關于房產退租協商函的復函范文

　　受房地產調控、經濟波動等因素的影響，房地產租賃市場中承租人協商退租的情況也可能越來越多。權利人如何函復這些退租申請呢？律師認為，復函，首先，應要求承租人明確態度，其次應告知退租的法律后果。

　　**有限公司：

　　貴司20**年**月**日來函已收悉?，F就貴司來函回復如下：

　　首先，關于貴司是否要求提前退租本人所有的坐落于虹口區新市南路的商場，還請貴司明示。

　　其次，如貴司確欲提前退租上述房產，請以書面形式明確函告本人，并請明確退租的時間。在貴司退租上述房產之前，貴司仍應按《房屋租賃合同》的規定按期支付租金、承擔物業管理費、水電費等費用，并承擔《房屋租賃合同》項下其他義務。

　　最后，如貴司明確函告本人提前退租上述房產，屆時，依照《房屋租賃合同》的規定，貴司應：

　　一、賠償本人損失，具體款項按上述房產三個月租賃費用計算；

　　二、結清退租前的房屋租金、物業管理費、水電費等費用；

　　三、將上述房產恢復原狀，并按貴司提出的退租時間返還本人。

　　特此函告。

　　順祝商祺！

　　致函人：

　　20**年**月**日

篇2：房產退租協商函復函范文

　　關于房產退租協商函的復函范文

　　受房地產調控、經濟波動等因素的影響，房地產租賃市場中承租人協商退租的情況也可能越來越多。權利人如何函復這些退租申請呢？律師認為，復函，首先，應要求承租人明確態度，其次應告知退租的法律后果。

　　**有限公司：

　　貴司20**年**月**日來函已收悉?，F就貴司來函回復如下：

　　首先，關于貴司是否要求提前退租本人所有的坐落于虹口區新市南路的商場，還請貴司明示。

　　其次，如貴司確欲提前退租上述房產，請以書面形式明確函告本人，并請明確退租的時間。在貴司退租上述房產之前，貴司仍應按《房屋租賃合同》的規定按期支付租金、承擔物業管理費、水電費等費用，并承擔《房屋租賃合同》項下其他義務。

　　最后，如貴司明確函告本人提前退租上述房產，屆時，依照《房屋租賃合同》的規定，貴司應：

　　一、賠償本人損失，具體款項按上述房產三個月租賃費用計算；

　　二、結清退租前的房屋租金、物業管理費、水電費等費用；

　　三、將上述房產恢復原狀，并按貴司提出的退租時間返還本人。

　　特此函告。

　　順祝商祺！

　　致函人：

　　20**年**月**日

篇3：物業三體系程序文件之協商、溝通與交流控制程序

　　1目的與范圍

　　規范溝通、協商與交流過程，建立有效的協商和溝通機制，及時傳遞內外信息，促進有效交流，保證員工參與公司的環境、職業健康安全和質量管理以及保證內部信息交流渠道暢通，以便實現協調一致的行動，提高管理體系的有效性。

　　適用于本公司各部門和全體員工在管理體系運行中所進行的內/外部協商和溝通的內容以及渠道的控制。

　　2引用文件

　　Q/PM0501-20**《管理手冊》

　　3術語和定義

　　3.1本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-20**、GB/T28001-20**標準的術語和定義。

　　3.2溝通：把某一信息從發送者傳送給接受者的過程。這些信息通過中間媒介來傳送。

　　3.3有效交流：在合適的時間，以適當的方式，向合適的人員提供恰當的信息，以求得協同一致的行動。

　　4職責

　　4.1總經辦負責本程序的制定、修訂及歸口管理，是信息交流與溝通的綜合管理部門，負責內、外部各類信息的接收、處理、傳遞、反饋以及公司內部宣傳報道基調的制定。負責與省、市地方政府主管職能部門及行業上級主管部門進行信息溝通。

　　4.2品質保障部是管理體系類信息溝通的管理部門，負責內、外部質量信息的接收、處理、傳遞、反饋;負責與相關認證機構的內外協商和信息交流;負責與相關方合同管理中涉及到質量、環保、安全等的信息交流，并及時傳遞給內部各有關部門;負責公司管理體系內容的對外宣傳。

　　4.3公司各部門、管理處、子公司負責業務范圍內的內、外部信息的收集、接收、處理、傳遞、反饋。

　　4.4各級管理人員負責傳達上級指示，通報工作情況，反映問題，協調部門間的活動。

　　4.5全體員工都有及時反映問題，準確傳遞信息的義務和責任。

　　4.6工會負責收集、整理、傳遞員工的意見和建議。

　　5工作程序

　　5.1信息的分類

　　5.1.1按信息的來源分為內部信息和外部信息。其中：

　　a)內部信息：在公司經營、管理、服務活動中發生，在公司內部傳遞的信息，必要時可提供外部使用。

　　b)外部信息：在公司外部發生，傳遞至本公司，與公司的經營、管理、服務活動有關，可供在內部使用的信息。

　　5.1.2按信息的功能，分為動態信息、指令信息和反饋信息。其中：

　　a)動態信息：指日常管理、運行、服務、經營活動中反映質量、經營、服務、環保、職業健康安全工作動態的各種信息。如：運行記錄、檢查記錄、培訓記錄、不合格單、聯系單、統計數據、報表等。

　　b)指令信息：來自政府、上級有關部門、公司領導層下達的各種政策、法規、標準、規范和工作指令。

　　c)反饋信息：在工作過程中涉及多處接口，需協調行動以及執行工作指令過程中產生的偏離信息。這種信息必須及時反饋給有關部門，以便及時調節和糾正。

　　5.1.3反饋信息根據其內容的重要性和急緩程度，又分為“特急”、“緊急”和“一般”三級。

　　a)“特急”信息：指發生有可能影響人身、財產、環保、職業健康安全的突發事件、緊急情況或事故或事故癥候的信息。此類信息應在15分鐘內通報。

　　b)“緊急”信息：指有可能影響工作或管理服務的正常進行，影響客戶正常的生活和工作秩序的偏離信息。此類信息應在4小時內傳遞至有關方面。

　　c)“一般”信息：指上述“特急”、“緊急”以外的信息。此類信息的處理一般不應超過24小時。

　　5.2信息的內容

　　5.2.1內部信息至少包括：

　　a)環境、職業健康安全和質量方針的制定、修訂和評審;

　　b)管理體系文件，特別是作業文件及記錄的制定、修訂和評審;

　　c)環境因素和危險源的識別、風險評價和風險控制策劃過程;

　　d)作業場所的環境問題和安全問題發生變化時;

　　e)有關質量、環境、職業健康安全法律法規、標準、規范及其要求的遵守情況;

　　f)管理體系方針、目標、指標、職責權限及管理方案的宣貫、傳達和實施信息;

　　g)有關重大環境因素、危險源的控制及重大危險源相關的運行與活動的信息;

　　h)產品質量、工作質量、服務質量、環境管理與職業健康安全狀況的通報;

　　i)內審、管理評審的信息;

　　j)各類檢測、監測、測量結果;

　　k)不符合、糾正與預防措施實施的情況;

　　l)緊急情況下的內部聯絡方式;

　　m)各類招聘、教育培訓信息;

　　n)最高管理者、管理者代表有關質量、環境、安全等管理工作的指示和要求等;

　　o)顧客滿意測量結果;

　　p)組織機構變動、部門及職能的調整、重大的人事安排;

　　q)各部門與整合型管理體系相關的日常聯絡、常規通報信息等;

　　r)員工及其代表所關心的職業安全健康問題。

　　5.2.2外部信息至少包括：

　　a)來自上級主管部門的各類信息。關于法律、法規及其他要求的信息;

　　b)公司管理體系方針和環境績效、監視和測量結果的有效宣傳;

　　c)相關方的環境信息或抱怨以及投訴;

　　d)與材料供貨方、服務外包方等相關系統的信息;

　　e)就緊急狀態與外界的聯絡(如消防、救護等);

　　f)來自第三方認證機構的信息;

　　g)管理體系方針和質量、安全、環境要求的外部傳達;

　　h)其他外部的安全、環境方面的信息。

　　5.3溝通的基本途徑：

　　信息發送à信息接收à信息處理à信息傳遞à信息反饋à進入下一輪循環，達到“雙向性、反復性、遞進性”良好效果。

　　5.4溝通的方式

　　根據信息的內容和特點，內/外部信息的溝通與交流可采用：會議、簡報、工作報告、布告欄、內部刊物(報刊)、電話、傳真、聯系單、建議函、電子郵件、內部OA系統、通知、通告、培訓、座談、面談、問卷、投訴等適宜的方式進行。

　　5.5公司范圍內的信息溝通與交流

　　5.5.1公司管理體系方針、環境因素/危險源、重大環境因素/重大危險源、目標指標及管理方案的交流，可以文件、專題會議紀要、提醒函件、板報、上墻文件等形式公示，以利于理解、貫徹執行，由品質保障部負責協調與傳遞。

　　5.5.2目標/指標逐級分解以分解一覽表或目標責任書的方式下達。各部門逐級報告完成情況，品質保障部匯總報告公司。

　　5.5.3管理體系運行中產生的信息由發生單位及時傳遞到相關部門和人員，執行相應的請示、報告制度，重要的反饋信息應記錄其內容和處理結果。

　　5.5.4服務質量的監視和測量的數據、結果和偏離信息由監測部門通報有關部門，必要時反饋到公司主管部門或主管領導。

　　5.5.5當出現影響質量、環境、安全管理的情況，應及時進行溝通，以便有效明確狀況，積極互動追求達成目標。

　　5.5.6不合格與糾正、預防措施相關的信息由提出不合格和糾正措施要求的部門/人員傳遞至有關部門，由實施整改的部門負責反饋整改情況，驗證人員報告驗證信息。執行《糾正和預防措施控制程序》。

　　5.5.7內部審核、管理評審信息由品質保障部以會議紀要和文件的方式負責傳達至各部門、管理處、子公司負責人，各負責人傳達至部門內部有關人員。

　　5.5.8緊急事態及應急響應信息由發生或發現部門/人員在第一時間通報主管領導，緊急狀態下的信息溝通按《應急預案與響應控制程序》執行。

　　5.5.9對于涉及多個部門/接口，需其他部門/管理處/子公司協助解決，協同合作的工作事項和工作信息，可通過電話、內部簡報、工作聯系單、協調會、網絡等適當形式進行職能部門之間，職能部門與管理處、子公司之間進行溝通協調，協調未果時提請主管領導協調解決。

　　5.5.10各部門、管理處、子公司應編制周、月、季、年度工作總結和工作計劃，向領導或主管部門報告計劃完成情況、資源需求、顧客投訴、階段性目標、指標的實現情況，有關體系方面的問題，以及需其他部門、管理處協作的事項，以便公司領導及時掌握運作狀況。

　　5.5.11培訓信息由公司人力資源部負責傳遞。

　　5.5.12公司總經辦每季至少召開一次各部門、管理處、子公司第一負責人工作會議，總結、分析、討論體系運行方面的問題、資源需求、顧客投訴、階段性管理目標指標的實施情況、各單位存在的問題，聽取各方面的意見和建議，討論改進措施，會議決議以會議紀要的方式傳達至各單位。

　　5.5.13涉及到員工所關心的職業健康安全問題、勞動防護上的問題，有關員工和部門應及時向物業客服部反映，工會應及時收集這方面的信息，匯集反映，督促處理，并向員工及時反饋信息，履行好相應的監督和管理職責。

　　5.5.14相關程序中規定的信息按已建立的溝通渠道進行交流，現有程序或文件沒有規定相應的溝通渠道或接收信息的部門或人員不清楚溝通渠道的信息，可傳遞至總經辦協調、處理。

　　5.5.15一般情況下，應按照正常的指揮系統和溝通渠道與直接上級或直接下級溝通。如確需進行橫向或斜向溝通時，溝通前應知會其直接上級，之后還需要通報溝通結果。

　　5.5.16對于嚴重違反公司政策制度，嚴重影響服務質量，有損于公司利益和聲譽的重大問題，且涉及到直接上級的，下級員工有權越級上報。

　　5.5.17內部協商與溝通實施情況的驗證

　　首先提出協商與溝通的部門或人員進行跟蹤驗證，并將跟蹤驗證情況進行記錄，記錄應予以保存。

　　5.6部門、管理處內部溝通

　　5.6.1有關值班(調度)人員在日常服務或工作過程中發現質量問題、不合格、潛在的隱患或趨勢和顧客抱怨投訴時，應予以詳細記錄并通過諸如電話、網絡、工作聯系單等適當方式及時知會其上司及有關人員。

　　5.6.2各部門、管理處每周、月、季、年制定的本部門、管理處的工作計劃，必須清晰傳達至各班組/崗位所有人員。

　　5.6.3服務要求和服務過程的業績、顧客滿意程度、體系方針和目標、指標的實施情況由部門、管理處負責人以會議或其它適當方式向員工傳達。

　　5.6.4各部門、管理處內各崗位員工在工作中就有關工作事項的請示、申請或遇到困難時均可通過面談、電話、工作聯系單、協調會議或其它適當方式提請上級領導協調解決。

　　5.7子公司內部的溝通協調參照本程序5.5，5.6條內容執行。

　　5.8外部溝通

　　5.8.1來自相關方的信息(包括：環保部門、衛生防疫部門、發展商等)由各相關部門分別接收，必要時傳遞至有關部門/領導，要求答復的由主管部門將處理結果及時通報相關方(適用時)。

　　5.8.2法律、法規的獲取、收集按照《法律、法規要求管理程序》執行。

　　5.8.3顧客溝通執行《顧客滿意度測量控制程序》。

　　5.8.4相關方的重大質量投訴，執行公司相關程序規定，公司品質保障部做好信息記錄，并將有關情況及時傳遞給相關部門和人員。

　　5.8.5對供貨商或服務外包商的信息交流由項目責任部門、管理處負責。

　　5.8.6每次外部審核和監督檢查的結果由品質保障部負責傳遞和處理。

　　5.8.7上級集團公司的方針政策，管理要求等信息由接收部門負責按其要求傳遞給相關公司領導和有關部門、管理處、子公司。

　　6引用文件

　　6.1《法律、法規要求管理程序》

　　6.2《應急預案與響應管理程序》

　　6.3《糾正和預防措施控制程序》

　　6.4《記錄控制程序》

　　7記錄表格

　　7.1《記錄一覽表》