、處理出入智能卡或住戶證;
2、核實身份;
3、推廣公司服務;
4、為顧客設計所需的服務;
5、進行市場研究或顧客意見調查;
6、處理業主/租戶投訴及賬戶查詢;
7、按金轉戶或退款。
并保證不會將業主/租戶個人資料出售或交與他人作交易。
物管公司所收集的個人資料類別常包括：
1、聯絡資料，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、電話號碼、電郵地址、地址、通訊地址及(或)寄發賬單的地址;
2、商業資料，如公司的名稱及職銜;
3、業主/租戶的信用卡資料，如卡主姓名、卡號及信用卡到期日;
4、業主/租戶的賬戶資料，如賬戶號碼或用戶賬號。
以上資料都必須小心處理，例如存放于上鎖的文件柜，只限負責的員工有權接觸相關資料。資料如有遺失，物管公司應立刻通知資料擁有人及個人資料私隱專員公署。
隱蔽式攝錄機收集雇員的個人資料
除了小心處理業主/租戶資料外，物管公司亦要保障員工的個人私隱。個人資料私隱專員的一份調查報告，指物管公司以隱蔽式攝錄機收集雇員的個人資料，是違反《個人資料(私隱)條例》中有關收集個人資料的“保障資料原則”的規定。
事件源于兩名物業管理服務公司的前雇員，曾派駐由該公司負責管理的一個私人屋苑。投訴人不滿公司在沒有知會他們的情況下，透過隱蔽攝錄機收集他們的個人資料，于是向個人資料私隱專員公署投訴。
調查報告列出以下結果：
1、投訴人被公司以擅離職守理由解雇，原因是公司以隱蔽攝錄機拍攝到投訴人在當值期間，各自多次在屋苑的職員更衣室內長時間逗留。
2、雖然管理公司解釋安裝隱蔽攝錄機的目的為保安原因，不過，個人資料(私隱)專員在調查后，認為管理公司安裝隱蔽攝錄機的真正目的是監察雇員當值時的情況，因而違反個人資料(私隱)條例第1(2)原則，即必須是以合法及在該案的所有情況下屬公平的方法收集投訴人的個人資料。
3、個人資料(私隱)專員亦考慮到，擅離職守的嚴重性并不足以支持管理公司進行嚴重侵犯私隱的隱蔽式監察。管理公司可選擇其他較不侵犯私隱的方法對投訴人進行監察，例如進行突擊巡查。專員亦考慮到管理公司沒有制訂在監察員工方面的私隱政策，雇員亦未被知會雇主會作出此類安排。
根據上述個案，個人資料(私隱)專員有以下建議：該案的裁定并非鼓勵雇員以私隱作后盾而疏忽職守;實際上，為了達致有效的人力資源管理，雇主對雇員的日常工作進行監察，實屬無可厚非。調查報告旨在促進雇主對個人資料保障的認識，解釋在有需要進行監察雇員日常工作時，雇主應采取何種措施，以符合條例的規定。
物管公司可參考個人資料(私隱)公署于20**年發出的《保障個人資料私隱指引：雇主監察雇員工作活動須知》，了解雇主可在什么情況下及以哪種方式進行監察。
物管公司應制訂私隱政策，當中應包括清晰地向客戶及雇員解釋進行監察的理由、情況及方式，并妥善管理及保存由此得來的資料。
物管公司的私隱政策
為保障客戶的私隱，物管公司應訂定私隱政策及通知客戶政策的內容，當中應包括：
1、客戶的私隱權利
包括客戶“個人資料”涵蓋的范圍，例如：姓名、職業、電話號碼、“八達通”卡號碼、年齡、收入、學歷;以及政策目標：例如遵守香港特別行政區法例第486章《個人資料(私隱)條例》及相關守則，藉此確保員工嚴格遵從有關的保安及保密標準。
2、使用個人資料的用途
收集的資料可分為兩種用途：
強制性用途：客戶必須向公司提供某些個人資料，否則公司將不能提供客戶要求的服務，例如：必須提供個人資料以辦理賬務、核實身份。
自愿性用途：客戶可自由選擇，若客戶表示不要將某些個人資料用作該用途，公司便不應采用那些資料。
3、資料的披露
說明公司正在收集的個人資料以及收集的用途，以給予客戶“否決”的機會(即限制公司使用有關的個人資料作某些指定用途);及說明公司如何儲存個人資料，以及可供客戶查閱、更改及刪除已儲存個人資料的方法。
4、保安
個人資料只限于公司授權的雇員或附有保密責任的承辦商授權的雇員才有權取用，他們必須遵守《收集個人資料聲明》。
5、存取及保留個人資料的權利
客戶可隨時要求存取及更正記錄中的個人資料。在客戶提出要求后，公司需要在切實可行的情況下，盡量于40天內給予回復，但客戶可能因此而需交付合理費用。
6、保障個人資料(私隱)主任
如需：(1)存取資料或更正資料、(2)查詢公司持有的個人資料種類，及(3)提出一般問題及投訴，應致函與公司，由公司保障個人資料(私隱)主任作出安排跟進。
7、資料的保留
公司將按收集資料目的所需的時間保留個人資料，無需保留的個人資料將會銷毀。
結論
當物業管理的服務越來越多元化及個人化，所涉及的個人資料亦越多。物管專業一方面需要遵守相關法例，另一方面需保障客戶個人私穩，工作變得繁復。物業管理公司需要投入更多資源，除制訂私隱政策外，亦需要為從業員提供適當的培訓及監管，這都是法律要求及大勢所趨。
篇2：地產客戶資料及公司機密的保密制度
地產項目客戶資料及公司機密的保密制度
1、置業顧問僅保管個人所接待的來電、來訪和成交客戶資料，未經銷售經理同意，不得將資料擅自向他人傳閱;
2、內業與銷售經理掌握整個售樓處的客戶來電、來訪和成交資料，內業未經銷售經理同意，不得將資料擅自向他人傳閱 ;
3、列入公司保密范圍的內容有：
客戶來電資料、
客戶來訪資料、
成交客戶資料
項目基本資料、
房源及銷控情況
項目排號時間及地點、
銷售資料、
內業資料
會議記錄
總結報告
培訓資料
公司上級領導的聯系電話
薪金待遇
公司其它保密文件
◇嚴格執行公司各項保密制度，違者視情節輕重給予相應處分或立即解聘，并罰款200-1000元。情節嚴重者追究經濟刑事責任
篇3：地產項目客戶資料公司機密保密制度
地產項目客戶資料及公司機密的保密制度
1、置業顧問僅保管個人所接待的來電、來訪和成交客戶資料，未經銷售經理同意，不得將資料擅自向他人傳閱；
2、內業與銷售經理掌握整個售樓處的客戶來電、來訪和成交資料，內業未經銷售經理同意，不得將資料擅自向他人傳閱 ；
3、列入公司保密范圍的內容有：
客戶來電資料、
客戶來訪資料、
成交客戶資料
項目基本資料、
房源及銷控情況
項目排號時間及地點、
銷售資料、
內業資料
會議記錄
總結報告
培訓資料
公司上級領導的聯系電話
薪金待遇
公司其它保密文件
◇嚴格執行公司各項保密制度，違者視情節輕重給予相應處分或立即解聘，并罰款200-1000元。情節嚴重者追究經濟刑事責任