P物業采購行為回訪作業指導書
1.目的：確保對采購行為進行有效監控。
2.適用范圍：適用于分公司各部門。
3.職責
財務管理部負責對公司所有采購行為進行監督、控制，必要時請相關技術部門協同進行。
4.方法和過程控制
4.1 回訪樣本的選取
4.1.1 對采購單價超過2000元的資產實行全部回訪。
4.1.2 對其他采購項目，根據其成本控制重要性確定該項目選取樣本份額的比重，具體的比率是：清潔用品類占抽取樣本總數的10%，維修材料類占45%，辦公文具占35%，其他類占10%。每季度的回訪工作必須覆蓋以上四大類商品且相鄰季度不重復對相同商品抽樣。
4.1.3 在審核報銷票據的工作中，參考財務管理部最新公布的《零星物資價格統計表》并結合具體情況，有針對性地選取回訪樣本。
4.2 回訪方式的選取
4.2.1 回訪前，回訪人應根據財務資料及實際的市場調查，大致了解待回訪商品的品牌、規格、質量、價格等市場行情，以更好地履行回訪職責。
4.2.2 根據待回訪商品的成本控制重要性及回訪成本，選取以下方式實施回訪。
A電話回訪：回訪人以顧客的身份通過電話詢價、還價，努力發現該項商品的最低可能成交價。
B現場回訪：回訪人以顧客的身份到供應商的營業地點詢價、還價，努力發現該項商品的最低可能成交價。
C索取報價單或函證：該方法可能得不出完全客觀的結論，但可取得正式書面證據，以便于轉入其他程序處理問題。
D.其他適宜的方法。
4.3 回訪結果的處理
4.3.1 回訪結束后，回訪人根據回訪情況填寫《物資供應商回訪表》。
4.3.2 回訪如果發現疑問，回訪人將直接與采購人員溝通，要求其作出解釋，然后總結填寫《物資供應商回訪表》，簽署回訪結論。
4.3.3 如果采購人員不能作出合理解釋，回訪人將把回訪結果提交財務管理部經理作進一步處理。
4.3.4 財務管理部每季度對回訪中發現的問題進行總結，以進一步健全采購控制程序。
4.4分公司各部門在采購中索取發票時，應要求供應商準確填寫“開票人電話或詳細地址”一欄，如有遺漏，經辦人應于報帳前補填，或者一次性將全部供應商電話號碼提供給財務管理部，主動接受財務監督，配合財務管理部工作。
5.質量記錄及表格
CW-CQ02-01-F4 《物資供應商回訪表》
CW-CQ02-01-F5 《零星物資價格公布表》
篇2：對外物資采購行為回訪辦法
物業管理有限公司作業指導書
--對外物資采購行為回訪辦法
1.目的
對采購行為進行有效地監控。
2.范圍
適用于公司所有對外物資采購、工程及其他服務采購。
3.職責
3.1財務管理部負責對公司所有采購行為進行監督控制，并定期進行抽樣回訪，必要時相關部門應協同進行。
3.2各部門經理負責對本部門采購行為進行監督控制，并指定專人對本部門采購行為進行回訪。
4.方法和控制過程
4.1回訪樣本的選取
4.1.1 對采購單價超過2000元的資產全部進行回訪。
4.1.2 對其他采購物資，根據其成本控制重要性確定該項目選取種類的數量：清潔用品(含消殺藥品)類5種，維修材料類5種，工程材料5種，辦公用品3種。每季度的回訪工作必須覆蓋以上四大類商品且相鄰季度不重復對相同商品抽樣。
4.1.3在審核報銷票據的工作中，各部門應結合本部門的具體情況，參考財務管理部公布的《零星物資價格統計表》，對價格、數量出現較大波動的物資，有針對性的選取樣本進行回訪。
4.2回訪
4.2.1每季度至少進行一次回訪，回訪前，回訪人應根據財務資料及實際的市場調查，大致了解待回訪商品的品牌、規格、質量、價格等市場行情，以更好地達到回訪效果。
4.2.2 根據待回訪商品的成本控制重要性及回訪成本，可用以下方式進行回訪。
4.2.2.1電話回訪：回訪人以顧客身份通過電話詢價、還價等方式，努力發現該項采購的最低成交價。
4.2.2.2現場回訪：回訪人以顧客身份到供應商的營業地點詢價、還價，努力發現該項采購的最低成交價。
4.2.2.3索取報價單或函證：取得正式書面證據，以便于轉入其他程序處理問題。
4.2.2.4其他適宜的辦法。
4.3回訪結果的處理
4.3.1回訪結束后，回訪人根據回訪情況填寫《采購物資供方回訪表》。
4.3.2回訪如果發現疑問，回訪人將直接與采購人員溝通，要求其作出解釋，然后總結填寫《采購物資供方回訪表》，簽署回訪結論。
4.3.3如果采購人員不能作出合理的解釋，回訪人將把回訪結果提交財務管理部經理作進一步處理。
4.3.4財務管理部每半年對回訪中的問題進行總結。
4.4公司各部門在采購中索取供應商開具的發票時，應要求其準確填寫"開票人電話或詳細地址"一欄，如有遺漏，經辦人應于報帳前補填，或者一次性將全部供應商電話號碼提供給財務管理部，主動接受財務的監督，配合財務管理工作。
5.質量記錄表格
**WY7.4-Z01-01-F1 《采購物資供方回訪表》