物業管理公司行政手冊（二）
第一章前言
本公司所屬員工的管理，除法令另有規定外，均需依本手冊執行。
本手冊內的各項規定，可根據公司經營發展的需要，隨時修改。
本手冊由各管理項目負責貫徹執行，公司行政職能部門負責監督、檢查。各管理項目可根據本項目實際情況予以調整，但須經公司審核備案。若有遺失，可向公司申請補發，但需繳工本費10元。
第二章公司簡介
常州市**物業管理有限公司主要從事物業管理、房屋修繕及維護，室內外清掃服務，綠化養護服務。目前，公司設總經理室、管理部、行政部、財務部。
本公司模范遵守中華人民共和國法律、法規。
本公司各管理項目為公司的下屬部門，受公司統一領導和管理。
本公司的服務內容：恪盡職守，完全履行項目委托管理合同約定。
第三章服務使命
對業主、客戶提供優質滿意的服務。
追求完善的服務體系，使業主、客戶滿意。
培訓和留住人才，使員工全力投入及支持，共同分享公司發展的成果。
第四章服務宗旨
小區、大廈：以客為尊、以人為本、以質為先。
學校：管理育人、服務育人、環境育人。
第五章服務守則
遵紀守法，按章辦事；服從組織，聽從安排；品行端正，儀容端莊；
待人接物，誠懇有禮；忠于職守，不徇私情；管理有章，敬業愛崗；
整潔有序，美觀大方；服務社會，奉獻國家。
第六章員工聘用
本公司以“公開招聘、錄用，力求機會均等。任人唯賢、人盡其才”為原則。
新進員工一般實行1-3個月試用期。
新進員工報到試用時應向公司行政部提交下列資料：
1.員工應聘登記表（管理崗位）；
2.身份證復印件；
3.持本人學歷、職稱資格、專業技術（特長）、曾從事職業、業績的相關原始證件、資料；
4.重新就業人員還應提交就業登記證、養老保險手冊等；
5.其他經指定應提供的證明材料。
新進員工自試用之日起即為公司一員，理應遵守公司的各項規章制度和用工協議（合同）條款。
新進員工在試用期間乃至試用期滿，將接受公司和試用部門主管的全過程考核評價。
1.對于試用期間工作表現優秀的員工，經試用部門主管提議，由公司職能部門審定，報公司總經理室核準，可提前結束試用期，確定聘用關系。
2.對試用期間和試用期滿后經考核不符合錄用條件的，公司職能部門審定，可提前一天通知其停止試用，同時解除用工關系。
3.對試用期滿考核不合格，但其所屬部門主管認為需延長試用期的，經公司職能部門審核批準，可再給予不超過3個月的延長試用期。
4.試用期滿，經考核合格后，將予正式錄用。并按規定簽訂相關協議（合同）。
第七章勞動用工關系
本公司員工實行合同（協議）用工制，公司和員工在平等自愿、協商一致的原則基礎上，簽訂相應的用工合同（協議），并共同遵守。
用工合同（協議）自簽訂之日起即具法律效力，雙方必須嚴格執行，任何一方要求變更，須經雙方協商同意。合同（協議）期滿后如果續訂，須經雙方同意才可續簽。
員工的工作職責由公司職能部門予以審定。
員工在崗時間應恪盡職守、集中精神，盡最大努力完成自己的本職工作。
第八章薪資和福利
本公司為鼓勵各級員工恪盡職守，且能為公司盈利與發展積極提供貢獻的，實施以貢獻論薪酬的薪資制度。為培養以貢獻為爭取高薪的風度與避免優秀人員枉遭嫉妒起見，特推行薪資保密管理機制。
各級主管應領導監督、管理下屬人員不探詢他人薪資，不評論他人薪資。
各級人員的薪資除公司主辦核薪人員及發薪人員與各級直屬主管外，一律保密，如有違反，罰則如下：
主辦核薪及發薪人員，非經核準外，不得私自外泄任何人薪資，如有泄漏情事，另調他職。
探詢他人的薪資者，扣發50元月薪。
吐露本身薪資者，扣發100元月薪；如因而招惹是非者，予以停職處分。
評論他人薪資者，扣發6個月獎金；如因而招惹是非者，予以停職處分。
薪資計算如有不明之處，報請直屬主管，查明處理，不得自行理論。
薪資每月發放一次，發放時間為次月10日，按自然月考勤計薪。
普通員工調薪：
見習期滿如見習合格，可約定一試用期，享受試用期薪資標準；試用期滿，經考核合格，可調整。
年度調整：
根據物價指數及各項目經營狀況隨會計年度調整；
考績調整隨年終考核調整。
除薪資外，公司將按國家有關法律法規為員工辦理社會保險。
公司將盡力為員工提供更豐厚的福利待遇，但需要全體員工的共同努力，使公司獲得穩定、上升的經濟效益。
以下有關費用將在員工的工資中扣除。
1.法律規定應由勞動者本人負擔的費用；
2.法律要求用人單位代扣繳的稅金；
3.罰款或賠款費用；
4.其它按有關法律或企業有關管理制度扣除的費用。
第九章工作時間和休息、休假
公司尊重員工工作和休息的基本權利。
崗位工作時間以參照行業確定。
若確因經營管理或其它特殊、重要事情要延長工作時間或在休息日安排加班的，員工應予理解和支持，公司將按規定安排調休或支付加班工資。
員工有權享受法定節假日，每年的法定節假日有：
1.元旦；
2.春節；
3.“五·一”國際勞動節；
4.國慶節。
因公出差或參加業務培訓或文化學習的一律不屬加班。
員工應努力提高業務素質和工作效率，在規定的工作時間內完成自己的本職工作，盡量減少加班。
請假分為6種，如下：
1.事假；2.普通傷病假；3.婚假；4.喪假；5.產假；6.工傷假。
員工請假應填寫請假單，列明理由，呈主管核準后于請假日前三天送公司登記備案，如因急事必須于上班前以電話等方式向主管報告，同意并于事后或痊愈次日提出確實證件補辦請假手續，未依請假規定而未上班者以曠工論處。
準假權限
職別 | 假類 | |||||
事假 | 普通傷病假 | 婚假 | 喪假 | 產假 | 公傷病假 | |
項目經理(正副) 公司部門經理 | 上級經理 | 上級經理 | 總經理 | 上級經理 | 總經理 | 總經理 |
項目員工 公司員工 | 2天(含)內項目負責人(主管負責人) 3天(含3天)以上報分管經理批準 | 項目負責人 (主管負責人) | 經本人申請，項目負責人(主管負責人)及行政部審核，報分管經理批準，總經理同意 | 項目負責人 | 經本人申請，項目負責人(主管負責人)及行政部審核，報分管經理批準，總經理同意 | 行政核定，總經理審批 |
凡屬3日以上假期一律報公司行政備案。
員工當月請假超過三天以上者，取消當月考核工資。
第六章調職
公司根據工作需要及人盡其才的原則，有權調動或更換員工工作崗位，奉調人員不得借故推諉。對不服從分配者，公司可視作員工放棄就職機會。
奉調人員在接到調任通知后，應規定時間內辦理好有關交接手續。
1.有關于公司的一切資料和物品；
2.有關客戶/業主名單及資料（包括圖紙等）；
3.交接前未完成的事項；
4.有關財務清單及事項。
移交不清或逾期不移交，公司可要求在規定時間交接清楚，移交中若發現短缺或致公司受損時，移交者應負賠償責任，必要時追究除賠償外的其他責任。
員工因本人原因想變動工作，應先征得本部門主管同意，再向公司提出申請。
第七章培訓
為幫助公司各級、各類員工具備與公司發展相適應的自身素質和業務操作能力，公司將盡力提供條件，使員工隨著其職業崗位的發展不斷提供。
培訓包括脫產、半脫產、業余培訓、培訓費用和條件由公司視培訓的性質和內容決定，對于需由公司出資（全部或部分）的培訓雙方需簽訂培訓協議，以明確雙方的某些權利和義務。培訓協議與合同一并生效。
員工在培訓和工作期間，必須遵守公司的規章制度和培訓條款和條件。
第八章勞動保護和安全
所有公司員工的健康和安全是第一位的，只要可能，公司有責任為職工提供安全和衛生的工作環境。為此，公司將提供安全的工作程序、規程、規則、指示、培訓和監督等，以確保正確使用上述各項安全和衛生規定。
公司將根據有關勞動保護規定，根據情況制定勞動保護方法，發放勞保用品。
在工作場地執行健康的安全的管理及標準，應通過公司及其員工平時的共同努力。員工對自己、對公司、對同事、對家庭都負有責任，確保安全規則和法則得到遵守。員工也有責任識別和迅速報告危險的情況。以確保及時糾正不當之處。
為確保公司員工辦公室及工作場地的安全，以防止員工的工作被干擾，要求非員工在接待處登記，且不允許進入公司辦公區域或公司管理地區，除非他們來訪的性質是為了公司的事務。
員工上班應按規定穿著工作服，佩戴工號牌。公司將為不同工作性質的員工提供各自的工作服裝。各項目員工值班期間視作正常上班，必須穿著工作服，佩戴工號牌。
公司可以在醫院或指定診所組織錄用前的生理和精神檢查。
第九章有關獎懲
公司對員工的獎懲，由項目/部門主管根據獎懲事實提出獎懲意見，呈上一級部門審核，報公司總經理室批準后實施。
員工有下列情形之一者，視其貢獻程度大小，予以獎勵：
熱心服務，表現積極，有具體事跡的；
工作效率高，適時完成重大任務或特殊交辦事宜的；
對公司發展有特殊貢獻的；
舉報貪污、違規、盜竊、浪費或其他有損公司權益的；
緊急事故，奮不顧身，保全人或物安全的；
意外突發事故處置得當，使公司減少損失的；
有拾金不昧行為發生并且單位價值較大的；
有重大的對社會效益作出貢獻的；
各項目根據項目在其經費范圍內特點所制的其他約定的。
員工有下列情況之一者，依情節輕重予以處罰：
未按項目管理工作流程工作的；
上班時間妨礙他人工作的；
上班時間擅離職守怠忽工作的；
延誤時效，致影響公司權益的；
因個人過失或不依公司規定，致公司名譽受損的；
與同事爭執不聽勸阻的；
因公出差時辦理私事的；
擔任主管，濫用職權的；
不聽上級指正、調度或違抗合理命令，情節輕微的；
有輕薄言行或其他違反風俗行為的；
在辦公場所飲酒、賭博及其他不良行為的；
搬弄是非，制造謠言，影響員工和諧情緒的；
擔任主管，發現部屬有不良行為而不予糾正或知情不報的；
第十章辭職（離職）、辭退
員工辭職（離職）必須提前7天向所在項目（部門）提交書面辭職（離職）申請，說明辭職（離職）理由。由項目（部門）負責人同意后呈上一級部門審批，報行政部備案。如未按規定提前向所在項目（部門）提出書面辭職（離職）申請的，應向公司賠償其本人7天工資作為他人頂崗費用。
批準辭職（離職）的員工自批準次日起停止計薪，并按公司員工辭職（離職）程序的要求辦理辭職（離職）手續。
公司在下列情況下，可終止合同和辭退員工。
1.在試用期內或試用期結束后，不符合錄用者條件的；
2.實行計劃生育的女職工，在規定的孕期、產期和哺乳期后未返回工作者的；
3.因機構調整、崗位合并等發生變化又無法另行安置的。
員工有下列過錯，公司可立即辭退。
1.工作時釀酒或在任何時候吸毒、參與賭博等各項嚴重違法亂紀活動；
2.故意傷害其他員工、同事或客人；
3.偷竊及嚴重違反公司規章制度；
4.偽造公司文件，泄露、濫用各類經濟、技術資料，參與或引導、指導、協同他人從事有損于公司利益的各種活動；
5.濫用責權，嚴重失職，營私舞弊，對客戶/甲方利益造成重大損失的；
6.故意進行危害辦公室人員或其他員工安全的活動；
7.違反操作規程，損壞設備、工具、浪費原料、能源等造成嚴重經濟損失者；
8.故意損壞辦公室、大樓及室內物品；
9.故意違反公司的行為規范；
10.對公司信譽造成損失的；
11.連續曠工15天以上者，或全年累計曠工30天以上者；
12.違反計劃生育條例者；
13.嚴重違反公司規章制度和規定的。
辭退員工按事實依據作出書面通知，并按規定辦理手續，報行政部備案。
如果辭退成為事實，公司將給員工書面辭退書，并由該員工簽收，如果員工拒絕簽名，部門主管將被作為證人，并注明拒絕簽名事實，然后部門主管應作為證人在該信上簽字。
被辭退的員工無理取鬧，糾纏領導，擾亂工作、社會秩序的，將送交公安部門處理。
員工在職或因各種原因離開公司后半年內泄露公司商業秘密的，公司有權要求其給予賠償。
第十一章附則
本手冊所列內容并不完全涵蓋公司所有具體實行的規章制度，公司全體員工日常除必須遵守本手冊內容外，還需遵守公司所制訂的其他管理制度。
本手冊應作為新聘員工崗前培訓的重要內容，并經手冊培訓考核合格后方可正式上崗。
本手冊由公司行政部負責編制和管理，本手冊經公司總經理室批準后試行。
本手冊如有修訂或改版，將以書面形式下發公司各部門及所屬管理項目。
篇2：控股公司員工手冊：行政管理
某控股公司員工手冊：行政管理
1.辦公例會制度
1.1例會目的
通過辦公例會明確下一階段工作目標和要求，溝通部門之間項目運作的進展、管理情況，協調解決存在問題，監督公司質量體系有效運行，確保公司在經濟活動中做出正確決策。
1.2例會職責
1.2.1公司行政部負責經理辦公例會的準備、會議記錄及擬制會議紀要;
1.2.2總經理(或副總經理)負責主持經理辦公例會，并對會議議題做出決策;
1.2.3各部門經理參加辦公例會，并負責提供會議所需的本部門資料和《工作進度周報》;
1.2.4各部門經理負責執行會議決定，行政部負責跟蹤會議決定的執行情況。
1.3例會類型
公司辦公會議分為周例會、月度例會，一般周例會在每周五上午召開，月度例會在每月最后一周召開，最后一周的周例會與月度例會合并召開。
1.3.1.每周例會的主要例會議程包括，但不限于：
--上周工作回顧、檢查;
--項目實施過程中需協調的事項研究、決定;
--公司運作中需研究決定的一般事項;
--下周工作安排。
1.3.2.月例會的主要例會議程包括，但不限于：
-各項業務運作過程及效果的溝通、交流;
--開發項目的質量、進度、投資回顧和檢查;
--銷售工作及效果;
--與相關方(監理、施工、服務分包方、主管部門及上級公司)的溝通;
--市場(顧客)反饋情況;
--本月工作總結和下月工作安排。
1.4例會程序
1.4.1周例會
1.4.1.1公司周例會參加人員為：總經理、副總經理、部門經理及骨干員工;
1.4.1.2周例會由公司總經理主持召開?？偨浝聿辉跁r，由總經理委托公司常務副總經理主持召開;
1.4.1.3每周五下午2：00召開周例會，不做專門通知。如時間有變化，由行政部通知各部門。情況特殊時，如不能召開周例會，可以順延或取消，但不能連續取消三次周例會：
(1)部門經理因特殊情況不能參加周例會，可指定代表參加，但須經會議主持人同意。
(2)周例會提出的要求和形成的決定，由各部門經理自行記錄。會議結束后，行政部負責整理形成《經理辦公例會會議紀要》，并下發各部門。各部門依據例會決定，按時如實填寫《工作進度周報》，以便下次例會時對照檢查。
1.4.2月度例會
1.4.2.1月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同，如有特殊原因由行政部負責提前通知參會人員;
1.4.2.2總經理因故不能參加月度例會，常務副總經理及管理者代表必須參加月度例會，部門經理不能同時有二名以上缺席：
(1)月度例會可以順延或取消，但不得連續取消二次月度例會。
(2)月度例會召開前，各部門經理負責對本部門的工作進行小結，并對以下內容進行匯報：
--各項業務工作現狀;
--業務運作程序的執行情況;
--已出現或可能出現的問題;
--需提請會議討論決定的其它問題。
1.4.2.3月度會議討論的問題及形成的決議，由行政部負責整理成《經理辦公例會(月)會議紀要》，并下發各部門。
2.合同管理制度
2.1.合同的定義：
本合同指公司各責任部門在與各設計、工程、采購、策劃、制作及廣告等單位合作時簽訂的所有協議和補充協議。按合同的內容不同分為工程類合同和管理類合同。
2.2合同的編制
2.2.1合同文本：由預算部組織各專業部門就合作事宜及合同條款與合作單位進行協商、洽談，并負責合同文本中預算部分和商務部分內容的編制，專業合作內容由相關專業部門具體經辦人起草編制;
2.2.2合同編號：
工程類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+項目名稱+年份+3位數序號
管理類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+內容分類+年份+3位數序號
(1)所有名稱均用拼音簡寫：如"辦公"--BG
(2)公司名稱統一使用"武漢順馳"--WHSUNCO
(3)部門名稱統一定為：研發部--YF
營銷部--Y*
工程部--GC
預算部--YS
開發部--KF
行政部--*Z
財務部--CW
(4)內容分類為：管理類、辦公類
例如：研發部簽定的"百善項目規劃概念咨詢合同"編號應為：
BJSUNCO-YF-BS-20**-004
行政部簽定的"釣魚臺山莊租房租賃合同"編號應為：
BJSUNCO-*Z-GL-20**-001
2.3合同審核
合同文本編制后，由專業部門經理在《合同審核單》(見附表)上簽字確認后，再由預算部審閱簽字，然后報主管副總經理審核簽字，最后報總經理批準。對重要合同的審核，必要時要征求法律顧問意見。
2.4 合同保存
經總經理批準后的合同文本，由財務部保存合同副本一份和《合同審核單》，預算部留存合同副本一份，執行部門留合同副本或合同復印件負責實施，合同正本留行政部存檔。
2.5合同的歸檔
合同的歸檔工作由行政部安排專人按專業檔案管理要求負責整理、分類、歸檔和管理。
3.辦公設備的管理
3.1固定資產的購置
3.1.1本規定所指的固定資產是指包括計算機、打印機、攝像機、投影儀、照相機等單位價值在2000元以上的辦公設備和儀器。如各部門因工作需要需購置固定資產，須先填寫《固定資產申購單》(見附表)，由本部門經理及主管副總經理簽字后，交由行政部統一安排采購，購買時應根據市場因素和部門實際需要，在征詢需求部門和主管副總經理意見的基礎上，選擇滿足辦公需求的設備;
3.1.2購置的固定資產，由行政部統一編號登記，同時將設備的保修憑證、說明書及暫且不用的配件等統一交由行政部保管，以備維修維護時使用;
3.1.3固定資產報廢時，由使用部門填制《固定資產報廢清單》(見附表)，行政部填寫固定資產報廢意見，報總經理審批后，報財務部進行帳務處理;
3.1.4部門需要申購的計算機軟件，由行政部統一購買并保存。各部門使用相關軟件時應到行政部登記申領，軟件使用完畢后，及時交還行政部。
3.2辦公設備的使用
3.2.1行政部根據各部門的工作需要，對計算機、打印機等進行統一調配;
3.2.2各部門應保持本部門計算機、打印機等設備日常清潔和維護，以保證正常工作需要;
3.2.3對本部門上網的計算機，應確保所安裝程序的軟件無計算機病毒，以避免相互感染;
3.2.4每天工作結束后，各部門的計算機應退出系統并關機。公司所有計算機不得安裝游戲軟件和進行聯網游戲。
3.2.5公司各部門復印可到公司復印室，要規范使用復印機，并保證復印室的清潔;
3.2.6公司其他辦公設備如投影儀、攝像機等，由行政部統一保管;各部門使用時應向行政部登記，使用完畢及時交回行政部，由行政部進行檢查，確保設備的正常使用;
3.2.7申請領用設備的員工，辭職或由于其他原因離職時，須到行政部辦理設備歸還手續，取得行政部主管簽字后，方可辦理離職手續;
3.2.8辦公設備在使用過程中，如因保管不善而損壞或丟失，則由領用人負責賠償或者修理，費用由領用人負擔。
3.3辦公設備的保養與維修
3.3.1公司行政部每月上旬為各部門聯網電腦做殺毒軟件升級;
3.3.2公司各部門計算機的使用、清潔和保養工作，由各部門指定專人負責，要求各部門采取必要的措施，確保本部門的計算機始終處于清潔、良好的運行狀態;
3.3.3公司原則上要求除專業維修人員外，員工不得隨意拆卸本部門的計算機及其他相關設備。對關鍵的計算機設備應配備必要的斷電繼電保護措施;
3.3.4公司各部門辦公設備出現問題，應及時通知行政部，由行政部統一聯系專業維修公司進行修理;
3.3.5公司局域網的服務器，任何部門和個人均不得自行打開更改，必須由公司行政部聯系專業公司進行維修維護。
4.辦公用品及消耗品的使用管理
4.1辦公用品分類
4.1.1消耗品：筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書針等;
4.1.2管制消耗品：簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等;
4.1.3管制品：剪刀、美工刀、訂書機、日期章、計算器、印臺等。
4.2辦公用品領用
4.2.1分為個人領用與部門領用兩種，"個人領用"系個人使用保管用品，如簽字筆、文件夾、多用文具盒......等;"部門領用"系本部門共同使用保管的用品，如裝訂機、白板筆、電池等;
4.2.2消耗品可依據經驗法則和歷史紀錄設定領用管理基準(如：按估計消耗時間，圓珠筆每月每人發放一只)，還可以隨部門或人員的工作狀況調整發放時間;
4.2.3管理消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，單純消耗品不在此限。
4.3辦公用品的管理
4.3.1管理性辦公用品的保管應列入移交，如有故障和損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購;
4.3.2辦公用品的申領應于每月一日前由各部門提交《辦公用品計劃匯總表》，由行政部統一購買后發放。但管理性文件的領用不受上述時間的限制。特殊辦公用品行政部無法采購時，可以經行政部統一授權由相關部門自行采購;
4.3.3行政部為每人每個部門設立《辦公用品領用記錄單》并統一保管，領用辦公用品時分別登錄，并用以控制文具領用狀況;
4.3.4新進人員到職時由所在部門提出辦公用品申請，向行政部請領辦公用品并列入領用卡;人員離職時，應將剩余文具及列管用品一并交行政部。
5.車輛管理
5.1車輛使用規定
5.1.1公司副總以上領導專用車由本人使用。若領導不便駕駛車輛，由專職司機負責駕駛，并負責車輛的保養、維護，保證車輛的安全性能和技術性能;
5.1.2公司各部門日常辦公用車或急需安排因公接送事宜，須事先通知行政部，由行政部根據事情的輕重緩急進行協調安排，填寫派車單;
5.1.3為保證辦公用車正常使用，司機在未接到派車單之前，一律不準為任何部門、任何人私下服務;
5.1.4個人因私用車，需事先征得領導同意，隨后通知行政部安排，嚴禁因私駕車辦事影響正常工作。
5.2車輛的保養維修管理規定
5.2.1駕駛員要熟知公司車輛的技術性能、使用規定、操作要領，管好、用好、維護好、保養好公司車輛，做到會使用、會檢查、會保養、會排除故障;
5.2.2嚴格執行出車前、行車中、收車后的檢查規定，認真填寫日檢紀錄，發現問題及時處理，決不允許帶病車出行;
5.2.3根據行車公里數，定期做好車輛保養，延長車輛使用壽命，建立車輛保養維護檔案;
5.2.4嚴禁駕駛員酒后駕車，否則出現的一切后果由駕駛員全部承擔;
5.2.5駕駛員需要維修車輛必須提前通知行政部主管，行政部根據行車里程、車輛異常情況和嚴重程度，盡量安排在工余時間維修車輛;
5.2.6在修車過程中，決不允許駕駛員和任何人借修車理由向廠方索要物品，一次發現嚴重警告，二次發現開除公職;
5.2.7嚴格控制費用開支，根據行車里程記錄，領用油票或登記報銷。
6.專業圖書資料的購置和管理
為加強公司員工對專業知識的學習和應用，各部門可以根據實際工作需要購置專業書籍和資料。同時按規定手續借閱，又能使資源得到最大限度的利用，控制公司辦公成本，實現資源共享。
6.1圖書、資料的購置
6.1.1各部門根據工作需要可隨時申購專業書籍。根據圖書的專業性、知識性、信息涵蓋的廣度和深度及購買的迫切性等原則,對申購書目應多方比較，篩選出最佳書目;
6.1.2申購部門須先填寫《購書申請單》，由部門經理審核簽字后，報主管副總批準后方可購買;
6.1.3原則上，全年購書費用總額控制在每人每年100元標準內，但特殊部門特殊需要時可酌情增加。
6.2圖書的登記和保管
6.2.1各部門購置的工具書籍應由行政部對書名、作者、出版社名、購買日期、價格及其他相關資料進行逐一登記，并加蓋"受控"章后，方可傳閱。各部門傳閱時，必須先在行政部辦理借閱登記手續;
6.2.2行政部資料保管員及時做出公司工具書目錄清單并隨時更新，并在網上形成共享文件，供各部門查閱。
6.3圖書借閱和歸還
6.3.1員工向行政部借閱相關工具書籍時，由行政部在《圖書資料借閱登記》上詳細登記。借閱時間最長不得超過一個月;
6.3.2員工不得在借閱的圖書上批改、圈點、畫線、折角或涂寫，圖書如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價賠償;
6.3.3員工借書期限屆滿或公務上需參考應及時歸還，如經通知仍不還書者，將停止借書權，直至歸還所借圖書。
6.4雜志的管理辦法(同本規定)。
附表：《工具書目錄清單》和《圖書申購登記表》
7.檔案的管理
7.1檔案管理要求
7.1.1公司設立資料室，由專業資料員負責進行資料日常管理、歸檔、借閱等工作;
7.1.2資料員應隨時隨地深入部門，收集檔案資料，使檔案不散失在部門和個人手中。公司各部門(財務部除外)工作中、工作后形成或辦理的檔案資料，應及時送交資料室歸檔保存。所送資料應附帶報送電子文件，以便資料室建立電子文件檔案;
7.1.3外部審批后形成的文件檔案資料，資料員應掃描進電腦;
7.1.4移交部門移交人辦理交接手續，填寫"檔案移交單"，并詳細注明移交部門、移交人、接收部門、接收人、接收時間、接收內容、接收件數等;
7.1.5所有資料在電腦中與資料柜中同樣分類保存，使用統一編號，以方便各科室在局域網上查詢;
7.1.6需要使用資料復印件，統一由資料員復印并辦理領取手續。
7.2工程檔案立檔要求：
7.2.1公司內部工程檔案按項目進行分類收集、整理，立卷：
(1)每個項目按前期、配套、工程、驗收資料、合同協議五部分進行整理立卷;
(2)對每個部分分別編寫目錄、打制頁號;
(3)整理后的資料應達到用檢索工具能夠準確地找到所需檔案資料的標準。
7.2.2報送武漢市城市建設檔案館檔案的收集、整理、立卷：
(1)按工程前期文件和竣工驗收文件、工程室外管線竣工圖、竣工工程質量評定資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工工程質量保證資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工圖紙(建筑、結構、水、暖、電)分別立卷;
(2)根據城建檔案館要求，整理資料;
(3)通過城建檔案館驗收方可存檔。
7.3檔案借閱規定
7.3.1需要借閱檔案的員工必須嚴格履行檔案借閱、調閱制度;
7.3.2資料員應嚴格履行工作職責，按照各項規定辦事，做好檔案的保密、利用等工作。要認真做好檔案借閱登記，并收集檔案借閱效果，及時向領導反饋利用情況;
7.3.3特殊情況和需要原始資料的，須在《檔案查閱登記簿》上登明借用時間、借用理由、歸還時間;
7.3.4借閱本部門檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經本部門經理簽字批準后，方可借閱;跨部門借閱檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經主管總經理簽字批準后，方可借閱;
7.3.5借閱檔案人員，嚴禁在檔案資料上涂改、勾劃、撕頁和抽取文件;
7.3.6借閱檔案人員，應及時無誤將檔案歸還檔案室;
7.3.7檔案管理人員收回借閱檔案時，要嚴格檢查檔案資料的完好、完整情況，確認無誤后方可收回。如有損失，應詳細記錄，并要求借閱人員立即修補或限時修補。如損失較大或遺失，應報告行政部領導按有關規定處理;
7.3.8執行本規定時，如遇到難以處理的問題，請示行政部經理和總經理協調解決;
7.3.9檔案室內不得吸煙，同時應做好防火、防潮工作，資料員離開時，應關好電源、門窗。
8.公司對外收發文制度
8.1公司對外收發文由行政部統一管理。
8.2公司收文由行政部接收，并通知相關責任人。
8.3公司發文由各科室起草，并填報《公司對外發文審批表》，由經理審批，行政部蓋章，并由行政部發給受文單位，受文單位接收人應在我公司發文本上簽字。
8.4行政部應對各科室發文給出統一分類編號。
8.5行政部應保存好《發文登記本》及《公司對外發文審批表》。
篇3：連鎖公司行政人事部手冊說明使用
> 連鎖公司行政人事部手冊的說明及使用1、為了取得更高的成效，在經營業務的過程中，特許經營體系內的每一位成員都必須遵守“業之峰”所規定的營業程序、經營手法及市場策略。此“手冊”與其它手冊都是非常珍貴的指導手冊。它包含許多有關業之峰總部的總體思想與管理方法，以及如何切實有效的進行相互間的配合的重要資料。
2、該手冊是“業之峰”的獨有資產，受版權法令的保護。本手冊版權與知識產權歸“業之峰”所有。根據版權法規定，任何人都不許抄襲或復印本手冊內容，也不許以口頭傳達、錄音或其他方式將內容轉告他人。只有在特定情況下，經“業之峰”的書面認可，才可向他人透露有關資料。本手冊的內容受版權法和業之峰總部與所有加盟商簽署的合同限制。
3、連鎖特許總部為了更加規范操作、更好服務加盟公司，以部門、崗位設置最優化、人員最優化、成本最低化為標準特編制此手冊，其崗位的職責相對比較細化，但并不是完全適用每一個分公司，所以各個公司在使用過程中以此為綱結合實際。