原中工學院文件材料歸檔流程

　　為了加強我校檔案工作的業務建設，使之日趨完善，逐步實現檔案工作規范化，不斷提高科學管理水平，有效地為我校各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，特制訂原中工學院文件材料歸檔工作流程。文件材料歸檔工作流程分為以下八個方面：

　　一、預立卷

　　(一)按照國家教育部《普通高等學校檔案管理辦法》第五章第二十條：“實行文件材料形成部門、課題組立卷制度”。學校各院系(部)、處、所、中心均為立卷歸檔單位。

　　(二)各歸檔單位根據文件材料形成規律，參照《原中工學院綜合檔案實體分類方案》，預先編制案卷類目。

　　(三)各歸檔單位要將平時辦理完畢的文件，隨時按照案卷類目分別立卷。

　　二、立卷歸檔分工

　　(一)全校性、綜合性的文件材料由學院辦公室負責立卷，其它黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會、聲像等門類的歸檔材料，由形成材料的部門負責立卷歸檔。

　　(二)上級來文需要有關部門辦理的，由辦理者負責把辦理好的原始材料與上級來文(復印件)一并立卷歸檔。

　　(三)歸檔材料涉及多個部門的，由主辦部門負責立卷歸檔，非主辦部門負責提供相關資料。

　　(四)黨委和學校召開的代表大會、常委會、辦公會所形成的材料，由學院辦公室立卷歸檔;職能部門以黨委和學校名義召開的全校性專門會議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

　　(五)教學檔案應由教務部門審定認可后，由責任部門歸檔。

　　(六)各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應于機構撤銷前做好整理工作，移交學校檔案部門保存，任何人不得擅自帶走或銷毀。

　　三、收集文件材料

　　(一)按照以下原則和重點并根據本單位、本部門歸檔范圍，在平時積累歸卷的基礎上，收集文件材料：

　　1.收集文件材料的原則：必須對學校、社會有史料和研究價值，具有參考和憑證作用。能夠反映學校各部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統。

　　2.收集的重點是學校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級針對本校的指令性、指導性文件和需我校承辦的文件材料。

　　(二)以下為不歸檔的文件材料，若需要，可選作資料保存：

　　1.上級機關普發的供參閱、不辦的文件;

　　2.上級機關發來供工作參考的抄件;

　　3.上級機關征求意見未定稿的文件;

　　4.無查考價值的事務性、臨時性文件;

　　5.重份文件;

　　6.未經會議討論、未經學校領導審閱、簽發的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對稿(學校主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外);

　　7.從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料;

　　8.無特殊保存價值的信封，一般性表態，詢問一般性問題，提出一般建設性意見的人民來信;

　　9.學校內部互相抄送的文件材料，介紹信等;

　　10.為參考目的從各方面收集的文件材料;

　　11.本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料;

　　12.非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料;

　　13、未生效的合同、協議、單據。

　　四、歸檔的原則和方法

　　(一)原則：

　　遵循文件材料的自然形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管利用。

　　(二)方法：

　　1.歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的附件、頁數均應齊全完整。

　　2.在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開;文電應合一立卷。

　　3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃、計劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度總結和計劃為同一份文件的放在計劃針對年立卷;訴訟案件放在結案年立卷;其它文件材料的立卷應按有關規定執行。

　　4.卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;非訴訟案件結論、決定、判決性文件材料在前，依據材料等在后;其它文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。

　　5.卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號。應裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右下角、背面的左下角用鉛筆書寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編寫件號;圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　6.聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　五、檢查案卷質量

　　(一)檢查案卷文件的成分，收集的材料是否齊全、完整，是否有不需歸檔的材料。

　　(二)檢查案卷內文件的聯系，糾正相互混淆、重復或拆散文件有機聯系的現象以及文件順序排列情況。

　　(三)檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，公章與落款是否一致，要簽名的欄目有無漏簽。

　　(四)檢查案卷文件的頁數，一般不超過200頁，對同一問題文件數量較多的酌情分卷，問題單一、文件數量少的可組薄卷，也可以和本部門同一保管期限的文件材料組合在一起，案卷標題上標明卷內文件的內容。

　　(五)檢查案卷是否按照規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，文件材料題名是否填寫，沒有題名的應擬寫題名，雖有題名但無實質內容的亦應重新擬寫，凡是重新擬寫的題名要加[ ];沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚、填入有關項內;會議記錄應填寫每次會議的時間、屆次和主要內容;填寫字跡要工整，卷內文件目錄放在卷首。

　　六、填寫卷內文件目錄、案卷封面

　　(一)卷內文件目錄位于卷內文件之前，必須用打印機打印并向學校檔案室報送電子文檔。

　　1.順序號：以卷內文件排列先后順序填寫的序號;

　　2.文號：文件制發機關的發文字號，如：“國發[1998]6號”，其中“[1998]”不得簡寫成“[98]”;

　　3.責任者：文件形成部門或對文件負有責任的署名者;

　　4.題名：即文件標題，一般照實抄錄，無標題或標題不能說明文件內容的，可自擬標題，外加“[ ]”號，例：標題為“會議紀要”的文件，應概括出主要內容寫為“[校長辦公會會議紀要]”;

　　5.日期：文件的形成時間，例：1998.10.19 ;20**.03.04;

　　6.頁號：卷內每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應為起止頁號;

　　7.備注：對文件其它未盡事宜需作進一步說明的，可根據需要填寫。

　　(二)填寫案卷標題和封面

　　1.案卷標題要求結構完整、體式一致。一般包括卷內文件主要責任者，內容、名稱(文種)。除會議文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***來往文書”。案卷標題一般不得超過50個字，文字簡練，使用簡稱應通俗易懂，字跡要工整、清晰。

　　2.歸檔單位：把檔案移交給學校檔案部門的單位。卷內文件起止日期：卷內文件形成的最早和最晚日期。

　　3.保管期限：依據保管期限表，確定檔案的保管期限(永久、長期、短期)。

　　4.密級：有保密要求的要填寫密級。

　　七、裝訂

　　(一)先檢查歸檔文件是否按要求的A4或B5規格大小形成，若不合要求則需裁切、折邊成A4或B5規格。

　　(二)拆除文件上的金屬裝訂物，對破損的文件及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等要進行加邊修補和裱糊，對較大的圖表要按手風琴式的樣子折疊。裝訂案卷采用三孔一線法，用棉線裝訂成卷。

　　(三)成卷裝訂的卷內文件在裝訂前編頁號(卷內目錄、備考表均不編頁號)，起始號為1，卷內文件無論是單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編一個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側的下角。

　　(四)對部分以件為單元、不裝訂的卷內文件材料，如試卷，應在每份文件的右上角加蓋檔號章。

　　八、移交檔案

　　(一)歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查，學校檔案部門根據規范標準進行驗收，不符合要求者，學校檔案部門有權退回，限期改正后重交。

　　(二)移交手續：移交時填寫移交目錄，一式兩份，雙方各執一份備查。

　　(三)歸檔時間：按《原中工學院檔案管理辦法》的規定辦理。

篇2：某黨校文件、材料歸檔工作規范

　　黨校文件、材料歸檔工作規范

　　一、文件、材料歸檔范圍

　　凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的文件、材料，均屬歸檔范圍。

　　(一)上級機關文件、材料

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件、材料;

　　2、上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要執行的文件以及普發的、非本機關主管業務，但要貫徹執行的法規性文件;

　　3、上級機關領導視察、檢查本機關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料;

　　4、上級機關及領導同志，在于本機關有關的文件、材料上的批示和下達的督查近期形成的辦結材料;

　　5、本機關負責同志與上級領導同志有關工作問題的重要來往文書;

　　6、代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上級機關轉發本機關的文件。

　　(二)本機關文件、材料

　　1、本機關黨委會議文件、材料，本機關召開的工作會議、專業會議文件、材料;

　　2、本機關印發的(包括轉發給予其他機關聯合印發的)各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件;

　　4、本機關工作中形成的重要工作計劃、總結報告;

　　5、本機關編印的周迅、簡報的印件和底稿

　　6、本機關制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本機關業務活動和科研成果的專業文件材料;

　　8、本機關檢查下級機關工作、調查研究行成的重要文件材料;

　　9、本機關各種統計報表和統計分析資料;

　　10、本機關形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　11、本機關黨、團、工會及婦委會在工作活動中形成的重要文件材料;

　　12、本機關在公務活動中，形成的重要函件、電話記錄、值班記錄，領導同志從外地帶回的同本機關有關的文件材料;

　　13、本機關征用土地及基本建設工程施工、竣工、購置大中型設備的圖紙及文件材料等;

　　14、本機關機構成立、合并、撤銷、更改名稱、起用印信及人員編制等文件材料;

　　15、本機關制定的工作制度等文件材料;

　　16、本機關干部的任免、調配，專業技術職務評定、聘任，干部與職工的錄用、轉正、定級、調資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料;黨員、團員、干部、工人的名冊及報表;

　　17、本機關干部、工人的工資表，行政、黨、團組織關系介紹信及存根;

　　18、本機關黨組織的重要文件材料;

　　19、本機關財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。

　　(三)下級機關文件材料

　　各縣區黨校主送市委黨校的重要報告、工作計劃、總結、典型材料。

　　二、歸檔時間與辦法

　　(一)本機關制發的各類文稿印件三份連同底稿隨時送交檔案室。

　　(二)本機關的黨委會議記錄，于第二年上半年由指定人員整理后移交檔案室。

　　(三)校領導同志和各處室長參加各種會議帶回的文件、材料，會議參加者應在回單位后一個月內向檔案室移交。

　　(四)教學檔案、科研檔案、人事檔案，于第二年第一季度，分別由教務處、科研處、組織處向檔案室移交。

　　(五)學員檔案于第二年的第一個月，分別由行干處、業教處向檔案室移交。

　　(六)上級領導檢查工作時的講話、照片、錄音、錄像等材料，在一月內由有關處室向檔案室移交。

　　(七)黨校召開的各種會議的錄音、錄像、照片，由會議承辦處室，一月內向檔案室移交。

　　(八)黨校大事記由辦公室于第二年第一季度整理，經領導審閱后，打印成冊移交檔案室。

　　(九)其他需要存檔的材料，由各有關處室于第二年第一季度向檔案室移交。

篇3：某學校電子文件歸檔制度

>　　學校電子文件歸檔制度4

　　為進一步加強學校電子檔案管理工作，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》，特制定本制度。

　　一、職責分工

　　電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管必須實行全過程管理，并由專人負責。

　　1.學校各科室形成的電子文件，由各科室負責電子文件的收集、積累、鑒定和整理工作，并對電子檔案的管理工作提供協助和支持。

　　2.信息中心負責電子檔案管理工作的技術環境、相關軟件版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等方面的技術指導和支持。

　　3.綜合檔案室負責電子檔案的保管、保密、借閱、統計工作。

　　二、歸檔范圍

　　1.凡是反映學校工作活動，具有查考利用價值的電子文件及支持性軟件。

　　2.在計算機中產生和處理的各種文件、圖像、聲像等。

　　3.信息及計算機程序類文件。包括軟件任務開發書、需求分析說明、系統分析報告、鑒定證書、軟件文件、原程序、編寫說明、測試報告、修改記錄、安裝使用維護說明等。

　　三、歸檔時間

　　歸檔時間可隨形成時間實時進行(如：聲、像檔案等)，也可以與電子文件內容相同的紙質文件在次年八月底前完成并移交綜合檔案室實行集中統一管理。

　　四、歸檔要求

　　1.具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件，歸檔時，電子文件與紙質文件一并歸檔。

　　2.將帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝到耐久性的載體上，一式兩份，一份封存保管，一份供查閱使用。對于加密電子文件，應解密后再完成上述工作。

　　3.軟磁盤不可作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　4.存儲電子文件的載體應貼標簽，標簽內容包括編號，名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。

　　5.電子文件的機讀目錄、相關軟件、說明等應一并歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

　　6.原電子文件數據載體在完成電子文件歸檔后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在電子文件收集、積累過程中，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。在電子文件的運行中采用簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等保證電子文件信息的準確性、原始性、完整性。

　　2.建立電子檔案庫的數據備份制度。必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，或通過計算機網絡將電子文件轉存到受檔案部門控制的存儲器上。

　　3.對脫機保存的電子檔案，按照保管期限、歸檔科室進行組盤、并建立盤內文件目錄。

　　4.對電子檔案載體的著錄內容包括載體類型、盤號、保管期限、歸檔科室、備注等。

　　載體類型：磁帶、磁盤、光盤

　　盤 號：按不同的載體類型分別編制流水號

　　保管期限：記錄該載體內電子文件的保管期限

　　歸檔科室：記錄歸檔科室名稱

　　備 注：記錄該載體內文件的大致內容及有關說明

　　5.對電子檔案文件的著錄內容包括：文號、責任者、文件題名、文件日期、歸檔日期、相關文號、保管期限、主題詞、密級、盒號、文件頁數、借閱范圍、歸檔號、文件來源、備注等對文件的著錄項目可從電子文件的形成、運轉中繼承，由檔案部門給定保管期限，并由計算機自動生成件號。

　　六、鑒定銷毀

　　(一)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件的內容進行鑒定。具體包括：

　　1.對文件的原始性、真實性進行鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時的或通過審批更改的、有效的電子文件、是否是組成完整的系統的檔案文件。

　　2.確定電子文件的價值和保存期限。并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件。

　　3.在鑒定工作的同時，對電子文件、記錄載體及計算機軟硬件平臺進行檢測。

　　(二)對電子檔案的鑒定：內容包括對已有保管期限的電子檔案重新審查、鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。

　　(三)電子檔案的銷毀：應辦理審批手續后方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除;屬機密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

　　七、質檢與移交

　　1.對電子檔案質量檢驗：歸檔前應由文件形成單位對電子文件的原始性、有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如文件形成單位采用某些技術方法保證電子文件的有效性、完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給檔案部門;檔案部門在接收電子文件時，應檢驗每個文件能否正常讀取、打開或運行;有無被感染計算機病毒;內容是否完整，是否與歸檔移交清單一致。

　　2.電子檔案的移交：歸檔電子文件經檔案部門檢查合格后，在電子檔案入庫移交登記表上登記。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門、檔案部門分別保存。紙質文件一同歸檔。

　　八、保管、統計與利用

　　1.電子檔案的保管應有專用的裝具，立放、避光、防變形、防潮、防老化、防劃傷，并應由專人負責定期檢查、復制。

　　2.電子檔案的統計：按年度對電子檔案的歸檔、保管、利用情況、銷毀情況進行統計。并生成電子檔案統計表。

　　3.電子檔案的利用：嚴格按照借閱范圍、借閱制度，履行借閱、批準手續。超過借閱規定時限的，自動收回。

　　電子檔案保管期限表

　　序號　歸檔部門　歸檔范圍　保管期限

　　1各科室　本科室應歸檔的文書、業務永久檔案　永久

　　2本科室應歸檔的文書、業務長期檔案　長期

　　3本科室應歸檔的文書、業務短期檔案　短期