P物業合同管理作業指導書

　　1.目的：明確合同管理責任、規范各類合同的管理。

　　2.適用范圍：適用于公司各部門。

　　3.定義

　　3.1采購合同：以公司或部門為甲方的物資采購、服務分包、工程分包等合同。

　　3.2服務合同：以公司或部門為乙方的、提供服務的合同。

　　3.3勞動合同：以公司為甲方的勞動用工合同。

　　4.職責

　　4.1人力資源部負責勞動合同的簽訂。

　　4.2營運管理部負責公司業務設備設施及工具等統一采購合同的簽訂。

　　4.3市場發展部負責公司服務合同的簽訂。

　　4.4總裁辦公室負責公司其他合同的簽訂。

　　4.5部門經理負責以部門名義簽訂的合同的簽訂。

　　5.方法與過程控制

　　5.1合同內容：

　　5.1.1合同內容要完整、具體、明確，必須符合雙方營業執照規定的業務范圍、權限和期限，不違反國家法律法規和政策規定，合同簽約手續完備、合法。

　　5.1.2合同內容一般應包括：

　　a) 合同雙方的名稱和地址;

　　b) 合同標的、數量;

　　c) 價款或報酬以及付款方式;

　　d) 質量及售后服務要求;

　　e) 履約期限、地點、方式;

　　f) 合同雙方權利和義務;

　　g) 違約責任及解決爭議的方法等。

　　5.1.3合同樣本須由總裁辦公室進行條款審核，以免因條款描述不清而導致合同無法有效執行。

　　5.2合同期限：采購合同的合同期最多為1年，以利于定期進行評估，其他合同視情況確定合同期限。

　　5.3履約方資質：對于采購合同，在合同正式簽約前，須要求對方提供加蓋公章的營業執照、相關資質證書、技術許可證書等復印件，并審查該公司的履約資格、履約能力、資信情況及公司背景等，以保證合同能夠有效執行。

　　5.4合同簽字：

　　5.4.1以公司名義簽訂的合同由雙方公司法人代表簽字，如任何一方法人代表無法簽字，須開具《法人代表證明書》、《法人授權委托證明書》授權相關人員簽字。

　　5.4.2以部門名義簽訂合同由部門經理簽字，如部門經理無法簽字，須委托直屬上級代理簽字，不得向下授權代理簽字。

　　5.4.3以部門名義簽訂的合同須加蓋部門公章，方為有效。若合同標的在5萬元以上(含5萬元)，必須加蓋公司公章或公司合同專用章方為有效。

　　5.4.4質量體系文件規定的格式化合同或協議(租賃合同、車輛停放協議)由部門經理負責簽訂，或以書面授權形式，指定專人負責簽訂。

　　5.5合同保管：

　　5.5.1總裁辦公室負責保管蓋有公司公章或公司合同專用章的一份合同正本。

　　5.5.2財務管理部負責保管所有合同副本，以便于款項處理;

　　5.5.3人力資源部負責保管公司的一份勞動合同正本，員工本人在《勞動合同發放登記表》上簽字后，領取本人的一份勞動合同正本。

　　5.5.4合同保管部門或責任人須將所保管的合同統一編號，并登記在《合同登記表》上，對于已簽訂而未及時交回正本的合同，要根據《印鑒、證照使用申請表》的記錄及時追回。

　　5.5.5合同保管須將合同正本、合同附件、《法人代表證明書》、《法人授權委托證明書》、履約方的資質、《合同評審記錄表》、《分承包方評估表》原件、郵件批轉記錄原件等共同存檔。

　　5.5.5各部門負責保管由部門簽訂的合同及協議的正本，同時負責保管與部門相關的公司合同的副本。

　　5.5.6以公司名義簽訂的合同失效后至少保存2年，以部門名義簽訂的合同失效后至少保存1年。

　　5.6合同查閱：

　　5.6.1公司合同只限部門經理以上人員及相關授權人員查閱，查閱時須向總裁辦公室申請，在《借閱登記表》上登記并由相關人員審批后方可查閱。

　　5.6.2部門合同只限該項工作負責人員查閱，查閱時須在《借閱登記表》上登記，報部門經理審批后方可查閱。

　　5.6合同保密

　　5.6.1公司的各類合同需嚴格保密，任何人不得私自復印合同，如須復印合同文本，須由部門經理審批，由合同保管人員進行復印，在《合同登記表》備注欄內注明復印時間、復印份數、復印要求人等。

　　5.6.3 有權查閱合同的人員需對合同內容負保密責任，如有泄密行為，追究當事人責任。

　　6.質量記錄表格

　　*Z-CQ04-01-F1 《合同登記表》

　　HR-CQ01-05-F4 《勞動合同簽收備案表-之平》

　　*Z-CQ01-03-F3 《借閱登記表》

篇2：Z地產公司合同管理作業指導書

　　Z地產公司合同管理作業指導書

　　1.0目的

　　為規范公司服務合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，結合公司實際情況，制訂本制度。

　　2.0范圍

　　本制度適用于公司及所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等，包括勞務派遣合同、人事代理合同等。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責公司所有服務合同及協議的審批；

　　3.2市場部負責各類服務合同及協議的管理工作，具體職責是：

　　3.2.1負責各類勞務派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜，并根據公司法定代表人的授權，與新客戶簽訂服務合同或服務協議；

　　3.2.2負責各類勞務派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查；

　　3.2.3負責提醒相關項目部到期合同信息，以及合同續簽、新舊合同替換等事宜；

　　3.2.4負責各類服務合同的檔案管理；

　　3.2.5負責本制度的監督、執行等。

　　4.0操作程序或步驟

　　4.1合同的簽訂

　　4.1.1合同的主體

　　1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。

　　2)訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。

　　3)公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。

　　4.1.2合同的形式

　　1)訂立合同，應當采用書面形式。

　　2)“書面形式”是指服務合同、補充協議、公文信件、數據電文（包括傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　4.1.3合同的內容

　　1)當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致；

　　2)合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，服務合同應約定詳細的服務內容及要求，對合同標的無法以文字描述的應將圖、表等作為合同的有效附件；

　　3)數量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年服務合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如錄用單、發票等）；

　　4)價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付；

　　5)履行期限、地點和方式：履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；

　　6)合同的擔保：合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續；

　　7)合同的解釋：合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋；

　　8)保密條款：對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任；

　　9)合同聯系制度：履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度；

　　10)違約責任：根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性；

　　11)解決爭議的方式：可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。

　　4.1.4簽訂合同的工作程序

　　1)簽訂合同前，市場部主辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1.1條對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。

　　2)由市場部主辦人員或總經理指定責任人員與對方當事人商談后擬好服務合同條款，報總經理審批，加蓋合同專用章，合同編號由市場部統一編制；必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。

　　3)合同正式簽訂后，合同正本由市場部統一保管，合同副本加蓋副本章后，由實際操作的項目組負責保管。

　　4.2合同的變更、解除

　　4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內作出書面答復。

　　4.2.2變更或解除服務合同或服務協議的，應當采用書面形式。

　　4.3合同的履行

　　4.3.1公司及所屬各公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。

　　4.3.2在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。

　　4.3.3在履行合同過程中，經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司辦公室處理，并報總經理:

　　1)經營狀況嚴重惡化；

　　2)轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；

　　3)喪失商業信譽；

　　4)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

　　4.4經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

　　4.4.1合同雙方在履行過程中發生糾紛時

，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決；

　　4.4.2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，并擬定處理意見，報總經理決定。

　　4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報總經理。

　　4.4.4對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告總經理。

　　4.5合同的日常管理

　　4.5.1市場部全面負責公司的各類服務合同及協議的日常管理。

　　4.5.2公司的合同專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚，分別編號。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當地公安機關報案，并登報聲明。

　　4.5.3已簽訂的服務合同（包括新合同及續簽合同），簽回前由市場部人員跟蹤并記錄。

　　4.5.4服務合同簽回后，由市場部統一錄入《客戶合同協議一覽表》及《正本合同總目錄》，將新合同存入正本存檔，同時替換過期合同；過期合同資料錄入《過期合同目錄》，并根據記錄收回過期合同副本，在總經理簽字之后予以銷毀。

　　4.5.5服務合同副本加蓋副本章后，交相關項目負責人員與財務部，由市場部做好相關記錄。

　　4.5.6合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經總經理辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，總經理辦公室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。

　　4.6考核與獎懲

　　4.6.1公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。市場部負責本制度執行情況的監督考核。

　　4.6.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

　　4.6.3合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

　　1)未經授權批準或超越職權簽訂合同；

　　2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；

　　3)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

　　4.6.4合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：

　　1)因工作過失致使公司被詐騙；

　　2)公司履行合同未經對方當事人確認；

　　3)遺失重要證據；

　　4)發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

　　5)合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告；

　　6)其他違反公司相關制度的。

　　4.6.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

　　5.0相關文件

　　5.1糾正及預防措施程序（暫缺）

　　5.2

　　6.0工作記錄表單

　　6.1客戶合同協議一覽表

　　6.2正本合同總目錄

　　6.3過期合同目錄

　　編制部門

　　編制人/日期

　　審核人/日期

　　批準人/日期

篇3：Z地產公司合同管理作業指導書

　　Z地產公司合同管理作業指導書

　　1.0目的

　　為規范公司服務合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，結合公司實際情況，制訂本制度。

　　2.0范圍

　　本制度適用于公司及所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的各類合同、協議等，包括勞務派遣合同、人事代理合同等。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責公司所有服務合同及協議的審批；

　　3.2市場部負責各類服務合同及協議的管理工作，具體職責是：

　　3.2.1負責各類勞務派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜，并根據公司法定代表人的授權，與新客戶簽訂服務合同或服務協議；

　　3.2.2負責各類勞務派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查；

　　3.2.3負責提醒相關項目部到期合同信息，以及合同續簽、新舊合同替換等事宜；

　　3.2.4負責各類服務合同的檔案管理；

　　3.2.5負責本制度的監督、執行等。

　　4.0操作程序或步驟

　　4.1合同的簽訂

　　4.1.1合同的主體

　　1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。

　　2)訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。

　　3)公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。

　　4.1.2合同的形式

　　1)訂立合同，應當采用書面形式。

　　2)“書面形式”是指服務合同、補充協議、公文信件、數據電文（包括傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。

　　4.1.3合同的內容

　　1)當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致；

　　2)合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，服務合同應約定詳細的服務內容及要求，對合同標的無法以文字描述的應將圖、表等作為合同的有效附件；

　　3)數量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年服務合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如錄用單、發票等）；

　　4)價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付；

　　5)履行期限、地點和方式：履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；

　　6)合同的擔保：合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續；

　　7)合同的解釋：合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋；

　　8)保密條款：對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任；

　　9)合同聯系制度：履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度；

　　10)違約責任：根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性；

　　11)解決爭議的方式：可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。

　　4.1.4簽訂合同的工作程序

　　1)簽訂合同前，市場部主辦人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1.1條對對方當事人的有關情況進行審查，并復印對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。

　　2)由市場部主辦人員或總經理指定責任人員與對方當事人商談后擬好服務合同條款，報總經理審批，加蓋合同專用章，合同編號由市場部統一編制；必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。

　　3)合同正式簽訂后，合同正本由市場部統一保管，合同副本加蓋副本章后，由實際操作的項目組負責保管。

　　4.2合同的變更、解除

　　4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規定的期限內作出書面答復。

　　4.2.2變更或解除服務合同或服務協議的，應當采用書面形式。

　　4.3合同的履行

　　4.3.1公司及所屬各公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及時履行其義務。

　　4.3.2在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經對方確認。

　　4.3.3在履行合同過程中，經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司辦公室處理，并報總經理:

　　1)經營狀況嚴重惡化；

　　2)轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；

　　3)喪失商業信譽；

　　4)有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。

　　4.4經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟

　　4.4.1合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決；

　　4.4.2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，并擬定處理意見，報總經理決定。

　　4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報總經理。

　　4.4.4對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告總經理。

　　4.5合同的日常管理

　　4.5.1市場部全面負責公司的各類服務合同及協議的日常管理。

　　4.5.2公司的合同專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚，分別編號。公司的空白合同、授權委托書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當地

公安機關報案，并登報聲明。

　　4.5.3已簽訂的服務合同（包括新合同及續簽合同），簽回前由市場部人員跟蹤并記錄。

　　4.5.4服務合同簽回后，由市場部統一錄入《客戶合同協議一覽表》及《正本合同總目錄》，將新合同存入正本存檔，同時替換過期合同；過期合同資料錄入《過期合同目錄》，并根據記錄收回過期合同副本，在總經理簽字之后予以銷毀。

　　4.5.5服務合同副本加蓋副本章后，交相關項目負責人員與財務部，由市場部做好相關記錄。

　　4.5.6合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經總經理辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，總經理辦公室應在情況發生后一周內書面告知各有關單位。

　　4.6考核與獎懲

　　4.6.1公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。市場部負責本制度執行情況的監督考核。

　　4.6.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

　　4.6.3合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

　　1)未經授權批準或超越職權簽訂合同；

　　2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；

　　3)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

　　4.6.4合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：

　　1)因工作過失致使公司被詐騙；

　　2)公司履行合同未經對方當事人確認；

　　3)遺失重要證據；

　　4)發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

　　5)合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告；

　　6)其他違反公司相關制度的。

　　4.6.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

　　5.0相關文件

　　5.1糾正及預防措施程序（暫缺）

　　5.2

　　6.0工作記錄表單

　　6.1客戶合同協議一覽表

　　6.2正本合同總目錄

　　6.3過期合同目錄

　　編制部門

　　編制人/日期

　　審核人/日期

　　批準人/日期