物業經理人

公寓物業服務中心與各部門的溝通協調

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  公寓物業服務中心與各部門的溝通協調

  服務中心既稱為公寓的“控制指揮中心”就有很多工作內容需要與各部門的各個崗位進行溝通協調。

  當溝通協調的對象無法溝通、協調時。如:服務員通知不到、信息阻塞、中斷。應向上一級領班溝通協調,領班溝通不到時,再向更上一級主管溝通,以此類推。直到溝通有效為止,并說明向更上一級溝通的原因,以免雙方誤會。(與其它部溝通也一樣。)

  溝通協調前,要盡量掌握對方的職責能力,并提供必要的幫助。以防對方事情處理不妥而引起麻煩。

  無論任何情況,溝通的態度必須心平氣和、有耐心;盡量多用“請”字、“謝”字和用商量的口吻,即使對方不耐煩,態度不好,也不要受其感染,仍然要保持冷靜,以免事情向不好的一面發展。

  遇到溝通協調的事情難以分清責任時,要先盡力解決,后報告上級進行區分,千萬不要在有能力處理的情況下不處理或推卸責任。

  1、服務中心的溝通、協調:

  服務中心與樓層同屬公寓管理,相互之間溝通協調更是頻繁、緊密、日常工作除了自身要提供直接信息給樓層,還要充當其它部門為樓層傳遞信息的“二傳手”他有以下事項需與樓層溝通協調。

  (1) 樓層領班或服務員親臨房間進行檢查核實。

  (2) 單元維修、保養時:單元的工程維修事項、地毯清洗及各類壞房不能開出時,要詳細記錄,并通知相關人員前往處理。(維修事宜下單通知工程部維修,地毯、沙發清洗通知保潔部部領班處理)

  (3) 單元有遺留物品,損壞事項時:有遺留品如果客人未離開公寓,應立即通知派人至樓層拿到交予客人,不可延誤并做好記錄。如客人已離開公寓則立即通知領班交到服務中心登記保管,有損壞事項時,需立即記錄并通知領班前往處理。

  (4) 收到客需服務信息時:問清客人地點房號、姓名、要求,立即做好記錄;并馬上通知該區域服務員提供服務;在規定的3—5分鐘內需再確認一次此服務是否完成。

  (5) 天氣變化,大風、陰雨、潮濕、悶熱時:大風及下雨提醒樓層員工關窗,提醒領班到公寓外圍觀察、檢查在住客人的窗戶及外掛物,并及時作好相關布置工作。

  (6) 上級有關指令需通過服務中心傳達到樓層時:應立即做好記錄,通知到樓層員工和領班予以執行。

  2、服務中心與保潔部部的溝通協調

  (1) 調撥、接送較多、較重物件時:呼叫保潔部領班提供協助,告知對方的溝通對象、地點、時間、所需人力等情況進行解決,(此情況暫限于公寓本部),其它部門有此現象需要協助時;可告知對方向本部門主管、經理溝通協調。

  (2) 樓層及其它部門報洗地毯、沙發時:作好專用記錄、把地點、性質轉告保潔部領班,經保潔部領班確認后,回復對方的處理時間和需要協助的有關事項。

  (3) 接到有關區域來電求清潔的信息時:了解對方人物、地點、事物性質作好記錄;立即把詳情通知保潔部領班作好準備派員前往處理。

  (4) 有會議或團體接待或團體用餐、上級來店檢查、督導時:有會議接待時,提前通知保潔部領班按要求擺設臺椅、借齊物件,備齊用品,上級或團隊來店參觀檢查、督導等活動時;提前提醒保潔部領班盡快搞好各崗位衛生,作好檢查完善工作;作好重點崗位(大堂、外圍、洗手間)巡查保潔。

  3、服務中心與工程部的溝通協調

  (1) 有會議接待時:根據會議要求,檢查燈光、電器設備,通知工程部調試音響、麥克風,調試視聽設備、懸掛橫幅,開啟空調設備,以保會議召開期間設備運轉正常。

  (2) 公寓維修項目:單元的維修項目,影響開房的要在當班時間內跟蹤并提醒領班跟進。叫工程部盡快搞好并報告主管,以免維修房過夜。在住房產生的維修,要第一時間通知樓層領班和工程部前往查看維修處理;不能在短時間內解決的要征求客人意見與協商是否換一個房間,盡力滿足客人。其它公共區域的維修要及時傳達到工程部,做好記錄和跟蹤。

  4、服務中心與保安部的溝通協調

  (1) 接到樓層有醉酒客人的信息時:無論醉酒客在通道上,還是在單元內,都應在接到此信息的第一時間把情況告訴保安部,由保安部派人上樓層協助樓層服務員和領班處理問題,保障員工的職業安全和客人安全;加強巡視以及預防破壞、消防事故發生。

  (2) 接到樓層有閑雜人員逗留或房間內有聚會,人員過多或嘈雜時:通知保安部派人至該區域了解情況,對閑雜人員或嘈雜聲要及時制止;房內聚會、人員過多要重點巡視管理,了解情形,防止安全事故發生。

  (3) 保安員可在門外一邊觀察;遇有客人關門而服務員仍在房內時,要婉言制止不讓關門。服務員服務完畢后方可讓保安員離開。

  5、服務中心與財務部的溝通協調

  (1) 酒水統計報表與房態表:每日上午10點前服務中心核實此兩項報表呈送財務部,對財務審計出的問題,要認真解答并找出原因給予修正。

  (2) 請購物件和領料時:下請購單要列明物品的規格、生產商、數量、使用部門;對可能混淆的物品要在備注欄內說明清楚,并與采購溝通講明,對緊用物品在三天內未購回的要詢問采購原因并上報本部門經理,以免誤事。請購回來的物品一定要先入公寓總倉;然后才能領出使用;如果急用到現場,必須先經得部門經理許可;對請購回來的物品質量問題應先報經理查看,不可擅自發表個人意見,以免誤會而引起不必要的麻煩。

  (3) 物資、報損事宜:每月5號前集中寫報損單經部門經理核實,簽署后交副總認可;然后由財務派人鑒定,對報損后另作它用的應打上“已報損”標志,并與其它物資分開,以免混淆。報損后作廢品處理的在盤點報表相應欄作消數處理。

  6、服務中心與總公司的溝通協調

  (1) 總公司使用會議設施時:了解使用的時間、大概人數、是否需要提供協助等信息及時通知管理人員,避免在此時段把會議廳預訂給客人;并通知主管(無主管則通知保潔部領班)跟進環境衛生等相關工作。

  (2)總公司有關信息傳達到服務中心時:與本部門有關的要立即上報經理,及時處理與其它部門有關的除傳遞到相關部門管理人員外,還要上報本部門主管;注意信息傳遞的原始性,并做好記錄。

篇2:物業服務中心溝通渠道公示

  小區物業服務中心溝通渠道公示

  尊敬的EE全體業主:

  為密切與廣大業主溝通和聯系,現將更新后的EE物業服務中心與業主溝通渠道公布如下:

  一、物業服務中心前臺總機:0**7、8**03傳真:**

  物業服務中心報修電話(24小時):0***

  二、主要負責人的職責和聯系方式:

  FF許少剛(盛高物業昆明分公司總經理兼EE物業服務中心經理):

  1、負責小區物業服務全面工作。

  聯系電話:**(辦公室);1**(手機)

  EMAIL:

  ZZ(EE物業服務中心副經理):

  1、負責客戶服務、行政管理、環境管理、裝修管理等事宜。

  聯系電話:總機轉-108(辦公室)***(手機)

  EMAIL:w

  YY

  1、負責小區內公共部位設施維修保養及業主家庭報修工作。

  聯系電話:總機轉-105(辦公室);SSSS(手機)

  EMAIL:

  張HH(設備部經理):

  1、負責小區內設備維修保養、返修工作及項目前期工作。

  聯系電話:總機轉-107(辦公室);1***(手機)

  EMAIL: s

  **(秩序主管):

  1、負責EE的安全管理、秩序團隊管理等事宜。

  聯系電話:總機轉-110(辦公室);***88(手機)

  EMAIL:

  DD(客戶服務主管):

  1、負責處理小區客戶服務工作、裝修管理、環境管理及其它相關事務。

  聯系電話:總機轉-103(辦公室);**(手機)

  EMAIL:

  VV(客戶主辦):

  負責一、二、三期裝修管理及其它相關事務。

  聯系電話:總機轉-104(辦公室);1***(手機)

  EMAIL:

  **(客戶主辦)

  1、負責1-5棟投訴處理和案場的日常管理工作;

  2、負責1-5棟和案場的環境衛生、綠化監督工作。

  聯系電話:1CCC(手機);

  EMAIL:

  DD(小區管家):

  1、負責處理8、9、10、13、14、15棟的投訴、安全管理、裝修管理及其它相關事務。

  2、負責小區內的環境衛生、綠化監督工作。

  聯系電話:**(手機)

  DD(小區管家):

  1、負責處理11、12、16、17、18、21棟的投訴、安全管理、裝修管理及其它相關事務。

  2、負責小區內的環境衛生、綠化監督工作。

  聯系電話:***(手機)

  DD(小區管家):

  1、負責處理6、7、19棟、20棟的投訴、安全管理、裝修管理及其它相關事務。

  2、負責小區內的環境衛生、綠化監督工作。

  聯系電話:**(手機)

  EMAIL:

  **(環境管理員):

  1、負責小區內的環境衛生、綠化監督工作。

  聯系電話: ***(手機)

  ZZ(返修組):

  1、負責工程遺留問題的報修和投訴處理。

  聯系電話:**(辦公室);**(手機)

  物業服務中心工作時間:

  周一至周五:9:00-12:00 14:00-21:00

  周六、日:9:00-18:00

  您的滿意是我們的心愿!歡迎業主們常和我們溝通聯系,共同建設和諧大城!

  再次感謝全體業主的理解、支持與監督!祝您在EE生活愉快,闔家幸福!

  EE物業服務中心

  二○一二年二月九日

  其它常用電話:

  盜警:110

  火警:119

  急救中心:120

  交通肇事:122

  查號臺:*

  郵編查詢:*

  天氣預報:*

  電話報障:*

  中國電信:*

  中國網通:*

  昆廣網絡:*

  供電局:*

  煤氣公司:*

  供水公司服務:**

  供水維修:**

  供水換表:**

  金牛派出所:**

  金牛派出所戶籍室:**

  西山區人民醫院:**

  EE社區籌備組(居委會):**

  EE土地證辦理(代理):**

  西山區房管局:**(落戶拿備案摘抄表)

篇3:公寓服務中心與各部門如何溝通協調

  公寓服務中心與各部門溝通協調

  服務中心既稱為公寓的"控制指揮中心"就有很多工作內容需要與各部門的各個崗位進行溝通協調。

  當溝通協調的對象無法溝通、協調時。如:服務員通知不到、信息阻塞、中斷。應向上一級領班溝通協調,領班溝通不到時,再向更上一級主管溝通,以此類推。直到溝通有效為止,并說明向更上一級溝通的原因,以免雙方誤會。(與其它部溝通也一樣。)

  溝通協調前,要盡量掌握對方的職責能力,并提供必要的幫助。以防對方事情處理不妥而引起麻煩。

  無論任何情況,溝通的態度必須心平氣和、有耐心;盡量多用"請"字、"謝"字和用商量的口吻,即使對方不耐煩,態度不好,也不要受其感染,仍然要保持冷靜,以免事情向不好的一面發展。

  遇到溝通協調的事情難以分清責任時,要先盡力解決,后報告上級進行區分,千萬不要在有能力處理的情況下不處理或推卸責任。

  1、服務中心的溝通、協調:

  服務中心與樓層同屬公寓管理,相互之間溝通協調更是頻繁、緊密、日常工作除了自身要提供直接信息給樓層,還要充當其它部門為樓層傳遞信息的"二傳手"他有以下事項需與樓層溝通協調。

 ?。?)樓層領班或服務員親臨房間進行檢查核實。

 ?。?)單元維修、保養時:單元的工程維修事項、地毯清洗及各類壞房不能開出時,要詳細記錄,并通知相關人員前往處理。(維修事宜下單通知工程部維修,地毯、沙發清洗通知保潔部部領班處理)

 ?。?)單元有遺留物品,損壞事項時:有遺留品如果客人未離開公寓,應立即通知派人至樓層拿到交予客人,不可延誤并做好記錄。如客人已離開公寓則立即通知領班交到服務中心登記保管,有損壞事項時,需立即記錄并通知領班前往處理。

 ?。?)收到客需服務信息時:問清客人地點房號、姓名、要求,立即做好記錄;并馬上通知該區域服務員提供服務;在規定的3-5分鐘內需再確認一次此服務是否完成。

 ?。?)天氣變化,大風、陰雨、潮濕、悶熱時:大風及下雨提醒樓層員工關窗,提醒領班到公寓外圍觀察、檢查在住客人的窗戶及外掛物,并及時作好相關布置工作。

 ?。?)上級有關指令需通過服中心傳達到樓層時:應立即做好記錄,通知到樓層員工和領班予以執行。

  2、服務中心與保潔部部的溝通協調

 ?。?)調撥、借送較多、較重物件時:呼叫保潔部領班提供協助,告知對方的溝通對象、地點、時間、所需人力等情況進行解決,(此情況暫限于公寓本部),其它部門有此現象需要協助時;可告知對方向本部門主管、經理溝通協調。

 ?。?)樓層及其它部門報洗地毯、沙發時:作好專用記錄、把地點、性質轉告保潔部領班,經保潔部領班確認后,回復對方的處理時間和需要協助的有關事項。

 ?。?)接到有關區域來電求清潔的信息時:了解對方人物、地點、事物性質作好記錄;立即把詳情通知保潔部領班作好準備派員前往處理。

 ?。?)有會議或團體接待或團體用餐、上級來店檢查、督導時:有會議接待時,提前通知保潔部領班按要求擺設臺椅、借齊物件,備齊用品,上級或團隊來店參觀檢查、督導等活動時;提前提醒保潔部領班盡快搞好各崗位衛生,作好檢查完善工作;作好重點崗位(大堂、外圍、洗手間)巡查保潔。

  3、服務中心與工程部的溝通協調

 ?。?)有會議接待時:根據會議要求,檢查燈光、電器設備,通知工程部調試音響、麥克風,調試視聽設備、懸掛橫幅,開啟空調設備,以保會議召開期間設備運轉正常。

 ?。?)公寓維修項目:單元的維修項目,影響開房的要在當班時間內跟蹤并提醒領班跟進。叫工程部盡快搞好并報告主管,以免維修房過夜。在住房產生的維修,要第一時間通知樓層領班和工程部前往查看維修處理;不能在短時間內解決的要征求客人意見與協商是否換一個房間,盡力滿足客人。其它公共區域的維修要及時傳達到工程部,做好記錄和跟蹤。

  4、服務中心與保安部的溝通協調

 ?。?)接到樓層有醉酒客人的信息時:無論醉酒客在通道上,還是在單元內,都應在接到此信息的第一時間把情況告訴保安部,由保安部派人上樓層協助樓層服務員和領班處理問題,保障員工的職業安全和客人安全;加強巡視以及預防破壞、消防事故發生。

 ?。?)接到樓層有閑雜人員逗留或房間內有聚會,人員過多或嘈雜時:通知保安部派人至該區域了解情況,對閑雜人員或嘈雜聲要及地制止;房內聚會、人員過多要重點巡視管理,了解情形,防止安全事故發生。

 ?。?)保安員可在門外一邊觀察;遇有客人關門而服務員仍在房內時,要婉言制止不讓關門。服務員服務完畢后方可讓保安員離開。

  5、服務中心與財務部的溝通協調

 ?。?)酒水統計報表與房態表:每日上午10點前服務中心核實此兩項報表呈送財務部,對財務審計出的問題,要認真解答并找出原因給予修正。

 ?。?)請購物件和領料時:下請購單要列明物品的規格、生產商、數量、使用部門;對可能混淆的物品要在備注欄內說明清楚,并與采購溝通講明,對緊用物品在三天內未購回的要詢問采購原因并上報本部門經理,以免誤事。請購回來的物品一定要先入公寓總倉;然后才能領出使用;如果急用到現場,必須先經得部門經理許可;對請購回來的物品質量問題應先報經理查看,不可擅自發表個人意見,以免誤會而引起不必要的麻煩。

 ?。?)物資、報損事宜:每月5號前集中寫報損單經部門經理核實,簽署后交副總認可;然后由財務派人鑒定,對報損后另作它用的應打上"已報損"標志,并與其它物

資分開,以免混淆。報損后作廢品處理的在盤點報表相應欄作消數處理。

  6、服務中心與總公司的溝通協調

 ?。?)總公司使用會議設施時:了解使用的時間、大概人數、是否需要提供協助等信息及時通知管理人員,避免在此時段把會議廳預訂給客人;并通知主管(無主管則通知保潔部領班)跟進環境衛生等相關工作。

 ?。?)總公司有關信息傳達到服務中心時:與本部門有關的要立即上報經理,及時處理與其它部門有關的除傳遞到相關部門管理人員外,還要上報本部門主管;注意信息傳遞的原始性,并做好記錄。

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