公司人事管理作業程序
□ 前 言
第一條 依據本公司辦事細則第十九條規定辦理。
第二條 為使本公司人事作業正軌化、制度化，能在有序可循的情況下，使本公司人事統一、脈絡一貫，并加強人事部門與各部門間的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制訂本程序。
□ 主 辦
第三條 人事作業負責單位隸屬于管理部(科)，設科長一人，承上級之命，負責下列全盤人事業務。
(一)依據公司業務需要，研究組織職責及權責劃分的改進方案。
(二)配合公司經營目標，依據人力分析及人力預測的結果，擬訂人力資源發展計劃及人員編制數額，并根據人力發展計劃，籌劃各項教育及訓練。
(三)設計、推行及改進人事管理制度及其作業流程，并確保其有效實施。
(四)經與各單位主管會商，擬定每一職位的工作標準及其所需資格、條件，以求適才適所。
(五)依生活水準、薪資市場情況及公司政策，建議研訂合理的員工待遇。
(六)制定各項員工福利與工作安全措施，并維持員工與公司間和諧關系。
第四條 人事科另設專員及辦事員各若干名，分別負責下列工作
(一)專員：
行政公文處理;
2.員工征信調查及對保工作;
3.招募行政工作;
4.考績行政工作。
(二)辦事員：
1.資料檔案管理;
2.勞保行政工作;
3.考勤行政工作。
第五條 人事科組織關系
(一)受秘書處主任指揮及監督，并向其直接報告。
(二)以誠懇友善態度與其他單位協調、聯系，并就其所提出的有關本單位工作的詢問、
質疑予以解答。
(三)在權限內督導各部門有關人事事宜。
(四)為達成本單位的任務，與其他有關方面建立并保持必要的聯絡。
□ 組 織
第六條 為了完成本公司的任務與目標，而將應處理的工作做適當分配安排，對所有員工有效運用，制定本公司“組織系統表”，并視情況每年定期檢查修訂。
□ 體 制
第七條 區分組織中縱的性質與橫的程度及其交錯的結構體制，據此而設定本公司“職
位(等)及職稱配置表”作為人事管理基礎。
□ 工作分析
第八條 公司確立組織體制及人事措施實行前，須將各項工作職責的任務，以及工作人員的條件等予以分析研究，做成“職務說明書”作為人事行政的依據。
□ 分層負責
第九條 為明確劃分各層人員的人事權責，擬定“人事權限劃分表”，表中所列的權責，各層人員均應確實負責辦理，不得借詞推諉，實施時如遇困難或特別事情發生，應向上一 級人員請示后予以處理。
□ 編 制
第十條 本公司為推行業務及基于人事預算控制，對各部門可設職稱及可用員額予以規定，訂立各單位“員額編制表”并視情況每年定期檢查修訂。
□ 人力控制
第十一條 根據編制，本公司定期召開人力檢查會，就現有人員適職與否、流動率、缺
勤情況及應儲備人力及需求人力做正確、客觀的檢查建議，作為人事科研訂人力計劃，辦理開拓人力來源的參考依據。
第十二條 人員撥補申請作業程序如下
(一)各單位如須增補人員，先至人事科領取“人員撥補申請單”填妥后，匯人事科辦理。
(二)人事科接到申請單后，應調查所申請人員是否為編制內所需求，其職位薪資預算是否在控制內，其需要時機是否恰當等問題。
(三)人事科調查后，即就申請人員的來源做正確的擬辦建議，呈總經理核準后，根據指
示辦理招募預備工作。
(四)人員撥補申請單經批示完畢后，均應轉回申請單位，人事科憑副本辦理。
□ 招募甄試
第十三條 人員招募作業程序如下
(一)人事科收集人員撥補申請單至一定時期，即行擬訂招募計劃，內容包括下列項目：
1.招募職位名稱及名額;
2.資格條件限制;
3.職位預算薪金;
4.預定任用日期;
5.通報稿或登報稿(訴求方式)擬具;
6.資料審核方式及辦理日期(截止日期);
7.甄試方式及時程安排(含面談主管安排);
8.場地安排;
9.工作能力安排;
10.準備事項(通知單、海報、公司宣傳資料等)。
(二)訴求：即將招募消息告訴大眾及求職人，如下：
1.登報征求：先擬廣告稿，估計刊登費，決定刊登何報、何時，然后聯絡報社。
2.同仁推薦：以海報或公告方式進行。
(三)應征信處理：
1.訴求消息發出后，會收到應征資料，經審核后，對合格應征者發出“初
試通知單”及“甄選報名單”，通知前來本公司接受甄試。
2.不合格應征資料，歸檔一個月后銷毀，但有要求退件者，應給予退件。為了給社會
大眾一個好的印象，對所有未錄取者發出“謝函”也是應有的禮貌。
(四)甄試：新進人員甄選考試分筆試及面談。
1.筆試包括下列：
(1)專業測驗(由申請單位擬訂試題);
(2)定向測驗;
(3)領導能力測驗(適合干部級);
(4)智力測驗。
2.面談：由申請單位主管、人事主管、核定權限主管分別或共同面談，面談時應注意 ：
(1)要盡量使應征人員感到親切、自然、輕松;
(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點;
(3)要了解自己要告訴對方的問題;
(4)要尊重對方的人格;
(5)將口試結果隨時記錄于“面談記錄表”。
3.如初次面談不夠周詳，無法做有效參考，可再發出“復談通知單”，再次安排約談。
(五)背景調查：
經甄試合格，初步決定的人選，視情況應做有效的背景調查。
(六)結果評定：
經評定未錄取人員，先發出謝函通知，將其資料歸入儲備人才檔案中，以備不時之需，
經評定錄取人員，由人事主管及用人主管會商進用日期后發給“報到通知單”，并安排職前訓練有關準備工作。
(七)注意事項：
應征資料的處理及背景調查時應尊重應征人的個人隱私權，注意保密工作。
□ 任 用
第十四條 經核定錄用人員，由人事科依據甄選報名單發給“報到通知單”，請他于報
到時攜帶下列資料：
(一)保證書;
(二)服務自愿書;
(三)員工資料卡;
(四)相片六張;
(五)戶籍謄本;
(六)身份證復印件;
(七)體檢表;
(八)扶養親屬申報表;
(九)學歷證件復印件。
(以上應繳資料視情況可增減)
第十五條 干部人員任用，視情況可發給“聘任書”。
第十六條 新進人員于報到日，人事科即發給“報到程序單”，并檢收其應繳資料，若
資料不全，應限期補辦，否則首月薪資可暫扣發。
第十七條 人事科隨后應親切有禮地引導新進人員依報到程序單上的順序，
逐項協助辦理下列：
(一)領取員工手冊及識別證;
(二)制考勤卡并解釋使用;
(三)領制服及制服卡(總務科主辦);
(四)領儲物柜鎖匙(總務科主辦);
(五)若有需要，填“住宿申請單”;
(六)登記參加勞保及參加工會;
(七)視情況引導參觀各單位及安排職前訓練。
第十八條 前條逐項辦理完畢后，人事科即填制“新進人員簡介及到職通知”，引導新進人員向單位主管報到，由單位主管收存到職通知后依“職前介紹表”逐項予說明，并于報到程序單上簽章交回人事科，表示人員報到完畢。
第十九條 人事科依據報到程序單隨后應辦理下列事項：
(一)填“人員異動記錄簿”。
(二)登記人事科管理用的“人員狀況表”。
(三)干部人員發布“干部到職通報”。
(四)登記對保名冊，安排對保。
(五)填制“薪資通知單”辦理核薪。
(六)收齊報到應繳資料(扶養親屬申報表轉會計科)連同甄選報名單建立個人資料檔案，
編號列管。
□ 對 保
第二十條 新進人員報到上班后，應實施第一次對保，以后每年度視必要復對一次，并予記錄。
第二十一條 對保分親自對保及通信對保。
第二十二條 被保人如無故離職，移交不清，本公司應發出“保證責任催告函”。
第二十三條 有關對保作業，應另參照人事管理規章中有關規定辦理。
□ 試 用
第二十四條 新進人員試用期為三個月(作業員為40天)，屆滿前一周由人事單位提供“
考核表”，分甲(干部人員)、乙(一般人員)兩種，并登記被考核人試用期間出勤資料，依人事權限劃分表順序，逐級考核。
第二十五條 人事單位根據考核表發給“試用期滿通知”。
第二十六條 人事單位發出試用期滿通知后，并依不同的批示，分別辦理下列事項：
(一)試用不合格者，另發給通知單。
(二)調(升)職者，由人事單位辦理異動作業。
(三)薪資變更者，由人事單位 填制“薪資通知單”辦理調薪。
第二十七條 前條辦理完畢后，考核表應歸入個人資料袋中。
第二十八條 新進人員在試用期中，表現不合要求，單位主管認為有必要停
止試用時，可立即提前辦理考核，并簽人事異動申請單，報請權限主管核定停止試用。
□ 異 動
第二十九條 晉升(升職、升等、升級)及降級
由申請人填寫“人事異動申請單”及辦理臨時考核，轉人事單位簽注意見后，呈權限主
管批示。
第三十條 調職
由申請人填寫“人事異動申請單”送調職單位會簽，轉人事單位簽注意
見后，呈權限主管核定。
第三十一條 未批準的升、降、調申請單退回申請單位。經批準的申請單則
由人事科依據發布“人事異動通知”，副本抄送申請單位及本人，并限期辦理業務移交
手續，履任新職。若職稱異動或單位異動，副本應抄發會計單位，通知變更薪資名冊。
第三十二條 經批準異動案件，涉及調整薪資者，人事科應根據人事異動
申請單批示，填制“薪資通知單”辦理調薪，呈核后轉會計單位作業。
第三十三條 資遣
(一)凡符合于資遣規定者，由人事主管與單位主管商定后填寫人事異動申請
單簽注原因轉呈總經理核準，然后發給“資遣通知單”(副本抄送會計單位核發資遣費) 及“離職通知單”通知辦理離職手續，辦妥后始可發給資遣費。
(二)資遣作業應另參照人事管理規章中有關規定辦理。
第三十四條 留職停薪
(一)人員有留職停薪的需要時，可由申請人填寫人事異動申請單并經人事主管調查符合
留職停薪申請規定后，轉呈總經理核準發給“留職停薪通知單”及離職通知單，通知辦理離職手續。
(二)留職停薪期滿時，當事人應到公司填寫人事異動申請單申請復職或延長期限，凡未
辦理者，視同免職。
(三)留職停薪人員，概不保留底缺，申請復職時，如原服務單位無缺額或業務上已無需
要時，則不準復職，視同免職。
(四)留職停薪作業應另參照人事管理規章中有關規定辦理。
第三十五條 免職
(一)凡合于免職規定者，可由單位主管或人事科填寫人事異動申請單會簽意見后，呈總
經理核準，發給離職通知單通知辦理離職手續并核發薪資。
(二)免職申請應參照人事管理規章中有關規定辦理。
第三十六條 經批準離職案件，人事科應填制薪資通知單辦理停薪，轉會計科作業。
第三十七條 人事單位應依據人事異動申請表逐日整理辦理下列工作：
(一)填入人員異動記錄簿內。
(二)登記于個人資料卡內(離職人員，其資料應予歸檔另行保管)。
(三)修正人事單位管理人員狀況表。
□ 請 假
第三十八條 員工因故請假，應至人事科領取個人專用請假卡，依人事權限劃分表逐級
呈核，再轉回人事單位登記于考勤表上。
第三十九條 休假作業應另參照休假辦法有關規定辦理。
□ 考 勤
第四十條 本公司除特定人員外，均須于警衛室設置打卡單。
第四十一條 各單位主管應于月終前將下月份本單位工作時間表送人事科備查;人事科
收集各單位一級主管干部人員出勤時間表呈總經理核閱。(如非輪班人員，每月工作時間固定者不必再排時間)
第四十二條 如需變更出勤與輪休時間，或補充新進人員出勤時間，應填“出勤時間調整單”，經權限主管核準后，轉人事單位登記備查。
第四十三條 員工因故延長上班時間或于假日出勤，先至人事單位領取“加班報告單”，經權限主管核準后轉人事單位查核并登記于考勤表上。
第四十四條 員工因公于上班中外出，應填寫“公出單”送單位一級主管核準后，交警衛室登記。
第四十五條 一級主管因公外出免填公出單，但應向上級主管報備，或于辦公室交代去處，聯絡方法，并于警衛室登記，未趕回公司打卡下班，則由人事單位依據警衛室出入登記簿記錄給予簽證。
第四十六條 因公而未打卡，應報備人事單位領取“未打卡證明單”，填寫并經一級主管簽證后轉人事單位登記于考勤表上加蓋公章。
第四十七條 下班忘記打卡，可由本人填送未打卡證明單呈一級主管簽證，若舉證有據，單位主管得予簽明，視早退一次處分，若無法舉證非因早退而未打卡則視未打卡一次處分，若未填送未打卡證明單者一律以曠工論。
第四十八條 人事單位應于每日檢視考勤表，遇異常狀況或違規事情，應即主動簽辦，并與單位主管聯絡。
第四十九條 員工出勤情況，人事單位應于每月終了后，編制統計表各兩份，一份送會計單位核計薪資加扣，一份公布，限三日內接受更正申請。
(一)缺勤統計表。
(二)全勤人員名單。
(三)加班(勤)統計表。
(四)值夜人員統計表。
第五十條 人事單位應建立每一員工一份年度考勤統計表(印于個人資料卡中)，逐月依
據考勤表予以登錄，經登錄后考勤表即可銷毀作廢。
第五十一條 每一年度終了，人事單位應即依據年度考勤統計表，統計是否有未休完特別假的人員，予以計入十二月份加班統計表內，換發薪金。
第五十二條 每一年度終了后，人事單位應即調查編制翌年度享有特別假人員名單，予以造冊呈準后公布實施。
第五十三條 有關考勤作業，請參照“人事管理規則”有關規定辦理。
□ 出 差
第五十四條 員工因公出差，應至人事單位領取“出差申請單”經呈總經理核準后(得向會計單位申請預支差旅費)并轉人事單位備查。
第五十五條 出差完畢三天內，須據實填寫旅費報告表連同各項單據，一并呈報核銷。
第五十六條 出差作業，應參照“出差辦法”規定辦理。
□ 獎 懲
第五十七條 員工遇有功過獎懲時，可由建議人填報“獎懲建議申請單”
公文，先由人事單位簽注意見 后，呈總經理核定。
第五十八條 人事單位根據核準獎懲建議申請單發布“獎懲通知單”公文，副本抄送本人單位及本人知照，另一份送會計單位加扣薪資。
第五十九條 人事單位應按月將人事獎懲通知單登錄于個人資料卡內。
第六十條 獎懲作業應另參照“獎懲辦法”規定辦理。
□ 考 績
第六十一條 考績分年度考績與臨時考績兩種，其處理程序如下：
(一)年度考績
每年度終了由人事單位提供考核表，分甲、乙兩種，并予登記年度出勤資料、獎懲資料
后依人事權限劃分表，逐級考評核定等級，作為年終獎金發放及定期晉級的參考依據。
(二)臨時考績
為申請升降職，應附辦理臨時考績，以作上級批示決策參考依據。
第六十二條 考績表辦理完畢，存于個人資料袋內，并予以登錄。
第六十三條 考績作業應另參照“考績辦法”規定辦理。
□ 薪 資
第六十四條 人事單位應于每月25日整理上月26日以后到職的新進人員甄選報名單，據此填制“薪資通知單”辦理核薪，并由單位主管簽署，轉呈總經理核定，再登錄于“薪資名冊”后，再轉會計單位作業。
第六十五條 人事單位應于每月25日整理本月份涉及調薪的人事異動申請單及考核表，
據此填制薪資通知單辦理調薪抄錄，由人事主管審核簽章后與單位主管會簽，登記于薪資名冊，轉會計單位作業。
第六十六條 經批準離職案件，人事單位應據此填制薪資通知單辦理停薪，由人事主管審核簽章，登錄于薪資名冊后轉會計單位作業。
第六十七條 核薪與調薪案件于歸檔前，應登錄于個人資料卡內。
第六十八條 除人事單位應備一份全公司人員薪資名冊外，各一級單位亦應備一份所屬人員薪資名冊。
第六十九條 薪資作業應另參照職薪辦法中職薪等級表及有關規定辦理。
□ 訓 練
第七十條 職前訓練
新進人員于報到后，人事單位應辦理以下職前教育：
(一)介紹公司沿革、經營方針、工作環境;
(二)簡介各部門組織、職責、作業狀況;
(三)出勤規定及注意事項;
(四)介紹各部門辦公室及主管。
第七十一條 在職訓練
(一)人事單位于年度開始，依所需訓練目標、對象、課程、教材、預算，擬訂訓練計劃。
(二)人事單位于訓練期中，應嚴予考核。
(三)員工于接受訓練后，視需要提出心得報告，成績優劣列入考核依據。
第七十二條 專業訓練
(一)專業知識，視必要可辦理專案訓練。
(二)搜集專業報導或講座教材，印發給每位員工。
(三)各一級主管可自行申請或由公司指派參加國內外各種訓練機構舉辦的講座、觀摩、
訓練。
第七十三條 訓練作業應另參照“訓練辦法”規定辦理。
□ 辭 職
第七十四條 正式任用的員工如感工作不適或其他原因想辭職，應于15天前提出辭職申請書，由單位主管及人事主管簽具意見后，呈總經理核準，再轉回人事單位，人事單位據此填制薪資通知單辦理停薪，轉會計單位作業。
第七十五條 人事單位依據辭職申請書發給“離職通知單”，通知本人于奉準離職日當天下班前依離職通知單上應辦理事項，逐項辦理移交，辦理完畢后，由人事主管審核無訛后，并簽章轉會計單位核計當月薪資(除特準外，均于下次發薪日發給)。
第七十六條 人事單位根據離職通知單于當日即行辦理下列事項：
(一)登記于人員異動記錄簿內。
(二)注銷人事單位控制的人員狀況表內登記。
(三)登記個人資料卡，注銷個人資料檔案。
第七十七條 人事主管視情況應約談離職人員，并將面談結果填入離職人員面談記錄檔案，以作為人事流動率檢查參考。
□ 退 休
第七十八條 人員屬退休年限，由人事單位填寫“退休申請單”公文，詳填理由及會簽單位主管意見后，呈總經理核準，發給“退休通知單”，副本轉會計單位核發退休金。
第七十九條 經核準退休人員，于奉準退休日，應領取“離職通知單”逐項辦妥離職手續后，始發給退休金。
第八十條 人事單位憑退休通知單及離職通知單，應辦理事項參照第七十六條辦理。
第八十一條 人員退休，應另參照“退休辦法”規定辦理。
□ 撫 恤
第八十二條 人員因公死亡者，由人事單位填寫“撫恤申請單”公文，呈總經理核準，副本抄送會計單位核發撫恤金。
第八十三條 死亡員工家屬由人事單位會同辦理離職手續，并填具“申請撫恤金保證書”后，始得領取撫恤金，人事單位參照第七十六條辦理有關事宜。
□ 移 交
第八十四條 各級主管人員及業務承辦人員因故離職時，應將所負責的公物及經辦事務逐件列具清冊，在監交人監督下點交接任的人員，并會同接任人員提出移交報告書。
第八十五條 移交時應造清冊名稱如下
(一)印章戳記清冊。
(二)所屬人員薪資單冊。
(三)未辦或未了重要案件目錄。
(四)保管文卷目錄。
(五)職責事務目錄。
(六)上級指定專案移交事項清冊。
(七)保管圖書清冊。
□ 申請福利金
第八十六條 員工符合福利金申請條件者，至人事單位填寫“福利金申請單”公文，由
人事單位簽注意見，呈總經理核準后，副本抄發會計單位發給福利金。
第八十七條 福利金申請應另參照“福利辦法”規定辦理。
□ 申請宿舍
第八十八條 新進員工或現有員工若需要住宿舍，可到人事單位填寫住宿申請單申請配住，由人事單位簽注意見后，轉總務單位辦理。
□ 參加工會
第八十九條〖HT〗 新進人員于報到日時，人事單位應視其任職單位詢問是否參加工會
并給予解釋辦理。
第九十條 人事單位 應每月統計列冊個人應繳會費，轉會計單位代從薪資內扣繳。
□ 勞工保險
第九十一條 人員于報到日時，由人事單位登記辦理投加保，生效日以到職日為準。
第九十二條 人員于退職日當天，人事單位應即辦理退保。
第九十三條 投保薪資因調整薪資或其他因素而變動時，應由人事單位填報“投保薪資
調整單”。
第九十四條 人事單位應保管勞保局每月寄來的勞保門診單，當員工有需要時，可持私
章索取。
第九十五條 員工勞保個人資料應立冊登錄備查。
第九十六條 人事單位應每月統計列冊個人負擔保費，轉會計單位從薪資內扣繳。
□ 資料管理
第九十七條 各種人事命令、通知公布一周后，連同該案核準憑證(申請單或簽呈)合并歸檔。
第九十八條 每月初依據人員異動記錄簿編制“人事異動月報表”，呈核閱后，列入人事流動率檢查依據。
第九十九條 人事單位應于每月10日編制各主管名冊，送守衛或總機備查(如未異動可具文報備)。
第一○○條 員工若有需要“服務證明書”或“離職證明書”，可至人事單位說明申請理由，由經辦人填寫證明，轉秘書室蓋印。
第一○一條 人事單位應備檔案包括下列：
(一)人事異動案。
(二)人事獎懲案。
(三)人事考績案。
(四)人事訓練案。
(五)人事規章案。
(六)人事勤務案。
(七)人事表報案。
(八)福利案。
(九)文康活動案。
(十)涉外事件案。
(十一)收發文登記簿。
□ 其 他
第一○二條 本作業程序，應另參照“人事管理規章”有關規定辦理，如有疑義，可由人事單位主管解釋運用，如有未盡事宜，應另補充修正。
第一○三條 本作業程序承奉核準后實施，修正時亦同。
篇2：物管中心行政人事部庫房管理員崗位職責
物管中心行政人事部庫房管理員崗位職責
a)自覺遵守公司、物管中心各項規章制度、工作標準和《員工手冊》的要求
b)負責庫房日常管理工作。
c)負責每月與財務部盤點, 做到賬目清楚相符。
d)負責采購清單、應急采購單、庫存商品盤點表的收集管理。
e)對1000元以下物品建賬、管理以及低值易耗品的管理。
f)負責工服的發放、回收、洗滌、保管等工作。
g)完成領導交辦的其他工作。
篇3：物業知識教材：勞動人事管理及制度范例
物業知識教材：勞動人事管理及制度范例
范例一 《員工手冊》的編寫技巧
《員工手冊》主要闡述員工在公司工作中會遇到的一系列勞動權利、勞動義務以及聯系方式問題的解答,即作為物業管理公司員工身份的要求。在這方面,員工通過《員工手冊》的學習,可做到無師自通,了解公司的概況和作為員工所擁有的權利及應盡的義務。
《員工手冊》的制訂有二方面的依據。第一是依據《勞動法》;第二是依據物業管理工作的特點。其具體內容包括以下幾個方面:
1.總經理致辭;
2.公司簡介;
3.公司組織系統及主要部門結構的圖示說明;
4.勞動條例;
5.員工福利;
6.員工守則;
7.獎勵與懲罰;
8.安全消防;
9.附則。
下面是新加坡江山財團物業管理部《員工手冊》中有關工作守則的節錄。僅供參考。
示例:員工守則
(一)管理人員須保持制服整齊清潔,儀表端莊、精神飽滿。
(二)對待住戶、訪客、同事和各階層人士,均應以禮相待,保持彼此間良好關系。
(三)必須嚴格遵守大廈輪值時間,按時上、下班(交接班),不得無故遲到、早退。遇有特殊情況需請假時,大廈管理人員應事先取得大廈負責人同意,而大廈負責人之請假則需獲得公司負責人之同意。
(四)管理人員不得在當值時間內為個別住戶做職責范圍以外及對私人服務的工作。
(五)管理人員不得參與樓宇買賣或租賃事務,若業主、住戶提出要求,應請其直接向公司詢問。
(六)大廈負責人應該執行公司之各項指示,并定期召開該大廈各級員工的會議,向公司做定期工作匯報。大廈員工須服從大廈負責人之工作調配及崗位編排。
(七)不準損壞公司信譽和對公司有欺詐及不誠實行為。
(八)不得假借公司名義或利用職權對外做有損公司聲譽或利益之行為。
(九)不得向業主、住戶或與公司業務有關的任何人士收受或索取任何形式的禮物、賞錢。
(十)所有公物不得用于私人方面,不得故意疏忽損壞公司財物,對各公物如有損壞,須負責賠償。
(十一)臺風襲深期間,各員工必須依時當值,堅守崗位,并按照公司所頒布之指示進行防風,防雨工作。
(十二)必須遵守和執行公司所發出的一切通告辦事。
管理工作
(一)按照規定時間當值,不可擅離職守。
(二)在當值時不得飲酒、吸煙、打嗑睡、閱報、看書、聽收音機或與同事閑談、開玩笑。
(三)每日上班時間,必須穿著公司規定的制服及配戴職員工作證,完成自己崗位職責。巡視各層樓宇及走火通道,巡視時須特別留意大廈清潔及有否損壞、破舊需要維修的地方,并進行登記。如遇有不尋常事件,應立即處理、記錄并及時向上級報告。
(四)臺風或雷暴豪雨期間,管理人員必須按照公司所頒布之“臺風期間員工當值程序”上班,并按“臺風及雷暴豪雨措施”做一切防風、防雨工作,以保護公共財產,防止意外或水浸等。
(五)服從上級指導,完成所指定的工作。
(六)留意各種公用設備有否被破壞或涂污,并通知有關人員修理和清除,必要時須協助維修工作。
(七)執行各項任務時,必須要有禮貌。謹記“服務至上、禮貌第一”。
(八)如有住戶發生意外,例如:受傷、暈倒等,應即協助其家人招呼救護車或代辦報警。
(九)熱情接待來訪人員,詳細記錄住戶投訴,并迅速處理。不屬于自己職責范圍內的,則立即通知有關人員處理解決。處理情況立即向上級報告。
(十)管理處須設置急救箱,配備急救用品,如繃帶、棉花及搶救藥品等。同時放置部分緊急維修之工具,以備臨時急用。
(十一)大廈公共地方之鎖匙,如:電制房、機房、泵房等,必須小心存放,以備緊急時使用。若有需要外借鎖匙時,必須登記借用人姓名及身份證,用后及時歸還。
保安工作
(一)必須明了和掌握大廈內各種保安設施之操作和效能。例如:對講機、警鐘、密碼鎖、閉路電視等。更須善用各種已有的設施,以免減弱防盜效果,特別強調大門必須緊閉,住戶出入可自備防盜門匙或密碼鎖,訪客則可用對講機。嚴禁大門常開,防止壞人有機可乘。
(二)應熟悉大廈內各住房、記識住戶之姓名、年齡、家庭成員職業及聯絡電話。此等資料必須保密,不得泄露。
(三)與住戶保持密切聯絡,以便就保安問題,經常交換意見及互通消息。
(四)各更管人員交接更時應傳達防盜信息,做好交接班記錄,以備核查,務令保安人員高度警惕。
(五)嚴禁借詞推銷之人士進入大廈。尤其是自稱公務人員或公共機構職員,更應查驗身份證、文件,如有疑問,應致電有關機構查詢。
(六)應有禮貌的詢問任何進入大廈的來訪客人,登記身份證或工作牌招。如有懷疑,應用對講機與有關住戶聯絡。如訪客攜帶可疑物品時,更須提高警覺。
(七)當值管理員至少每兩小時巡樓一次(但不固定時間),以免壞人乘隙而入。巡樓時必須有警覺性,特別注意樓梯、走廊、電表房及其它隱蔽地方、通道等,以確保無可疑人物匿藏大廈內伺機作案。留意公眾地方之間邊暗角,后蒼水渠側、水箱底是否預先藏備盜竊工具等。
(八)如聽到住戶呼救或發現可疑人物,須立即報警并封閉大門及其通道,以等待警方人員到場處理。切勿魯莽采取行動而不知會警方。
(九)切記管理人員只有一般市民之拘捕權,并無搜查權力。因此,拘捕疑犯后,應盡快交公安部門處理。
(十)本大廈安裝有警鐘、閉路電視,以監視各大堂、電梯,以加強治安保衛工作。若鄰近大廈在建設中,則更應加倍小心,以防被壞人利用做為犯罪的橋梁。
(十一)詳細記錄各有關政府部門電話,以便需要時尋求協助。
(十二)若發生罪案,應采取下列步驟協助破案:
1.立刻報案,并留在現場直至公安部門到達,遇有傷員(被害人、案犯)應立即搶救和監護。
2.切勿移動、也不允許他人移動、觸摸、踐踏現場物品,協助公安部門保留證據,方便調查工作。
3.切勿開動風扇,冷氣機或其他電器用具,以免證據破壞。
4.禁止任何人在現場走動,以方便公安部門到現場調查。
5.向公安人員提供有關罪案詳情,如案發經過,與本案有關人物之像貌、衣著、有關之車牌號及壞人逃走方向等。
公眾衛生
(一)清潔工人必須依時清潔大堂、走廊、樓梯、電梯、停車場及天臺等公用地方。
(二)勸喻各住戶勿將垃圾桶或垃圾袋置于走廊、樓梯等公用地方,以免影響衛生和阻塞通道。請放入通往樓梯門旁的垃圾桶內。
(三)如發現有雜物棄置于走廊、天臺或樓梯間,應勸喻住戶自行搬往附近的垃圾收集站。如無法找到住戶,除清潔工人清理外,并登記在管理處記事簿內,向上級報告。
(四)如發現天臺、天井或公用地方積存污水,應立即清理,以免蚊蟲滋生。難以清理的地方,可暫時淋上油渣,阻止蚊蟲繁殖,再研究處理方法。
(五)如發現屬于本樓宇之污水渠及沙井等淤塞或破爛,應速安排修理。
(六)勸喻住戶淋花時要特別小心,勿將水淋到陽臺外面,以免影響下層和下面行人。
(七)如發現冷氣機滴水或發出大量熱氣或噪音時,勸喻住戶從速修理,以免影響鄰居和市容衛生。并根據城管條例,影響市容者,處以罰款。
(八)如有需要,通告或口頭勸喻住戶切勿拋垃圾出窗外,既影響衛生,又可能打到過往行人身上,也不得將可引致淤塞之雜物投入廁盆及污水渠內。
(九)若上層住戶之水喉或水渠破爛而導致下層天花板滲水,則通知上層住戶修理,如無結果,則應詳細記錄及請求上級處理。
(十)如有不顧公共衛生的住戶,經屢次勸告仍不改善,應做詳細記錄并報告上級和有關衛生部門。
樓梯
(一)電梯發生故障停留空中時,乘客按響緊急呼救鈴后,大堂值班員立即通知保修人員迅速修理,同時用電梯內對講機善言安慰被困乘客,請其耐心等待,切勿自行開啟電梯門,以免發生危險。
(二)勸喻用電梯搬運物件者,不可超重,防止造成事故。
(三)乘搭電梯人數過多時,應維持秩序,指導分批搭乘,以免超載發生危險。
(四)住戶應留意,切勿讓幼兒單獨搭乘或進入電梯,以免發生危險。
(五)保安值班員時刻注意閉路電視、警惕壞人惡意破壞電梯或梯內設備。
(六)經常清除電梯門路軌內積存的垃圾,以免影響梯門開關。
(七)如發現電梯有震蕩、不正常的聲音或電梯有損壞時,應即通知保修人員進行修理。當修理人員到達時,管理員應詳述電梯不妥之處,以便研究毛病,一切詳細情況,必須詳細記錄送管理處。
(八)狂風暴雨時,如發現機房頂或接近電梯的門窗有水滲入時,應即盡量阻止雨水流入電梯槽,暴風雨過后,必須根治漏水情況。
(九)凡有水滲入電梯,應即停止使用,以免觸電,并設法將電梯升高至較安全地方。
(十)電梯槽底有積水時,應即報告上級處理,同時研究水的來源,及早修理。
(十一)電梯機房鑰匙及電梯門鑰匙,除修理人員或保安消防人員外,任何人員不得使用。
(十二)電梯每年“年檢”一次,并取得年檢合格證。
(十三)沖洗走廊和樓梯時,勿讓水流入電梯內,以免損壞電梯設備。
(十四)火警發生時,勸喻住戶切勿乘搭電梯,因電梯可能隨時在半途停頓,將人困于電梯內,被困者可能因濃煙而致命。
(十五)經常檢查電梯機房是否有足夠的通風,溫度是否過高,氣窗玻璃是否完整。機房門須特別上鎖,加上“不準擅闖”之類告示牌。
(十六)電梯內求救警鐘、電風扇必須保持正常工作狀態,以免緊急時無法求救及導致窒息。
電力系統
(一)修理電器設備,應聘請持證的合格技師。
(二)應明了大廈各種電力供應的設備所在。如:大廈的電力總掣、用戶的電路分線、保險絲、消防電泵制、電表及各水泵制等,并且明了其緊急開關的操作程序。同時必須購置后備保險絲、消防總制、電表及各水泵制等,以備急修時使用。
(三)如部分用戶電力中斷,應由管理處派人檢查修理大廈供電系統,如屬住戶室內設備故障,應由住戶自行請人處理,管理處可提供適當協助。
(四)全座樓宇電力突然中斷,應先檢查大廈之總制是否正常,如屬于正常則與供電公司聯系詢明情況。
(五)公共使用的電力設備,如電梯、總制走廊及電梯之電燈、水泵及消防系統之電線等應經常檢查,如有損壞或有過熱現象,應立即派人修理。
(六)接到供電公司通知停電時,應即貼出通告,清楚列明日期、時間及受影響的設備,如供水系統、室內電器以便住戶有所準備。公共照明、電梯不停,由大廈自備發電機供電解決。停電完畢后,貼出恢復供電通告,并檢查各系統是否恢復正常。
(七)經常檢查、保養弱電系統,如:大堂與客戶的對講系統和電梯監視系統必須完好正常運行。發現問題立即修理。
(八)在大廈出入口處,各大堂應備有充電式緊急照明設備,管理處亦應常備手電筒。
(九)大廈內的總制房、機房、及各層的電表均應保持整潔,不得放置各種雜物。
(十)大廈供電系統由專業人員定期檢查保養,以保證安全正常的供電。
消防
(一)消防中心值班員必須熟練掌握消防中心各種設備的操作使用。并應熟悉其它消防設備的使用。
(二)組織大廈員工學習消防知識,熟悉和掌握各種消防設備的操作使用。組織員工進行消防設備的使用訓練,使其成為大廈合格的義務消防隊員。
(三)值班人員(包括管理人員)須經常檢查防火設施和消防設備等,如有損壞和失效時,應立即修理和更換。
(四)利用通告、圖片等形式使住戶了解如何使用消防設施和消防設備,以備應急。
(五)每日上班時檢查天臺、前后樓梯、走廊、走火通道等,千萬不可有阻塞情況發生。
(六)教育和制止孩童不要玩火和燃放煙花、爆竹等物品,避免引起火警。
(七)留意公用電線,如有破損或不符合規定時,應立即修理和更換。
(八)留意擅自將住宅改為工廠的單位,尤其是原料與制品容易著火者,當發現住戶藏有大量易燃物品時,即刻查詢是否有特許證明和安全措施,沒有時,當即令其搬走(搬出大廈外),并盡快報告管理處和公司。
(九)勸告拜神的住戶小心燃點香燭,并制止住戶在走廊燃燒元寶、香紙等。
(十)切勿將防火門打開,以免萬一火警發生時,濃煙散播及火勢蔓延。
(十一)如發現某戶有濃煙冒出或火燒濃味,又無人開門時,如能及時撲滅,應盡快使用滅火器及消防設備撲滅。否則電“119”報案。
(十二)若發生火警,即電“119”報案,同時按動警鈴,通告住戶疏散,在安全的情況下,使用滅火筒或滅火喉設法搶救。
(十三)火警發生時,勸喻住戶切勿搭乘電梯。
(十四)報案時,必須清楚說明現場地址,報案人姓名及管理處電話。
(十五)所有消防裝置,應由認可的消防監察單位每年最少檢查一次。
中央空調及制冷設備
(一)中央空調技術性較強,必須掌握好溫度控制和調節,使其降溫適度。
(二)在炎熱的夏季里,必須保證空調機的正常運行,適度的降溫,保證寫字樓職員舒適的工作環境。
(三)空調機、制冷機必須經常地檢查保養,發現問題及時進行修理保持其正常運行,不得影響寫字樓工作秩序。
(四)制冷人員必須由熟悉和掌握制冷原理和制冷機械操作規程及操作方法之專業技師操作。
(五)操作人員必須定期、定時檢查,發現異常迅速查明原因,進行修理,保證電動機、制冷機正常運行。
(六)要定期或不定期地查漏,隨時檢查,隨時修理,使機械正常運轉。
(七)發現如下情況之一,均必須停機查明原因,進行及時修理或更換機件:
1.發現電動機發出嗡嗡的響聲;
2.壓縮機發生敲擊聲和雜音;
3.發現因負荷過大而發出劇烈震動;
4.電動機、壓縮機轉速明顯降低;
水務及渠務
(一)了解樓宇內的供水系統,如:水管、水箱、水泵開關總制及分制等位置。
(二)應定期巡視水泵運轉是否正常,供水系統有無損壞,水箱是否清潔。必須定期安排清洗水池、食用水箱,每六個月清洗一次,以保持衛生。
(三)發現水管爆裂時,必須盡快關閉有關水管的水制。大喉爆裂,則將總制關閉,并及時發出通告告知受影響的住戶,同時立即安排水管工進行急修。
(四)要注意水箱的保養,預防破裂或生銹,并且蓋緊水箱,以免滋生蚊蟲。
(五)如食用水或沖廁水突然中斷,應先檢查樓宇的供水系統是否發生故障,若一切正常,則致電自來水公司查詢原因,并請盡快解決。
(六)救火用的輸水設備,應經常檢查,如有損壞,應即修理。同時必須禁止使用消防水喉做其它用途。
(七)因住戶外出忘關水喉,致使大量食用水流出,無法通知戶主時,應及時關閉該戶的水管制,以阻止水流入鄰居和危害電梯。
(八)經常檢查溝渠及沙井是否通暢,清理渠道蓋上的垃圾,以防下雨時渠水受阻而水浸。
(九)屋宇墻外的公用水渠如有破裂,應即修理,以免污水流出影響公共環境衛生。
(十)樓宇底層溝渠發生臭氣傳出時,應即檢查修理。
(十一)若安裝或修理樓宇內供水系統設備時,應與自來水公司聯系修理。
氣體燃料泄漏
(一)如發現氣體燃料泄漏時,應立即熄滅現場附近所有火源。
(二)打開泄漏氣體燃料單位及附近有關住戶的門窗,使樓宇空氣流通。
(三)切勿吸煙、點火、按動電鈴、電開關等任何電制及電器。
(四)管理員應立即關閉該單位系統的氣體燃料總制,阻止氣體燃料繼續泄漏,查找泄漏地點,迅速進行修理。必要時,用街外電話通知氣體燃料公司或撥“119”報警。
(五)“用手拍門”通知住戶氣體泄漏事件,請住戶關閉氣體供應制,打開門窗使空氣流通,并要求協助通知其它住戶實施上述一、二、三步驟。如情況嚴重,應通知住戶撤離現場。
樓宇結構及維修
(一)樓宇結構如被更改或破壞,對該樓宇的安全有重大影響時,管理員應予以注意,并向上級報告。
(二)如住戶擅自拆建墻壁、增開窗戶、或加建建筑物,如外墻鐵籠、詹篷、平臺或在天臺上加蓋小屋棚時,應予制止并向上級報告。
(三)天花板或外墻有漏水,應即通知單位上層及有關住戶修理。
(四)在巡邏時發現下列情況,應立即向上級報告并研究修理方案進行修理:
1.墻壁或天花板有明顯裂縫或石屎爆裂;
2.氣窗的玻璃爆裂;
3.樓梯邊的欄桿松脫;
4.防火門及消防設備損壞;
5.內外墻壁批蕩脫落。
(五)住戶安裝鐵的閘掩出走廊、阻塞通道,應予制止并報告上級。
停車場管理
(一)車管員必須認真執行停車場管理規定,禮貌待人,熱情服務,保證車輛安全,維護車場良好的行車秩序。
(二)車輛進場后,必須按指定位置停車、排列整齊,不得阻塞通道,認真檢查車型、車牌號,避免出現差錯。
(三)了解和掌握車主的車型、車牌號、姓名、年齡、職業、工作單位、居住樓居、座號等等,以便于識別。
(四)汽車、摩托車必須購買“車輛綜合保險”,便于丟失后,向保險公司索賠。未買“車輛綜合保險”的車輛,本車場不予停放保管。
(五)本停車場實行有償停車保管服務,必須嚴格遵守財經紀律,經濟手續清楚,做到錢、票相符,日清月結。
(六)嚴禁載有易燃、易爆和有毒有害物品的車輛進場停放保管,以免發生意外。如有車輛違反此規定進場時,應即令其開出車場,立即報告管理處或公安機關進行處理。
(七)車管員交接班時必須認真交接:如清點停車場內車輛多少時租車的停車計時票的張數、現金清點,并詳細登記(自行車則注意車票的號碼及張數,登記在交接登記簿上),雙方簽字負責。
(八)車管員值班期間發現可疑情況,立即報告班長或管理處,并注意其事態發展。交接班時叮囑接班人注意,并記錄在交接登記簿上,同時將其它需注意的事項必須記錄在登記簿上,以備查。
(九)車管員必須認真執行收費制度,堅持原則,不得徇私舞弊,如不開票停車或亂收費、不收費等等,一經發現定嚴肅處理。
(十)保持停車場內清潔衛生,每日必須清掃一次。
有關廉潔條款
(一)良好及有效的大廈管理工作有賴于住戶及業主的合作和各級管理人員的信心及支持。如各級人員都采取一種廉潔奉公的態度辦事,住戶和業主必會全力支持管理工作,使環境能進一步改善。因此各級管理人員均須有清政廉明的精神。
(二)凡受雇于大廈從事執行大廈事務者,包括管理員、保安員、清潔工人、修理人員、經理等人,均屬大廈的職員。故執行工作期間均受該工作須知的約束,不得索取或接受任何利益。
物業管理公司職能制度的制訂
職能制度的制訂主要是明確物業管理公司各部門的職責范圍。
1.辦公室的職責范圍
辦公室是總經理領導下的綜合管理部門,負責行政、人事和檔案文件管理等工作。其職責范圍是:
(1)學習、研究黨和國家的方針、政策,貫徹落實領導的指示;深入基層調查研究,努力掌握第一手資料,為總經理的工作決策提供可靠的依據。
(2)負責公司工作計劃、總結、規章制度等各類文件的起草、審核、打印、復印、分發和登記工作,做好印鑒的管理工作。
(3)負責公司級會議的籌備和安排,做好會議記錄,整理會議紀要,對會議決定的執行情況進行催辦和檢查。
(4)做好文書檔案和有關資料的管理工作。文書檔案包括公文的收發和保管,文印核稿,呈批、催辦、歸檔,調卷和保密工作。
(5)協助總經理處理日常工作,協調部門工作,監督各部門和管理處認真及時地貫徹公司的各項工作決策和指令。
(6)做好人事管理工作,保管好員工的檔案,根據需要做好勞動力的安排調配,員工的調入調出,并協助辦理好各項有關手續。
(7)做好公司的考勤統計工作及勞動工資的管理工作。根據政策做好員工的調資定級、統籌退休等各項工作,并負責辦理員工請假、休假的有關手續。
(8)負責公司員工的培訓工作,協同各部門共同抓好員工的思想素質和業務水平的培訓,積極開發人力資源,努力造就一支高素質的員工隊伍。
(9)負責公司的后勤管理工作。諸如辦公用品的購買、保管和發放;員工食堂以及醫務室的管理;車輛的調度、使用和維修保養工作等等。
(10)完成領導布置的其它工作。
2.財務部的職責范圍
財務部在公司總經理領導下,積極參與企業經營管理,負責公司的財務管理、會議核算、物資管理等工作。具體職責范圍是:
(1)認真貫徹“會計法”,執行國家財經政策、法令,遵守各項資金收入制度,嚴格執行費用開支范圍的標準。
(2)正確、及時地核算和監督公司的財務狀況、經濟活動和經營成果,為領導提供準確可靠的財務會計信息。
(3)加強計劃(預算)管理,認真編制財務計劃(預算)。
4)加強經濟核算,認真做好各項控制工作,節約費用,降低成本,多創利;加強財務分析,考核各項經濟指標的執行情況,反映經營管理狀況,總結經驗,發現問題,促進公司改善經營管理。
(5)按照會計制度規定,切實做好記賬、算賬、報賬工作,做到手續完備、內容真實、數字準確、賬目清楚,日清月結,按期報賬,在規定時間內報送各款會計報表。
(6)按銀行有關制度規定,做好現金和支票的管理工作。遵守支票使用規定及銀行結算紀律,加強現金管理。對下屬各管理處經費的收支情況,經常進行檢查、監督和指導。
(7)根據國家財會制度精神,結合本公司實際,協助領導制定有關財務管理、經濟核算、費用開支等具體辦法,并監督各部門實行。
(8)妥善保存會計檔案資料,接受財稅機關、上級主管部門和公司領導的監督檢查,及時提供財務資料,如實反映情況。
(9)充分發揮財務部在公司管理中的預測、計劃、控制、調節和監督的作用,促使公司不斷提高經濟效益和經營管理水平。
(10)完成好領導布置的其它工作。
3.公共關系部的職責范圍
公共關系部是物業管理公司負責溝通內外公眾聯系的重要部門,通過協調方方面面的關系,在公眾中樹立良好的企業形象。其具體職責范圍是:
(1)建立信息網絡。負責收集公司內外部環境的各種信息,將經過分析評價的各種信息提供給公司總經理和各部門作參考,以提高經營管理的能力。
(2)監測公共關系。在雙向信息溝通的基礎上,處理好公司內外的各種公眾關系,如員工關系、住戶關系、社區關系、媒介關系、政府關系等。
(3)監測社會環境。企業是社會的有機組成部分,企業的每項活動及其生存、發展都受到社會環境的制約和影響。公共關系部必須不斷監測社會環境的變化,國家政策法令的變化,市場的變化,社會輿論的變化等等,使企業能及時適應這種變化。
(4)分析發展趨勢。公共關系根據對政策法令、社會民意、時尚潮流等重要外界因素的監測和分析,向企業預報有重大影響的近期或遠期發展趨勢;預測企業的重大行動計劃可能遇到的社會反應,使企業未雨綢繆,防患于未然。
(5)作為公司的對外發言人,負責對外宣傳、溝通工作,樹立良好的企業形象。
(6)編寫并向有關傳播媒介散發新聞稿、照片和特寫文章;匯編有關的報刊目錄;拍攝、整理、保存資料圖片;設計、籌劃、監制公司各種宣傳品和贈品。
(7)保持與住戶的經常聯系,負責編輯以住戶為閱讀對象的報刊;接受住戶對公司的各種投訴和有關咨詢,對合理的要求及時通知有關部門,協助解決。
(8)作為公司社會活動的代表,積極參與有關社會活動,并做好公眾來訪的各種禮儀接待工作。
(9)做好公司內部員工關系,調動員工積極性;編輯供公司員工閱讀的報刊,組織其它各種形式的內部傳播工作;安排公司員工的各種康樂活動。
(10)處理突發事件和危機事件。
(11)完成領導布置的其它工作。
4.工程部的職責范圍
工程部工作是物業管理公司經營管理的基礎工作,通過對房屋及其附屬設施的養護維修,確保物業正常使用。其具體職責范圍是:
(1)根據房屋及其附屬設施的實際情況,制定物業管理總體方案,編制養護維修計劃,報總經理審批后組織貫徹實施。
(2)全面負責房屋及其附屬設施的維修保養,保證物業的正常使用。
(3)全面負責樓宇各種機電、消防、供水供電設備的養護與維修工作,保證各種設備始終正常運轉。
(4)定期檢查樓宇各種設施設備技術狀況,分析存在問題,及時提出維修解決辦法和制定維修方案,方案確定后,組織貫徹實施。
(5)根據春備夏、秋備冬的原則,每年搞好春秋中間期和冬夏送冷送暖期的設備檢查和維修。提前制定維修和檢驗方案,安排好人力和物力,保證工作需要。
(6)房屋及其設施設備如發生突發事件,工程部必須全力以赴投入搶修工作,直至恢復運行和正常使用。
(7)協助管理部門做好住戶房屋的監督、檢查工作。
(8)參加新入伙樓宇工程的驗收,提出其有關設施增補改造方案。
5.管理部的職責范圍
管理部要落實公司關于物業管理的有關決定、決議,有計劃、有步驟地完善樓宇及住宅區的各種配套設施,管理好所管物業的環境衛生、園庭綠化、消防安全、治安保衛等,為住戶提供一個安全、舒適、清潔、寧靜的工作和居住環境。其具體職責范圍是:
(1)根據政府和上級領導有關達標條件,制定優質樓宇管理和文明住宅小區計劃,并組織實施。
(2)協助工程部進行新接管物業的驗收、移交工作。
(3)負責住戶對房屋裝修申請的審批、監督、檢查工作。
(4)負責物業環境衛生、園庭綠化、消防安全、治安保衛以及車輛管理等工作,并督促檢查各管理處做好這些工作。
(5)協助解決接管物業的遺留工程問題,負責處理有關違章裝修、違章建筑等問題。
(6)完成領導布置的其它工作。
6.服務部的職責范圍
服務部主要是根據住戶的需要,為住戶提供全方位的服務。其具體職責范圍是:
(1)牢固樹立全心全意為住戶服務的思想,凡是住戶需要的,都要盡量予以滿足。
(2)建立健全本部門的規章制度和服務規程,重視員工培訓工作,建立一支高素質的員工隊伍。
(3)設置各類綜合代辦服務項目,協助制定收費標準。
(4)建立信息庫,及時了解住戶要求,并能及時提供相應的服務。
(5)完成領導布置的其它工作。
7.發展部的職責范圍
發展部要堅持公司一業為主,多種經營的原則,立足所管理的物業,面向社會、靈活運用各種資金,投資開發周期短、效益高的項目,增強企業的實力。具體職責范圍是:
(1)在市場調查的基礎上,積極慎重做好新項目的可行性研究報告,爭取做到開發一個,成功一個。
(2)以承包、出租、自營等方式搞好住宅區內商業網點和文化體育設施,做到既方便住戶,又增加企業收入。
(3)根據實際情況,積極開辦新企業,如清潔管理公司,電腦電器服務公司,裝飾公司、車輛維修部,花木服務部等等。
(4)提供物業信息咨詢服務和物業中介服務,開展物業評估工作。
(5)定期向總經理匯報下屬各企業或承包單位的經營情況。
(6)完成領導布置的其它工作。
8.管理處的職責范圍
管理處是物業管理公司的派出機構,負責某一指定的物業管理。具體職責范圍是:
(1)貫徹執行國家的有關政策、法律、法令和公司的各項規章制度。
(2)負責管理所轄物業的日常業務,糾正各種違章行為,為住戶創造一個優美整潔、方便舒適、文明安全的工作和居住環境。
(3)樹立住戶至上的觀念,及時為住戶提供各種優質服務。
(4)協助公司工程部對物業進行養護和維修,確保其正常使用。
(5)積極配合公司服務部、發展部在所轄物業區域開展的各種工作。
(6)向住戶宣傳黨的方針政策,協助公安部門和居委會做好安全防范和計劃生育工作。
(7)調查研究,深入了解住戶對管理服務工作的意見,處理住戶對管理服務工作的投訴,重大問題報請公司管理部或公司領導處理解決。
(8)完成領導布置的其它工作。
物業管理公司崗位制度的制訂
崗位制度的制定主要是明確物業管理公司所設各種崗位的職責規范,它規定了某一崗位對從業人員的基本要求,包括基本素質,應知應會,崗位職責,工作量規范等方面。
下面是深圳物業管理公司制訂的“房屋管理員崗位規范”,僅供參考。
范例二：深圳市房屋管理員崗位規范
房屋管理員是屋村管理處管理住房的基層管理人員,負責一定地段(片或幢)的房產管理。為使房屋管理員明確自己的崗位職責和本崗位必備的應知應會,掌握本崗位的技能,提高管理水平和管理效率,更好地為居民服務,特制定本規范。
(一)房屋管理員的基本素質
房屋管理員所擔負的住房管理工作政策性、專業性強,要求高,因此,屋村管理員必備以下基本素質:
1.政治思想素質
房屋管理員必須堅持四項基本原則,熱愛社會主義,認真學習政治理論和黨的方針政策;積極參加各項社會政治活動;秉公辦事;堅持原則,廉潔奉公,不以權謀私;具有全心全意為人民服務的思想,遵紀守法,嚴格要求;作風正派,團結同志,虛心好學;熱愛集體,愛護公物。
2.文化、專業素質
根據干部“四化”標準,房屋管理員必須具備高中畢業(包括職業高中、技術學校畢業)以上文化程度。
房屋管理員必須受到房屋管理專業訓練,持有專業管理部門頒發的《房屋管理員崗位合格證書》方可上崗擔負房屋管理工作。房屋管理員要刻苦鉆研專業知識,掌握本崗位必備的應知應會和專業技術,不斷提高專業水平。
3.職業道德素質
房屋管理是一項服務性很強的工作,房屋管理員的工作直接影響住戶的安居樂業,因此,房屋管理員要有較高的職業道德素質。
(1)房屋管理員必須樹立“五愛”思想?！拔鍚邸?。即:愛房產--熱愛房地產行業;愛住戶--對住戶充滿愛心;愛崗位--熱愛房管員崗位;愛服務--熱心為住戶排憂解難;提高服務質量;愛信譽--愛護房地產行業和本單位的聲譽,在住戶中樹立良好的行業和企業形象。
(2)要刻苦學習和鉆研房產管理工作的知識與技能。一個合格的房屋管理員既要有為住戶服務的思想,更要具備過硬的服務本領,刻苦學習和鉆研專業技術是房屋管理員職業道德素質的基本要求。
(3)文明管理。房屋管理員的工作是一項“窗口”工作,直接關系到政府和行業的形象,特別是深圳經濟特區,涉外房產多,房屋管理質量的優劣直接影響國家的聲譽和對外開放。因此,特區房屋管理員必須做到文明管理。其具體要求是:主動熱情,優質服務,急住戶之所急,想住戶之所想,為住戶提供方便,經常幫助和照顧不方便和有困難的住戶解決困難;語言謙虛;儀態端莊;給住戶親切感。必須做到“四個不講,五個不能”,即“不講低級庸俗的口頭語;不講不三不四的臟話;不講諷刺挖苦話;不講與管理無關的閑話”;“不能冷淡;不能刁難;不能取笑;不能訓斥;不能報復住戶和顧客”。要懂得一些國外和港、澳、臺的禮節和禮貌語言;在工作中衣著打扮和氣質風度要端莊、整潔、給業主(住戶)美的感受。
(二)房屋管理員崗位“應知應會”
1.應知
(1)屋村管理的宗旨和原則;
(2)本管理處所管房屋的棟數,總面積,總戶數;
(3)本人管理地段(片、幢)內房屋總棟數、總面積、總戶數;
(4)本人管理范圍內住戶的家庭基本情況,包括:戶主、年齡、職業、工作單位、家庭人口、人口結構、住家電話。
(5)本人管理范圍內居民構成基本情況,包括:本市居民、外國人、華僑、港澳、臺灣人士、內地居民、臨時住戶各多少、業主(或租戶)所屬社會階層和經濟狀況;
(6)本處房屋產權歸屬情況,包括:福利商品房、微利商品房、集資房、單位房、市場商品房、涉外商品房有多少;
(7)本管理處范圍內各類使用性質的房屋有多少,包括:住宅、商業辦公、公共項目用房以及其它用房;
(8)房租、管理費和各種規費的收費標準;
(9)政府主管部門和本單位制定的房產管理各項指標,包括:租金、管理費、規費收繳率、住戶投訴率和投訴處理率、供電和應急發電率、生活供水率、電梯運行率、中央空調工作率、房屋完好率、維修工程優良率等。
(10)本管理處范圍內公共道路綠化面積有多少平方米,上下水總管道有多少米,鋪設位置、排污、檢查井各有幾個,位置,化糞池有幾個,位置,供水、供氣、供電總閘在哪里;
(11)本管理處范圍內有幾個泵房,幾部電梯,多少備用發電機,有多少臺生活水泵,消防水泵;
(12)本管理處范圍內高低壓電站、室內室外消防栓有多少個,路燈,樓梯燈有多少盞;
(13)火警、匪警、居委會、派出所電話號碼。
2.應會
(1)能看懂房屋平面圖,會丈量面積,會計算房屋建筑、使用居住面積;
(2)懂房屋結構,會住房驗收方法和質量標準;
(3)會編制簡單維修計劃和維修、保養工程產量計算;
(4)懂房產檔案資料的整理、歸類、編目、存檔以及檔案資料保管常識和變更修改技術;
(5)會簽定房產管理合同,包括租賃合同、買賣合同、清潔合同、園林保養合同、維修養護合同、裝修合同等,要熟悉經濟和行政法律程序,能參與訴訟;
(6)會看電表、水表,能發現電線路、供水管一般故障;
(7)懂園庭綠化的基本知識,會美化環境,懂得樹木、花草的養護知識;
(8)懂得發生火警、臺風、盜竊等緊急事故的應急措施;
(9)會處理來信來訪和寫工作總結;
(10)要會調查研究,會擬調查、訪問提綱,會作調查訪問筆記,會寫簡單的調查報告;
(11)具有一定的組織能力,會宣傳、發動、組織住戶參與住宅區管理和開展住宅區內各項公益活動,會合理組織管理各種技術工人進行房屋維修,養護,園林綠化的種植和養護、衛生、環境的清潔,基礎設施的維修,消防設施的保養,還要會組織搞好住宅區治安,違章清理。
(三)房屋管理員的崗位職責
房屋管理員在本管理地段(片、幢)內行使房屋和居住環境管理,向屋村管理處主任負責,其崗位職責是:
1.負責宣傳貫徹執行國家有關房地產法規以及黨和政府有關房地產方針、政策;
2.負責管理300至500個住宅單元。以下情況負責300個住宅單元。
(1)初級房管員;
(2)住房分散;
(3)住房質量和基礎設施較差;
(4)出租房比例較大。
3.掌握自己管理地段(片、幢)內住房基本情況包括:
(1)住戶的戶數,各住戶家庭人員,戶主姓名,職業及工作單位;
(2)房屋產權歸屬及其變更情況;
(3)房屋租賃及租金情況;
(4)房屋結構及質量狀況。
以上情況須做到隨問隨答并與實際相符。
4.負責房產管理資料的收集、匯總、歸檔、變更修改、利用和上報工作。
5.負責制訂管理地段(片、幢)內的房屋保養維修初步計劃,并組織實施各項房屋及樓宇的維修任務,驗收維修質量并簽具驗收報告,作好維修記錄登記和維修后回訪;維修投訴率不超過5‰。
6.熟悉和掌握管理地段(區、幢)內的基礎設施和配套設施的基本情況并負責實施管理、使用、保養和維修,對管理范圍內的上下管道的鋪設位置,各種井、池的位置要熟記,隨時可查找出來,基礎設施管理、維修投訴率不超過8‰。
7.負責管理地段(片、幢)內的居住環境和衛生的管理和監督;制定管理地段內的植樹種花、種草及美化環境計劃,并組織實施;宣傳、發動教育住戶愛護衛生,監督、協助居委會、環衛部門及時打掃和清理垃圾,保證住宅區無鼠、無蠅、無臭,使居住環境達到美化、靜化、凈化、環境衛生投訴率不超過1%。
8.負責房屋租金、管理費和各項規費的收繳,每月房租收繳率的98%以上,每月管理費收繳率95%,各種規費的收繳率90%以上。
9.搞好居民來信來訪接待,認真處理住房管理中的居民投訴,每一個投訴均須有回復并及時處理。大問題三天內有回復,五天內處理;處理來信、來訪和投訴必須有文字登記,并定期整理存檔和上報。
10.負責接待居民有關住房方面的咨詢,積極做好住戶巡訪工作,主動上門為孤寡老幼戶、困難戶提供服務,為其解決困難,與住戶建立和維持良好的關系,調動住戶參與住房管理。
11.積極參與屋村管理決策,及時了解房產市場動態并定期寫出書面報告。
12.負責做好管理地段的巡視,及時發現和制止各種住宅區房管所不容許的事件和現象;做好居民有關住戶裝修申請、報審、驗收工作。
13.參與新樓驗收工作,并代表業主或住戶利益,嚴格驗收,發現問題及時向有關部門反映,監督其及時處理。
(四)房屋管理員工作量規范
根據房屋管理員崗位職責和各項職責的工作量,對房屋管理員的工作量規范如下:
1.每日工作量
(1)巡視所管理的地段(片、幢)一遍,巡視內容為:
?、贆z查住宅區是否有違章行為(有無亂搭、亂建、違章裝修,墻壁有無亂涂、亂畫、張貼廣告,住宅區內有無亂擺攤販);
?、谧≌瑓^是否有不安全隱患(房屋是否出現嚴重破損,消防通道是否被堵,室外輸電線路是否完好,有無亂拉亂搭,住宅區有無可疑人員活動);
?、圩≌瑓^環境與衛生是否符合標準(樹木花草有無損壞,房前屋后,公共場所有無亂扔垃圾,垃圾桶是否倒清,有無亂停放車輛,亂涼曬衣服,有無影響正常休息的噪聲源);
?、芑A設施是否完整(道路有無損壞,室外上下水道是否滲漏,路口攔護栓,路障是否完好,娛樂設施有無損壞)。
以上內容巡視完畢要做好巡視記錄,發現問題,能處理的應立即處理之,重大問題和不能處理的問題應向屋村管理處主任匯報。
(2)收繳房租、管理費、各項規定費用;
(3)接待居民來信、來訪和處理有關房產管理的投訴;
(4)解答居民提出的有關房產管理業務咨詢;
(5)安排房屋保養、維修任務,驗收修繕質量;
(6)作好工作日記(內容為:記錄每天完成的工作,發現和處理問題,上級領導的指示,急待解決的事務,住戶投訴等)。
(7)整理內務(包括打掃辦公室;整理文件、資料圖書報刊;清潔整理辦公桌、椅及其它辦公用具等)。
2.一周工作
(1)走訪住戶(內容:與住戶交換住宅區管理意見,了解住戶在住房方面有什么困難和需要;掌握住戶家庭基本情況,包括:戶主、年齡、職業、工作單位、單位和住家電話,家庭人口以及人口結構,掌握住戶產權歸屬和變更或租戶的變更,租金的變化,住房的戶型變化、結構、質量現狀、保養和維修狀況)。
(2)初審住戶裝修申請,并報上級審批;
(3)檢查每棟樓宇等公共設施是否完好(內容包括:電梯運行是否正常;樓道、過道、梯間是否堆放雜物或有礙通行的物品和危險品、有毒物品;公共照明是否完好,配電箱,水表設備是否有破損,住宅樓內信報箱是否有破損)發現問題應及時報管理處主任和有關部門,并協助處理。
(4)檢查垃圾桶是否噴灑藥物,各住宅樓公共部位是否清潔。
(5)檢查房屋使用情況,有無長期空房戶、擅自轉租戶、了解房地產信息。
3.一月工作
(1)編制本月保養維修報表,制訂下月保養維修計劃報屋村管理處主任;
(2)編制租金、管理費和各項規費收繳報表并報管理主任;
(3)組織修剪管理地段內的樹木、花草一次;
(4)發動組織住戶搞一次衛生大掃除;
(5)對本月維修項目進行一次回訪,聽取住戶意見;
(6)整理房屋管理資料、對發生異動的(包括:房屋產權變動、承租戶變動、租金變動、管理費變動)作出修改;
(7)與有關單位聯系,交換情況一次(包括:居委會、派出所,工商所、房屋產權單位等)如有重要情況須用書面報告和反映;
(8)辦公室大掃除一次(包括:窗戶玻璃、屋面、地面、墻面和各種辦公用具的清潔整理)。
4.一季度工作
(1)組織檢查住宅區和住宅樓宇消防設施(包括:消防栓、水源、滅火器、消防桶、高層樓宇的消防報警設備、太平門等)是否完整無缺,能否正常使用,發現問題及時報告有關部門處理;
(2)打開各糞池、井蓋、檢查化糞池、下水道有無淤塞,發現問題及時組織有關人員處理;
(3)組織對樹木花草進行一次施肥;
(4)清理房租、管理費和各項規費,并編制季度報表;清查是否有漏改、錯收;采取措施對拖欠房租和管理費的住戶進行追收;
(5)編制季度維修保養計劃和報表;
(6)與住宅區內其它房管員合作,辦一期房屋管理?？?宣傳表揚住宅區內的好人好事和新風尚,指出住宅區存在的問題,增強住戶參與管理的意識;
(7)整理房地產信息并寫出書面報告。
5.一年工作
(1)參加一次上級主管部門舉辦的短期專業培訓;
(2)對本管理地段(片、幢)內的住戶全部走訪一遍;
(3)組織清理一次化糞池;
(4)編制年度房租、管理費和各項規費收繳報告;
(5)編制下年度維修保養計劃;
(6)整理房產管理檔案資料,寫出資料異動報告,對發生異動的資料進行修改,保持檔案資料與實際一致;
(7)參與組織一次房屋管理聯系會;與有關部門交換開展房產管理的意見;
(8)組織一次本管理區的住戶代表會,聽取住戶對房屋管理的意見和建議,提高住戶參與管理的積極性;
(9)總結年度工作,寫出書面總結;
(10)制定下年度工作計劃。