集團及子公司辦公用品管理制度

　　未規范辦公用品采購、分配、保管、使用、轉移程序，確保集團資產的安全與完整，提高使用效益，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　(一)本制度適用于集團及各分子公司。

　　(二)本制度所指辦公用品是指企業擁有的單位價值500元以下、使用期限在一年以內、不作為固定資產核算的辦公用品用具、食堂宿舍用品、勞保用品、保潔用品、福利用品及煙酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生產一線使用的原材料、耗材不在本制度管轄范圍。

　　(三)本制度辦公用品的范圍不同于稅法、會計準則的規定。財務部門記賬、報稅應按照會計準則及稅法相關規定執行。

　　(四)不論通過何種渠道、何種經費取得的辦公用品，包括接受贈送、以投資形式轉入的固定資產均適用于本制度。

　　二、相關部門職責：

　　(一)行政部門作為辦公用品的統一管理部門，在集團財務的指導下，具體負責辦公用品的采購和管理，并監督、指導各相關部門使用辦公用品。

　　(二)辦公用品財務記賬、費用分攤由財務部門負責。

　　三、辦公用品采購

　　(一)采購與管理分開，雙人負責。

　　(二)行政部應建立常用辦公用品參考價目表。

　　(三)辦公用品采購程序：

　　1、行政部辦公用品管理員每月25日前下發《辦公用品需求統計表》。各部門根據需要填寫辦公用品需求，經部門負責人簽字后于月底前報行政部。

　　2、行政部辦公用品管理員每月底前統計匯總各部門辦公用品需求情況，結合庫存情況核定采購數量，制作《月度辦公用品采購清單》。

　　3、《月度辦公用品采購清單》經行政經理簽字后由交采購員進行采購。

　　4、采購員接到《月度辦公用品采購清單》后應在三個工作日內完成采購。在規定時間內無法完成采購的，應及時通知申報部門，以便其提前規劃工作。常用辦公用品采購應建立供應商名錄，以便進行追溯。專業性或緊急辦公用品采購，可由行政部授權申報部門自行采購，行政部進行監督。

　　5、采購員將辦公用品采購回來后與辦公用品管理員進行交接。辦公用品管理員須認真清點辦公用品數目、型號，清點無誤后填寫入庫單，兩人共同在入庫單上簽字。入庫單一式兩聯，一份由辦公用品管理員留存，一份由采購員報銷時作為附件交財務部門記賬。

　　6、采購員憑發票、采購清單及辦公用品管理員簽字的入庫清單，經逐級審批后報銷采購費用。

　　7、計劃外采購由各部門提報采購清單，經行政經理簽字后交采購員進行采購，并按上述程序履行入庫和報銷程序。

　　四、辦公用品管理和領用

　　(一)辦公用品管理員應建立辦公用品臺賬，詳細登記各類辦公用品的名稱、型號、數量、采購及領用情況。

　　(二)員工領用辦公用品，須填寫《辦公用品/煙酒領用登記表》，履行審批程序后方可領用。辦公用品領取須由本人簽字領取(副總以上可由行政部代簽代領)，領用人即為保管人，負有妥善保管和合理使用的責任。多人合用的辦公用品，部門負責人為保管責任人。

　　(三)辦公用品發放原則上應以舊換新。對于確實無法以舊換新的，行政部將結合辦公用品的可用時間，參照領用記錄等綜合確定是否發放。行政部有權對不合理的領用要求給予拒絕。各類辦公用品領用原則如下：

　　辦公用品類

　　辦公用品名稱及分類

　　限領用頻次批準人

　　備注說明

　　碳素筆、圓珠筆、筆芯、軟抄等一次性消耗品

　　個人必備的辦公用品，1個/月/人

　　期間可憑損壞或耗盡的同類辦公用品更換，不限次硒鼓、墨盒、色帶、打印紙、鉛筆、橡皮、回形針、大頭針、訂書針、膠帶、膠水、檔案袋、抽桿夾、紐扣袋、拉鏈袋、紙杯、復寫紙、印油、傳真紙、照片紙、雙面膠、文件夾、票據夾、鑰匙盤、檔案盒、電池、信封、裝訂耗材、賬冊、賬本、賬皮、賬芯、憑證、單據、請柬、獎狀、垃圾袋、尺、板夾、長尾夾等一次性消耗品

　　可以共用的或部分崗位專用的、不能確定數量的辦公用品，按需領用

　　部門經理須注意比對上次領用時間，能夠以舊換新的盡量以舊換新，控制一次領用數量

　　電話機、計算器、訂書器、鼠標、鍵盤、U盤、插排、號碼機、資料架、激光筆、美工刀、印臺、杯托、鼠標墊、剪刀、筆筒、垃圾筐等小件耐用品

　　小件耐用品，原則上以舊換新;1年內不得重復領用;部門經理可憑損壞或耗盡的同類辦公用品更換，須注意檢查損壞原因，人為損壞須追責移動硬盤、飲水機、裝訂機、塑封機、打孔機、白板、錄音筆等大件耐用辦公用品

　　大件耐用品，共用為主，原則上不得重復領用

　　常務副總明確保管人

　　煙酒類

　　類別

　　內部或工程招待

　　一般業務

　　重要業務

　　煙

　　酒煙

　　酒

　　煙

　　酒

　　品種明細

　　黃金葉白塔

　　水晶41

　　老白干380老白干480古貝春

　　玉溪

　　玉尊

　　軟中華蘇煙

　　王牌極品39

　　審批權限

　　常務副總

　　總裁

　　(四)各部門應建立各崗位員工辦公用品配備清單。新員工入職，行政部憑人事部門出具的新員工入職證明為新員工配備辦公用品。

　　(五)辦公用品管理實行采購、發放兩條 線管理。采購的辦公用品必須先由辦公用品管理員驗收入庫，后領用。嚴禁自采、自發、自用。

　　(六)常用辦公用品應保持一定的庫存(一般為一個月的使用量);辦公用品入庫后應分類存放，做到類別明細、擺放有序，防蟲防鼠防潮。

　　(七)辦公用品管理員至少每月對庫存辦公用品盤點一次，并與辦公用品賬目進行核對，做到賬物相符。

　　(八)辦公用品管理員每月統計匯總各部門辦公用品領用情況，經各部門負責人簽字后交財務部門進行費用分攤。

　　(九)員工如發生工作調動或離職等情況，辦公用品管理員負責監督員工按規定進行辦公用品交接，將個人領用的耐用辦公用品(非一次性消耗品)交回行政部。部門內部需要繼續留用的，或多人合用的辦公用品，應及時變更使用人。

　　(十)辦公用品需要維修、維護的，應報行政部，由行政部統一安排;對于非正常損壞的辦公用品，由損壞人/使用人照價賠償。

　　(十一)測量儀器等納入固定資產進行管理。測量儀器日常由行政部負責保管。各單位如有需要時，填寫測量儀器借用登記表，從行政部借用測量儀器。借用完畢，及時歸還，并從借用登記表上注銷。

　　附：辦公用品管理流程

　　任務名稱

　　責任標準

　　備注

　　采購1、各部門每月25日提交采購《辦公用品需求統計表》。

　　2、行政部匯總采購需求，月底前編制完成《月度辦公用品采購清單》并報行政經理批準。

　　3、采購員按照采購清單于三個工作日內完成采購;特殊情況及時與提報部門溝通。

　　4、急需物品或專業性物品，授權提報部門自行采購，行政部進行監督。

　　入庫1、采購到位，采購員與管理員進行交接;

　　2、清點核對無誤，管理員填寫入庫單雙方簽字后辦理入庫手續。

　　3、專業性設備還需經申報部門驗收符合設計性能方可入庫;

　　領用1、領用人填寫《辦公用品領用登記表》。

　　2、管理員發放辦公用品。

　　3、員工離職、調動等，耐用辦公用品(非一次性消耗品)收回或移交。

　　維修維護5、使用部門通知行政部;

　　6、行政部了解情況或現場查看;7、行政部安排維修;

　　8、專業設備由行政部授權使用部門聯系維修，并進行監督。

　　庫存管理1、常用辦公用品應保持一定的合理庫存(一般為一個月用量);2、每月至少進行一次盤點，盤點表報行政經理;

篇2：科技公司辦公用品管理制度

　　某科技公司辦公用品管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。

　　第二條 本規定中的辦公用品包括：

　　公司給員工個人配置的通訊工具(手機、BP機)、辦公桌椅、電話機和員工日常工作所需的辦公文具。

　　公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。

　　公司公用的辦公設備，如公共區域的傳真機、打印機、復印機等。

　　公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。

　　第二章 個人辦公用品的管理

　　第三條 公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。

　　第四條 員工日常辦公用品的領用：

　　公司員工領用辦公用品須至行政部填寫"辦公用品領用登記"。

　　公司員工應當自覺愛護公司財產;節約使用辦公用品。

　　第三章 部門辦公用品的管理

　　第五條 除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。

　　第六條 部門申請購買辦公用品的程序：

　　第一步：部門經理填寫《辦公用品申請表》;

　　第二步：交于公司行政部(分公司則交于分公司行政，由其統一傳真至上海行政部);

　　第三步：上海行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核準，上報董事長;

　　第四步：董事長簽核;

　　第五步：上海行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理(分公司則反饋給分公司行政)。

　　第七條 部門辦公用品領用之后，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。

　　第四章 公共辦公用品的管理

　　第八條 公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。

　　第九條 公司所有員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印避免浪費。對于公司內部文件資料，提倡使用二手紙。

　　第十條 員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部或公司網管報修。

　　第五章 附則

　　第十一條 公司根據辦公用品使用人追究損壞賠償責任。

　　第十二條 本規定由公司行政部負責解釋，自頒布之日起實施。

篇3：某醫院辦公用品管理制度

　　醫院辦公用品管理制度

　　1、目的

　　為規范辦公用品采購與管理流程，保證部門(科室)申請的辦公用品得到有效利用，避免出現閑置、浪費現象，制定本制度。

　　2、適用范圍

　　2.1本制度適用于辦公用品與低值辦公設備的管理。

　　2.2辦公用品分為一次性使用物品(如簽字筆、鉛筆、膠棒、筆記本、色帶等)與可重復使用的物品(如筆筒、剪刀、訂書機、文件夾等)兩大類。

　　2.3低值辦公設備是指掃描儀、噴墨打印機、傳真機、電話等購置金額小于1000元(含)的辦公設備。

　　3、原則

　　3.1采購前貨比三家，購買價廉物美的商品。

　　3.2先申請，后領用，庫存最少的原則。

　　4、職責部門

　　4.1院辦(人事行政部、后勤)指定專人(以下簡稱“采購專員”)負責醫院辦公用品采購與管理工作;

　　4.2院辦(人事行政部、后勤)負責人(以下簡稱“采購主管”)負責審批各部門辦公用品申領計劃及匯總分析辦公費用使用情況，向上級領導匯報。

　　4.3采購專員負責匯總各部門(科室)的辦公用品申領計劃，經采購主管批準后集中購買并發放;負責辦理采購報銷手續;負責核算各部門(科室)辦公費用，按月上報采購主管。

　　4.4部門(科室)指定專人(下簡稱“部門文秘”)負責本部門(科室)辦公用品的申請、領用與《部門辦公用品臺帳》的日常管理。

　　5、工作程序

　　5.1申請

　　5.1.1部門文秘每月末匯總本部門(科室)對辦公用品的需求，填寫《辦公用品申領表》并交至采購專員。

　　5.2采購

　　5.2.1采購專員匯總各部門(科室)上報的辦公用品申請計劃，針對采購項目向供貨方詢價，經采購主管審批簽字后，進行集中采購(采購期間一般為三天之內);辦公設備采購需報總經理(院長)審批。

　　5.2.2辦公用品采購金額超過1000元(單件價格，含)時，需報總經理(院長)審批。

　　5.3入庫及領用

　　5.3.1采購專員完成采購后，根據采購項目明細單逐項辦理入庫手續;

　　5.3.2入庫完成后，采購專員通知部門文秘領取所申請的辦公用品;

　　5.3.3部門文秘根據申領明細在部門(科室)內發放物品，按照領用情況分別登記《部門辦公用品臺賬》(，并對“需歸還類”(可重復使用)物品做出標記。辦公用品領用人需在《部門辦公用品臺帳》本人頁上簽字確認。

　　5.4配發

　　5.4.1新員工入職時配發的辦公用品一般包括簽字筆、筆記本、筆筒、文件夾、文件架各一件，其它因公必備辦公用品按需申領。

　　5.4.2對于每人每月必須定額發放的必備用品(如勞保用品等)，可以根據實際情況及匡算量每月一次性配發，以減少申請程序。

　　5.5返還

　　5.5.1部門(科室)出現領用量剩余或不再使用的物品時，需退還采購專員辦理核銷，沖抵本部門(科室)辦公費用;

　　5.5.2員工離(調)職時，m.airporthotelslisboa.com需提取《部門辦公用品臺賬》的本人頁到院辦(人事行政部、后勤)辦理“需歸還類”辦公用品的返還手續。

　　5.5.3需歸還辦公用品在正常使用情況下損壞，可到采購專員處以舊換新;如丟失則應由領用人按用品的采購價格予以賠償。

　　5.6保管

　　5.6.1采購專員需清楚掌握辦公用品庫存情況，并經常整理，保證物品不受侵蝕。

　　5.7盤點

　　5.7.1采購專員應定期盤點辦公用品庫存(根據庫存大小自行安排盤點周期，一般每月進行一次)。盤點要求作到賬物相符，如果不一致必須查找原因，經采購主管批準后調整賬目，使兩者一致。

　　5.8費用結算

　　5.8.1采購專員每月第一周應將上月發生的辦公用品采購、發放情況及分攤的費用匯總成表，上報采購主管審批后辦理付款手續。