寫字樓物業保安部文員職責
1. 按照**資訊中心管理處要求處理保安部一般性文書工作。
2. 負責接聽保安部服務熱線,提供信息咨詢并處理保安事務工作,做好電話記錄。
3. 負責保安部工作中各項信息的統計,交保安部經理審閱后定期呈報物業總經理。
4. 定期將保安部需呈報的文件及報表(日/周/月)整理匯總及時送交物業總經理。
5. 負責保安部所有文件的管理工作,并將有關規定通知及發文及時送交相關人員傳閱和簽收,做好部門文件收、發工作的記錄及存檔工作。
6. 定期羋本部門各類文檔、所有文件資料按歸檔和目錄進行整理。負責檔案文件、資料和借閱或復制的登記和管理工作。
7. 負責客戶檔案的建立、查閱、修改和保管工作,所有對客文件需按要求進行整理、存檔和補充。
8. 負責管理外文件的傳閱和承辦,量報本部門,上報的文件跟進上級批復。
9. 負責本部會議通知、議程安排、會議記錄、部門考勤、表格管理等工作。
10. 負責統計和匯總本部門日常管理與服務活動中的各類信息、數據、并按要求制表。
11. 積極參加管理處及本部門組織的各項培訓課程。
12. 完成上級交辦的其它任務,履行必要的崗位職責。
篇2:酒店保安部秘書/文員崗位工作職責(3)
酒店保安部秘書/文員崗位職責(三)
【管理層級關系】
直接上級:保安部經理
直接下級:
【崗位職責】
1、做好部門的文件整理及存檔工作,并保證準確無誤??刂坪貌块T辦公費用;
2、及時傳達經理的工作指令,并做好來訪接待工作。
【工作內容】
1、負責部門文件的起草、打印、發送、校對;部門公章的使用及管理信息的收集整理報送反饋;嚴格執行有關規定;
2、負責整理部門規章制度、文件存檔等工作;
3、負責庫房物品的管理;
4、負責制定部門培訓計劃、工作計劃等工作;
5、負責安全消防工作的傳達、宣傳;
6、做好內部協調工作;
7、完成上級領導交辦的其他工作。
任職條件:
1、具有大專以上學歷,熟悉酒店的管理流程;
2、具有靈活處理問題的能力及協調工作能力,有一定的寫作能力和文字處理能力;
3、熟知保安部內部各項工作程序及酒店其它相關工作程序和標準;
4、能熟練的操作各種辦公自動化設備;
5、具有良好的職業道德素質和安全保密意識,工作效率高,吃苦耐勞,能與他人合作;
6、有一定的英語基礎;
7、保安部秘書/文員最佳年齡為22-30歲。
篇3:保安部辦公室工作人員(工作人員含辦證員、監控員、文員)操作規程
保安部辦公室工作人員(工作人員含辦證員、監控員、文員)操作規程
固定類工作
(一)來訪接待
1.工作目標:
(1)按照《辦公室管理規定》接待客人;
(2)來訪客人無因接待人形象、態度差而投訴。
2.工作流程:
(1)見到客人立即起立問好"您好,怎樣可以幫到您?";
(2)招呼客人坐下、倒水"請坐","請喝水";
(3)詢問來訪者到訪意圖,并立即作出處理;
(4)離開或結束時致意"請慢走"。
3. 注意事項:
(1)客人主要包括上級領導、其他部門人員、裝修工、辦證人員、來隊探訪的隊員家屬、面試的人員及其他;
(2)見到客人起立要快,問候要及時,并要安排好客人坐下;
(3)接一待二應三,有多名來訪人員時,應當有條不紊地展開接待;
(4)切忌在辦公室內大聲講話或吵鬧;
(5)客人離開時應起立道別。
(二).接聽電話
1.工作目標:
(1)確保二至三響之內提筒接聽;
(2)不出現因接聽聽電話態度不好、語氣不佳而令客人不適或投訴。
2.工作流程:
(1)電話鈴響后左手按聽筒并調整坐姿為正襟危坐,直腰,挺胸;
(2)調整呼吸至平緩或深呼吸,面帶微笑;
(3)接聽后,首先使用敬語:"您好,這里是物業管理部辦公室,怎樣可以幫到您?";
(4)詢問和了解對方來電意圖并作解答和處理;
(5)通話結束時通常應表示感激或客氣,待對方掛斷電話后方能放下聽筒(或結束交流3秒后方能掛斷電話)。
3.注意事項:
(1)接聽電話時周圍有噪音應設法消除,如人為的應提示不要大聲喧嘩;
(2)接聽電話時要調控好聲音、表情、面容和情緒。聲音不能過大或過細,適中(30分貝)為宜,表情和面容應積極,從容的表情和略帶微笑的面容可以引導聲音和情緒優化;控制情緒至為重要。接線員應在電話里面向客人施加積極的影響,情緒穩定,不可將個人情緒帶到工作中,包括接聽電話;當然,更不可在電話里與對方爭論或爭吵、發脾氣等;
(3)對緊急突發事件的來電,要詳細的問清楚對方的姓名、身份、住址、聯系電話及事發的簡要情況并記錄,向上級通報及時;
(4)兩部電話同時響起時,要用接一待二的原則,并分別向二者表示歉意。