集團公司規范化辦公管理程序

　　一、文書處理程序：

　　目 的：為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作，規范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業利益，反映企業的歷史面貌，記錄企業的業績，為企業開拓經營提供服務。

　　參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[20**]第111號)

　　附 件：《檔案庫房管理制度》

　　《檔案補充修改制度》

　　《檔案借閱及檔案材料復印制度》

　　《檔案鑒定與銷毀制度》

　　《檔案的統計制度》

　　《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

　　《工程經濟檔案內容及責任分工》

　　(一)收文：

　　1、上級機關下發的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

　　2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單，確保做平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

　　3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

　　4、文件傳閱要嚴格登記手續，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。

　　5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。

　　6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

　　(二)發文：

　　1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

　　2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等，均要有相應人員簽字。

　　3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件，均按業務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發。

　　4、擬稿需按照公司統一要求的格式，使用統一規定的發文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經公司領導簽發后，由主管部室送綜合辦編發公文文號并打印分發。

　　5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。

　　6、發文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

　　(三)歸檔：

　　1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業)，檔案室歸口綜合辦。

　　2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

　　(1)收集：對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。

　　(2)整理：遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯系。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。

　　(3)檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永(Y)、長(C)、短(D)三種歸檔文件。

　　(4)排列：部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后;轉發文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

　　(5)裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

　　(6)編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。

　　(7)編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

　　3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。

　　4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。

　　5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

　　6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》)，由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

　　7、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。

　　8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

　　9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

　　10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，10～20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。

　　11、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等)，各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

　　12、涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。

　　(四)利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱(有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。

　　(五) 統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

　　(六)保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

　　(七)銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

　　二、印信管理程序：

　　1、分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。

　　2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

　　3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續及用印登記，方能辦理。

　　4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

　　5、需使用營業執照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于......使用”字樣。

　　6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

　　7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

　　8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。

　　9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等)，應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

　　10、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

　　11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。

　　12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

　　三、公函郵寄程序：

　　1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用EMS(郵政特快專遞)郵寄的，由綜合辦統一辦理。

　　2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的)，本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

　　3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

　　4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

　　四、辦公設備及用品使用程序：

　　范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公 用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

　　目 的：為了節約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

　　參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》(××字[20**]第125號)

　　1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統一購置。

　　2、辦公設備由綜合辦會同采購部統一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養。

　　3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。

　　4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

　　5、辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

　　6、辦公用品由綜合辦統一購置管理。

　　7、辦公用品要根據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

　　8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統一購置。

　　9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。

　　五、圖書購置、借閱程序：

　　1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。

　　2、購置圖書后，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續，由綜合辦在發票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續。

　　3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

　　4、綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。

　　5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

　　六、信息傳遞程序：

　　1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業經濟運行中起著重要意義。

　　2、對于總公司下行的信息(包括Fa*、E-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發相關部室承辦。

　　3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。

　　4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。

　　5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。

篇2：總公司辦公管理制度監督檢查細則

>　　總公司辦公管理制度監督檢查細則范本

　　第一條為貫徹總公司有關辦公制度的精神，特制定本細則。

　　第二條本細則適用于總公司全體職工。

　　第三條為對全公司辦公制度的執行情況進行全面的監督和檢查，總公司辦公室獨自或召集其他管理部門或專業公司人員組成檢查小組對總公司各部門、各專業公司的衛生保持、遵守辦公秩序、文件管理、印章使用、車輛維護保養、大樓物業管理等情況進行定期和不定期的全面檢查。

　　第四條各單項檢查具體內容如下：

　　衛生保持情況，包括桌面、地面的潔凈等。

　　遵守辦公秩序情況，包括物品擺放、手機與呼機的使用、遵守禮貌和著裝要求、執行辦公區域有關規定等。

　　文件發放情況，包括文件是否齊全、是否按要求組織學習、貫徹落實清況等。

　　印章使用情況，包括是否按規定及印章使用程序使用印章。

　　車輛維護保養情況，包括車輛清潔情況、車內設備維護、保養情況。

　　大樓物業管理情況，包括公共場合的衛生整潔和保持、樓內設備的維護與保養、維修是否及時、食堂衛生等。

　　第五條檢查實行打分制，設立好、較好、一般、較差、差五個等級，分別對應為5分、4分、3分、2分、1分。

　　連續4次保持單項平均5分者，予以全公司通報表揚，一年內始終保持單項平均5分的單位，提請人事本部給予物質獎勵。

　　單項平均分數在之分以下的第一次給予警告，全公司通報批評;第二次處罰當事人的100元;第三次處罰當事人500元;四次以上者，提請人事本部給予降職、降工資級別的處分。

　　確屬各單位領導教育不力、管理不嚴的，按照總公司人事管理規章制度有關獎罰的規定辦理。

　　第六條各單位制定衛生值班制度，每日一人;負責本單位當日桌面衛生并負責保持本單位工作環境的衛生整潔。

　　檢查當日如出現之分以下情況，追究衛生值日人員的責任，視為當事人。

　　第七條各單位使用的車輛應指定專人管理，負責維修、保養車輛，并負責保持車輛內外清潔。檢查當日出現之分以下的情況，追究指定負責人的責任，視為當事人。

　　第八條各單位未制定衛生值日制度，未指定專人負責車輛清潔和維護保養者，按照總公司有關職工獎罰的規定追究各單位負責人領導責任。

　　第九條本細則由總公司辦公室負責解釋。

篇3：集團總公司辦公管理制度

　　集團總公司辦公管理制度范本

　　第一章 總 則

　　第一條為使**公司系統的辦公工作實現規范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進EE公司戰略目標的實現及各項業務的發展，制定本制度。

　　第二條總公司辦公室負責本制度的組織實施和管理監督。

　　第二章 經理辦公會議

　　第三條總公司經理辦公會議分為管理工作會和業務工作匯報會。

　　第四條每月第一、二、四周的周一上午8：40分召開管理工作會議，由總經理(或指定其他總公司領導)主持，總公司其他領導及各管理部門正副職總經理(主任)參加，必要時指定人員列席。主要研究公司重大事項，如經營戰略、重大經營決策、重要規章制度;決定重大投資或貿易項目、重要對外關系、主要工作部署以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。

　　第五條每月第三周周一上午8：40分召開業務工作匯報會，由總經理(或指定副總經理)主持，總公司其他領導、各部門、各專業公司負責人參加，必要時指定人員列席。業務工作匯報內容包括：組織機構建設情況、職工思想狀況和具體業績、業務發展情況等。匯報單位應于會前認真準備，屆時全面匯報。

　　第六條各部門及各專業公司需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明，送辦公室匯總篩選后，報總經理確定會議議題。議題確定后，由辦公室通知有關部門做好會前準備(包括會議材料等)。

　　第七條經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定權。

　　第八條辦公室指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發有關單位或人員。辦公室對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。

　　第九條總公司領導會議由總經理主持，總公司其他領導參加，不定期召開，必要時由辦公室主任負責記錄和督促會議議決事項的協調落實。

　　第三章 公文處理

　　第十條各部門原則上不得以部門名義對EE公司系統外的單位制發正式文件。

　　第十一條國務院各部委及國務院扶貧辦來文(包括各部門收到或代領的)，均應交由辦公室統一登記、傳閱和歸檔。有關文件經辦公室同意，部門可復印留存。

　　第十二條凡以總公司名義發出的公文、函件及用總公司印章的，辦公室對內容和文字有權審核，并負有把關責任。

　　第十三條辦公室負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統的文檔工作。

　　第十四條辦公室負責制定總公司保密工作條例并指導全系統的保密工作。

　　第四章 內部呈批

　　第十五條總公司各部門、EE各專業公司、子公司等以書面形式向總公司領導匯報工作或請求批準有關事項，須使用呈批件。

　　第十六條總公司各部門的呈批件，由該部門直送分管領導，領導簽批后直接退該部門辦理。屬于分管領導權限之外的，必須交由辦公室呈報總經理閱批，批后經分管領導閱后退呈報部門或根據領導批示處理。

　　第十七條專業公司、子公司的呈批件，按呈報內容自行送交相關管理部門或分管領導。需報總經理審批的，應交由辦公室負責呈送，批后按領導批示處理。

　　第十八條呈批件由總公司領導簽批后，原件交辦公室歸檔存查，呈報單位必要時可留復印件。

　　第十九條辦理呈批件必須打印，按規定填寫，規范用表，由承辦人及呈報單位負責人簽字;如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次批示意見。

　　第二十條承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續齊備，應建立收發文和交接制度，指定專人負責登記和存檔。

　　第二十一條各部門及各專業公司應指定一名正式職工作為聯絡員，負責聯絡工作。包括簽領文件、接聽通知并向本單位領導及人員傳達、報迭呈批件及其他相關事務。

　　第五章 印章使用

　　第二十二條凡涉及公司重要合同、協議、對外承諾、擔保、資產轉移等事宜的法律文書及其他重要事由的文件，須經法規室審核，報總經理簽批后用印。

　　第二十三條呈送國務院扶貧辦及各部委的文件，須由辦公室主任核稿，報總經理簽批后用印。

　　第二十四條涉及總公司領導具體分管業務的一般性函件、報表、證明等，由辦公室秘書處審核，經分管領導簽批后用印。

　　第二十五條除上述之外的一般性函件、介紹信或其他事由等，由辦公室主任批準后用印。

　　第六章機要文書

　　第二十六條機要室主要負責總公司文件和有關材料的打印。打印內容須經辦公室主任(或分管領導)審核簽字。

　　第二十七條各單位需制發的業務公文、函件及其他材料等均應自行打印。

　　第二十八條辦理復印、傳真等應填寫"機要室業務申請單"，經部門負責人簽字后，送機要室辦理。每季未由辦公室統計費用后轉財務本部，計入部門費用。

　　第二十九條一般業務性外發傳真由部門負責人簽字;重要傳真件外發由總公司分管領導簽字。

　　第三十條收到傳真件應及時通知收件人簽字領取。

　　第三十一條各部門及個人的郵件自行發送或領取，屬于總公司領導的，辦公室負責辦理。

　　第七章 接 待

　　第三十二條凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。

　　第三十三條總公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。

　　第三十四條業務談判需用會議室或談判間，應提前與辦公室聯系，由接待員負責安排。

　　第八章 其 他

　　第三十五條處以上干部每隔周六上午8：30一一EE：30應到公司集體議事。臨時有事或有病的，須向總公司分管領導請假。

　　第三十六條總公司各部門、各專業公司正副職以上(含)領導每日應于晚六時下班、臨時有事的，須向總公司分管領導請假。

　　第三十七條總公司各部門對各專業公司、子公司實行歸口管理，每季度未各專業公司、子公司相應的機構或相對固定的人員向歸口管理部門匯報工作、呈報報表及其他材料。

　　第九章 附 則

　　第三十八條本制度由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十九條各專業公司、子公司在貫徹執行本制度的同時，可根據實際情況，制定實施細則。