監理信息資料管理作業指導書（1）

　　監理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平，是項目管理成功與否的關鍵之一，公司在總結1998年以來貫標管理積累的經驗，于20**年頒布的《監理信息管理作業指導書》，規范了監理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作，首先必須根據業主委托的監理工作范圍和內容,建立以監理項目部為處理核心的信息資料管理中心，協調項目業主、承建商，監理三者之間信息流通，收集來自外部環境各類信息，全面、系統處理后，供參建各方處理造價、進度、質量事務時使用，為整個項目建設服務。

　　信息資料管理的日常工作包括：負責規劃建立項目信息資料管理系統，收集信息、信息加工整理和儲存，信息資料檢索和傳遞，實現監理工作本身的自動化，標準化，規范化，系統化的管理，并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學研究院研制開發了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監理》軟件系統，能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環節工作。

　　1規劃建立項目信息資料管理系統

　　信息是不斷流動的，在建設過程中各個環節都有參建各方處理事務的信息產生，只建立監理內部的信息流程是沒有效率的，也不可能收集和處理好監理工作所需要信息，因此必需規劃整個項目信息資料管理系統，確定監理信息分類編碼體系表（詳見附1），對業主、承包商、監理、外部信息進行統一分類，明確各方在信息資料收集方面的職責，同時滿足各方在信息資料使用方面要求。

　　1.1信息收集

　　1.1.1收集項目決策文件及有關資料

　　項目決策文件包括了建設規模、建設布局、質量、進度、投資控制基本要求等基礎性依據，是監理和參建各方對工程實施控制的重要文件，其中包含了許多設計文件的重要依據，指導著整個項目運作方向。

　　1.1.2設計文件及有關資料的收集

　　工程設計文件不僅是施工的依據，而且是監理進行質量、進度、投資控制的重要依據，設計過程中所收集到一些基礎性資料對編制和審核施工組織設計、施工方案有很大幫助。在收集工程設計文件的同時，應收集：

　　初步設計資料。收集初步設計資料重點在：工程項目目的和任務，工程的規模，總體規劃，主要建筑物位置，結構形式和設計尺寸，各種建筑物材料用量，主要技術經濟指標；

　　技術設計資料。技術設計是對初步設計更進一步深化，其中許多資料是對初步設計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料；

　　施工圖設計資料：施工圖作為設計單位最終輸出產品，直接指導項目施工。對施工圖及其有關文件收集和管理，是設計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括：施工總平面圖，建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖，各種專門工程的施工圖以及各種設備和材料的明細表等。在收集設計資料時要收集與設計圖紙和技術說明書同時輸出的概預算資料。

　　1.1.3設備及材料采購工作信息收集

　　對設備及材料采購工作應事先明確其種類、數量、技術性能以及驗收標準、交貨時間、地點和方式等；

　　對設備及材料供應商應事先收集其資質情況、營業執照、生產許可證、生產能力和單位信譽，對特種設備的供應和安裝單位還應收集和審查其設計資格證書或安裝資格證書；

　　對關鍵設備的生產加工還應掌握供應商的制造設備、檢測設備、試驗方法、標準和頻率等制造信息，對上崗操作人員應收集和審查其技能、培訓記錄和相關證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內容；

　　對涉及到高精確度安裝的設備和材料，對零部件的定位質量及其連接和裝配精度的設計要求、安裝要求、成品保護措施和專業工具等信息的收集和協調工作。

　　1.1.4招投標文件及其有關資料收集

　　工程監理合同管理對象不僅是業主與承包商最終簽訂的合同協議書，招投標過程形成的一些文件同樣對業主和承包商有約束力。其中大量有用信息，要在施工期間合同管理過程予以應用。所需收集的信息如下：

　　業主全部"要約"條件：業主所提供的材料供應、設備供應、水電供應、施工道路，臨時房屋、征地情況、通訊條件等等；

　　承包商全部"承諾"條件：承包商投入人力、機械方面情況，工期保證，質量保證，投資保證，施工措施，安全保證等。

　　業主方施工過程信息資料收集

　　業主作為工程項目建設的組織者，在施工中要按照合同文件規定提供相應的條件，并要不時表達對工程各方面的意見和看法，下達某些指令；

　　業主負責部份材料的供應時，需提供材料的品種、數量、質量、價格、提貨地點、提貨方式等信息；

　　業主在建設過程中對各種有關進度、質量、投資、合同等方面的意見和看法，同時也應及時提供甲方的上級單位對工程建設的各種意見和指令。

　　1.1.5承包商施工過程信息資料收集

　　承包商在施工中，現場所發生的各種情況均包含了大量的內容，承包商自身必須掌握和收集這些內容。經收集和整理后，匯集成豐富的信息資料；

　　承包商在施工中必須經常向有關單位，包括上級部門、設計單位、監理單位及其它方面發出某些文件，傳達一定的內容。如向監理單位報送施工組織設計，報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質量問題報告、有關的意見等等。

　　1.1.6監理單位施工過程信息資料收集

　　工地日記，主要包括：現場監理人員的日報表；現場每日的天氣記錄；監理工作記要；其它有關情況與說明等?，F場每日的天氣記錄主要內容為：當天的最高、最低氣溫；當天的降雨、降雪量；當天的風力及天氣狀況；因氣候原因當天損失的工作時間等；

　　周報，總監理工程師應每周向工程項目業主負責人匯報一周內所有發生的重大事件；

　　月報，總監理工程師應每月向業主匯報下列情況：工程施工進度狀況（與合同規定的進度作比較）；工程款支付情況；工程進度拖延的原因分析；工程質量情況與工程進展中主要困難與問題；監理工作總結等；

　　總監理工程師對承包單位的指示，主要內容為：正式函件；日常指示，如在每日的工地協調會中發出的指示；在施工現場發出的指示等；

　　工程質量記錄：主要包括試驗結果記錄及樣本記錄等。

　　1.1.7收集工地會議信息

　　工地會議是監理組織協調工作的一種重要方法，會議中包含著大量的監理信息。工地會議系屬監理工程師行政管理的一部分，它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現場協調會。

　　1.2信息資料的加工整理和儲存

　　監理工程師在施工過程中，依據當時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面：

　　1.2.1依據進度控制信息，對施工進度狀況的意見和指示。監理工程

師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價，包括當月整個工程各方面實際量，實際完成數量與合同規定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后，應分析其原因、存在的主要困難和問題，提出如何解決的意見。

　　1.2.2依據質量控制信息，對工程質量情況的意見和指示。監理工程師應當系統地將當月施工中的各種質量情況，包括現場檢查監理中發現的各種問題、施工中出現的重大事故，對各種情況、問題、事故的處理等情況，除在月報中進行階段性的歸納和評價外，如有必要可進行專門的質量定期情況報告。

　　1.2.3依據造價控制信息，對工程結算情況的意見和指示。工程價款結算一般按月進行，要對投資完成情況進行統計、分析，在統計分析的基礎上作一些短期預測，以便對業主在組織資金方面提出咨詢意見。

　　1.2.4依據合同管理信息，對索賠的處理意見。在工程施工中，由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失，乙方提出索賠要求；或乙方由于違約使工程遭受損失，甲方提出索賠要求。監理工程師可對索賠提出處理意見。

　　1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應用。對有價值的原始資料、資料及經過加工整理的信息，要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種，紙、膠卷和軟盤。

　　1.2.6建立監理工作臺帳，做好監理工作臺帳的管理和審核工作

　　1.3信息資料的檢索和傳遞

　　無論是存入檔案庫還是存入計算機內存的信息、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段，作好編目分類工作。健全的檢索系統可以使報表、文件、資料、人事和技術檔案既保存完好，又查找方便。否則會使資料雜亂無章，無法利用。

　　信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在監理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞，形成各種信息流。暢通的信息流，將利用報表、圖表、文字記錄、電訊、各種收發、會議、審批及計算機等傳遞手段，不斷地將監理信息輸送到監理工程師手中，成為他們工作的依據。

篇2：物業公司作業指導書:文件資料管理制度

　　物業公司作業指導書--文件、資料管理制度

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料；

　　b）圖紙資料；

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件；

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；

　　e)與服務過程有關的合同協議；

　　f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　*-*.*-**

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和

　　檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用

與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。

　　e)業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。

　　6使用的記錄表格

　　序號名稱編號存放地點存放時間

　　1[印制文件登記表]QR-WD01-02-01辦公室一年

　　2[存檔備案資料目錄]QR-WD01-02-02辦公室長期

　　3[文件分發登記表]QR-WD01-02-03辦公室一年

　　4[文件、資料借閱登記表]QR-WD01-02-04辦公室一年

　　5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年

　　6[文件補發申請表]QR-WD01-02-06辦公室一年

　　7[作廢、銷毀文件登記表]QR-WD01-02-07辦公室一年

　　起草人：審核人：審批人：

　　日期：日期：日期：

篇3：物業行政管理作業指導書:文件資料管理制度

　　物業行政管理作業指導書：文件、資料管理制度

　　1目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4相關文件

　　《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

　　5工作程序和管理辦法

　　5.1 文件的產生

　　5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1 受控文件

　　a) 內業資料；

　　b）圖紙資料；

　　c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件；

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；

　　e)與服務過程有關的合同協議；

　　f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：

　　a)內行文、外行文: 1

　　b) 未被質量體系引用的外來文件: 2

　　c) 與服務過程無關的合同協議: 3

　　d) 未被質量體系引用的法律法規: 4

　　e) 行業標準性文件: 5

　　f) 照片、錄像帶:6

　　g) 電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　*-*.*-**

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

　　5.5 文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。

　　5.6 文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　4機密性文件的調用與借閱規定

　　a） A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司

財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b）B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c）C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d) 行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。

　　e) 業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f）外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。

　　5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8 文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9 文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2 在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。

　　5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。

　　5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。

　　6 使用的記錄表格

　　序號名稱編號存放地點存放時間

　　1[印制文件登記表] QR-WD01-02-01辦公室一年

　　2[存檔備案資料目錄] QR-WD01-02-02辦公室長期

　　3[文件分發登記表] QR-WD01-02-03辦公室一年

　　4[文件、資料借閱登記表] QR-WD01-02-04辦公室一年

　　5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年

　　6[文件補發申請表] QR-WD01-02-06辦公室一年

　　7[作廢、銷毀文件登記表] QR-WD01-02-07辦公室一年

　　起草人：審核人：審批人：

　　日期：日期：日期：