**縣檔案局(館)

　　20**年檔案安全檢查工作情況匯報

　　根據**市檔案局文件《**市檔案局關于開展檔案安全檢查工作的通知》(*檔字〔20**〕9號)精神，結合我縣實際，我局(館)成立了由局(館)長為組長，各股室負責人為成員的檔案安全自查小組，對局(館)辦公室、檔案庫房、計算機網絡和消防設施等重點部位進行了全面檢查，現將有關情況匯報如下：

　　一、加強檔案安全意識，落實檔案安全責任

　　檔案安全是檔案工作的重中之重，長期以來，我局(館)十分重視檔案安全工作，一是組織檔案局(館)全體干部職工認真學習關于加強檔案安全工作的文件精神，使局(館)每一位同志從思想上增強防范意識;二是教育各干部職工從思想上時刻繃緊安全保管利用這根弦，堅持“安全第一、預防為主”的方針，牢固樹立了“隱患險于明火，防范勝于救災，責任重于泰山”的安全責任意識;三是加強對檔案安全工作的領導，將安全責任分解到人，責任到人，落實到人。并把安全工作與個人的年終考核掛鉤，嚴格責任追究，實行一票否決，堅決防止和克服松懈、僥幸心理。

　　二、認真開展自查自糾，排除安全隱患

　　在檢查中，我們嚴格對照“八防”要求進行自查自糾，從檢查結果來看，我局(館)的檔案庫房與辦公區相對獨立，功能嚴格區分，不存在相互交織的現象;配備了一定數量和符合要求的滅火器，單位干部職工均進行了以消防安全知識為重點的安全知識教育培訓，提高了處置突發事故的能力;定期對庫房配備的溫濕度測量儀器、空調、除濕機、消防設施、防盜報警裝置等設備進行了檢查維護;庫房照明采用白熾燈;檔案庫房實行專人保管，專人查閱，非庫房管理人員進出庫房必須經過局(館)長批準;堅持實行定期保潔制度，做到檔案庫房及消防通道干凈、整潔，無堆放雜物和易燃易爆物品的現象;強化值班制度，嚴格實行24小時值班，每天的值班人員負責檢查門窗是否關好，電源是否關閉，庫房和檔案有無安全隱患;每月及節假日前，局(館)領導還要會同相關股室人員進行全局(館)范圍內的安全大檢查，對檔案庫房、用電線路、電器運轉等進行重點檢查，排查隱患;明確了專人負責信息上傳工作，不斷完善了檔案信息系統安全管理措施。確保了檔案的安全完整，保證了檔案工作的正常開展。

　　三、強化檔案實體安全管理，確保檔案完整

　　在嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規加強檔案業務指導的同時，幫助各單位做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。在檔案的收集、整理、歸檔、移交、簽定、銷毀過程中，發現問題及時解決，確保了檔案材料的安全。對新接收的檔案按規定進行相關處理后，方可進入庫房。切實加強對梅雨季節檔案的管理力度，做到勤去濕，勤巡視庫房是否有漏雨情況，確保檔案安全渡過梅雨期。

　　在檔案管理工作中，我局(館)始終堅持以檔案法律法規為基礎，嚴格遵照《檔案法》、《**省檔案管理條例》的要求，制訂了《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定制度》、《檔案查閱利用制度》等相關制度，逐步落實檔案安全管理措施，加強檔案管理的程序化、科學化、規范化，為檔案安全和利用提供更加堅實的基礎。通過檢查，使干部、職工的安全意識有了很大的提高，全局形成了“人人是責任人、個個是檢查員”的氛圍，互相監督、互相檢查已變成了自覺行動。在今后的工作中，我們將不斷增強檔案安全管理意識，使檔案安全工作常抓不懈，進一步提高檔案保護和利用水平，為全縣檔案事業作出新的貢獻。

篇2：花園業主檔案管理標準作業規程(5)

　　花園業主檔案管理標準作業規程（五）

　　1.0目的

　　規范業主檔案的管理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于客戶服務中心業主檔案的管理。

　　3.0職責

　　3.1客戶服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2管理員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　4.0程序要點

　　4.1業主檔案內容。

　　4.1.1經業主簽署后的《業主公約》。

　　4.1.2經業主簽署后的《消防安全責任書》。

　　4.1.3《業主家庭情況登記表》。

　　4.1.4《物業分戶移交驗收單》。

　　4.1.5《業主證領用登記表》。

　　4.1.6《業主人住驗房表》。

　　4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

　　4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　4.1.9業主的有關證件復印件。

　　4.1.10業主產權確認登記（產權證書）。

　　4.1.11其他應保存的資料。

　　4.2檔案盒（夾）的制作。

　　4.2.1根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：

　　JCH-KH-業主檔案：表示zz城市花園物業管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務中心管理的業主檔案。

　　4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　4.3業主檔案袋的制作。

　　4.3.1準備適量的26cm*34cm左右尺寸的檔案袋。

　　4.3.2將寫有"棟號、樓層號、房號"的標貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4.4將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

　　4.5將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。

　　4.6按檔案盒（夾）內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　4.7業主檔案的跟蹤。

　　4.7.1當發生下列情況變化時，客戶服務中心隊管理員應將變化情況記錄在業主檔案中：

　　a)通訊電話聯絡方式發生變化時；

　　b)業主發生更替時。

　　4.7.2業主檔案跟蹤管理，由客戶服務中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天對業主的聯系方式跟蹤一次。

　　4.7.3對產權發生變更的業主，管理處應及時為新業主建立"業主檔案"，同時對原業主的檔案另置保管，保管期三年。

　　4.8業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處經理批準，經客戶服務中心管理員辦理登記手續后方可查閱。

　　4.9業主檔案應永久保存。

　　4.10具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸人電腦進行管理。

　　4.11本規程執行情況作為客戶服務中心隊檔案管理員績效考評的依據之一。

　　5.0記錄

　　6.0相關支持文件

　　6.1《檔案管理標準作業規程》。

篇3：小區業戶檔案管理規定

　　小區業戶檔案管理規定

　　1、為便于掌握小區內業戶的基本情況，服務中心實行建立業戶一戶一檔并實行電腦管理制。

　　2、業戶檔案統一由客服部建立并管理，客服部負責人負責業戶檔案柜鑰匙的管理。

　　3、業戶檔案包括：業戶入住資料、裝修資料、業戶給物業公司的書面信件（包括投訴、表揚、建議）、物業公司的回復、業戶產權變更或出租（商?。┵Y料、費用支付情況等。

　　4、業戶檔案資料應分類分戶建立、保存（一戶一檔），并要建立統一的目錄，各類目錄上要列明所有應保留的業戶資料名稱，如果有該資料，則在該內容前畫勾，以顯示目前業戶都有哪些檔案在冊。

　　5、在業戶的聯系方式、物業產權等發生變化時客戶主任應及時對業戶資料進行變更并在總臺備案，保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進行一次業戶家庭情況的普查，對拖欠管理費和其他費用一個季度以上的業主，各區域客戶主任應每7天跟蹤一次。

　　6、業戶檔案必須嚴密保管，嚴禁非客服部人員查看，其他部門人員若需查看，必須經客服部負責人許可，并填寫《業戶檔案查閱登記表》。嚴禁將業戶檔案資料帶離檔案存放地點。

　　7、業戶檔案需鎖放在指定檔案柜中，鑰匙由客服部負責人保管。存放地點周圍要保持清潔、干凈、通風、干燥，檔案存放地點禁止吸煙、堆放雜物，以避免引起火災。

　　8、客戶主任在日常工作中，嚴禁將業戶任何信息透露給其他人，以保護業戶的隱私，同時也維護了物業公司的形象。

　　9、嚴格控制出租及商住房屋的管理，凡是出租或商住房屋，客戶主任應及時跟進業戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續，并填寫《租戶情況登記表》。

　　10、業戶檔案建立后，應將所有情況輸入電腦，形成《業戶情況一覽表》，以便及時查找，更正有關內容。

　　支持文件：

　　1、《業戶檔案查閱登記表》

　　2、《租戶情況登記表》

　　3、《業戶情況一覽表》