會計學院物業管理檔案的建立與管理
1 、凡屬于記錄公司業務發展和生產經營內容，涉及企業內部管理及對外交往等事項，具備一定查考價值的文件資料均屬檔案的歸檔范圍;
2 、檔案分類：各類行文、經營合同、質量管理文件、上級或同級部門轉發的文件、外來及公司內部發布的文件;
3 、 歸檔范圍的文件和資料，均由公司集中統一收集、分類、歸檔并編寫目錄，統一存放，統一管理，任何個人不得私自收存上述原始文件;
4 、檔案收存的文件原則上須是原件，如原件需要用于有關呈報事項等，必須保留復印件并注明原件的去向;
5 、在業務活動中，有關請示、報告及公司領導的批復，屬付款性質的，由財務部保存原件;屬人事問題的，由人事部保存原件，其他資料的原件必須在公司的歸檔范圍內;
6 、 由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，辦公室、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時，財務部保存原件，辦公室保存復印件并注明原件存放處;
7 、公司的收文、發文等文書資料在辦公室歸檔，檔案管理員做好文件索引，便于查找;
8 、 超過檔案保存起的文件或不必留存的公文，經主管領導批準進行銷毀，填寫《文件銷毀審批表》，制定專人銷毀。
9 、 檔案管理人員要認真履行工作職責，努力鉆研業務，對歸檔的檔案要認真整理加工，做到歸檔完整、系統、準確。
(一)檔案管理標準：無殘破、損、缺;內容與文檔目錄相符，文檔、圖紙干凈整潔，符合檔案接管要求(如有缺損，及時采取補救措施)。
(二)設備檔案的管理
對所有設備系統建立一套檔案資料，并建立維護保養檔案，以延長設備的使用壽命，使其發揮最大效益，并針對使用情況做出整改方案;
(三)工程圖紙
(1)總圖：包括總平面圖、立面圖、紅線圖、圖紙目錄等。
(2)土建部分：包括建筑竣工圖、結構圖、立面圖、維修記錄等。
(3)電氣部分：電氣設計說明、電氣施工竣工圖(照明、動力、事故配電)、高低壓設備合格證、隨機圖紙資料、設備合同資料、安裝及驗收資料、高低壓 設備試驗記錄、運行記錄、保養資料、電氣系統圖、平面圖等。
(4)空調系統：空調系統設計說明;系統圖、平面圖、設備安裝竣工圖、噪音記錄、說明書。
(5)消防部分：消防報警系統圖、平面圖、設備安裝竣工資料、設備隨機資料、運行調試記錄、操作手冊、設計說明;消火栓和噴淋系統圖、平面圖、消火栓泵、噴淋泵、穩壓泵等資料;控制柜說明書等。
(6)電信部分：電信電纜竣工圖、配線表、驗收資料等。
(7)衛星電視部分：前端設備說明書、使用手冊、分支分配系統圖、平面圖等。
(8)保安監控系統圖、平面圖、操作手冊、說明書等。
(9)給排水部分：供水、排水系統圖、平面圖、設計說明、控制柜、原理圖、接線圖、清洗記錄、水泵技術資料。
(四)檔案管理制度
1 、凡屬于記錄公司業務發展和生產經營內容，涉及企業內部管理及對外交往等事項，具備一定查考價值的文件資料均屬檔案的歸檔范圍;
2 、檔案分類：各類行文、經營合同、質量管理文件、上級或同級部門轉發的文件、外來及公司內部發布的文件;
3 、 歸檔范圍的文件和資料，均由公司集中統一收集、分類、歸檔并編寫目錄，統一存放，統一管理，任何個人不得私自收存上述原始文件;
4 、檔案收存的文件原則上須是原件，如原件需要用于有關呈報事項等，必須保留復印件并注明原件的去向;
5 、在業務活動中，有關請示、報告及公司領導的批復，屬付款性質的，由財務部保存原件;屬人事問題的，由人事部保存原件，其他資料的原件必須在公司的歸檔范圍內;
6 、 由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，辦公室、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時，財務部保存原件，辦公室保存復印件并注明原件存放處;
7 、公司的收文、發文等文書資料在辦公室歸檔，檔案管理員做好文件索引，便于查找;
8 、 超過檔案保存起的文件或不必留存的公文，經主管領導批準進行銷毀，填寫《文件銷毀審批表》，制定專人銷毀。
9 、 檔案管理人員要認真履行工作職責，努力鉆研業務，對歸檔的檔案要認真整理加工，做到歸檔完整、系統、準確。
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()
A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分
229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖
235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊
237、物業資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產權證副本
240、物業檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用
241、物業檔案資料是()
A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄
C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一
242、計算機在物業管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享
243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統
三、判斷題
244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。
245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。
247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。