培訓：物業管理招標程序
一、招標準備階段
招標準備階段是指從開發商或業主決定進行物業管理招標到正式對外招標即發布招標公告之前的這一階段所做的一系列準備工作。根據國際慣例，這一階段的主要工作有：成立招標機構;編制招標文件;確定標底。
(一)成立招標機構
任何一項物業管理招標，無論是開發商還是業主委員會，都需要成立一個專門的招標機構，并由該機構全權負責整個招標活動。招標機構的主要職責是：擬定招標章程和招標文件;組織投標、開標、評標和定標;組織簽訂合同?？梢娬袠藱C構一旦成立，其職責將貫穿整個招標投標過程。
成立招標機構主要有兩種途徑。一種是開發商或業主自行成立招標機構，自行組織招標投標工作;另一種是開發商或業主委員會委托專門的物業管理招標代理機構招標。兩種途徑都符合我國《招標投標法》的規定，并各有特點。
對于開發商或業主委員會自行成立招標機構，我國《招標投標法》規定：“招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構辦理招標事宜”?？紤]到招標是一項較為復雜和繁瑣的工作，其中在編制招標文件和組織評標方面有較強的專業性，對招標人能力的要求也較高，因此，招標人應根據自己的實際情況，量力而行。如招標人為實力雄厚的大型開發商或聯合開發機構，有能力從物業的設計、施工監理到驗收，整個開發的過程都統一自行成立招標機構，包攬其“一條龍”的招標工作，這時該物業管理招標也理應由開發商自行成立的招標機構來完成。再如，對于采用小范圍邀請招標或議標方式的小規模物業管理項目，由于招標工作量不大，專業性不強，開發商一般都能夠自行編制招標文件和組織評標，這時，招標人自行成立招標機構招標也較為適宜。自行招標的開發商或業主應按照慣例在開發商所在單位或業主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等非常設的招標機構。其具體的組織機構設置本書第1章已作詳細介紹，在此不再贅述。
對于招標人委托招標代理機構招標，我國《招標投標法》規定：“招標人有權自行選擇招標代理機構，委托其辦理招標事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構”。采用委托招標代理機構招標的最大優點在于招標機構與投標人之間做到信息充分對稱，使得在招標項目專業性較強或開發商和業主信息不充分的情況下，招標得以順利完成。要做到這一點，開發商或業主在選擇招標代理機構時應注意以下問題：
首先，招標人應根據自己的意愿和自身情況選擇招標代理機構，任何個人和單位都無權強行指定招標代理機構給招標人。而且，招標代理機構與招標人之間僅限于委托代理的關系，招標代理機構無權將招標結果強加于招標人，招標人應是是否中標的最終決定者。特別是國有房地產開發商在委托招標代理機構招標時，應避免選擇與自己有上級關系的招標代理機構。
其次，招標人應根據自己標的的規模大小，選擇不同等級的招標代理機構進行招標。我國《招標投標法》對招標代理機構的資格和等級劃分，主要依據招標代理機構所具備的兩個條件：一是代理招標經歷達到一定的年限，且連續幾年招標金額達到一定等級;二是編制招標文件和組織評標的專業能力和技術力量，也就是配備的專家人才庫的規模大小和專家素質的高低。招標人應根據自身對物業管理的要求及標的的規模大小選擇相稱的招標代理機構，在委托價格合理的情況下，應選取具有較高等級的代理機構進行招標。
招標人委托招標代理機構進行招標的方式常用于公開招標和一部分大范圍邀請招標。事實上，對于一些大型的項目，開發商往往委托一家招標代理機構包攬該項目所有的招標工作;另外，業主委員會進行物業管理招標時，通常也采用委托招標代理機構招標的方式。
(二)編制招標文件
編制招標文件是招標準備階段招標人最重要的工作內容。招標文件是招標機構向投標者提供的為進行招標工作所必需的文件。招標文件的作用在于：告知投標人遞交投標書的程序;闡明所需招標的標的情況;告知投標評定準則以及訂立合同的條件等。招標文件既是投標人編制投標文件的依據，又是招標人與中標人商定合同的基礎，因此它是對招標機構與投標人雙方，以及招標人(開發商或業主)與中標人雙方都具有約束力的重要文件。招標人應十分重視編制招標文件的工作，并務必做到條款嚴密、周到，內容明確，合理合法。
物業管理招標文件的內容格式根據招標項目的特點和需要而有所不同，但任何招標文件都應當依據法規和慣例編寫其基本的內容。我國《招標投標法》規定：“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”。根據這一規定和國際慣例，物業管理招標文件的基本內容可概括為三大部分：
1.投標人須知
投標人須知是招標文件的重要組成部分，它是業主或招標機構對投標人如何投標的指導性文件，其內容包括投標的條件、有關要求及手續。
(1)投標的條件
招標文件所以要對投標的條件進行說明和規定，其目的是為了保證投標人的合格性和投標的真實性。為了保證投標人的合格性，招標機構有必要對潛在的投標人進行投標資格預審，招標文件在這一部分規定參加資格預審的投標人須遞交的證明資料及其格式，以便統一進行審查。為了保證投標的真實性，招標人往往還要求投標人必須交納投標保證金，招標文件中規定了投標保證金的比例、交納方式以及保證書的格式等。
(2)對投標文件的要求
如果說投標的條件側重于對投標人的要求，則該部分側重于對投標文件的要求。由于招標機構在接受投標書時，通常會檢查投標書的制作和封送是否合乎程序，招標文件必須在這一部分中寫明對投標文件編寫的統一要求(通常提供統一的投標文件格式)以及對投標文件封存和遞交的規定，以便于開標和評標工作。
(3)對招標程序的說明
由于整個招標過程應體現出公平、公正、合理的原則，而要體現公平、公正原則，重要的一條便是招標程序的公開化，以增加招標活動的透明度。招標文件這一部分的內容便是通過將開標、評標和定標的規劃等招標過程的關鍵內容予以公開，從而體現了整個招標工作的公正透明。
2.合同條款
合同條款的目的在于將中標后所要簽訂的合同的內容規范化和公開化，這也是招標公平、公正原則的具體表現。合同的條款分為一般性條款和特殊性條款。前者通常是物業管理招標的行業性的約定俗成，對于不同的物業管理項目均具有一般性，通常由技術條款、商務條款和法律條款組成;后者則是針對每個具體不同的物業管理項目自身的特點而度身定造的個性化條款。按照個性包括共性的道理，在合同條款中，特殊性條款也就優于一般性條款，在兩者發生不一致時，合同應以特殊性條款為準。
3.技術規范
技術規范是詳細說明招標項目的技術要求(如物業管理項目的服務標準、具體工作量等)的文件，當屬招標文件的重點之一。技術規范通常是以技術規格一覽表的形式進行說明，另外還需附上項目的工程圖紙等作為投標人計算標價時的依據。
考慮到招標文件的編制對整個招標活動的影響舉足輕重，下一章將專門就招標文件的編制進行詳細介紹，在此不再贅述。
最后談一談制定招標文件的時間。何時制定招標文件是由物業開發建設程序決定的，我國目前大多數物業管理招標均是在物業開發建設的后期。然而，隨著開發商對物業管理的要求不斷提高，物業管理“超前招標”已屢見不鮮?！俺罢袠恕痹谖覈礊樵陧椖苛㈨楇A段，用地申請得到批準后即可進行物業管理招標工作、制定招標文件。超前實行物業管理招標確實有其優點，然而過早地制定招標文件，加之此時存在大量的不確定因素會使得招標文件編制難度加大，可靠性降低。因此，應注意把握招標文件制定的時間，使編制出的招標文件內容既嚴密明確，又不失前瞻性。
(三)制定標底a
制定標底是招標的一項重要的準備工作。按照國際慣例，在正式招標前，招標人應對招標項目制定出標底。標底是招標人為準備招標的內容計算出的一個合理的基本價格，即一種預算價格，它的主要作用是作為招標人審核報價、評標和確定中標人的重要依據。因此，標底是招標單位的“絕密”資料，不能向任何無關人員泄露。特別是我國國內大部分項目招標評標時，均以標底上下的一個區間作為判斷投標是否合格的條件，標底保密的重要性就更加明顯了。
由于標底是衡量投標報價競爭力的一把尺子，標底制定的好壞，直接影響到招標工作的有效性。標底定的過高，進入合格范圍內的投標人數量太多，就會使評價的工作量和難度大大增加;標底定得過低，又容易使所有的投標人都落空，從而導致招標失敗。因此，標底制定得好，可以說是招標工作成功的一半，而編制一個先進、準確、合理、可行的標底需要認真細致，實事求是。首先，標底的制定與招標文件的編制有著密不可分的關系。標底制定得是否正確很大程度上取決于招標文件中對項目工作量的說明是否正確，因此招標文件對項目的工作量進行說明時應盡量減少漏項，同時將工作量盡可能算準確，力爭將招標文件中計算出的工作量與實際量的誤差控制在5%以內。其次，標底的制定應建立在一個比較先進的物業管理方案基礎上，這樣編制出的標底才切合實際。如果開發商或業主屬自行招標，則可參照相關物業近年來國內外先進的物業管理方法，或者開發商或業主可以委托招標代理機構制定標底。
二、招標實施階段
招標實施階段是整個招標過程的實質性階段。招標的實施主要包括以下幾個具體步驟：發布招標公告或投標邀請書;組織資格預審;召開標前會議;開標、評標和定標。
(一)發布招標公告或投標邀請書
我國《招標投標法》和國際慣例都規定，招標人采用公開招標方式招標的，應當發布招標公告;招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發出投標邀請書。無論是招標公告還是投標邀請書，其目的是一致的，都是為了向盡可能多的潛在投標者提供均等機會，讓其了解招標項目的情況，并對是否參加該項目投標進行考慮和有所準備。兩者的區別在于對公開招標公告的要求更為嚴格。以下對發布招標公告的渠道和時間安排、招標公告的內容和格式等進行詳細介紹。
1.發布招標公告的渠道
發布招標公告應根據項目的性質和自身特點選擇適當的渠道。國際慣例中常見的招標公告發布渠道有：指定的招標公報、官方公報、本國報紙、技術性或專業性期刊以及信息網絡等其他媒體。
一般來說，一些必須招標的大型項目的招標公告都應在指定的刊物上刊登。如實行國際競爭招標的公告的指定發布刊物為聯合國出版的《發展商務報》(DevelopmentBusiness);必須實行國內公開招標的項目的招標公告指定必須在我國出版的《中國招標》期刊上刊登。除了必須在指定的刊物上刊登以外，此類項目還可以在官方公報上刊登招標公告，使投標具有廣泛性，如在我國還主要刊登在《人民日報》、《中國日報》上。
對于大多數中小規模的物業管理招標項目，其招標公告一般選擇在國內廣泛發行的一種報紙上刊登。如果是實行地方性公開招標的項目，其招標公告應選擇在本地的官方公報或本地區廣泛發行的一種報紙上刊登。另外，還可以選擇在一些專業類期刊上刊登，如房地產、物業管理專業期刊等。
實際上，除了一些必須要在指定刊物刊登的招標項目外，國際慣例對招標公告的發布一般只要求符合信息廣泛性原則。因此通常情況下，一項招標項目往往同時通過幾種渠道發布其招標公告，而不拘泥于某一種渠道，比如在當今的信息網絡刊登招標公告。
2.發布招標公告的時間安排
為使潛在的投標人對招標項目是否投標進行考慮和有所準備，招標人在刊登招標公告時，在時間安排上應考慮兩個因素：
(1)刊登招標公告所需時間。各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間，如果沒有充分地考慮，招標公告可能會在投標截止日期之后才能刊登出來。另外，如果要通過幾個渠道發布招標公告，要考慮到各類渠道的出版周期(如報刊的出版周期顯然要比網絡媒體長)，以便能讓招標公告基本在同一時間刊登出來。
(2)投標人準備投標所需時間。這一時間應從招標公告預計發布日期開始計算。投標人申請投標→得到招標文件→準備投標→遞交投標書需要有足夠的時間。按照國際慣例，從招標公告發布之日算起，應讓投標人至少有45天(通常有60～90天)來準備投標和遞交標書。
3.招標公告的內容和格式
招標公告應以簡短、明了和完整為宗旨。通常情況下應包括以下內容：
?、僬袠藛挝?業主或開發商)名稱;
?、陧椖棵Q;
?、垌椖康攸c;
?、茼椖抠Y金來源(物業管理資金來源，如業主分攤或開發商預付等);
?、菡袠四康?邀請資格預審還是邀請投標);
?、揄椖恳蟾攀?項目性質、規格及管理要求);
?、哔徺I招標文件的時間、地點和價格;
?、嘟邮軜藭淖詈笕掌诤偷攸c;
?、衢_標日期、時間和地點;
?、馊绻枰?，規定資格預審的標準，以及提供資格預審文件的日期、份數和使用語言;