監理信息資料管理作業指導書（2）
2協助做好工程檔案資料的管理工作
2.1在業主與勘察、設計、施工單位簽訂合同時，明確對工程檔案資料的套數、費用、質量要求和移交時間的要求；
2.2協助業主監督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料，并按要求完成立卷工作；
2.3工程檔案驗收的主要內容包括：
工程檔案是否齊全、系統、完整；
工程檔案是否整理立卷，立卷是否符合國家規范的相關規定；
工程檔案的內容是否真實，準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；
工程檔案簽章手續是否完備，竣工圖編制是否符合要求。
2.4協助業主在工程竣工驗收前按《城市建設檔案管理規定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。
2.5協助業主及時獲得《上海市建設項目（工程）檔案驗收合格證》。
2.6做好監理資料管理及歸檔工作，施工階段監理資料應包括下列內容：
施工合同文件及委托監理合同；
勘察設計文件；
監理規劃；
監理實施細則；
分包單位資格報審表；
設計交底與圖紙會審會議紀要；．
施工組織設計（方案）報審表；
工程開工／復工報審表及工程暫停令；
測量核驗資料；
工程進度計劃；
工程材料、構配件、設備的質量證明文件；
檢查試驗資料；
工程變更資料；
隱蔽工程驗收資料；
工程計量單和工程款支付證書；
監理工程師通知單；
監理工作聯系單；
報驗申請表；
會議紀要；
來往函件；
監理日記；
監理月報；
質量缺陷與事故的處理文件；
分部工程、單位工程等驗收資料；
索賠文件資料；
竣工結算審核意見書；
工程項目施工階段質量評估報告等專題報告；
監理工作總結。
附錄1監理信息分類編碼體系表
文件夾號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍
監A-01號A01工程開工/復工報審表總監、總監代表、各專業負責人
A02施工組織設計（方案）報審表全體人員（總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師）
A03分包單位資質報審表總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
A06監理工程師通知單回復總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
A16質量缺陷與事故處理文件全體人員
監A-02號A04a施工單位質保體系、施工人員報驗申請表全體人員
A04b測量放線報驗申請表否
A04c土建工程報驗申請表否
A04d機電安裝工程報驗申請表否
監A-03號A05工程款支付報審表否
A07工程臨時延期申請否
A08費用索賠申請表否
A10工程竣工報驗表否
A11施工進度計劃審表否
A12承包單位申請表否
監A-04號A09工程材料、構配件、設備報審表否
A13施工配合單位資質報審表總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
A19施工設備報審表全體人員
監A-05號A14工程變更單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
A15工程量簽證單否
A16材料認證單否
監A-06號A17施工單位完成情況周報全體人員
A18施工單位完成情況月報全體人員
監B-07號B01監理工程師通知單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
B02工程暫停令全體人員
B03費用索賠審批表否
B04工程臨時延期審批表否
B05工程最終延期審批表否
B06監理工作聯系單全體人員
監B-08號B07監理工作專題/考察報告否
B08工程質量評估/考察報告否
B09監理單位工程質量合格證明書全體人員
監B-09
號B10監理工作報告（月報、周報）全體人員
B11監理工作總結報告全體人員
監C-10
號C01巡視、旁站檢查記錄表否
C02實測、實量記錄表否
C03監理日記否
C04工程照片及聲像資料否
監D-12號D01監理規劃全體人員
D02監理細則總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
監D-13
號D03工程例會紀要全體人員
D04專題會議紀要總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
監E-14
號E01工程施工招標文件、合同文件、工程預算書總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
E02勘察文件、紅線、水準點測繪及地下管線資料總監、總監代表、測量/土建專業負責人、測量/土建專業監理工程師
E03設計文件、施工圖紙、設計修改通知單總監、總監代表、相應專業負責人、相應專業監理工程師
E05環境監測、沉降測量否
監F-15
號F01監理項目部函件全體人員
F02建設單位函件總監/總監代表指定
F03承包單位函件總監/總監代表指定
F04質量監督部門函件總監/總監代表指定
F05相關單位召開的會議紀要總監/總監代表指定
監G-16
號G01公司貫標工作文件全體人員
G02公司技術性文件全體人員
G03公司法規性文件全體人員
G04公司管理性文件全體人員
G05監理項目部內部管理文件全
體人員H01工程外部文件總監/總監代表指定
注：本信息分類表適用于一般項目，特殊項目可以以上述分類為依據，作更適應于項目的增減和變更。
附錄2監理項目部監理工作臺帳目錄
一、監理項目部監理工作依據：
1.公司"企業法人營業執照"復印件
2.公司"監理單位資質等級證書"復印件
3.委托監理合同復印件
4.監理項目登記表復印件
二、監理項目部質量保證體系：
1.監理項目部組織機構圖
2.總監理工程師任命書
3.總監理工程師授權書
三、監理項目部資料管理工作
1.本監理項目部監理信息分類編碼系統
2.文件發放登記表
3.文件借閱登記表
4.文件更改通知單
5.文件銷毀登記表
6.文件歸檔登記表
7.質量記錄借閱登記表
8.收發文登記簿
四、監理項目部資源管理工作
1.監理人員情況一覽表
2.監理人員資質、資格、專業培訓證書
3.監理人員考勤表
4.監理項目部設施清單
五、監理項目部監理服務工作
1.聯合監理服務驗證報告
2.建設單位提供財產登記表
六、監理項目部監理服務質量分析和改進工作
1.不合格服務評審處置表
2.糾正和預防措施處置表
篇2：物業公司作業指導書:文件資料管理制度
物業公司作業指導書--文件、資料管理制度
1目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3
《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業資料；
b）圖紙資料；
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件；
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；
e)與服務過程有關的合同協議；
f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。
管理與控制具體執行[文件控制程序]（Q/PH-QP-4.2.3）。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規:4
e)行業標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用
與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。d)行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。
e)業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。
6使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表]QR-WD01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]QR-WD01-02-02辦公室長期
3[文件分發登記表]QR-WD01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]QR-WD01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年
6[文件補發申請表]QR-WD01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]QR-WD01-02-07辦公室一年
起草人：審核人：審批人：
日期：日期：日期：
篇3：物業行政管理作業指導書:文件資料管理制度
物業行政管理作業指導書：文件、資料管理制度
1目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3 職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3
《質量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表]（QR-WD01-02-01）。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a) 內業資料；
b）圖紙資料；
c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件；
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件；
e)與服務過程有關的合同協議；
f)業主檔案（如：公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]Q/PH-QP-7.5.4）。
管理與控制具體執行[文件控制程序]（ Q/PH-QP-4.2.3）。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為：
a)內行文、外行文: 1
b) 未被質量體系引用的外來文件: 2
c) 與服務過程無關的合同協議: 3
d) 未被質量體系引用的法律法規: 4
e) 行業標準性文件: 5
f) 照片、錄像帶:6
g) 電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄]（QR-WD01-02-02），注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表]（QR-WD01-02-03），注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。
5.6 文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表]（QR-WD01-02-04）上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
4機密性文件的調用與借閱規定
a） A級機密文件資料：公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司
財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。b）B級機密文件資料：業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c）C級機密文件資料：內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d) 行業主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。
e) 業主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f）外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表]（QR-WD01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表]（QR-WD01-02-06），由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表]（QR-WD01-02-07）上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表] QR-WD01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄] QR-WD01-02-02辦公室長期
3[文件分發登記表] QR-WD01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表] QR-WD01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]QR-WD01-02-05辦公室一年
6[文件補發申請表] QR-WD01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表] QR-WD01-02-07辦公室一年
起草人：審核人：審批人：
日期：日期：日期：