學校檔案工作崗位責任制度

　　1.要忠于職守，嚴格執行《檔案法》?？炭嚆@研業務知識，嚴格執行檔案工作的各項規章制度，為教育、教學、科研等工作提供檔案利用服務。

　　2.及時收集各類材料，做好移交登記，并有雙方簽名。

　　3.材料整理要仔細，分類要正確，裝訂要保證質量，在每年9月底以前做好上一年度的排列入庫，編制案卷目錄、編研工作。

　　4.學校增添設備，基建項目竣工，檔案人員必須及時收集有關資料。

　　5.指導、督促檔案網絡人員做好預立卷工作。

　　6.學習科學管理檔案工作，對前來閱檔、借用做好詳細記錄，定期檢查庫存案卷數量，發現遺失應及時追回。

篇2：實驗小學檔案工作制度

　　實驗小學檔案工作制度

　　主管領導檔案工作職責

　　一、組織《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規的學習宣傳教育活動，提高全局干部職工的檔案意識和法制觀念。

　　二、將本單位、本系統檔案工作納入議事日程和工作計劃，實行目標管理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作中存在的人、財、物等實際問題。

　　三、布置檔案工作規范化管理任務,提出“收、管、用”要求，并組織監督、檢查。

　　四、協調檔案室與其他科室及本系統所屬單位的關系。

　　五、組織開展本單位、本系統檔案人員的培訓工作、業務考核，落實獎懲。

　　檔案人員崗位職責

　　一、學習宣傳貫徹落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《四川省〈檔案法〉實施辦法》等檔案法律法規，嚴格執行檔案工作有關標準、規范。

　　二、建立、完善并嚴格執行各項檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規范、有效利用。

　　三、對所屬單位和系統檔案工作進行監督、指導，和本單位文件的整理、歸檔和統一編目，促進檔案的收集、整理、鑒定、統計、編目、檢索、編研、保管以及提供利用等業務建設。

　　四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。

　　五、學習和掌握檔案業務知識和專業技術，不斷更新觀念，積極應用檔案管理新技術、新方法，不斷提升檔案管理水平。

　　檔案收集歸檔制度

　　一、收集歸檔范圍

　　凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得對其履行職責過程中形成的文件據為己有。

　　二、歸檔質量要求

　　各門類檔案的歸檔文件和案卷質量符合相應標準。

　　三、收集歸檔時間

　　1、文書檔案于次年4月底以前整理歸檔；

　　2、科技文件在科技活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔；

　　3、會計文件由會計機構整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計機構保管1年，次年3月底以前向檔案室歸檔；

　　4、音像文件在相關活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔；

　　5、電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應于紙質文件的歸檔時間進行物理歸檔；

　　6、重大活動形成的文件在該項活動結束或告一段落后1個月內整理歸檔；

　　檔案整理制度

　　一、檔案整理環節

　　檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案人員負責對各種門類和載體的文件進行歸檔前的監督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統一編目工作。

　　文書檔案由辦公室整理歸檔；會計文件由會計科整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動形成的文件由相關科室整理歸檔。

　　二、檔案分類排列

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案采用“保管期限—年度”的分類法；其他門類和載體的檔案按照相應的辦法和標準進行分類。

　?。ǘ┎煌T類和載體的檔案分別排列。

　　三、檔案整理標準

　　文書、科技、會計、音像、電子以及專業等門類檔案，必須分別按照《歸檔文件整理規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規范》、《電子文件歸檔與管理規范》、《四川省電子文件歸檔與管理暫行規定》等有關規定整理歸檔。

　　四、檔案基本編目

　?。ㄒ唬┌妇矸饷?、脊背項目填寫齊全。

　?。ǘ└鏖T類檔案應按照相關規定編制檔號。

　?。ㄈ┚韮饶夸?、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規范。

　　檔案保管制度

　　一、嚴格執行“集中統一管理”的檔案工作基本原則。

　　二、檔案人員應科學管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

　　三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護，配備“八防”設備并按照規定正確維護和使用。

　　四、按照規范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標記。

　　五、節假日和重大事件發生等前后必須對檔案庫房進行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項檢查記錄；堅持每周4次以上的庫房溫度、濕度測記，并對不在14℃—24℃溫度、45%—60%相對濕度范圍的庫房溫濕度進行調控；保持庫房清潔衛生，努力做到一塵不染。

　　六、檔案庫房內嚴禁堆放非檔案物品。

　　檔案鑒定銷毀制度

　　一、根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，準確地確定檔案的保存價值。

　　二、成立相關科室人員參加的檔案鑒定銷毀工作領導小組，全面負責本單位檔案鑒定銷毀工作。辦公室負責組織協調，檔案人員按照職責參加鑒定銷毀工作并對會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進行業務指導。

　　三、鑒定檔案的價值要根據各種門類和載體檔案的《保管期限表》和《歸檔與不歸檔范圍表》等規定進行。

　　四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對案卷逐卷逐件分析、研究的方法進行，寫出鑒定銷毀工作

報告，提出存毀意見，交鑒定銷毀工作領導小組審查。

　　五、需要銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊，填寫銷毀審批表、經主管領導批準并報檔案局備案后方可銷毀。

　　六、銷毀檔案應由市財政局、檔案館派員監銷，并在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時間、地點和方法。及時對檔案鑒定銷毀工作進行總結。

　　檔案統計移交制度

　　一、建立檔案、資料的各種統計臺帳，及時準確記載和統計室藏檔案、資料情況，做到統計數據準確、真實，帳實相符。

　　二、檔案統計臺帳的類型：室藏檔案總量統計、檔案分類（門類、載體、保管期限）統計、基礎設施統計、檔案人員統計、室藏資料統計、提供利用檔案統計、檢索工具統計等。

　　三、按照要求及時向主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作報表。

　　四、根據《檔案法》的規定，按照市檔案局、館的統一安排，向市檔案館移交規定范圍并符合案卷質量標準的檔案及其他相關資料。

　　五、檔案人員調離工作崗位，必須辦理移交手續，交接雙方應根據移交目錄清點核對，并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實不符”的情況，應查明原因、分清責任、及時處理。

　　檔案利用制度

　　一、凡查閱檔案者，都應當如實填寫包括查閱目的等項目在內的《檔案利用登記表》。

　　二、本單位人員因工作需要查閱黨組會議記錄、行政領導辦公會議記錄等需要保密的檔案，必須經分管檔案工作的領導或單位主要領導批準后方可查閱。

　　三、非本單位人員因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信并辦公室負責人或分管檔案工作的領導同意后方可查閱。

　　四、檔案的利用一般于工作時間內在查閱室進行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時，必須經過分管領導同意。且借閱時間不得超過5天，確實需要繼續利用的，應當重新辦理借閱手續。

　　五、查（借）閱檔案人員，不得擅自摘抄、復印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，更不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當事人責任。

　　六、檔案人員要主動熱情提供檔案利用服務，對歸還的檔案必須進行卷數、頁數等項目的安全檢查，發現問題，及時匯報解決。同時，如實填寫《檔案利用效果登記表》。

　　重大活動檔案登記收集制度

　　一、登記范圍：

　　凡在上級機關主要領導視察、檢查、指導本單位工作活動，本機關舉辦的重大的活動，新聞媒體有關本單位的重要報道，涉及本單位的重大災情和事故，以及其它重要事件中形成的各種紙質的、音像的、電子的文件和實物，均屬重大活動檔案收集登記歸檔范圍。

　　二、實施登記：

　　對《重大活動登記簿》中活動發生的時間、地點、人員、內容等項目全面準確地進行登記，并設置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。

　　三、及時歸檔：

　　檔案室應對重大活動檔案的形成過程進行業務監督和指導；重大活動結束后1個月內，確定專人對本次活動形成的全部文件，按相關標準進行整理，一式兩套，一套交市檔案館，一套由檔案室集中統一管理，其他科室和個人不得據為己有。

　　資料收集制度

　　一、收集范圍

　?。ㄒ唬┓从潮締挝徊煌瑲v史時期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構沿革。

　?。ǘ┡c本單位各項工作有直接或間接關系的政策法令法規匯編以及其他文件匯編，各類統計資料，內部通訊、簡報。

　?。ㄈ┫到y反映本單位活動而編輯的剪報資料。

　?。ㄋ模┳值?、百科全書、專業辭典、手冊等工具書。

　?。ㄎ澹┯羞x擇地收藏一部分革命領袖著作以及其他圖書。

　　二、收集方法

　　檔案工作人員應掌握本單位編印發行資料的信息，及時將資料收進檔案室；根據利用工作反饋的信息收集或向領導建議訂購相關資料。

　　三、資料的整理

　　檔案室收集來的資料，應按照作者（出版者）、內容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄。

　　四、資料的管理

　?。ㄒ唬┵Y料由檔案人員負責管理。

　?。ǘ┓步栝嗁Y料，應當辦理登記手續。

　?。ㄈ┙栝喺邞獝圩o各類資料，并按期歸還。如丟失、損壞，應照價1—5倍予以賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。電子文件歸檔管理應明確專人負責，具體承辦電子文件歸檔工作，檔案室對其實施全過程管理。

　　二、本單位主要活動中產生的電子文件，有參考利用價值的均應歸檔。重點收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數據文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。

　　三、各電子文件的形成科室應定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機備份。歸檔電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本并歸檔；轉換成紙質版本的，應及時歸入相應門類的紙質檔案中進行管理。

　　四、歸檔電子文件應直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

　　五、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發現問題要及時采用復制的方式補救，但原載體保留時間不少于四年。對歸檔的電子文件的復制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　六、檔案室配備與業務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統，保證歸檔電子文件的有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員

要嚴格遵守《保密法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復印，要嚴格按照《檔案利用制度》進行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復制、摘抄檔案，堅決杜絕失泄密現象。

　　四、利用檔案人員必須遵守保密制度，不得擅自進入檔案庫房，不得翻閱與所需無關的檔案內容，不得泄露檔案內容。

　　五、堅持檔案保密檢查，發現不安全因素應及時處理，若發現遺失、失泄密事件，應及時采取補救措施，認真追查責任，嚴肅處理。

　　四參加、四同步制度

　　一、“四參加”制度

　?。ㄒ唬┲匾挠媱澒ぷ鲿h，學校報市級及其以上單位立項的課題、工程項目計劃會議應有綜合檔案室人員參加。

　?。ǘ┲匾目蒲姓n題審定會、產品鑒定會，應有綜合檔案室人員參加；一般性研究項目評審鑒定會應有教科室和課題組所在部門的兼職檔案人員參加；檔案不符合規定的，不予鑒定驗收。

　?。ㄈ﹫笾鞴懿块T立項的工程竣工驗收會必須有綜合檔案室人員參加；一般工程竣工驗收會應有后勤辦公室的兼職檔案人員參加；基建項目在驗收前，檔案員應對準備歸檔的基建文件材料進行預驗收，出具證明，否則不能組織工程驗收。

　?。ㄋ模┲匾O備驗收必須有綜合檔案室人員參加；一般設備驗收應有所在部門兼職檔案人員參加；對文字材料和技術文件不全的設備，檔案人員有權拒絕簽字并通知財務室暫緩結算，待廠家補齊后，方可辦理相應手續。

　　二、“四同步”制度

　　“四同步”即在布置、檢查、驗收、總結工作時，同時布置、檢查、驗收、總結檔案工作。

　?。ㄒ唬┫逻_課題、基建工程等計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求。

　?。ǘz查課題、基建工程等計劃進度同時檢查文件材料形成情況。

　?。ㄈ┰u審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況。

　?。ㄋ模┥蠄蟮怯浐驮u審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案室同時出具專題檔案情況證明材料。