作業文件編寫內容和格式

　　1.文件編號和標題：

　　編號可以根據活動的層次進行編排，同一層次的作業文件應統一編號，以便于識別，標題應明確說明開展的活動及其特點;

　　(1)目的和使用范圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍;

　　(2)職責：指明實施文件部門，職責、權限，接口及相互關系;

　　(3)管理內容：是作業文件的核心部分。應列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確各項活動的接口關系、職責、協調措施，明確每個過程中各項活動由誰干，什么時間干、什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達到的要求，需形成記錄和報告的內容，出現例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖;

　　(4)更改：指明文件更改時所遵循的規定，如程序文件的更改影響該作業文件，則應一起組織更改;

　　(5)相關程序、文件和記錄：指需引用的或本作業文件相關的程序、文件和記錄;

　　2. 報告和記錄格式：

　　確定使用該作業文件時所產生的記錄和報告格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號和名稱。

　　作業文件必須操作性強，并得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及有關部門對接口關系的認可，經過審批、實施。

篇2：某公司文件發放、存檔管理辦法

　　公司文件發放、存檔管理辦法

　　一、公司各職能部門設有專人負責文件的發放、存檔工作;

　　二、文件起草打印完畢，需經本部門主管審核簽字，報公司總經理審批簽字后，方可下發。

　　三、建立文件發放登記表，登記表將記錄文件名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。

　　四、發文部門持所發文件及文件發放登記表，由各部門收件人簽字后領取文件。

　　五、文件登記表與所發文件一并存檔。

　　六、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據文號編排順序放入文件夾。

　　七、每月對文件夾內的文件進行整理，如有遺漏，盡快與發文部門聯系補齊。

　　八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊，存入文件柜備查。

　　九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊，存入文件柜中，在文件柜門上附有柜內文件目錄。

　　十、凡借閱重要文件者，經部門負責人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續。

　　十一、借閱文件要按時歸還，撤消借條。

　　十二、對于重復、過時和無保存價值的文件，經部門主管審核同意，報辦公室粉碎銷毀。

　　執行部門： 責任人簽名：

篇3：公司藥業文件管理制度

　　**藥業文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發等事務正常、順利進行，規范文件管理，特制定本規定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。

　　3.權責說明：總經辦管理公司的收發文工作，各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文

　　4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。

　　4.2公司發文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經分管領導同意后起草，交總經辦核稿后呈送總經理簽發。

　　4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件，并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發的文件，總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記?？偨涋k需做好收文及發、送、呈登記，并將有總經理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發文分類、編號：西藏藥業〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴肅和正規，格式附后。

　　4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發文

　　5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。

　　5.2.1總經辦發文：在管理制度內制訂的實施細則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件，原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。

　　5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文，經部門經理、部門分管領導簽發后，在公司內部有效。

　　5.3公司部門發文格式附后。

　　5.4部門發文超出部門職權范圍，又不應由公司發文的，須由相關部門共同簽發，經分管領導批準后行文。

　　5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等，同時填寫《收發文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應在接件后立即報送。

　　6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者"不得復印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件，公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。

　　7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章，必須按規定嚴格辦理，并做好登記，嚴禁未經同意私自處理。

　　7.5收發文處理不當或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經辦負責解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　附：