學?；ㄌ幨瞻l文處理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了使SH大學寶山校區擴建三期工程收發文處理工作規范化、制度化，根據國家的有關規定并結合實際情況，制定本實施辦法。

　　第二條

　　第三條 收發文處理是指按照一定的程序對指揮部的收文和發文進行辦理、管理、整理(立卷)和歸檔等工作。

　　第四條 ?；ㄌ幨巧婕氨卷椖客獾膶W校各部門及政府各主管單位的收發文管理單位，代建單位是項目收發文處理的管理單位，各方均應指定專人作為檔案員負責文件收發和相應的歸檔管理工作。

　　第二章 發文辦理

　　第五條 發文辦理是指發文的過程，包括草擬、審稿、簽發、校對、用印、登記、分發、歸檔等程序。

　　第六條 草擬：針對項目的發文一般由責任單位相關事宜的經辦人草擬，重大事項發文由校方項目負責人或者代建單位項目經理草擬。草擬發文時應注意下列事項：

　　(一)符合國家的法律、法規和其它有關規定。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確。

　　第七條 審核：發文草擬后，擬稿人應對初稿進行審核，審核后送校方項目負責人或者代建單位項目經理審核。審核的重點是：是否確需要發文，發文的方式是否妥當，發文的格式是否符合規定，發文的內容是否符合第六條的有關規定。涉及本項目外的發文，針對發文的內容，在代建例會上以議題的形式，經集體討論，再做決議。

　　第八條 分發和歸檔：對外文件由專人分發和歸檔，分發時進行登記簽收，歸檔內容包括文件原件。

　　第四章 收文辦理

　　第九條 收文辦理是指收到公文的辦理過程，包括收文登記、分類、擬辦批辦、承辦、批復、回復、歸檔等程序。

　　第十條 簽收：外單位來文實行"一個窗口接收"的原則，統一由檔案員簽收。如果其它部門和個人收取的，必須及時交檔案員簽收。

　　第十一條 登記、分類、編號和電子存盤：檔案員對簽收的文件按來文的內容、性質進行分類、登記和編號。收文可分為如下三類：

　　(一)上級機關來文：包括直接來文和代建單位轉發來文，如市發展改革委員會、市財政局、市教委、審計局、建委、規劃局、消防局、環保局等機關來文。

　　(二)同級單位來文：主要指校內各單位來文、校外同級單位來文來函等。

　　(三)與工程有關的來函：包括基建處、設計單位、監理單位、施工單位的來文來函;已完成招投標的招標文件、已簽訂的各類工程合同、已完工的工程結算資料;工程聯系函、工程簽證、工程變更通知等。

　　上述文件中(一)、(二)類由基建處負責管理，第(三)類文件由代建單位負責管理，最終項目結束后移交基建處。

　　檔案員收到不好把握的來文，無法確認是否可以收案時，應向校方項目負責人或者代建單位項目經理提出咨詢。檔案員對收到的文件要編成目錄，A3紙以下的文件要掃描成電子文件，存放到電腦中，并定期拷貝存盤。

　　第十二條 擬辦與批辦。所有來文由檔案員根據收文的業務內容，代表代建單位或者基建處提出擬辦意見后，及時分發給相關單位或人員辦理或督辦。

　　第十三條 承辦：代建單位應按來文要求及時、認真地辦理文件。來文有時間要求的，要在要求的時間前辦理完畢，并預留上報批復時間;沒有時間要求的來文，一般件原則上在一周內辦理完畢，特殊件在兩周內辦理完畢。

　　第十四條 存檔：辦理完畢的來文由檔案員統一處理。文件承辦人、持有人應嚴格按照"文件哪里來哪里回"的要求，在辦理完收發文并注明辦理結果后，及時將文件交回檔案員處存檔，并注銷原簽收記錄。

　　第十五條 文件傳閱：上級部門的重要來文，及時將文件分發相關各方成員傳閱，并請傳閱人在文件傳閱單上簽字。

　　第十六條 收發文在辦理過程中，除業務直接相關的單位外，收發文不對外借閱和復制;經辦人或參與收發文校對審核等人員不得將收發文的情況透露給無關人員。

篇2：大學后勤管理處收發文管理辦法

　　文書管理制度

　　--大學后勤管理處收發文管理辦法

　　為充分發揮后勤管理處辦公室牽頭作用，確保后勤管理處辦公程序規范、運轉高效、服務優質、協調有方、督辦有力，特制定本收發文管理辦法。

　　一、發文管理規定

　　(一)發文辦理指以后勤管理處名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、印制、用印、登記、分發等程序。

　　(二)草擬

　　草擬公文應當做到：

　　1、符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出的新政策、規定等，要切實可行并加以說明。

　　2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　3、公文的文種應當根據行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。

　　4、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　5、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　6、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　7、應當使用國家法定計量單位。

　　8、文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　9、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　(三)審核

　　1、以后勤管理處名義擬制公文，必須要經過后勤管理處主要領導審閱，核準確需行文后，方可正式行文。

　　2、擬制公文時，對涉及學校其他部門職權范圍內的事項，后勤管理處應當主動與有關單位協商，取得一致意見后方可行文;

　　3、如出現意見分歧，后勤管理處的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，后勤管理處可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關單位會簽后報請學校領導協調或裁定。

　　(四)會簽

　　1、公文送后勤管理處領導簽發前，應當由辦公室進行審核并編制文號。審核審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全等。

　　2、以后勤管理處名義簽發的上行文，由后勤管理處主要負責人或者黨務負責人簽發;

　　3、以后勤管理處名義簽發的下行文或平行文，屬后勤管理處分管領導職權范圍內的一般由分管領導簽發。

　?、俸笄诠芾硖幧闲形挠赊k公室擬稿。文件形成后，屬后勤管理處的由處長簽發，屬黨內的由后勤黨總支書記簽發。

　　處長(簽發)

　　辦公室(擬稿) 辦公室(編號、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發)

　?、诤笄诠芾硖幭滦形幕蚱叫形挠珊笄诠芾硖幐髦行霓k公室擬稿，分管副處長審核、簽發。

　　各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業務的副處長(簽發) 各中心辦公室(編號、打印、存檔)

　?、蹖儆诤笄诠芾硖幟孛艿奈募?，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

　　辦公室(擬稿) 處長(簽發秘密標示) 行政主管(報送) 辦公室(存檔)

　?、芎笄诠芾硖幇l文機關代字有四種：

　　分別設為：后勤【發】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會紀】。

　　(五)復核

　　1、公文正式印制前，后勤管理處辦公室工作人員應當進行復核。

　　2、復核的重點是：行文方式是否妥當，格式是否統一規范，公文格式是否符合行文規則和擬制公文的有關要求。

　　3、由后勤管理處各中心草擬的公文如在復核過程中改動較大，應在修改后，請各中心負責人重新進行審核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理處名義簽發的公文，由辦公室統一安排印制、用印、登記、分發等工作。

　?、僖押灠l的后勤管理處文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按后勤管理處文印管理規定處理。

　?、诤笄诠芾硖幬募≈坪?，由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

　　2、公文原稿及時存檔，需歸檔公文應及時移交檔案室。

　　(七)、分發

　　1、后勤管理處的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

　　2、秘密文件由專人按核定的范圍報送。

　　3、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　二、收文管理規定

　　(一)后勤管理處對收到公文的辦理過程，有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環節。

　　(二)簽收

　　1、對簽收收到的公文，辦公室應當及時送后勤管理處領導圈閱批示，不得延誤。

　　2、對標明緊急字樣的公文，除及時送后勤管理處領導圈閱批外，應當明確標出辦理時限。

　　(三)登記

　　收文登記的范圍包括：

　　1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文，如上級機關(**大學)的政策性、指導性、交辦性、參閱性公文;

　　2、后勤管理處各中心的呈請性公文;

　　3、平行或其他不相隸屬機關(**大學各職能部門)的商洽性、詢問性公文;

　　4、參加重要會議的通知、會上印發的會議公文及其他材料等;

　　5、重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經濟、歷史、科學價值的公文、資料;

　　6、群眾來信等。

　　(四)審批

　　1、審批公文時，對有具體工作事項的，主批人應當在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;

　　2、沒有具體工作事項的，簽名表示已閱知。

　　(五)擬辦

　　1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。

　　2、對上級來文的擬辦，應提出要求辦理、貫徹落實的后勤管理處具體中心或負責人;

　　3、對下級機關或平行、不相隸屬機關來文的擬辦，需要明確指定負責復文的中心或負責人員，必要時注明時限。如：“擬請在×月×日辦復”，“擬請×××同志負責辦理”;

　　4、對需要聯合辦理的公文的擬辦，應明確指定牽頭負責部門，以免各中心之間互相爭辦或者相互推諉。

　　(六)批辦

　　1、是指由后勤管理處主管領導人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。

　　2、批辦意見應規范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內，一般不要寫在公文的白邊區上。

　　(七)承辦

　　1、經后勤管理處主管領導批辦后的公文，應交有關中心或負責人具體負責辦理，以將批辦意見落到實處。

　　2、在公文辦理完畢之后，承辦人員應清晰、工整地在《文件批辦單》的相應欄目內，填寫承辦的經過與結果，并填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。

　　(八)催辦

　　1、后勤管理處領導批示的公文，或者交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦;

　　2、緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文要做到重點催辦，一般公文要做到定期催辦。

　　(九)歸檔

　　1、凡發送到后勤管理處的文件，均由行政主管統一負責接收，并于接件當日填寫閱辦單，送交后勤管理處處長批示。

　　2、處長批示后，按領導批示的要求立即送達后勤管理處有關部門執行;

　　3、屬急件的，應在接件后即時報送。

　　4、外來文件閱辦處理完畢后，后勤管理處辦公室負責按立卷歸檔要求及時分類歸檔。

　　(十)閱辦

　　1、后勤管理處各中心或個人要對所承辦的公文事項，及時落實，及時反饋。緊急公文當天回復;重要公文三天之內回復;一般公文一周之內回復。

　　2、后勤管理處文件閱辦部門或個人對有閱辦要求的文件，必須在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

　　此管理辦法自頒布之日起執行。

篇3：TS企業總公司收發文管理制度

　　TS企業總公司收發文管理制度

　　一、收文

　　1、登記：所有外來文件由行政部統一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標題、發文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發文件清單》上。

　　2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱，及時分發、及時收回歸檔。

　　二、發文

　　1、公司文件的擬定簽發，對內外具有指令性和權威性。

　　2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責范圍內自行起草，要對文件內容負責。文件內容涉及跨部門事務，須經部門間協調后方可發文。如事關公司的重大內外決策業務往來的文件，由董事長指定專人負責起草。

　　3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經理審核簽字，如公文內容涉及其他部門事務，須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內外決策、業務往來文件，由董事長簽發。

　　4、簽發：凡以公司名義行文的，須經行政部經理、董事長簽發后，方可交付打印，屬于部門職權范圍內需以部門名義獨立行文的，部門經理簽發即可。

　　5、打?。涸跀M稿、核稿、簽發手續齊備后，交行政部審核登記，標明文號，密級和分發范圍。董事長直接簽發的特殊公文，但要補辦登記手續，按審核份數打印。

　　6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

　　7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發文部門也須自留一份備查。

　　8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發。一般公文的傳遞由各部門自行送達。

　　三、傳真

　　1、由前臺統一收、發傳真，并記錄到《傳真接收、發送記錄表》上。

　　2、發送傳真要統一用公司傳真紙。