z不動產分店秘書工作細則

　　第一章秘書的任務

　　第一條秘書的任務是代替公司經理處理些可由其他人完成的工作和為經理的工作做好準備。

　　第五章本公司秘書的工作有很多項內容，簡單地表示如下：

　　第三條傳達；第四條運轉；第五條助手；第六條書籍文件整理第七條室內整理第八條代行事務；第九條會議事務；第十條調查；第十一條記錄；第十二條接待。第五章以上工作的內容以及分量，根據經理的意圖和各項工作的具體內容決定。

　　第二章秘書的工作內容第六章傳達事務的工作內容具體如下：1.接待來訪來訪者各有不同，事有大小，秘書要區別對待。對應該會見的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進入會客室或經理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經理后作出答復。2.收聽電話收聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經理是否在。3.轉達需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉速。4.文件的收發及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區別是需直接送呈經理的，還是需秘書先進行處置和整理的，或者是私用文書，需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。

　　第七章日常運轉工作1.日程的設計及其安排對所確定經理應處理的事項，如會見、出席高層職員咐、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調查，協助經理制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時在上面記下預定內容和變更情況。2.準備及安排有些工作需要特別的準備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當的準備。第八章用品的整理1.在辦公室內平常經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量。為些，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種，一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。2.經理外出時經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應事先準備好一定數量，需要收入擔包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理后制作一張明細表，事先貼在那里以防遺漏。3.文件、資料的準備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全。然后畫一張文件明細表以方便使用。

　　第九章文件整理業務1.為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據經理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內，使用中還要經常整理，以便很容易地查到文件。2.整理工作的關鍵是分類項目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續的完善。3.業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用根據還可以分為每日必用、常用和不常用三種。4.經過這樣整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經理意見后再制一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。

　　第十章整理、清掃工作此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：1.清理桌面臺歷和墻上的日歷要每天調整日期。桌子要擦抺干凈。常用品要準備好，并按要求備齊數量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。2.室內的物品都要放在固定的地方。3.根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。

　　第十一章代行業務秘書可以代行的事務主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得快，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。2.轉達經理意見或命令表達經理意見要完整準確，注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答復向經理匯報。

　　第十二章會議事務該項事務是指由經理直接使用的幾種帳目的管理，包括：各項物品的購入及發放、資產的調配及運用、現金收入及支出等方面的帳目記錄及管理。1.關于資產狀態及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據經理副經理的要求拿出報表。2.處理資產狀況還應注意以下幾點：（1）支出及收入可以根據原始憑證將其發生額記入現金出納帳中?，F金出納賬與現金余額的多少應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任，每個月應有兩三次，將這些收據匯總后讓經理過目；（2）日常的現金支出應限定一定的數量，除此之外，若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開出支票；（3）開具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經理蓋章；（4）資產分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的臺帳及有價證券簿，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量、現有額及出入額等；（5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳。接受款項者應按名稱分別立帳并明示余額。3.各種物品的購入和發放應特別注意有無使用申請和手續是否齊備，并及時入帳，以免遺忘和推遲記帳。

　　第十一條協助調查公司的調查通常分為特命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查工作時，辦公室秘書須做好協助工作。1.進行調查工作時，秘書應選擇并委托合適的專家、顧問進行或將他們列為調查委員，并與之保持日常聯系，需要時提出調查課題請他們完成。2.有些專業事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方面情況后，將調查情況匯總后報告給經理。

　　第十二條文書工作文書工作有三個方面：書寫信函、起草文件以及譽清或印刷文件。1.信函的完成對經理經常會使用的信件種類可事先匯

集為“標準通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。

　　2.文件的譽清及印刷主要包括將草案以筆記形式譽清、用打字機打印、直接印刷以及輯靈圖書雜志上的有關內容等四項工作。

　　第十三條聯系業務聯系工作就是要向經理或副經理轉達某項事情并向對方轉告經理或副經理意圖，聽取對方的答復，并將答復再次反饋給經理。

　　第十四條招待事務招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成?？畲ㄏ驅?、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。1.為經理服務為經理服務的工作內容主要有以下一些：（1）經理外出時應備好車輛；（2）回到公司時，要接過脫下的外磁、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物；（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶或咖啡；（4）還要視天氣情況調好空調。2.為客人服務秘書還須為客人服務，比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、畫報等。

篇2：某集團公司秘書處工作細則

>　　集團公司秘書處工作細則

　　第一章總則

　　第一條為進一步明確秘書處崗位職責，結合秘書處實際工作狀況，特制定本工作制度。

　　第二條本工作制度適用于江蘇**實業集團有限公司行政部秘書處。

　　第二章日常事務工作細則

　　第三條文件管理

　　(一)收文處理

　　1.收文分為內收文和外收文。內收文主要包括各分子公司、部門遞交的工作報告、請示等，外收文主要包括外單位發至我公司的會議通知、活動邀請函等。

　　2.各部門請示文件和重要的外收文呈董事長閱示前必須經過辦文。辦文主要流程為：填寫辦文單(來文單位、文件頁數、文件標題、內容摘要、附件標題及頁數、緊急程度、密級)打印辦文單在辦文單和文件(附件除外)每頁右上方空白處蓋辦文章(如有附件，須在附件每頁右上方空白處蓋附件章)填寫辦文章空白處(文號、經手人、辦文日期)用訂書機裝訂辦文單與文件加蓋騎縫章交相關領導填寫擬辦意見呈董事長閱示。

　　3.收文處理必須及時，需要辦文的應立即辦文，不得延誤。

　　(二)發文處理

　　發文分為對內發文和對外發文兩種。對內發文主要包括內部通知、會議紀要等會議文件、請示批復等。對外發文須以公司名義，采用紅頭文件，由董事長簽發。

　　(三)文件草擬

　　負責草擬董事長發言稿、外收文回函、通知、會議議程、會議記錄、部門請示等。

　　(四)文件翻譯

　　負責相關文件、資料的翻譯及相關英文文件、資料的草擬。

　　(五)董事長辦公室文件整理

　　1.每日及時上報資金日報、要情通報等文件。

　　2.每日對董事長辦公室文件進行分類整理，形成目錄，確保董事長查閱文件方便、快捷。

　　第四條董事長工作日程安排

　　做好董事長工作日程安排，確保合理、有序。

　　第五條對外溝通聯系

　　協助領導做好各部門及外單位的綜合協調工作，對外聯系工作。

　　第六條集團大事記管理

　　負責集團大事記的記錄，保證記錄的及時、準確、完整。

　　第七條部門制度建設

　　配合部門制度建設工作，負責草擬、修訂部分部門制度。

　　第八條會議組織

　　(一)會議通知：秘書處在接到會議安排任務后應及時以書面通知或電話形式通知與會人員會議的時間、地點、議題等相關事宜。

　　(二)會議用餐或住宿等后勤服務：遵循厲行節約的原則，做好與會人員就餐桌次及座位，車輛、房間安排等

　　(三)會場布置：根據會議類型和級別于會前二十分鐘完成會場布置工作。

　　(四)會議錄音：秘書科會議記錄人員負責對公司重要會議進行錄音，關于會議錄音資料要求于會后及時轉交檔案室存檔。

　　(五)會議記錄等會議文件的草擬與下發：一般情況下，要求于會議當日完成會議簡報、會議紀要等的草擬工作。

　　第九條印章、介紹信管理

　　嚴格遵守公司用章審批程序，協助部門負責人管理公司印章及介紹信。

　　第十條簽證、護照、港澳通行證的辦理

　　負責公司人員因公出差的簽證、護照、港澳通行證的辦理。

　　第十一條發票報銷、費用繳納

　　(一)負責部門及董事會發票審核、酒店月結帳單審核，同時在費用軟件中做好登記。

　　(二)負責做好物業管理費、董事長車位費、酒店月結費、禮品費等相關款項的資金計劃，及時繳納或支付。

　　第十二條部門預算

　　(一)負責草擬部門月度及年度預算，主要包括辦公用品費、電話費、差旅費等。

　　(二)每月按期上報部門下月預算，力求精準。

　　第十三條考勤管理

　　(一)定期整理各部門負責人出差登記記錄，經董事長審批后及時發文至人力資源部和財務部。

　　(二)負責部門月度及年度考勤統計，跟催部門人員及時辦理請假、出差等相關手續，確?？记谟涗浾鎸?、準確且上報及時。

　　第十四條門禁管理

　　負責門禁錄入工作，同時在接到人力資源部通知后及立即刪除離職員工門禁指紋。

　　第十五條資產管理

　　(一)固定資產及低值易耗品管理

　　1.協助財務部清查董事會資產，定期盤點部門資產，及時上報清查與盤點結果。

　　2.合理配置公司資源，及時辦理資產調撥。

　　3.負責公司固定資產及低值易耗品的報修。

　　4.辦理本部門離職員工固定資產及低值易耗品的交接。

　　(二)圖書管理

　　1.定期檢查各部門圖書管理情況，及時上報檢查結果。

　　2.辦理各部門新購圖書的繳庫和編號。

　　3.負責董事會圖書借閱登記工作。

　　(三)辦公用品管理

　　參照《辦公用品管理規定》，負責

　　公司辦公用品、儀器設備的繳庫、出庫。

　　(四)禮品管理

　　參照《禮(贈)品管理制度》，負責公司禮品的管理、出庫。

　　第十六條來賓接待

　　(一)參照來賓接待管理規定，協助領導做好來賓接洽及相關準備工作。

　　第十七條通訊錄管理

　　(一)董事長名片資料管理：

　　1.做好外部人員名片資料的分類、錄入等整理工作，同時做好保密工作。

　　2.及時備份最新名片資料，確保查找高效。

　　(二)董事長外部聯系通訊錄：及時更新、確保查找高效。

　　(三)公司內部通訊錄管理：

　　1.負責公司各部門通訊錄的更新與發布。

　　2.負責各分子公司各部門最新通訊錄的收集、整理與發布。

　　3.注意做好公司員工手機號碼的收集、更新與對外保密工作。

　　第十八條部門培訓管理

　　負責部門員工的培訓、考核及課時統計工作。

　　第十九條其他

　　1.做好訂餐、訂房、訂票、購買禮品等后勤服務工作，遵循厲行節約的原則，確保及時、無失誤。

　　2.負責每月公司各部門固定電話費、公車使用費的分攤，并及時將費用分攤結果報至財務部。

　　3.負責公司各部門固定電話各項業務辦理及移動電話相關業務的辦理。

　　4.負責公司會議室的管理和安排使用。

　　5.做好政務電話的接聽和處理工作。

　　6.負責公司各部門年度報刊征訂工作。

　　7.完成領導交辦的各項臨時工作

　　第三章附則

　　第二十條本工作細則解釋權及監督、考核權歸行政部領導。

　　第二十一條本細則自頒布之日起試行。