弘神企業集團行政部職責及規范
一、部門闡述
行政部主要以文秘工作，人力資源，后勤保障工作為主。文秘工作主要根據集團領導的各項決議，要求等負責起草，擬定各項集團內部規章制度，并監督各部門執行，負責集團公司各項商務活動及會議安排等工作;人力資源主要對集團公司內部在職所有人員人事檔案登記備案，統一管理;
負責人員招聘工作，辦理所有員工入職，調動，離職及社會保險等手續，對集團公司所有人員進行素質和績效考核統計;后勤保障工作是指要配合集團公司各個部門做好協調和溝通工作，提供強大有力的后備資源，給予工作上的物質保障及工作環境上的精神保障。
在集團公司不斷發展壯大的路程中，行政部充當著保駕護航的作用，不斷提供新鮮血液注入到集團公司的優秀隊伍中，不斷完善和充實集團公司的管理團隊，增強后勤保障工作的力度，盡快完善和系統化對集團公司各個部門合理有序的管理和監督。
二、部門職責
(一)、文秘工作崗位職責：
1、接待工作：來電，信件接收，來訪客人接待，會議接待，商務活動接待;
2、會議工作：集團公司會議、商務會議組織，協調，會場布置、會中服務;
3、文案工作：集團公司內部規章制度、通知起草，頒布，會議記錄，合同模板制作;
4、歸檔工作：集團公司所有合同文本原件歸檔，借閱;
5、集團公司OA辦公系統的編輯，維護，更新。
(二)、人力資源工作崗位職責：
1、人事檔案管理：集團公司所有員工入職，調動，離職手續辦理，薪酬待遇備案;
2、人員招聘工作：針對個部門人員配備要求招聘人員;
3、社會保險辦理：集團公司全部人員社會保險辦理。
(三)、后勤保障工作崗位職責：
1、集團公司固定資產的購買，發放，登記;
2、集團公司辦公用品及電子設備的購買，登記，發放;
3、集團公司參展用品的配備，回收;
4、集團公司通訊及網絡環境的維護和安全保障;
5、集團公司車輛的管理和配備;
(四)、集團公司企業文化建設
1、新入職人員的企業文化培訓;
2、集團公司網站內容的編輯，更新;
三、崗位設置：
(一)、人員編制：現有人員：負責人1名，行政助理2名，網絡工程師2名，前臺2名，司機4名，保潔人員1名，共計11人。
崗位分配：負責人崗位，行政部秘書崗位，資產管理員崗位，前臺崗位，網絡工程師崗位，司機崗位，保潔員崗位。
(二)、崗位原則：負責人：統管整個部門工作;
行政部秘書崗位：分管部分文秘工作，人力資源工作及集團公司企業文化建設;
資產管理員崗位：后勤保障工作及資產管理;
前臺崗位：各類接待，預定，會議服務工作及部分簡單文秘工作;
網絡工程師：管理，維護集團公司通訊和網絡環境安全
司機崗位：盡量滿足集團公司各部門用車需求，保證集團公司領導用車方便快捷，以用車安全為首要準則。
保潔崗位：保證辦公環境的干凈，整潔。
鑒于行政工作的繁雜和瑣碎，各崗位之間無明顯單獨的界定，在保證自己崗位工作完成的情況下，以相互配合，相互幫助為工作基本原則，顧全大局，集體行動。
(三)、人員發展計劃：
計劃達到部門人數13人，主要在文秘工作上增加2名人員，分管企業培訓和文件歸檔工作。
(四)、部門組織架構：
行政部
文秘工作
人力資源工作
后勤保障工作
企業文化建設
接待工作
會議籌備
文案撰寫
合同歸檔
OA系統
人事檔案
人員招聘
社會保險
固定資產
辦公用品
展會用品
通訊網絡
車輛使用
入職培訓
網站編輯
四、崗位職責：
(一)、負責人崗位職責
1、在集團領導下，負責行政部及其屬下單位的服務管理工作。
2、負責集團員工的政治思想學習和公司理念學習，進行職業道德教育和職工培訓工作。
3、協助集團領導搞好各項接待工作。
4、負責人事、勞動考核、資產管理等工作的監管。
5、根據集團公司領導要求和決議提出各項規章制度、法規制定的提綱和要領。
6、主持本部門會議，制定和健全本部門各項規章制度。
(二)行政部秘書崗位職責
1、負責行政部文件的草擬，打印，復印等日常事務性工作。
2、負責集團公司的人員招聘，維護和管理集團公司的招聘網站，向各部門提供符合招聘條件的人員資料，安排面試。
3、負責集團公司所有人員的考勤，根據《員工手冊》要求，嚴格考勤管理，人事檔案管理;辦理入職，社保，轉正，調動及離職手續，同時對集團公司所有人員的人事檔案要高度保密。
4、負責集團公司所有合同及協議原件歸檔管理，制作電子版歸檔表格，便于查閱。歸檔合同的借閱及歸還均需實名制簽字，復印或長期借閱合同需要注明使用時間及用途，合同原件一般不外借，外借合同原件需督促及時歸還;如發生丟失或損害合同原件情況，需及時向相關領導報告，相關責任人承擔相關責任;對于涉及到集團公司機密或技術類合同，不予外借，僅供公司內部參閱，不得隨意復制，摘抄相關內容，如需特殊情況，需部門領導審批。
5、協助集團公司來訪賓客接待工作，集團公司召開的各項會議制定會議議程，洽談會議地點，會場布置，安排會務人員，參會人員食宿及商務活動項目。
(三)資產管理員崗位職責
1、負責集團的資產管理，包括固定資產、辦公用品及集團內部環境設施的
管理。
◆固定資產的管理：要求對固定資產登記造冊，妥善保存固定資產附帶的各種票據，單據以便查詢，維修。
◆辦公用品的管理：
a、辦公用品包含日常辦公用品及集團公司正常工作設備耗材的管理，所有辦公用品領用及借用要嚴格執行節約和愛惜的原則;
b、電腦等電子產品設備的借用要嚴格遵守集團公司《臺式電腦及筆記本電腦的使用管理辦法》的規定;
c、辦公用品負責人，要對領用人員領取辦公用品進實名行登記，對于工作使用設備例如投影儀、視頻會議設備等，專人負責的同時，對于借用情況必須實名制簽字，如出現丟失，損壞情況由相關責任人負責賠償;
d、對于集團公司各部門召開會議，展會所需用品所使用部門提交《辦公用品申請表格》，由資產管理員統一準備，對于可回收利用的辦公用品原則上要求使用后歸還。
2、日常辦公用品及電腦及所有耗材用品的購買
◆日常辦公用品購買：資產管理員申請申請3000元備用金，以月份為購買單位，對每月需采購的辦公用品列清單，集中一次性購買，根據現有庫存用品情況適量購買，杜絕無用或極少用辦公用品庫存積壓，浪費;其他部門如需特殊購買辦公用品，需提前申請，視使用情況而決定是否集中購買。
◆電腦及辦公耗材購買：(暫由網絡工程師兼任)申請3000元備用金，以月份為購買單位，對耗材使用情況做簡單記錄，以節約和愛護為基本原則，公司個人或部門申請購買或更換電腦，打印機，掃描儀等設備，填寫購買申請，由行政部組織集中采購，耗材購買所選擇的采購點避免經常性更換，保證耗材產品與設備的匹配和質量，避免產品使用不當造成設備損害或者影響正常工作。
3、負責集團固定資產的入冊和存檔及固定自產報廢登記。
4、完成上級領導交辦的其他工作。
(四)行政部前臺崗位職責
1、負責接聽，轉接公司來訪電話，及來訪客人接待工作，工作時間前臺崗位避免無人職守狀態。
2、負責日常的行政事務和會議通知、會議過程中服務工作。
3、負責集團公司領導及相關部門人員的機票、火車票，住宿預定工作，嚴格遵守《集團公司票務訂購制度》，對預定款項分類細化登記，月底核實各類費用款項。
4、監管集團內部的所有環境設施的維護，例如：魚缸的維護和護理，綠植的維護和護理等工作。
5、負責集團公司各部門各類郵件，文件及報紙的分類和收發工作。
(五)網絡工程師崗位職責
1、負責集團公司網絡安全工作，維護和管理集團公司網絡環境，定期檢查和更新公司網絡殺毒防毒工具的使用，嚴格監控網絡資源的使用情況，對于無線網絡使用，嚴格控制密匙的發放，有效制定網絡故障應急方案;
負責集團公司網站維護及后臺管理;
2、保證電話，網絡視頻會議的鏈接及使用通順，在各部門培訓出一名操作人員，由網絡工程師負責培訓。
(六)司機崗位職責
1、首先保證集團領導辦公用車，其次合理安排和保證集團公司各部門車輛使用，盡量避免車輛使用沖突。
2、保證車輛的使用安全，及時進行車輛的維修和保養;保證駕駛安全,車輛出行嚴格遵守各項法律規章制度。
3、不得私自使用集團公司車輛，不得隨意委派集團公司其他人員駕駛集團公司車輛外出。
4、嚴格遵守《集團車輛及司機管理辦法》
(七)保潔崗位職責
1、負責整個集團公司的辦公環境衛生，每天早上8:30到公司，清潔所有人員的辦公室，工位
桌面衛生;
2、晚上負責傾倒所有人員每天的辦公垃圾;
3、每個月清理一次地毯衛生;
4、負責各種會議接待工作后的接待用具洗刷工作;
5、平時臨時需要打掃清理等工作。
五、部門工作流程
【行政部工作流程圖(一)】
責任部門
接待工作流程
相關文件
相關要求
前臺
會議接待
來訪客人
各部門人員
會中服務
會議結束
熱情有禮接待客人。
各部門人員
提供會中服務，記錄，茶水等
辦公用品及耗材購買流程
相關文件
相關要求
資產管理員
辦公用品及耗材購買
備用金購買
支票購買
聯系供貨商
月結報銷
會計回票
支票結賬
備用金結賬
驗收，收貨
填寫《文件審批表》列購買用品清單，需要支票購買的填寫《支出憑單》支取支票。
提交購買的產品名稱，數量，價格，做初步預算，領導品準后購買。辦公用品及耗材基本一個月購買一次。
資產管理員、財務
聯系辦公用品或耗材供貨商送貨，驗收，結賬，開具發票，備用金支付的當月報銷，支票支付的給會計回票。
資產管理員
入庫登記
庫存登記表
對每次購買辦公用品及耗材的時間，種類，數量登記。
【行政部工作流程圖(二)】
責任部門
入職離職手續辦理
相關文件
相關要求
前臺
離職手續
入職手續
各部門經理簽字確認
辦公用品、電子設備、財務交接
行政部、人力資源經理簽字
總裁審批
行政部、人力資源經理簽字
填寫《入職登記表》、《離職審批表》
入職離職人員親自填寫，準備身份證復印件，簡歷，學歷證明，原公司離職證明。
各部門人員
入職手續：由部門經理簽字，人力資源部經理簽字后轉總裁審批，正式入職
離職手續：可回收的辦公用品回收，借用的公司電腦、U盤等電子設備歸還，如果有損壞或丟失承擔賠償責任，辦公用品、電子設備、財務借款親算完畢后，人力資源經理簽字后轉總裁后辦理離職手續。
三、部門績效考核方案及部門管理辦法
1、部門績效考核辦法及方案
績效考核是對本部門所有人員進行的工作態度及行業素質的統一考核，績效考核占月工資20%，平均總分60分以下績效為O，61-70系數40%，71-80分系數60%，81-90分系數80%，91-100分系數100%。
2、部門管理辦法：
考核表
崗位名稱：
姓名：
項目及考核內容
分值
自評
上級評審
平均總分
工作任務
20分
能保質保量，提前完成任務20-15
能保質保量，按時完成任務14-10
在監督下能完成任務9-5
在指導下，偶爾不能完成任務4-0
工作能力30分
處理能力15分
理解力極強，對事判斷極正確，處事能力極強15-13
理解力強，對事判斷正確，處事能力強12-10
理解判斷力一般，處理事務不常有錯誤9-7
理解較遲鈍，對復雜事務判斷力不夠6以下
遲鈍，理解判斷力不良，經常無法處理事務0
工作技能15分
在工作作業改善方面，經常有創意性報告并采納15
有時在作業方法上有改進，14-10
偶爾有改進建議，能完成任務9以下
工作技能無改善，勉強能完成任務0
工作協調10分
與人協調無間，為工作順利完成盡最大努力10
愛護團體，常協助別人9-7
肯應他人要求幫助別人6-4
僅在必要與人協調的工作上與人合作3-1
精神散漫不肯與別人合作0
責任感10分
任勞任怨，竭盡所能完成任務10
工作努力，能較好完成分內工作9-7
有責任心，能自動自發6-4
交付工作需要督促方能完成3-1
敷衍了事,態度傲慢，無責任心，做事粗心大意0
工作勤惰
10分
不浪費時間不畏勞苦，交付工作搶先完成10
守時守規不偷懶，勤奮工作9-7
偶有遲到，但上班后工作兢兢業業6-4
借故逃避繁重工作，不守工作崗位3-1
時常遲到早退，工作不力，時常離開工作崗位0
工作質量
10分
無工作錯誤，并經常改善10
無工作錯誤亦無改善建議9-7
需在指導下才能做好工作質量6以下
在指導下工作，仍有錯誤0
紀律性
10分
自覺遵守和維護公司各項規章制度
10能遵守公司規章制度,但需要有人督導
9-7偶有遲到，但上班后工作兢兢業業
6-4紀律觀念不強,偶爾違反公司規章制度
3-1經常違反公司制度,被指正時態度傲慢
0
總分
平均總分60分以下績效為O，61-70系數40%，71-80分系數60%，81-90分系數80%，91-100分系數100%
考核人簽名
部門負責人簽字
考核日期
3、部門日常費用管理辦法：
1》費用支出的申請和審批
主要費用：辦公用品購買，每月3000元備用金
電子設備耗材購買，每月3000元備用金。
其他臨時性費用支出：購買會議招待食品，用品;公司客人入住酒店押金費用等。
申請方式：資產管理員需要申請購買用品，填寫《文件審批表》列明所需要購
買用品的數量，單價，做好預算，部門領導批準后購買。
2》專項費用費用：購買電腦及大型設備款項、會議備用金。
3》日常費用標準：以自然月為單位每個月購買辦公用品費用在800元左右。購買電子產品耗材用品在3000元左右。
篇2：控股公司行政部職責
某控股公司行政部職責
1.向公司高層決策者提供有關組織文化的建設方案，制定并推行公司各項管理制度以提升公司綜合管理水平;
2.根據公司總體發展目標和計劃實施綜合行政管理，確保公司在經營過程中對人、財、物的需求;
3.建立和完善公司用工、薪酬體系和相關法律手續，負責安排公司中級職員的招聘和面試工作;
4.各部門經理及時溝通，了解業務運行情況及員工狀態，監督業務考核計劃，確?？冃гu估的有效實施;
5.負責公司行政和日?；顒拥陌才偶肮疚捏w活動的組織;
6.保證公司機要文件、工程資料檔案的專人保管;負責辦公設備的購置調配、使用登記和保管維修;負責辦公用品購置、領用和管理，確保公司業務發展的需求;
7.協調與政府及相關職能部門的關系，確保公司的正常運行和發展所需要的外部資源;
8.配合其它部門做好大型推廣活動的組織、協調工作。
篇3：企業行政部崗位職責
部門名稱
行政部
直接上級：分管副總經理;
下屬部門：總務科、保衛科;
管理權限：受分管理副總經理委托，行使對公司后勤生活、維護內部治安管理權限，承擔執行公司規章制度規程及工作指令的義務;
管理職能：負責公司后勤管理工作、維護內部治安、確保公司財產安全，對所承擔的工作負責;
主要職能：
1.堅決服從分管副總經理的指揮，認真執行其工作指令，一切管理行為向主管領導負責;
2.嚴格執行公司規章制度，認真履行其工作職責;
3.負責行政后勤、保衛工作管理制度擬訂、檢查、監督、控制和執行;
4.負責組織編制年、季、月度行政后勤、保衛工作計劃。本著合理節約的原則，編制年、季、月度后勤用款計劃，搞好行政后勤決算工作，并組織計劃的實施和檢查;
5.負責員工生活費用管理和核算工作。建立健全員工生活費用成本核算制度，制定合理的生活費用標準，對盈虧超標準進行考核;
6.負責做好公司經營用水、電管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，抓好電器設備和線路的保養維修工作，加強用水、電費用核算，及時交納水、電費;
7.負責員工就餐的衛生管理工作。定期地詢問公司員工對就餐質與量的要求，以確保員工就餐的安全。
8.負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發生，保護公司財產的安全，確保生產、工作的順利進行;
9.負責建立和完善安全責任制。建立以防火、防盜、防災害事故為主要內容的安全保衛責任制，做到組織落實、制度落實和責任落實;
10.嚴格門衛登記制度。一切進出公司的物資，嚴格門衛檢查、驗證，物證相符方能進出，凡無證或證物不符門衛有權扣留，由保衛科查處;
11.建立和完善后勤崗位責任制，加大考核力度，提高服務質量提高;
11.加強部門人員的培訓教育工作。協同人事、企管等職能部門，做好管理員、炊事員、保衛人員、維修工等日常安全教育和職業道德教育工作，定期開展崗位優質服務評比活動;
12.按時完成公司領導交辦的其他工作任務。
保衛科;直接上級：行政部;下屬崗位：保安員;部門性質：公司的安全保衛工作;管理權限：受行政部的委托，行使對公司安全保衛的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務;管理職能：合理地組織對公司安全保衛管理，積極開展工作;主要職責：1。嚴格服從行政部的統一指揮，執行其工作指令，一切管理行為向行政部負責;2. 嚴格遵守公司的各項管理制度，認真行使公司給予的管理權力，杜絕一切越權事件的發生;3. 負責擬訂本科的管理制度、工作計劃和目標;4. 負責防火、防盜安全工作管理;5. 負責公司門衛工作的管理;6. 負責對公司廠區、營區的巡邏;7. 負責對公司違章、違紀事件的處理;8. 負責維持公司日常生活次序;9. 負責員工暫隹證的登記和發放管理工作;10.負責做好公司安全保衛專業檔案管理;11.負責公司防火、防盜安全的檢查;12.負責做好公司的保密工作;13.對保衛人員的監督、考核、評比;14.協助做好員工安全知識教育培訓;15.協助當地公安機關做好對違紀、違法的處理;16.協助做好有關公司安全保衛工作;17.完成臨時交辦的其他工作;