物業內部會議管理制度

　　1. 引言

　　旨在規范和優化物業公司內部會議的召開、組織和管理，以確保會議的高效性、透明度和可操作性，促進信息共享、決策制定以及問題解決的有效進行。

　　2. 會議類型

　　2.1. 內部會議

　　內部會議是物業公司內部人員之間的會議，用于討論日常運營、管理和項目進展等事宜。內部會議包括但不限于：

　　- 周例會：每周召開，討論日常運營和問題解決。

　　- 月度管理會議：每月召開，審議財務、預算和戰略計劃。

　　- 項目進展會議：根據需要召開，監督項目進展。

　　2.2. 居民會議

　　居民會議是物業公司與小區業主/居民之間的會議，用于傳達信息、聽取建議和解決問題。居民會議包括但不限于：

　　- 業主大會：定期召開，審議財務報告、選舉物業管理委員會成員等事宜。

　　- 小區居民代表會議：不定期召開，聽取業主意見、提供項目更新等信息。

　　3. 會議召開程序

　　3.1. 內部會議

　　- 會議召集：由會議組織者(通常是物業公司高層管理人員)負責召集會議，確定會議時間、地點和議程。

　　- 通知與提前材料：會議通知應提前通知與會人員，并附帶相關材料和議程，以便參與者有足夠的準備時間。

　　- 會議議程：明確會議議程，確保會議有組織、高效進行。

　　- 記錄和匯報：指定一名記錄員負責記錄會議內容，并在會后制定會議紀要，向相關人員進行匯報。

　　3.2. 居民會議

　　- 會議召集：由物業公司通知業主/居民召開居民會議，確定會議時間、地點和議程。

　　- 通知與提前材料：提前通知業主/居民，并附帶相關材料和議程，以確保參與者充分了解會議內容。

　　- 會議議程：明確會議議程，確保會議有序進行。

　　- 記錄和匯報：指定一名記錄員負責記錄會議內容，并在會后制定會議紀要，向業主/居民進行匯報。

　　4. 會議組織與管理

　　4.1. 內部會議

　　- 主持人：指定一名主持人，負責引導會議進程、控制時間和確保議程的執行。

　　- 會議材料：確保會議所需材料準備充分，包括報告、圖表、數據等。

　　- 參與者：明確會議參與者，確保關鍵人員的出席。

　　- 會議記錄：指定一名記錄員，記錄會議討論和決定，制定會議紀要。

　　- 時間管理：確保會議時間合理，避免超時。

　　4.2. 居民會議

　　- 主持人：由物業公司或物業管理委員會成員擔任主持人，確保會議有序進行。

　　- 會議材料：準備和分發相關文件，包括財務報告、項目更新等。

　　- 會議安全：確保會議場所的安全，提供必要的設備和服務，如投影儀、音響等。

　　- 居民參與：鼓勵業主/居民積極參與，提供意見和建議。

　　5. 會議紀要與文件管理

　　- 會議紀要：每次會議后，制定會議紀要，包括會議日期、時間、地點、出席人員、議程、討論內容和決定。

　　- 文件管理：建立有效的文件管理系統，存檔和保留會議相關文件，確保文件的可檢索性和機密性。

　　6. 決策與行動項跟蹤

　　- 會議決策：明確每次會議的決策事項，分配責任人，并設定截止日期。

　　- 行動項跟蹤：定期跟蹤和匯報決策的執行情況，確保行動項得到有效落實。

　　7. 反饋與改進

　　- 定期收集與會人員的反饋，以改進會議組織和管理流程。

　　- 持續改進：根據反饋和經驗教訓，不斷完善會議制度和流程，提高會議質量和效率。

篇2：內部審核實施:內審末次會議

　　文 件 名:內部審核實施

　　內審末次會議

　　●末次會議的任務

　　(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結果，并予確認。

　　(2)報告審核發現(重點在不合格項)和審核結論。

　　(3)提出后續工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。

　　(4)結束現場審核。

　　●末次會議的內容

　　審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應簽到。

　　(1)重申審核目的和范圍?？紤]到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應重申。

　　(2)強調審核的局限性。審核是抽樣進行的，存在一定風險。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。

　　(3)宣讀不合格項報告(可選擇主要部分)。

　　(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時間，完成糾正措施的期限，驗證糾正措施的方法等。

　　(5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報告的發布時間、方式及其 他后續工作要求。

　　(6)受審核方領導表態，并對糾正作出承諾。

　　(7)會議結束，審核方表示謝意。

　　●末次會議的注意事項

　　(1)末次會議不僅是第三方審核結束時的一個重要會議，也是內部審核結束時的一個重要會議，不能省略。

　　(2)末次會議的重點應圍繞著不合格項提出糾正措施及要求。

　　(3)審核結果、意見涉及到的重要部門和人員應到會，以便實施糾正。所有到會的人員應簽到。

　　(4)末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應保持審核風格和良好的氛圍?！?準時開 始、準時結束”，會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時，可滿足其正當要求。末 次會議切忌拖沓，發生爭執。審核組長見已達到末次會議目的后，應堅決而有策略地予以“ 關閉”。

　　(5)末次會議應有會議記錄，并保存。記錄應包括到會人員的簽到。

　　(6)有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經審核員驗證也較滿意 ，可不在會上提出或在會上表示滿意態度。

　　(7)末次會議應適當肯定受審核方取得的成功經驗和好的做法，不要一味談問題。

　　(8)宣讀不合格項報告或對受審核方不利結論時，應充分準備，選擇適當措辭，防止 陷入“僵局”。

　　(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎上。所以這就 導致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結論的使用者應對這種不確定性加以關注 。

　　(10)在末次會議之前審核組應進行內部商議，以便：

　?、僭u審所有審核發現;

　?、谶_成一致的審核結論;

　?、塾懻搶徍说母櫞胧?。

篇3：內部審核實施:內審首次會議

　　文 件 名:內部審核實施

　　內審首次會議

　　首次會議是實施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領導及有關人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持，向受審核方介紹具體內容及方法，并協調、澄清有關問題。到 會人員要有簽到記錄。

　　●首次會議的作用

　　(1)傳達并落實審核計劃。

　　(2)簡要介紹審核采用的方法和程序。

　　(3)建立審核組與受審核方的正式聯系。

　　(4)提出并落實審核有關要求。

　　(5)澄清并協調有關審核問題。

　　●首次會議的要求

　　(1)建立審核活動的風格。

　　(2)準時、簡短、明了，會議以不超過半小時為宜。

　　(3)獲得受審核方的理解并得到支持。

　　(4)由審核組長主持會議。

　　(5)參加首次會議的人員應包括:審核組全體成員，高層管理者(必要時)，受審核部門代表及主要工作人員等。

　　●首次會議的內容

　　(1)會議開始。參加會議人員簽到，審核組長宣布會議開始。

　　(2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時，應詢問原因。

　　(3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準則和審核將涉及的部門、班組或崗位。

　　(4)傳達審核計劃。審核計劃應征得受審核部門的最后確認，一般情況下，審核計劃不宜作大的調整。

　　(5)強調審核的原則。強調公正客觀立場，說明審核是一個抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結論公正;說明相互配合是審核順利進行和獲得 公正結論的重要條件，提出不合格項報告的形式等。

　　(6)闡明、澄清有關問題。對有疑問的問題進行澄清，交流雙方關心的具體問題，確定末次會議的時間、地點及出席人員等。

　　(7)落實后勤安排。必要時，應對辦公、交通、就餐作出安排。

　　(8)會議結束。以審核組長的致謝詞結束會議。

　　●首次會議的注意事項

　　(1)首次會議應準時開始、準時結束，通常時間不應超過半小時。

　　(2)會議應始終圍繞主題，簡明扼要。

　　(3)規模較小、時間較短或常規性內審，可不開首次會議，有關問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內容及環節可視具體情況增刪。

　　(4)首次會議應致力于建立一個良好的審核“風格”和“氛圍”。

　　(5)與會人員簽到，審核組長發現受審核部門重要人物未到場時應詢問原因。

　　(6)審核目的、范圍和計劃一般不在首次會議上作更改，較小的計劃變更是允許的。

　　(7)陪同人員的作用

　?、贋閷徍私M提供支持;

　?、诳纱硎軐徍朔揭娮C審核活動;

　?、燮渌氊?。如確?，F場審核員知道有關安全和保安方面的要求。審核員應注意確保陪同不施加過分的影響或進行干預。

　　(8)強調在審核所安排日程(時間)段中，被審核部門負責人應在場。