中外合資企業資料管理員崗位責任制

　　1.在技術中心領導下，負責資料室資料文件的整理、歸檔和保管工作，對總經理負責。

　　2.負責對各種資料履行登記手續，并進行標識標注。

　　3.負責對借出資料履行登記手續。

　　4.負責資料室內部整理，做到資料排放整齊有序。

　　5.負責即使提供各部門所需調閱的資料文件。

　　6.負責做好公司各類文件保密工作。

　　7.做好請示匯報和部門之間的溝通協調工作。

　　8.完成領導交辦的其它工作。

　　JS某某空調有限公司

　　二0二0年十月

篇2：項目資料管理歸檔工作建議函件

　　項目資料管理及歸檔工作建議函件

　　北京**管委會領導：

　　根據貴管委會、北京市有關部門對基建項目資料歸檔的相關規定要求及市政基礎設施工程資料管理規程的有關規定，**項目在工程竣工后需按不同存檔單位或部門的標準編制4套竣工檔案，分別移交北京市城建檔案館（1套）、貴管委檔案管理部門（1套）監理單位（1套）及總包施工單位（1套）。

　　由于在整個項目建設過程中各類資料的種類、數量非常繁多，部分資料只有一份原件，一旦丟失很難彌補。為了更好地做好日常資料管理及歸檔工作，明確相關參建單位的管理責任和工作程序，現結合我司對資料管理及歸檔工作的經驗，特擬定本項目的管理辦法：

　　1、基建文件中的所有前期報批文件（重要手續、批復等）

　　前期報批文件的原件均由貴司保存，貴委在取得重要報批文件后請提供給我司方一份復印件，如我司方需要原件時需到貴委辦理借閱手續，并在使用完后及時歸還。工程竣工后我司負責協助貴委將前期報批文件的原件統一歸檔在移交貴委檔案管理部門的檔案卷內，移交其它單位的部門的檔案中如有需要則以復印件歸檔。

　　2、基建文件中的招投標文件、合同文件

　　招標文件請貴委提供給我司電子版文件及復印件。工程竣工后我司負責協助貴委將招標文件移交貴委檔案管理部門的檔案卷內。

　　所有投標文件請貴委提供至少一份復印件，如我司方有需要查閱，可到貴委辦理借閱手續，并在使用完后及時歸還貴委。工程竣工后我司負責協助將中標單位的投標文件正本歸入移交貴司檔案管理部門的檔案中。

　　所有涉及業主方的合同文件均為業主方保留一正一副文件（另外為我司保留一副本）。工程竣工后由我司負責將其歸入移交貴司的檔案中。

　　3、監理資料

　　監理管理資料（含監理規劃、項目月報、會議紀要等）請貴委指定監理單位向我司提交1份紙質文件（電子文件視需要提供），我司方審閱后會認真保管，并在歸檔前退還給貴委組卷。

　　監理工作記錄，此部分包含各類監理表格，有關工程款支付、費用索賠、工程延期、監理通知、工作聯系單等少數重要表格轉發給我司外，由我司或施工單位保存，并在工程竣工后負責歸檔。如貴委方有需要，我司可提供復印件。

　　4、管理資料

　　此部分是我司承擔全過程項目管理工作而特有的文件，大部分是與貴委之間工作的往來文件，對其中的重要文件我司為貴司整理m.airporthotelslisboa.com一套檔案（移交貴司檔案管理部門）。

　　造價控制文件：包括項目成本控制計劃、資金使用計劃、成本控制情況報告、B類材料/設備認價單、合同付款單、工程結算確認書等，我司在日常工作中會向貴委提供一份，請貴委審閱并批示后認真保管，并在歸檔前退還給我司組卷；

　　計劃文件：其中的總控計劃、月計劃、專項計劃三類文件我司會定期向貴委提交一份，請貴委審閱并批示后認真保管，并在歸檔前由我司協助組卷；周計劃及周計劃執行情況將以電子文件方式每周提供給貴委，不需歸檔。

　　項目發文：致貴委方函我司向貴委提交一份，致其它單位函我司會抄送貴委一份，請業主方審閱后認真保管；

　　項目收文：所有項目收文均保存在貴委并由我司負責協助貴委歸檔，其中涉及貴委的收文我司會轉發貴委。

　　對于本項目的資料來說，要由項目經理根據本項目的具體情況在資料管理上要進行明確地分工，不同類別資料的管理（包括編制、收集、整理、保管等）要責任到人，同時我司項目經理會定期進行檢查，以真正做到“整理及時、真實齊全、分類有序。

　　上述是對鍋爐廠南路西延項目資料管理及歸檔工作的設想，妥否，請貴委批示！

　　特此函告！

　　另，為了配合發改委對本項目的稽察工作，更為了保證項目的順利推進，請市政管委進快協助我司對前期資料進行整理，需要資料清單詳見附件。

　　**項目管理部

　　二O一三年十一月十九日

篇3：物業檔案、資料管理的內容

　　物業項目檔案、資料管理的內容

　　1、資料的收集

　　資料的收集堅持"來源多、內容廣"的原則。從物業管理的實際工作出發，擴大信息資料的來源，從建筑規劃到工程竣工;從建筑物本體維護到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

　　2、檔案資料的分類

　　所收集的檔案資料，根據其來源、內容、形式，進行集中整理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　移交資料

　　項目資料名稱

　　規劃資料

　　1.項目批準文件

　　2.用地批準文件

　　3.投資許可證、建筑許可證、開工許可證

　　4.拆遷安置資料

　　5.房地產平面圖

　　工程技術資料

　　1.竣工圖、總平面圖，建筑、結構、設備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2.地質勘查報告、工程建設投標文件

　　3.工程合同及竣工報告

　　4.工程預決算

　　5.圖紙會審記錄

　　6.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

　　7.隱蔽工程驗收簽證

　　8.沉降觀察記錄

　　9.竣工驗收證明書

　　10.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　11.新材料、構配件的鑒定合格證書

　　12.水電氣、空調、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

　　13.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　14.供水、供氣、空調的試壓報告

　　15.園林綠化圖紙和清樣

　　16.設備清單、設備供貨合同，設備安裝調試記錄，使用注意事項、說明，質保書和保修單

　　17.工程監理報告

　　日常物業管理檔案、信息資料

　　項目資料名稱

　　物業資料--物業基本資料、分區資料、商業網點資料、娛樂設施資料等

　　業主資料--業主須知、業主基本資料、租賃合同、物品出入登記等

　　裝修資料--裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業執照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等

　　維修資料--維護計劃與方案、維修申報表、維修服務派工單、維修回訪記錄、公共設施維修記錄等

　　綠化養護資料--綠化檢查記錄、綠化養護記錄、禮儀擺花協議等

　　清潔、保潔資料--清潔服務整改通知單、保潔日檢記錄等

　　消防管理資料--消防巡視記錄、消防設施檢查記錄、動火作業審批表、消防設施運行記錄、火災隱患整改通知等

　　治安交通管理資料--日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

　　設備管理資料--設備臺帳、設備維修保養計劃與申請報告、設備維修保養記錄、設備運行記錄、設備維修分包協議、設備檢查記錄等

　　社區文化活動資料--活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結報告等

　　員工管理資料--員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工內務管理記錄等

　　服務質量反饋資料--服務質量回訪記錄、展戶、參展人員意見調查、統計記錄、業主人員投訴及處理記錄等行政文件資料--政府相關文件、法規、法律;房地產公司有關文件、通知、函件;物業規章制度、通知、通報等文件;物業榮譽檔案;物業接待、參觀記錄等

　　3、檔案資料管理的要點

　?、?、重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經過雙方負責人或其指定責任人驗收，完善交接手續后方能分卷立檔。

　?、?、檔案資料實行專人專職管理。

　?、?、檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。

　?、?、檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責，對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效文件。

　?、?、檔案資料的管理必須做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環境條件符合要求。

　　4、檔案資料管理制度

　?、?、管理處檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。

　?、?、管理處工作人員日常工作中必須完成工作范圍內的各類文件、記錄，以便檔案員收集。

　?、?、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄，其他資料確沒有原始記錄，也可存復印件。

　?、?、檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

　?、?、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養資料、工程竣工資料及管理處相關資料。

　?、?、已歸檔的資料，每月進行抽查，每季進行全面檢查，年度進行清理、檢查，對超期或已無保存價值的檔案，嚴格按銷毀規程進行。

　?、?、對外借閱

　　用戶借閱或其他人有關檔案資料，須向管理處提出書面申請，經管理處主任批準后，交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特殊情況需復印的，應交納一定的保證金。

　?、?、對內借閱

　　管理處內部工作人員查閱檔案資料時，經管理處主任批準后，交檔案室檔案員查找，但不得隨意復印。

　　5、檔案資料管理體系

　　檔案資料管理系統(略)

　　6、檔案資料銷毀規程

　?、?、每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理，并提出超過期限或已無保存價值的檔案。

　?、?、根據各類檔案資料的保管期限，在確定該檔案已超過保存期限或已無保存價值時，由檔案資料員填寫銷毀單并報主任鑒定。

　?、?、主任在接到銷毀單10個工作日內，結合實際情況，并經管理處辦公會議進行鑒定，確認無誤后，執行銷毀。

　?、?、銷毀檔案資料時，應有詳細記錄。