品牌顧問公司文件管理辦法
第一節 公文、合同、客戶檔案管理
第五條 公司的檔案管理工作遵循規范化、制度化、科學化;
第六條 合同、客戶付款憑證等重要文件需及時交于公司負責人處統一保管，員工不得擅自留存、更不得擅自復印、掃描和其他任何形式的備份;
第七條 每個項目收尾時，必須將項目文件、客戶資料等所有資料交于專人處統一保管，要安全保密，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失，如出現問題視情況追究有關人員責任。
第二節 公司外發資料管理辦法
第一條 公司外發資料指印刷版本的公司資料和電子版本的公司介紹、項目建議書、報價等;
第二條 公司資料的使用規定
1)公司會對所有能夠外發的文件進行不定期的更新，項目人員需按公司統一要求對外發送最新文件，不得外發任何其他版本和格式的資料;
2)外發資料須經過公司審批，任何人不得隨意發送任何公司資料。
第三條 我方在對外提供資料時，須遵循以下流程：
第一步：初步接洽的客戶，首先由前臺登記對方單位、人名、職務及聯系方式;
第二步：前臺核實確認身份后，將《客戶信息登記表.pdf》或《醫院導向系統應用導入前實施環境調查表.pdf》以傳真或郵件形式發給對方，請對方自行打印、填寫，并發回傳真;
**我方接洽人員在發送傳真時需登記發送《客戶信息登記表》紀錄;
第四步：前臺收到對方發回的傳真后，根據項目類別和所屬區域轉交相應項目人員;
第五步：項目人員通過《企業醫院數據庫》檢索是否有交集并跟進聯系，根據需要發送相關公司資料。
第四條 報價方案的使用規定
1)目前公司對外公開報價有《醫院VI設計套餐報價單-北京企業)》、《醫院標識系統規劃設計報價單-北京企業)》、《醫院VI成品印刷報價單-北京企業)》等三個文件;其中《醫院VI成品印刷報價單-北京企業》僅發給老客戶;
2)若客戶在收到套餐報價后，需定制個性化報價方案，項目負責人需填寫《醫院VI定制價格與內容明細-北京企業.e*.》，在公司統一報價完畢后，再外發給客戶;
3)未經公司允許，任何人不得擅自報價。
第五條 資料的發送
1)公司資料或者報價必須由指定的項目負責人通過公司指定郵箱發送，同時抄送至***@m.airporthotelslisboa.com，且保存在郵件服務器上，具體規定見第五節 《電子郵件管理制度》;禁用qq或msn發送報價及任何項目方案;
2)公司資料、報價方案、項目方案、合同等文件的外發格式一律為.pdf格式，任何人不得外發任何其他格式的文件;
3)郵件(傳真)發送成功后，項目負責人須于當日內以電話或短信形式告知對方。
第三節 電腦中文件的管理制度
第一條 所有公司的重要文檔保存在本地硬盤的D、E分區上;
第二條 保持機器內部文件的整齊有序，員工個人必須建立清晰明確的文件管理系統，按照大項類別、客戶名稱、項目名稱、文件類型等進行清晰的分類;
第三條 每月必須整理文件夾，及時清理不需要的過期文件和垃圾文件，保持文件的時效性;
第四條 每次項目最終完成，設計師需按項目名稱將設計文件進行光盤刻錄予以備份，并交由設計總監統一保管;保管時須按照序號整理光盤，時間、內容、命名準確清晰;
第五條 公司將派專人不定期對員工電腦中文件管理情況進行檢查，經提醒兩次以上不合格者酌情每次處于50元罰款。
第四節 文件的格式說明
第一條 文件頁面設置。統一規定為：“頁邊距”上下左右各為2厘米;行間距為單倍行距;頁腳采用公司統一規定(如下示意)，不可自行添加或修改。
第二條 字體、大小。中文：宋體10號;英文：Arial10號。
第三條 規范頁腳。
對外：
第四條 文件名稱的定義。
1.文件名由5部分組成：客戶名稱+項目名稱+文件內容+創建時間+創建人姓名;
2.所有名稱、姓名也可以用統一規定的縮略名代替;
3.公司內部文件需加“創建人姓名”，外發文件則不加;對內文件命名示意：《北大醫院VI項目總結20**.6.1-Lisa》，對外文件命名示意：《北大醫院VI設計方案初稿20**.6.1》;
第五條 公司外發的每類項目方案均有統一的文件模版，每次編寫文檔在模版中進行。格式不得任意變更。
第五節 電子郵件管理制度
第一條 公司內部管理制度、文件傳送、日常聯系采用電子郵件方式，提倡無紙辦公;
第二條 定期刪除垃圾郵件，保存郵件到您的電腦上;(網管需要定期清理服務器數據，所以建議您使用OUTLOOK等軟件把郵件接收到本地電腦上);
第三條 發送電子郵件，發件人在主題和附言中應簡單明了寫清內容，留下發件人的姓名、單位，使用附件時應加以提醒;使用群發時注意稱謂和內容的恰當得體;
第四條 郵件主題規范：
1.外發郵件主題由4部分組成，客戶名稱+項目名稱+郵件目的+“來自北京企業”;如：“吉林省中醫院畫冊設計項目中文文字請確認-來自北京企業”;
2.內發郵件主題由2部分組成，郵件目的+發件人姓名;如：“赴吉林省中醫院差旅報銷申請Lisa”;
第五條 發送合同、報價等保密郵件時，發件人必須帶簽名模板，務必在個人簽名模板之下增加保密條 款;
第六條 郵件簽名規范模板示意如下
第七條 員工收到電子郵件后要在一個工作日內處理并回復，如遇到特殊問題不能給發件人準確地答復，也必須告知對方已收到郵件，并盡快答復;
第八條 如員工姓名在“收件人”一欄，必須回復發件人;如員工姓名在“抄送人”一欄，不必一定回復，可依據實際情況和信件內容酌情而定。
篇2：某客運公司文件管理辦法
客運公司文件管理辦法
第一章 總則
第一條 為適應公司規范化管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特制定本辦法。
第二條 公司文件是傳達方針、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗、申報計劃、方案的重要工具，各部室及下屬公司必須認真做好文件管理工作。
第三條 文件處理必須做到準確、及時、簡便。
第四條 文件管理工作必須嚴格執行保密制度，確保公司機密。
第二章 文件主要種類
第五條 公司文件種類主要有：
(一)決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、函、批復、會議紀要、工作計劃、總結等。
(二)公司合同、協議、采購計劃、報告、方案。
(三)其它需要領導批示的書面材料。
第三章 文件格式
第六條 公文格式：公文一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。
(一)公文標題，應當準確、簡要地概括文件的主要內容，一般應標明發文機關和文件種類，除批轉規章制度外，一般不加書名號。
(二)發文字號，包括機關代字、年份、順序號。
1、公司本部的發文字號
(1)公司文件，分為4種：
張環客：用于向市、區政府、有關職能部門、各股東方、董事會等請求指示、批準，報告工作，反映情況，提出意見或建議，答復詢問等事項;
張環客發：用于傳達貫徹上級單位的方針、政策、指示，部署全局性工作，發布重要決定，批轉有關部門的涉及全局、有指導意義的文件，以及必須以公司名義發布的事項;
張環客人：用于涉及公司人事任免等事項;
張環客函：用于與景區內、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復問題、請求批準等事項。
(2)公司安委會文件：張環客安發;
(3)公司黨總支文件：張環客黨發;
(4)公司團總支文件：張環客團發;
(5)公司工會文件：張環客工發;
(6)公司總經理辦公室文件，分為2種：張環客辦發、張環客辦函。
2、下屬公司的發文字號要求
下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發文字號。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發文字號，高速事業部可用“易程高速”字樣作為發文字號，易程天下信息技術有限公司可用“易程信息”字樣作為發文字號。
3、年份、序號
年份應用阿拉伯數碼標注全稱，用六角括號;序號不編虛位，不加“第”字。
(三)文件一律加蓋印章，上報的文件應注明簽發人。
(四)秘密文件應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
(五)緊急文件分別標明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應用抄報形式。
(七)文件如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發文部門寫全稱或規范化簡稱，公司規范化簡稱為“環?？瓦\公司”。公司內各部門的對內規范化簡稱為“公司各部室、分部、中心，信息技術公司、國旅公司、高速客運事業部”。
(九)會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫，橫排。
第七條 文件用紙統一用A4型，左側裝訂?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小，根據實際需要確定。
第八條 合同、協議的起草和簽訂應符合《合同法》的有關要求。
第九條 采購計劃、報告、方案及其它需要領導批示的書面材料須按規范的格式起草，如采購計劃，必須注明事由、數量、品名、型號、單價等。
第四章 文件辦理
第十條 公司文件由各有關部門起草，并經部門第一負責人核稿后送總經理辦公室按程序上報。
第十一條 凡需辦理的文件，由總經理辦公室根據內容和性質統一送公司總經理、其他分管領導審批，或交有關部門辦理，并提出辦理時限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件，不得擅自以部門名義對外發文。
第十二條 已送公司總經理或其他分管領導批示的文件，應在兩日內批辦，緊急文件應當日批辦，交有關業務部門辦理的文件，總經理辦公室應根據辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者，由相關責任人承擔責任。
第十三條 公司發出的文件由總經理或總經理授權的其他分管領導簽發;公司安委會文件由安委會主任簽發;公司黨總支文件由黨總支書記簽發;公司團總支文件由團總支書記簽發;公司工會文件由工會主席簽發;總經理辦公室發出的文件，由行政分管領導或總經理辦公室主任簽發。
第十四條 公司領導或有關部門審批文件要認真負責、及時，文件主批人應簽署自己明確具體的意見、姓名和時間，不得無故壓文件?？偨浝磙k公室負責對文件的會簽進行督促。
第十五條 草擬和簽批文件，應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十七條 總經理辦公室在將文件送領導簽發之前，應認真做好審核工作，審核的重點為：是否需要行文，文件內容，文字表達，文種使用，格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關規定。然后上報公司有關分管領導及總經理簽批。文件的擬辦由總經理辦公室主任或其授權的其他人員簽署，其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。
第十八條 秘密文件不得翻印、轉發，傳遞秘密文件時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。
第十九條 收文的處理。公司收文歸口總經理辦公室統一管理，由總經理辦公室負責文件的擬辦、送審、督辦，總經理辦公室要嚴格做好收文登記備查和督促辦理工作，其他各部門應及時對所收到的文件送總經理辦公室按程序處理。
第二十條 各部室起草的對外文件，由起草文件的相關部室負責對外報送;公司內部管理文件，由總經理辦公室負責下發到各部室。
第五章 文件立卷和銷毀
第二十一條 文件辦完后，應及時將文件正本和有關材料按照檔案管理有關規定進行歸檔。
第二十二條 公司文件歸口總經理辦公室歸檔，其它部門原則上不得保留文件，對技術性較強或為方便日常管理而需由本部門臨時保管的文件，負責保管部門應定期(兩年一次)轉交公司檔案室統一存檔。
第二十三條 沒有存檔價值和存查必要的文件經過鑒別并報公司主管領導批準，可定期銷毀，銷毀秘密文件要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。
第六章 附 則
第二十四條 本辦法修改、解釋權歸公司總經理辦公室。
第二十五條 本辦法從發文之日起施行。
zz客運有限公司
篇3：健生房地產資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經辦人員執行。
2.文件收發基本要求
A、建立收發文登記簿,收發文時填寫"文件日期"、"文件編號"、"文件內容"、"收發文單位"。
B、發文必須及時準確,并要求收文人簽收。
C、發出文件必須留底,分類存檔。
D、收到文件后,要做好登記,并及時轉發有關人員。需要傳閱的,采用發給甲--收回--再發給乙--......的方法,并要求閱后簽名。
E、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
A、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化?；痉诸愒瓌t如下:
?、殴緝炔?
?、俟疚募?
?、诘禺a部內部文件;
?、酃靖鞑块T往來文件;
?、仆鶃砦募?
?、倥c物業公司往來文件;
?、谂c業主或客戶往來文件;
?、燮渌鶃砦募?。
?、菢怯钯Y料:
?、倩A數據文件;
?、谟嘘P設計文件;
?、蹐蠼ㄅ奈募?
?、茕N售有關文件;
?、菔袌稣{查文件;
?、奁渌募?。
B、根據以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。
C、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統一制作封面、目錄,進行妥善保管。
4.資料查詢
A、非本部門人員要查閱有關資料,必須獲得本部門經理許可后方可查閱。
B、查閱人僅限查閱許可的資料。
C、借閱文件資料時,需經部門經理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。
D、如需復印,應經部門經理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。