食品股份公司會計電算化內部管理制度
第一章 總 則
一、會計電算化管理是會計電算化工作的重要內容,為推動公司會計電算化工作的健康發展,保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規范化和加強財務管理水平,高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質量和建立現代企業制度的一項要工作來抓。
三、逐步提高會計人員的電算化操作水平,使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護,并培養部分會計人員逐步掌握會計電算化數據分析工作。
四、講求效益,處理好及時更新技術設備與勤儉節約的關系,既不盲目追求最新技術和先進設備,也不忽視技術的發展趨勢,造成設備過快陳舊過時。
五、統一應用財務管理軟件。為適應財務管理網絡化,提高企業管理水平的要,我公司所屬單位統一采用“金蝶k3系統”作為財務管理軟件。并為以后與其他信息系統的聯網做好準備工作,逐步建立以會計電算化為核心的公司信息管理系統,做到單位內部信息資源共享,充分發揮會計電算化在經營管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗收條件
一、 采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數據,由電子計算機對會計數據進行處理,并打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。
二、公司獲得省財政廳授權成立會計電算化驗收小組,自行驗收公司所屬單位的會計電算化工作并報省財廳會計處批準。
三、替代手工記賬的單位,應具備以下條件;
1、 配備了“金蝶k3系統”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調設備;
2、 配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業人員必須具備會計電算化初級培訓資格,使用網絡財務軟件單位必須至少具備一名以上會計電算化中級維護員;
3、 執行公司內部管理制度;
4、“金蝶k3系統”(下稱k3系統)與原總公司自行開發的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結果數據相一致;如果新舊軟件核算結果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗收小組提供書面報告;
5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊,作為會計檔案保存,并作為驗收的主要依據。
6、 記賬憑證類別使用統一記賬憑證,以適應會計電算化工作的需要;
7、 提前一周填寫廣州市財政局會計處規定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。
第三章 會計電算化崗位責任制
一、 建立會計電算化崗位責任制,要明確每個工作崗位的職責范圍,切實做到“事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查”。
二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數據分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管:全面負責集團公司會計電算化工作,制訂電算化發展規劃、總體方案及操作人員的權限控制;
2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負責記賬憑證和原始憑證等會計數據的輸入工作,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作,要求達到會計電算化初級知識培訓的水平;
3、 審核員:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;
4、 電算維護員:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據;對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯絡;對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯系;
5、 電算審查員:負責監督計算機及財務軟件系統的運行,防止利用計算機進行舞弊,此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任;
6、 數據分析員:負責對計算機的會計數據進行分析,提供有關分析資料供領導決策參考。
7、 出納:只能使用“現金管理”模塊。
8、 檔案管理員:負責財務軟件和會計資料檔案的管理。
三、各單位可根據實際情況,在不違反內部牽制制度的前提下,交叉設置各崗位,但要保持相對穩定。出納只能使用“現金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設。
第四章 會計電算化操作管理制度
一、 明確規定上機操作人員對財務軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,杜絕未經授權人員操作財務軟件;
二、操作人員離開機房前,應執行相應命令退出財務軟件;
三、凡需要修改財務軟件,必須書面提出修改理由、修改內容,報公司財務管理部,由財務管理部統一向金蝶公司協商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴禁擅自打開數據庫強行修改。
五、審核通過或已登帳的機內憑證,系統不提供修改功能。發現已經錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計算機硬件管理制度
一、 計算機硬件及機房網絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理,公司電腦室設兼職計算機病毒監察員對整個集團公司的計算機病毒進行監測。
二、 計算機房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機
房內吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。
三、 電腦機房必須配備空調設備,保持適當的溫度、濕度環境。
四、 上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常,如發現問題應及時報告,經過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發生嚴重故障時,不得隨意自行檢修,應及時報告電腦室,等候檢修。
五、 限定服務器操作權,不得隨意改變服務器的設置。
六、 遇到突發性停電時,應立即退出系統、關機、關電源;
七、 下班前,必須檢查機器設備是否已關好,關切斷所有電源。
第六章 軟件和數據管理制度
一、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計算機硬件和軟件出現故障時,電算維護員在確認有關數據已作備份后,可進行排除障礙的有關措施;如無法解決,可根據情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經審核員進行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤,月底結賬后即應把當月會計數據備份入磁盤或光盤中儲存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現金、銀行存款日記賬按月打??;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結束后30天內打??;第二次在年度結束后45天內打印。根據實際情況,發生業務少的,可滿頁打印,但應保證每年至少打印一次。
七、會計報表的編制、打印輸出要根據財務制度的規定設置公式編制。各種報表需經軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認后方為正式報表。報表必須通過設定取數公式編制,不得用非正常手段進行填制;報表的數據必須與結賬結果相符,表內表間數據的勾稽關系必須正確無誤,取數公式一經設定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。
八、輸出數據未經本單位財務主管許可,嚴禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的修改;對磁性介質存放的數據要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財務部;
十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作,必須保證實際會計數據的連續和安全;由電算維護員辦理審批手續,經過電算主管和計算機中心有關負責人同意后,由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監督,并要求軟件供應商協同操作;
十一、為防止外來病毒感染,在未進行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案,要每年進行檢查、復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;
第七章 附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實行會計電算化的單位。由財務管理部負責解釋。
二、本制度在執行時如與上級有關財務制度和會計電算化規定有出入,則以上級規定為準。
三、本制度自通過驗收之日起執行。
篇2:地產公司會計電算化管理制度
地產公司會計電算化管理制度
為規范會計電算化的管理,使會計電算系統正常、安全地運行,根據財政部《會計電算化管理辦法》 及有關規章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會計電算電腦的使用與維護
1. 會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。
3. 會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。
4. 嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。
6. 上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。
第二條 計算機會計核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據會計核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權限及口令;
4. 建立會計科目及編碼;
5. 建立報表格式及數據調用公式;
6. 輸入各科目初始數據。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;
2. 審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經審核之后,進行登帳處理并結帳;
四. 結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;
五. 明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條 會計電算檔案的管理
1. 會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;
2. 對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;
3. 對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數據變動前也必須備份數據;備份數據軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;
4. 操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續。
篇3:學校會計電算化制度(三)
學校會計電算化制度(三)
1、開展會計電算化工作,促進會計基礎工作規范化,提高會計工作質量和工作效率。
2、財務人員加強電算化知識培訓,積極鉆研電算化業務。
3、配備的會計軟件應達到財政部《會計核算軟件基本功能規范》的要求,滿足學校實際工作需要。
4、應充分利用現有數據進行會計分析與預測。
5、采用電子計算機編制書面會計憑證、帳簿、報表應符合國家統一會計制度的要求,字跡清晰,作為會計檔案保存。
6、記賬憑證、總分類賬、現金日記賬、銀行存款日記帳要按照有關財政、稅務、審計等部門要求及時打印輸出。
7、明確規定上機操作人員對會計軟件的操作,對操作密碼加強管理。
8、電算化會計檔案做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案準備雙份,存放在兩個不同的地點。