房地產公司垂直指揮系統

　　為了使員工達到預期目的而有效地工作，必須按任務或職位制訂好一套適宜的職位結構。這個結構就是建立一個垂直指揮系統。

　　一、垂直指揮的依據

　　垂直指揮以組織機構圖為序列，以崗位圖崗位職責為依據。

　　二、垂直指揮的原則

　　1、服從的原則。

　　沒有服從，就沒有管理。一般情況下，下級無權判斷上級的對錯，上級的對錯由上級來裁定。

　　2、一個上級的原則。(指揮行為)每個崗位、每個人只有一個上級，只服從一個上級的指揮，只向一個上級報告。

　　3、逐級的原則。

　　A、上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。

　　下列情況，可以越級指揮：

　?、倬o急情況

　　上級領導沒有找到他的直線下級，不能眼看著損失發生，即可越級指揮。

　?、谥苯酉聦俦硎净驅嶋H上不服從指揮。

　　直接下屬用種種理由不貫徹執行上級的指示，任何領導都有權越級直接指揮。這種情況發生后，直接下級應該表示自己錯了或辭職。

　?、巯录墴o力完成上級安排的任務。

　?、鼙匾那闆r下，進行整體指揮。

　　B、下級對上級可以越級申訴，不能越級報告。

　　申訴和報告的界定是：

　　1、報告是在正常情況下，向直接上級請示工作取得指示。

　　2、申訴是告狀。申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。

　?、偕霞売胸澪?、盜竊、違法亂紀的行為。

　?、谏霞売兄卮蟪鲑u和危害公司的行為。

　?、凵霞墳E用職權，對申訴者有重大不公正的行為。

　　以上三種情況，如果屬實，即可成立。如屬誣告，申訴者必須對此負責。

　　三、垂直指揮系統的重要法則堅持不間斷的法則。

　　1、公司的管理要做到指揮不間斷;

　　2、時間不間斷;(休假、下班、夜間)

　　3、最高決策不間斷;

　　4、指揮渠道不間斷。

　　四、垂直指揮的類型

　　1、單向指揮：只與單個的直接下級有關。

　　2、多項指揮：與兩個或兩個以上直接下級有關。

　　3、整體指揮：命令同時發給下屬各級人員。也就是說，命令內容與各級下屬都有關聯。

　　4、現場指揮：在緊急情況下。

　　五、垂直指揮的常用形式

　　(一)命令：

　　命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。

　　1、口頭命令--主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現的命令方式。

　　2、書面命令--主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴肅和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。

　?、倜钊耍鹤尳邮苊畹膱绦腥?員工)，去完成任務。

　?、诿顑热葑寙T工去干什么工作，包括時間、地點、人員、行動的行動的對象。完成的標準等。標準分為常規標準和特定標準。

　　常規標準--公司已做好的規定或工作標準，下令時不用講明，可以強調。

　　特定標準--沒有先例或未做規定的工作標準，下令時必須講明。

　?、弁瓿傻臉酥?/p>

　　對任何命令不管完成與否，都要在規定時間內復命。已完成驗收合格，交回令簽。

　?、軓兔臅r限和方式

　　規定時間，以書面、電訊或口頭的形式向發令人報告。

　?、菹旅畹恼Z言要求

　　簡煉、準確、不需要形容和描繪。

　　使用專業術語，概念清楚，盡可能排除誤解。有可操作性。

　　保證傳達渠道暢通無誤。

　　(二)會議

　　會議經常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實際問題。

　　1、公司會議種類①公司月工作例會：

　　主持人：總經理、副總經理或總經理助理主持召開。

　　召開時間：每月1日下午

　　2:00~4:00

　　會議內容：

　　A上個月工作中存在問題及解決方案。

　　B下個月工作計劃、重要方案研討。

　　C對公司建議。

　　參加人員：各部門經理。

　　會議基本要求：按時參加，認真準備，事實求是，行之有效。

　?、诠窘洕顒臃治鰰h

　　主持人：總經理、副總經理主持召開。

　　召開時間：每季末召開一次。

　　會議內容：

　　A對季度財務管理、資金使用、經濟效益情況給予匯報分析。

　　B下季資金計劃及調配使用。

　?、鄹鞑块T月工作例會主持召開：各部門經理召開時間：

　　每月28日2:00~4:00

　　會議內容：

　　A上個月工作中存在問題及解決方案。

　　B下個月重要工作,方案研討。

　　C對公司建議。

　?、軙h基本要求：各部門每月2

　　9日將會議紀要交到總經理助理辦公室。

　?、輹h通知：辦公室根據會前準備擬定會議通知。會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發放方法和途徑。

　?、迺h紀要：由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。

　　會議紀要一定要有執行人和完成時間。

　　會議紀要整理后要由會議主持人簽發。

　?、邥h紀要格式如下：

　　會議紀要

　　字[年份]第號會議名稱：

　　地點：

　　時間：

　　主持人：

　　記錄人：

　　參加人：

　　缺席：

　　序號決議執行人協作人完成時間(三)公文

　　1、批閱文件：下達書面指示是重要的指揮方法之一。

　　2、呈報文件：

　　按文件呈報程序向有關負責人呈報，呈報時間和批復時間要做記錄。只能有一個人呈報，可以抄送其他人。

　　3、批閱文件的處理形式

　　三種處理形式：發回、批轉、留中。

　　發回--即發回給呈報人執行(或否)。

　　批轉--即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。

　　留中--有兩種情況：

　　A做為資料收存。

　　B暫不處理(文件暫不處理的決定要及時通知呈報人)。

　　4、公司中常用的文件

　　公司內部日常事務文件，是一種信息決策、執行配合、審批手續、立此存照、公務聯系、宣傳教育、工作依據、規范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。

　　常使用的公文種類有：

　　計劃、通知、總結、報告、簡報、章 程、辦法、規則、準則、守則、備忘錄、函等等。

　　5、公文格式

　　標題--準確簡要概括公文的主要內容，標明發文部門和公文種類。

　　簽發人--發到哪一級的公文，應注明簽發人。

　　主送部門--即負責承辦的受文單位。

　　正文--由開頭、主題、結尾三部分組成，或由依據、說明、決策三

　　部分組成。要條 理層次清楚，文字簡練確切，標點符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。

　　發文部門落款--俗稱“下款”。發文部門寫全稱

　　發文時間--用公元，小寫漢字數碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能省略數字。

　　6、文件頭格式

　　為了便于本公司的文件管理，現將各部門的文件統一編制文件，請各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發出文件：

　　公司泰生司字[年份]第號辦公室泰生辦字[年份]第號

　　財務部泰生財字[年份]第號工程部泰生工字[年份]第號開發部泰生開字[年份]第號銷售部泰生售字[年份]第號預決算部泰生預字[年份]第號

　　7、印章 --公文一律加蓋印章 。這是正式成文的標志。印章 蓋在部

　　門名稱和日期上。落款部門應與印章 一致，否則失去法定存在權。

　　8、公文的撰寫程序

　　撰寫公文時所要遵守一定程序，基本程序有：

　　交擬;擬稿;核稿;繕校;簽發;用印;封發。

　　9、公文的發文程序

　　審核--公司各部門發文經總經理助理初審后經總經理審批后才可簽發、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀。

　　10、公文的收文程序

　　傳遞、簽收、登記、分發、催辦、查辦。

　　(四)決策

　　決策就是要不失時機。該決定時不決定是失敗。經理做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。

　　1、經理在進行指揮的時候：

　　要考慮到同類事情的連續性。

　　要考慮到領導者本人的連續性。

　　要考慮到換屆負責人之間的連續性，在這一條 上，基本原則是人換法不換。

　　2、公司不同部門之間的一致性：

　　凡出現不一致的情況，要有以下三點：

　　原則要一致;內容要一致;轉換時間要一致確保執行;確保能執行;確保已執行。

　　凡不能執行的命令不要下，這就是可行性的問題。

　　3、可監督

　　命令下達后要有有效的監察手段。

篇2：房地產公司垂直指揮管理系統

　　一、垂直指揮系統的依據

　　垂直指揮系統以組織系統表(機構圖)為序列,以崗位描述為依據。

　　二、垂直指揮的原則

　　(一)服從指揮的原則

　　沒有服從,就沒有管理。

　　在一般情況下,下級無權判斷上級的對錯,上級的對錯由上級的上級來裁定。

　　(二)一個上級的原則(指揮行為)

　　每個崗位、每個人只有一個上級,只服從一個上級的指揮,只向一個上級報告。

　　(三)逐級的原則

　　上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。

　　下列情況,可以越級指揮:

　　1)緊急情況

　　上級領導沒有找到他的直線下級,不能眼看著損失發生,即可越級指揮。

　　2)直接下屬表示或實際上不服從指揮

　　直接下屬用(來自:m.airporthotelslisboa.com)種種理由不貫徹執行上級的指示,任何領導都有權越級直接指揮。這種情況發生后,直接下級應該表示自己錯了或辭職。

　　3)下級無力完成上級安排的任務

　　4)必要的情況下,進行整體指揮

　　下級對上級可以越級申訴,不能越級報告。

　　申訴和報告的界定是:

　　報告是在正常情況下,向直接上級請示工作取得指示。

　　申訴是告狀。

　　申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。

　　1)上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。

　　2)上級有重大出賣和危害公司的行為。

　　3)上級濫用職權,對申訴者有重大不公正的行為。

　　以上三種情況,如果屬實,即可成立。如屬誣告,申訴者必須對此負責。

　　三、垂直指揮的類型

　　1、單向指揮

　　只與單個的直接下級有關。

　　2、多項指揮

　　與兩個或兩個以上直接下級有關。

　　3、整體指揮

　　命令同時發給下屬各級人員。也就是說,命令內容與各級下屬都有關聯。

　　例:總經理宣布調整工資方案。

　　4、在緊急情況下的現場指揮

　　四、垂直指揮的常用形式

　　1、命令

　　命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。

　　口頭命令主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現的命令方式。

　　書面命令主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令,往往顯得比較嚴肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來的問題。

　　命令人:

　　即接受命令的執行人,也就是讓誰去完成任務。

　　命令內容:

　　即讓某個人去干什么工作,包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。

　　完成的標準:

　　也就是說該項任務要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規標準和特定標準。

　　常規標準即公司已做好的規定或工作標準--下令時不用講明,可以強調。

　　特定標準指沒有先例或未做規定的工作標準--下令時必須講明。

　　完成的標志:

　　驗收合格,交回令簽。

　　復命的時限和方式:

　　在什么時間以前,用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。

　　四小時復命制:

　　對任何命令不管完成與否,都要在規定時間內復命,如執行人在執行開始后發現有

　　困難或阻力,應努力(來自:m.airporthotelslisboa.com)去克服;如確實有不可克服的困難,執行人無法按時、按標準完成,要立即向下命令者復命,講明不能完成任務的困難或原因。如已完成任務,也要復命。"立即":我們規定為不得超過四小時,這就叫"四小時復命制"。

　　這條規定特別重要。不能完成任務的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務的完成或取得下命令人的幫助,及時克服困難完成任務。無論出于什么原因,在發現不能執行命令以后,沒有向下命令人復命,延誤了工作,要由受命令人負責。

　　命令時的語言要求:

　　A.簡煉、準確、不需要形容和描繪。

　　B.使用專業術語,概念清楚,盡可能排除誤解。

　　C.有可操作性。

　　D.保證傳達渠道暢通無誤。

　　2、會議

　　會議經常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短,并能解決實際問題。

　　***房地產開發有限公司會議種類

　　序號

　　會議名稱

　　主持人

　　召開時間

　　會議內容

　　參加人員

　　基本要求

　　1

　　公司月度

　　工作例會

　　總經理或

　　副總經理

　　每月1日下午

　　2:00~4:00

　　1. 上個月工作中存在問題及解決方案。

　　2. 下個月工作計、重要方案研討。

　　總經理

　　副總經理

　　各部門經理

　　總經理秘書

　　行政秘書(記錄)

　　每月28日前將書面材料交到人事行政部以便會議中使用。

　　2

　　公司周度

　　工作例會

　　每周五下午

　　4:00~5:00

　　1. 上周工作中存在問題及解決方案。

　　2. 下周重點工作方案研討。

　　3. 對公司建議。

　　3

　　公司經濟活動分析會議

　　總經理

　　每月15日下午

　　2:00~4:00

　　1.對上個月財務管理、資金使用、經濟效益情況給予匯報分析。

　　2.下個月資金計劃

　　及調配使用。

　　總經理

　　副總經理

　　財務部經理

　　總經理秘書(記錄)

　　4

　　各部門月度工作例會

　　各部門經理

　　每月28日下午

　　2:00~4:00

　　1.上個月工作中存在問題及解決方案。

　　2.下個月重要工作,方案研討。

　　3.對公司建議。

　　各部門員工

　　每月29日交會議紀要到人事行政部

　　5

　　各部門周度工作例會

　　各部門經理

　　每周五下午

　　2:00~4:00

　　1.上周工作中存在問題及解決方案。

　　2.下周重點工作方案研討。

　　3.對公司建議。

　　每周一交會議紀要到人事行政部

　　(1)會前準備:

　　包括議題、主持人、記錄人、將要下發的文件、有準備發言,對會議進程的預測和對策。

　　議題:不要多于三個。

　　主持人:主管級以上管理人員(不同層級會議)

　　記錄人由主持人委派,即各部門文員,總經理會議有總經理秘書,行政例會有行政秘書。

　　將下發的文件要做到準確,有錯誤在會前要經過修改。

　　文件要按照與會人數復印,不要造成開會中途文件準備不全。

　　要預先考慮到保密程序。

　　(2)會議通知:

　　根據會前準備擬定會議通知。

　　會議通知包括:會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料,以及通知發放方法和途徑。

　　3、會議紀要

　　由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議,不記討論過程,個別重要語句可記。

　　會議紀要一定要有執行人和完成時間。

　　會議紀要整理后要由會議主持人簽發。

　　如果是連續性會議(如例會),會議上要總結上次會議決議的執行情況。

　　"會議的成果,凝固在會議紀要的決議中。"

　　會議紀要格式如下:

　　會議紀要

　　**M字[年份]第 號

　　會議名稱:

　　地點:

　　時間:

　　主持人:

　　記錄人:

　　參加人:

　　缺席:

　　序號

　　決議

　　執行人

　　協作人

　　完成時間 簽發人：

　　3、公文

　　批閱文件:

　　批閱文件,下達書面指示是重要的指揮方法之一。

　　呈報文件:

　　按文件呈報程序向有關負責人呈報,呈報時間和批復時間要做記錄。

　　只能有一個人呈報,可以抄送其他人。

　　批閱文件的處理形式:

　　三種處理形式:發回、批轉、留中。

　　A.發回即發回給呈報人執行(或否)。

　　B.批轉即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。

　　C.留中有兩種情況:

　?、僮鰹橘Y料收存。

　?、跁翰惶幚?文件暫不處理的決定要及時通知呈報人)。

　　公司中常用的文件:

　　公司內部日常事務文件,是一種信息決策、執行配合、審批手續、立此存照、公務聯系、宣傳教育、工作依據、規范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。

　　常使用的公文種類有:

　　計劃、通知、總結、報告、簡報、章程、辦法、規則、準則、守則、備忘錄、函等等。

　　公文格式:

　　1)標題:應當準確簡要概括公文的主要內容,一般應標明發文部門和公文種類。

　　2)簽發人:發到哪一級的公文,應注明簽發人。

　　3)主送部門:即負責承辦的受文單位。

　　4)正文:由開頭、主題、結尾三部分組成,或由依據、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號精確無誤,篇幅短小,一目了然。

　　5)發文部門落款:俗稱"下款"。發文部門應寫部門全稱或規范化簡稱,幾個

　　部門聯合發文,將主辦部門排在前面。

　　6)發文時間:用公元,小寫漢字數碼,不能省略"年"、"月"、"日",也不能

　　省略數字。一個部門單獨成文的,按簽發人簽發的日期;幾個部門聯合制發的,按最后一個部門的簽發人的簽發日期。

　　為了便于本公司的文件管理,現將各部門的文件統一編制文件頭,請各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發出文件:

　　總經辦 **總 字[年份]第 號

　　策劃部 **策 字[年份]第 號

　　銷售部 **售 字[年份]第 號

　　設計部 **設 字[年份]第 號

　　開發部 **開 字[年份]第 號

　　人事行政部 **人 字[年份]第 號

　　財務部 **財 字[年份]第 號

　　工程部 **工 字[年份]第 號

　　裝修部 **裝 字[年份]第 號

　　總工室 **總工 字[年份]第 號

　　預決算部 **預 字[年份]第 號

　　物業管理部 **物 字[年份]第 號

　　R-報告 P-計劃 N-通知 M-會議紀要 O-其它

　　因企業經營管理中心和工程管理中心隸屬總經辦,其發文落款需注明相應名稱。

　　例如:總經辦發出一份通知,那么其文件的編號為"**總N字[20**]第001

　　號"。[ ]中填寫的是年份,"第"和"號"之間填寫的是第幾號文件。

　　5)附件:補充說明主題內容的附件,與正文構成一份完整的文件。

　　6)印章:公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應與印章一致,否則失去法定存在權。

　　公文的撰寫程序:

　　撰寫公文時所要遵守的一定的程序,專指公文的制作流程,基本程序有:

　　1)交擬

　　2)擬稿

　　3)核稿

　　4)繕校

　　5)簽發

　　6)用印

　　7)封發

　　公文的發文程序:

　　1)審核:公司各部門發文必須經人事行政部審核后才可簽發

　　2)簽發

　　3)用印

　　4)分發

　　5)立卷

　　6)歸檔

　　7)銷毀

　　公文的收文程序:

　　1)傳遞

　　2)簽收

　　3)登記

　　4)分發

　　5)催辦

　　6)查辦

　　7)立卷

　　8)歸檔

　　9)銷毀

　　簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。

　　五、垂直指揮系統的重要法則

　　1、不間斷

　　公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。

　　時間不間斷。

　　最高決策不間斷。

　　指揮渠道不間斷。

　　2、及時

　　決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。

　　領導做出決定要有時限,任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。

　　3、前后一致

　　領導人在進行指揮的時候:

　　要考慮到同類事情的連續性。

　　要考慮到領導者本人的連續性。

　　要考慮到換屆負責人之間的連續性,在這一條上,基本原則是人換法不換。

　　公司不同部門之間的一致性:

　　凡出現不一致的情況,要有以下三點:

　　A.原則

　　B.內容

　　C.轉換時間

　　4、確保執行

　　確保能執行,確保已執行。

　　凡不能執行的命令不要下,這就是可行性的問題。

　　5、可監督

　　命令下達后要有有效的監察手段。

篇3：房地產公司垂直指揮管理系統

一、垂直指揮系統的依據
垂直指揮系統以組織系統表(機構圖)為序列,以崗位描述為依據。

二、垂直指揮的原則
(一)服從指揮的原則
沒有服從,就沒有管理。
在一般情況下,下級無權判斷上級的對錯,上級的對錯由上級的上級來裁定。

(二)一個上級的原則(指揮行為)
每個崗位、每個人只有一個上級,只服從一個上級的指揮,只向一個上級報告。

(三)逐級的原則
上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。
下列情況,可以越級指揮:
1)緊急情況
上級領導沒有找到他的直線下級,不能眼看著損失發生,即可越級指揮。
2)直接下屬表示或實際上不服從指揮
直接下屬用::種種理由不貫徹執行上級的指示,任何領導都有權越級直接指揮。這種情況發生后,直接下級應該表示自己錯了或辭職。
3)下級無力完成上級安排的任務
4)必要的情況下,進行整體指揮
下級對上級可以越級申訴,不能越級報告。
申訴和報告的界定是:
報告是在正常情況下,向直接上級請示工作取得指示。
申訴是告狀。
申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。
1)上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。
2)上級有重大出賣和危害公司的行為。
3)上級濫用職權,對申訴者有重大不公正的行為。
以上三種情況,如果屬實,即可成立。如屬誣告,申訴者必須對此負責。

三、垂直指揮的類型
1、單向指揮
只與單個的直接下級有關。
2、多項指揮
與兩個或兩個以上直接下級有關。
3、整體指揮
命令同時發給下屬各級人員。也就是說,命令內容與各級下屬都有關聯。
例:總經理宣布調整工資方案。
4、在緊急情況下的現場指揮

四、垂直指揮的常用形式
1、命令
命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。
口頭命令主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現的命令方式。
書面命令主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令,往往顯得比較嚴肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來的問題。
命令人:
即接受命令的執行人,也就是讓誰去完成任務。
命令內容:
即讓某個人去干什么工作,包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。

完成的標準:
也就是說該項任務要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規標準和特定標準。
常規標準即公司已做好的規定或工作標準--下令時不用講明,可以強調。
特定標準指沒有先例或未做規定的工作標準--下令時必須講明。
完成的標志:
驗收合格,交回令簽。
復命的時限和方式:
在什么時間以前,用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。

四小時復命制:
對任何命令不管完成與否,都要在規定時間內復命,如執行人在執行開始后發現有
困難或阻力,應努力::去克服;如確實有不可克服的困難,執行人無法按時、按標準完成,要立即向下命令者復命,講明不能完成任務的困難或原因。如已完成任務,也要復命。"立即":我們規定為不得超過四小時,這就叫"四小時復命制"。
這條規定特別重要。不能完成任務的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務的完成或取得下命令人的幫助,及時克服困難完成任務。無論出于什么原因,在發現不能執行命令以后,沒有向下命令人復命,延誤了工作,要由受命令人負責。

命令時的語言要求:
A.簡煉、準確、不需要形容和描繪。
B.使用專業術語,概念清楚,盡可能排除誤解。
C.有可操作性。
D.保證傳達渠道暢通無誤。

2、會議
會議經常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短,并能解決實際問題。
***房地產開發有限公司會議種類

(1)會前準備:
包括議題、主持人、記錄人、將要下發的文件、有準備發言,對會議進程的預測和對策。
議題:不要多于三個。
主持人:主管級以上管理人員(不同層級會議)
記錄人由主持人委派,即各部門文員,總經理會議有總經理秘書,行政例會有行政秘書。
將下發的文件要做到準確,有錯誤在會前要經過修改。
文件要按照與會人數復印,不要造成開會中途文件準備不全。
要預先考慮到保密程序。

(2)會議通知:
根據會前準備擬定會議通知。
會議通知包括:會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料,以及通知發放方法和途徑。

3、會議紀要
由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議,不記討論過程,個別重要語句可記。
會議紀要一定要有執行人和完成時間。
會議紀要整理后要由會議主持人簽發。
如果是連續性會議(如例會),會議上要總結上次會議決議的執行情況。
"會議的成果,凝固在會議紀要的決議中。"

會議紀要格式如下:
會議紀要
**M字[年份]第號
會議名稱:
地點:
時間:
主持人:
記錄人:
參加人:
缺席:

序號	決議	執行人	協作人	完成時間

簽發人：
3、公文
批閱文件:
批閱文件,下達書面指示是重要的指揮方法之一。
呈報文件:
按文件呈報程序向有關負責人呈報,呈報時間和批復時間要做記錄。
只能有一個人呈報,可以抄送其他人。

批閱文件的處理形式:
三種處理形式:發回、批轉、留中。
A.發回即發回給呈報人執行(或否)。
B.批轉即被呈送人不能做出決定則批轉給有關負責人。
C.留中有兩種情況:
①做為資料收存。
②暫不處理(文件暫不處理的決定要及時通知呈報人)。

公司中常用的文件:
公司內部日常事務文件,是一種信息決策、執行配合、審批手續、立此存照、公務聯系、宣傳教育、工作依據、規范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。
常使用的公文種類有:
計劃、通知、總結、報告、簡報、章程、辦法、規則、準則、守則、備忘錄、函等等。

公文格式:
1)標題:應當準確簡要概括公文的主要內容,一般應標明發文部門和公文種類。
2)簽發人:發到哪一級的公文,應注明簽發人。
3)主送部門:即負責承辦的受文單位。
4)正文:由開頭、主題、結尾三部分組成,或由依據、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號精確無誤,篇幅短小,一目了然。
5)發文部門落款:俗稱"下款"。發文部門應寫部門全稱或規范化簡稱,幾個
部門聯合發文,將主辦部門排在前面。
6)發文時間:用公元,小寫漢字數碼,不能省略"年"、"月"、"日",也不能
省略數字。一個部門單獨成文的,按簽發人簽發的日期;幾個部門聯合制發的,按最后一個部門的簽發人的簽發日期。
為了便于本公司的文件管理,現將各部門的文件統一編制文件頭,請各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發出文件:
總經辦**總字[年份]第號
策劃部**策字[年份]第號
銷售部**售字[年份]第號
設計部**設字[年份]第號
開發部**開字[年份]第號
人事行政部**人字[年份]第號
財務部**財字[年份]第號
工程部**工字[年份]第號
裝修部**裝字[年份]第號
總工室**總工字[年份]第號
預決算部**預字[年份]第號
物業管理部**物字[年份]第號
R-報告P-計劃N-通知M-會議紀要O-其它
因企業經營管理中心和工程管理中心隸屬總經辦,其發文落款需注明相應名稱。
例如:總經辦發出一份通知,那么其文件的編號為"**總N字[20**]第001
號"。[ ]中填寫的是年份,"第"和"號"之間填寫的是第幾號文件。
5)附件:補充說明主題內容的附件,與正文構成一份完整的文件。
6)印章:公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應與印章一致,否則失去法定存在權。

公文的撰寫程序:
撰寫公文時所要遵守的一定的程序,專指公文的制作流程,基本程序有:
1)交擬
2)擬稿
3)核稿
4)繕校
5)簽發
6)用印
7)封發

公文的發文程序:
1)審核:公司各部門發文必須經人事行政部審核后才可簽發
2)簽發
3)用印
4)分發
5)立卷
6)歸檔
7)銷毀

公文的收文程序:
1)傳遞
2)簽收
3)登記
4)分發
5)催辦
6)查辦
7)立卷
8)歸檔
9)銷毀
簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。

五、垂直指揮系統的重要法則
1、不間斷
公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。
時間不間斷。
最高決策不間斷。
指揮渠道不間斷。
2、及時
決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。
領導做出決定要有時限,任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。
3、前后一致
領導人在進行指揮的時候:
要考慮到同類事情的連續性。
要考慮到領導者本人的連續性。
要考慮到換屆負責人之間的連續性,在這一條上,基本原則是人換法不換。
公司不同部門之間的一致性:
凡出現不一致的情況,要有以下三點:
A.原則
B.內容
C.轉換時間
4、確保執行
確保能執行,確保已執行。
凡不能執行的命令不要下,這就是可行性的問題。
5、可監督
命令下達后要有有效的監察手段。