物資庫存和實物管理制度

　　版本號：V5.0

　　恭和苑養老機構管理有限公司

　　二零一四年八月一日

　　目錄

　　第一章概述3

　　第一條庫存管理的目標3

　　第二條分工3

　　第三條庫存管理工作整體概述3

　　第二章庫存管理4

　　第四條庫房設立和管理4

　　第五條收貨入庫5

　　第六條出庫6

　　第七條食材庫存8

　　第八條盤點8

　　第九條調撥8

　　第三章系統數據權責9

　　第四章其它10

　　第一章概述

　　第一條

　　庫存管理的目標

　　1、規范性目標：建立標準化的物資管理流程與機制，減少管理漏洞，提高工作效率。

　　2、成本性目標：持續積累，逐步形成恭和苑供應商數據庫，規范供應渠道，優化供貨質量，價格、服務。

　　3、標準化目標：通過持續的積累，逐步形成恭和苑物資的標準配置，提高物資配置的穩定性。積累物資管理數據，保證數據及時與完整，并對數據進行分析，尤其是對差異點與異常點進行分析，并在此基礎上逐步形成標準化成本指標。

　　第二條分工

　　1、運營公司的職責：制定與評估優化物資管理體系，并指導、支持和檢查恭和苑對物資管理體系的執行。

　　(1)制定物資管理制度、流程、制定標準化的表單。

　　(2)指導、培訓物資管理制度、流程、標準化表單的應用。

　　(3)檢查物資管理制度、流程、標準化表單的執行情況，發現問題并及時優化改進。

　　(4)相關物資數據查詢、分析，發現問題并給出解決方案建議。

　　(5)恭和苑開業前期采購工作的全面支持及執行A類物資采購。

　　2、恭和苑的職責：執行物資管理體系。

　　3、物資類別規定：

　　(1)A類物資：運營核心標配產品，由總部開發供應商進行統一供貨和服務，分店只需請購即可。如：軟裝、標識類、家具、床品、工服、醫療設備、宜老專用設備用品。

　　(2)B類物資：供貨商引進由當地分店辦理，不用經總部審批。分店按標準和流程進行采購和結算如：食材、除A類外的其他物資的合同簽訂。

　　(3)物資類別的分類和采購相關制度，具體內容請參見《物資采購制度》。

　　第三條

　　庫存管理工作整體概述

　　物資管理工作包含請購、采購、庫存管理、結算4個環節，概述如下：

　　1、請購：所有請購均由恭和苑發起。

　　2、采購：

　　1)請購審批通過后，開始采購工作;

　　2)A類物資類別的采購工作由公司行政部采購人員執行，B類物資類別的采購工作由恭和苑綜合部采購人員執行;

　　3)采購工作過程包含供應商評審、合同擬定及會簽、訂單下達，食材批價、入庫驗收、供應商管理、結算。詳細見供應商選擇說明、食品批價說明、庫存管理說明、供應商管理說明。

　　4)關于采購流程的具體內容請參見《物資采購制度》。

　　3、庫存管理

　　1)所有庫存管理均由恭和苑庫管執行，包含食材、非食材物資所有庫存管理，其他部門進行配合。

　　2)庫存管理包括庫房設立和管理、驗收入庫、出庫、退庫、退換貨、盤點、報廢、調撥等內容。

　　4、結算

　　1)結算工作由采購經辦人員發起，由恭和苑財務部門辦理，包括合同付款，借款，報銷。

　　2)A類物資類別的合同付款由行政法務部采購人員與供應商對賬，并發起恭和苑合同付款申請流程。B類物資類別合同付款、包括食材合同付款，由恭和苑綜合部采購人員與供應商對賬，發起合同付款申請流程;

　　3)借款流程：需要借款時，由采購經辦人發起借款流程，詳見財務借款流程。

　　4)報銷流程：需要報銷時，由采購經辦人發起報銷流程，詳見財務報銷流程。

　　5)結算相關的具體內容請參見《物資采購制度》。

　　物資管理的總體流程如下圖：

　　第二章庫存管理

　　第四條

　　庫房設立和管理

　　一、庫房設立

　　恭和苑設食材一級庫房、非食材一級庫房，統一管理所有物資，根據實際需要設立部門二級庫房。

　　崗位權責：

　　1)倉庫庫管：申請增加倉庫，提供倉庫名稱、所屬公司、倉庫管理員;

　　2)系統管理員：根據申請，在系統中增加倉庫，并分配選項;

　　二、實物管理

　　1)庫存物資要進行分區管理;將不同的物資分類放置，按規定留有通道、墻距、燈距。物資堆放整齊、美觀、按類擺放。物品存放地點要有分類記錄，方便準確查找。

　　2)倉庫要注意門禁管理，非相關人員不得隨便入內;

　　3)儲存物資要防火、防水、防壓、防潮，庫內要設有防水、防火、防盜、防蟲、防鼠咬等措施，注意倉儲區的溫濕度，保持通風良好，注意衛生、保質期情況，保證庫存物資完好。

　　4)崗位權責：

　　倉庫庫管對上述內容負責。

　　第五條

　　收貨入庫

　　適用范圍：適用于恭和苑所有物資(包括固定資產和低值易耗品)入庫。

　　1)使用部門人員驗收合格后由庫管入庫;驗收不合格，應拒絕收貨，由采購經辦人進行退貨、換貨。及時完成驗收入庫;無固定使用部門的物資由采購人員配合庫管驗收質量;

　　2)收貨時，填寫收貨單，由使用部門、庫管、采購經辦人審批，審批通過后，方可入庫;。

　　3)收貨時要區分資產、低耗還是耗材，其中固定資產在收貨時，選擇資產庫，系統后續生成固定資產卡片，以卡片的形式入庫;低耗品在收貨時，選擇低耗庫，系統后續生成低值易耗品新增卡片，以卡片的形式入庫;耗材在收貨時，選擇相應倉庫，后續生成入庫單，以入庫單形式入庫。

　　4)入庫單是重要的原始憑證，庫管留存好底聯備查，要給財務一聯記賬，給采購人員一聯匯總保存。

　　5)入庫后，財務會計由入庫單生成憑證;

　　6)對應的流程圖如下：

　　7)崗位權責

　　a)倉庫庫管：負責在系統中登記收貨信息，填寫收貨單;生成入庫單、資產卡片、低耗新增卡片;

　　b)使用部門：負責驗收物資，確定物資是否符合要求;審核收貨單;

　　c)采購員：審核收貨單，確定物資采購的供應商和供貨價格無誤;

　　d)財務：協助區分資產、低耗還是耗材;審批收貨單;生成憑證

　　第六條

　　領料出庫

　　管理目標在于：清晰、準確辦理出庫。

　　1)領料出庫的定義：指耗材從倉庫中領出使用，進入成本。一級庫物品出庫到二級庫，是庫存調撥，不屬于出庫，詳見第十條調撥;

　　2)領料出庫流程：由領用人填寫領料出庫單，領料出庫單經過部門主任、倉庫庫管審批后，才能到庫管出領出物品;

　　3)出庫后，由財務會計由出庫單生成憑證;

　　4)對應的流程圖如下：

　　5)崗位權責

　　a)領用部門：填寫出庫單;領出耗材;

　　b)領用部門主任：審核出庫單;

　　c)倉庫庫管：審批出庫單;準備領出耗材，出庫;打印出庫單;

　　d)財務：生成憑證。

　　第七條

　　退料入庫

　　管理目標在于：清晰、準確辦理退庫。

　　1)領料退庫的定義：指耗材已從倉庫中領出使用，進入成本。但因某些原因，物料有剩余，不再使用，將物料退還給庫管，并減少成本;

　　2)領料退庫流程：由申請人填制出庫沖銷單，經過部門主任、倉庫庫管審批后，才能將物品退還給庫房;

　　3)退庫后，由財務會計由出庫單(退庫)生成憑證;

　　4)對應的流程圖如下：

　　5)崗位權責

　　a)領用部門：填寫出庫單(退庫);退還耗材;

　　b)領用部門主任：審核出庫單;

　　c)倉庫庫管：審批出庫單;回收耗材;打印出庫單;

　　d)財務：生成憑證。

　　第八條

　　食材庫存

　　對于蔬菜、水果、肉禽、水產品等類別物資的管理方式為入庫即出庫，即：確認入庫后直接生成對應的領用出庫;其它類別按照正常的庫存管理;

　　第九條

　　二級庫管理

　　管理目標在于：通過一級庫控制成本，二級庫內控制實際使用數量;

　　1)由一級庫出庫單(領料出庫單)生成二級庫入庫單(其他入庫單);

　　2)二級庫出庫單(其他出庫單)由二級庫內部使用，不參與成本計算，不使用工作流。

　　第十條

　　盤點

　　管理目標在于：分工明確、及時、準確、統一口徑完成盤點。

　　1)原材料按月進行盤點。

　　2)盤盈盤虧的審批權限：在盤點中對物資的盤盈、盤虧、毀損等，要查明原因，分清責任。出現盤盈盤虧時，一律上報院長審批。

　　3)盤點時，由庫管負責盤點，財務部參與盤點并監督。

　　4)對應的流程圖如下：

　　此處缺少流程

　　5)崗位權責：

　　a)倉庫庫管：

　　b)財務：

　　c)院長：

　　第十一條調撥

　　1)管理目標在于：一級庫與二級庫之間物資轉移物資調撥由二級庫管理員發起調撥單，經過部門領導和一級庫庫管審批后，物資由一級庫調入二級庫。

　　2)調撥原則上每次調撥一周使用量;

　　3)崗位權責：

　　a)二級庫庫管：填寫調撥單;

　　b)二級庫部門領導：審核調撥單;

　　c)財務：審核調撥單;

　　d)一級庫庫管：審核調撥單;準備調撥耗材;

　　e)一級庫部門領導：審核調撥單;

　　f)院長：審批調撥單。

　　第三章系統數據權責

　　為保證系統數據的準確性和及時性，針對具體的業務環節，相應的數據權責要求如下表：

　　序號

　　作業分類

　　作業要求

　　責任部門

　　考核說明

　　考核金額

　　時效

　　1收貨單

　　采購收貨單

　　倉庫庫管員

　　到貨數量不按實際填寫

　　實際到貨后1個工作日

　　倉庫庫管員

　　收貨單未區分資產、低耗還是材料

　　倉庫庫管員

　　收貨單不及時、無訂單收貨，包括訂單與到貨單不一致(規格型號，金額)

　　綜合部主任

　　收貨單審核不及時，導致入庫滯后，影響財務入賬

　　5出庫單

　　領料出庫單

　　倉庫庫管員

　　物料出庫時，出庫單未審批完成

　　6領用部門主任

　　審批不及時，影響財務記賬

　　7調撥單

　　調撥單

　　倉庫庫管員

　　調撥物品出庫時，調撥單未審批完成

　　備注：所有的時效，如果未月末最后一天，則為當天完成

　　第四章其它

篇2：裝飾公司物資入庫庫存管理制度

　　裝飾公司物資入庫及庫存管理制度

　　為了公司更好發展的需要，加強財務管理，提高核算質量，規范商品入庫、出庫手續，保證公司商品物資安全完整，切實提高各部門工作效率，特制定商品入庫、出庫制度，請務必遵照執行。

　　公司所購、所領一切商品，必須辦理商品入庫、出庫手續。 公司所購的一切商品，應辦理商品入庫手續。當日購貨必須當日入庫，不能延誤。

　　入庫單一式三聯，第一聯存根聯由庫房留存登記商品入庫帳，第二聯客戶聯交客戶與財務對賬，第三聯記帳聯交公司財務記帳。填寫入庫單應寫明商品的產地、規格、單位、單價、數量等，如果商品由市場直接購進則由購進者辦理商品入庫手續，如果商品由供貨方送貨到公司，庫房則應將客戶聯交供貨方到財務對帳；如果商品由供貨方發貨到公司，則由驗貨人或相關部門經辦人辦理商品入庫手續。庫房將客戶聯和記帳聯交購進者到財務報帳或統一交到財務記應付帳款。

　　公司所出一切商品，應辦理商品出庫手續。出庫單一式二聯。第一聯存根聯由庫管留存登記商品出庫帳，第二聯記帳聯交到財務記帳。 庫管員應定期根據商品入庫、出庫單據，作好商品進、銷、存的電腦帳、手工帳。并經常檢查帳實是否相符。

　　計劃采購物資入庫時需附 “發票”、“合同”或廠商蓋有公章的送貨單，庫管員對計劃內物資進行核銷。 供貨商結帳時，經辦人持發票填寫《入庫單》和《付款申請單》，經總經理簽字批準后交財務部付款結帳。 經辦人開“入庫單”時，完整填寫品名，數量，單價，合計金額，單位名稱等詳細名細，并再次對物品進行驗收。

　　經辦人開《付款申請單》時，完整填寫類別、付款項目、收款單位、總金額等詳細名細，對總金額進行反復核算。

　　公司財務承付商品貨款時，必須憑商品入庫單，經會計審核由總經理簽字后方可付款。

　　物資材料由行政部庫管統一庫存管理，各部門人員領用時須嚴格執行領用簽字手續。領用物用手續詳見《物品領用管理辦法》。

　　行政部庫管每月25日對現存物資進行清理盤點。