建筑工程項目資料管理措施（五）
1 資料管理原則
工程資料是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監理資料、施工資料和竣工圖。本章闡述的工程資料管理主要是指對后兩項（施工資料和竣工圖）的收集、編制、整理、流轉及歸檔的全過程管理。
工程資料管理貫穿工程建設全過程，存在上下級關系，協作關系，約束關系，供求關系等多重關聯，需要相關單位或部門的通力配合和協作，是綜合性、系統化、多元化的管理，同時，也將體現工程管理的先進性和綜合管理水平。
工程資料管理應遵循明確、科學的管理原則：
1.1同步性原則
工程資料應保證與工程施工進度同步完成，工程資料不符合要求的，不得進行分項、分部和單位工程的驗收，工程資料對工程質量具有否決權。
1.2規范性原則
工程資料所反映的內容應真實、明確，符合現行工程建設相關規范、標準、規定，并滿足合同和設計要求，不符合規定要求的應由直接責任人或單位限期完成整改。
1.3時限性原則
施工資料的報驗、報審及驗收應有時限性要求，工程各相關單位宜在合同中約定報驗、報審資料的申報時間、審批時間以及驗收資料的審檢時間，并約定應承擔的責任。當無約定時，施工資料的申報、審批或審核不得影響正常施工或驗收。
1.4有效性原則
工程資料應真實、有效，對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的應按有關規定予以處罰，情節嚴重的應依法追究法律責任。
2 資料的匯總與管理
2.1前期資料
工程前期資料包括：工程招投標文件，工程合同，施工組織設計，各專項施工方案，施工必須的勘查、測繪、設計文件，建設單位及政府相關部門的各項批文、規定等。
1）職責劃分
由技術部作為責任部門負責工程資料的統一管理，配備專職資料員督促其他部門對相應的文件資料及時收集、整理。
2）前期資料處理要點
*技術部在內部管理部、各工程部等相關部門的配合下，及時收集施工必須的勘查、測繪、設計文件及各類批復文件。
*明確各部門在工程前期應收集、整理和上報的資料目錄及遞交時間。各部門配置專職資料員及時收集、整理。
*資料統一編碼造冊，隨時整理，并作為對各部門工作的考核指標之一。
2.2過程資料
由于工程資料涉及專業、系統多，單位廣，來源渠道各樣，因此工程資料不但應按照類別分類，還應按照專業系統劃分。施工過程中工程資料的分類、整理和保存應執行國家及行業現行法律、法規、規定、標準及地方有關規定，按工程的實際情況以及現行規定為前提，進行過程管理。
1）過程技術資料主要包含以下內容:
*原材料、半成品、成品出廠質量證明和試（檢）驗報告
*施工試驗報告
*施工記錄
*預檢記錄
*隱蔽工程驗收記錄
*基礎、結構驗收記錄
*采暖、衛生與煤氣工程
*電氣安裝工程
*通風與空調工程
*電梯安裝工程
*施工組織設計與技術交底
*工程質量檢驗評定
*竣工驗收資料
*設計變更、洽商記錄
2）資料的形式及要求
*資料的形式包括文字、表格、圖紙、工程照片、光盤軟件等，是對工程進行建設、檢查、維護、管理、使用的依據，都應按規定存檔。
*文字資料和表格資料應用鋼筆或簽字筆書寫，做到字跡清楚、書寫工整，內容準確、齊全、真實并保證跟蹤記錄，而不是事后追記。
*工程照片能生動的反映工程各階段的進展情況，必須做到與工程建設同步。每張照片都要附有簡要的文字資料，以說明照片內容、照片類型、拍照時間、作者、底片編號等。
*光盤資料的封面上應注明光盤內容、錄入人和錄入日期。
3）過程資料的分類及說明
A）設計類：
*首發圖紙及變更圖紙目錄--圖紙目錄表；
*設計變更--變更單及變更圖紙；
*答疑文件--設計聯絡書、質疑書、設計交底、設計問題會議紀錄；
B）技術方案類：
*施工組織設計--標前施組、標后施組；
*設計施工標準、規定--設計規范、各專業施工規范、專業標準、特殊標準；
*施工方案--總承包編制、分包商編制及總包、監理審核意見；
*技術交底--總承包編制、分包商編制；
*措施交底--總承包編制、分包商編制（安全、保衛、消防、衛生、廠容、成品保護措施等）
*計劃類：
*總包計劃--總計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃，專項工程計劃；
*分包計劃--總計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃，專項工程計劃；
C）采購類：
*項目明細表--主要項目明細表（項目、廠家、價格）
*廠家方案及報價--廠家提供文件
*廠家資質及樣本--廠家提供
*加工訂貨合同附件--各相關部門提供
*訂貨確認書--對比表、內部與外部批復文件；
*設備隨機文件--廠家提供
D）質量保證類：
*質量保證--質量管理網絡與質量檢查制度、項目質量保證計劃與質量檢驗計劃、分包質量方案、廠家質量方案
*原材料實驗報告--包括進口材料的國家商檢報告，隨時收集、整理、歸檔；
*設備材料合格證--按專業分類整理；
*開箱、抽檢紀錄--按專業分類整理；
*質量評定統計表--每月分部分項分專業進行；
*政府部門驗收、檢查紀錄--按專業分類整理；
*設備安裝紀錄--按專業分類整理；
*試運轉、調試、系統運行紀錄--按專業分類整理；
*單位工程、分部、分項工程驗收單--技術部統一整理；
*質量紀錄--質量巡視檢查紀錄、質量事故報告，分專業整理；
*移交文件--移交單、交接單、使用說明文件
E）合同類：
*工程總承包合同--與業主的總承包合同及相關文件；
*采購合同--分專業；
*外部服務合同--咨詢、專利使用、運輸等；
F）財務類：
*收取業主合同款項及支付分包款項的文件
*每月的財務報表
*每月的預算報表
*每月的統計報表
G）會議類：
*內部會議文件--會議記錄、錄音、照片等；
*監理例會--會議記錄；
*分包協調會--會議記錄；質量整改會議紀要；
*專題會議--技術、質量、計劃、安全、文明施工等；
H）安保及文明施工類：
*安全生產網絡及管理辦法
*各分包單位制定的安全生產制度、教育培訓制度、消防保衛工作制度、場容場貌管理辦法等文件
*每月安全生產檢查評比表
*發生重大安全事故的，要有事故報告、事故調查報告、事故處理報告
*各類安全生產有關的臺帳、資料等
I）辦公類：
*項目部內部規定、制度
*工程簡報
*工程定點定期照片、錄象等
*各類分發、接受的文件記錄
2.3竣工資料的收集整理
由總工程師負責，技術部具體實施竣工資料文件的編制、整理、驗收與移交。各專業設專人負責編制技術資料，根據業主的具體要求，組織各專業人員繪制竣工圖，并設專職資料員負責整個竣工資料的收集整理，對口業主及上級檔案管理部門，指導、組織、協調竣工資料的編制與驗收工作。
工程竣工資料應符合以下要求：
*同步性：應在竣工驗收前匯總、整理完畢。
*規范性：應符合現行工程建設規范、標準規定及設計、合同要求。
*完整性：各類施工資料應完備齊全。
*有效性：資料內容應真實、有效，不得弄虛作假。
*科學性：資料分類、編號、組卷應合理、科學，便于追溯、查詢。
*竣工圖：應按規定要求繪制、整理。
在通過業主及監理單位驗收后，將工程竣工資料按合同要求的時間、套數移交給業主，并辦理移交手續。
篇2：小區樓宇檔案資料管理措施
小區樓宇檔案資料管理措施
樓宇檔案資料管理的要點：
1、完善建檔流程，嚴格檔案管理制度；
2、明確建檔內容，實行系統收集、集中管理；
3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制；
4、推行現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經?；?六化"管理。
樓宇檔案是住宅區財產的重要組成部分，管理好住宅區檔案是物業管理工作的重要內容。為此，我公司將特別設立檔案室，配備專業管理人員，建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發揮重要作用。對進德小區的檔案資料管理，將沿用我公司的經驗做法如下：
一、樓宇檔案的建立
1、檔案的建立執行以下流程：
收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
2、明確檔案內容，實行系統收集、集中管理
?。?）設施、設備檔案：建筑工程資料、圖紙，公用設施資料、圖紙，竣工驗收資料，房屋墻體竣工圖，室外管網資料、圖紙，安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。
?。?）住戶檔案：業主登記表，購（租）房合同，入伙通知書，證件，業主公約，裝修責任書、圖紙，維修檔案等資料。
?。?）管理檔案：文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案，樓宇巡視、門衛情況、投訴與回訪等資料。
3、建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、樓宇檔案管理
1、檔案室、管理處管理制：為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久性保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理，對重要原始檔案進行嚴格管理，管理處則保存復印件的存檔管理制度。
2、檔案室檔案
?。?）按照檔案對溫度、濕度和照明的要求，建立標準化的檔案資料室，配備檔案專業人員，實行電腦化系統管理；
?。?）采用多種形式的信息貯存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等，并采用適當的保存方式；
?。?）貫徹國家保密法，確保檔案在使用過程中的安全，不丟失、不泄密；
?。?）實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統；
?。?）堅持檔案資料收集的系統化；
?。?）做到檔案組卷分類科學化，檔案組卷按內容分類，逐一編號、登記造冊、編輯目錄，按工作部門分柜保存；
?。?）實行檔案管理工作檢查經?；?，每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。
篇3：物業園區資料管理措施
物業園區資料管理措施
（1）工程資料
1）要求標準
?、俜珠T別類地接收整套（房屋、設施、設備、綠化等）接管驗收資料，填寫相關表格。
?、诿磕昴甑讓φ踪Y料進行一次核對。
?、圪Y料由管理員負責，專人管理。
?、芙栌?、歸還資料必須登記。
2）管理內容
所有工程技術、維修、改造資料，各種竣工圖、各類設施設備使用、說明等資料、施工管線圖及交接驗收記錄等。
（2）業主資料
1）要求標準
?、倜磕昴甑缀藢σ淮?，及時更新業主信息。
?、谫Y料由專人管理。
?、劢I主檔案目錄。
?、芙栌?、歸還資料必須登記。
2）管理內容
?、佟稑I主基本情況登記表》。
?、凇斗课萁桓厄炇涨鍐巍?。
?、邸督桓段锲非鍐巍?。
?、堋额I房手續書》。
?、荨堆b修前驗收表》。
?、蕖堆b修管理協議》。
?、摺堆b修檢查表》。
?、唷稑I主意見征詢表》。
?、崤c該業主相關的資料。
?。?）財務資料
1）要求標準
?、俦Ｃ苄?。檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
?、诔绢I導、公司財務負責人外，任何未經物業服務中心經理同意，他人不得查閱管理中心帳務。
?、酃芾碇行膸け靖裟晟辖还敬鏅n。
2）管理內容
財務相關資料。
?。?）文件資料
1）要求標準
?、偈盏?、發出文件后進行留底存檔。
?、诮M織員工學習（經理負責）、傳閱。
?、凼芸匚募ν獗Ｃ?。
2）管理內容
?、偻鈦砦募?。
?、谑芸匚募?。
?、酃景l文。
?、芄芾碇行牡纳暾?、報告。
?、莨芾碇行闹聵I主函。
?、薰芾碇行闹麻_發公司函。
?、吖芾碇行闹缕渌块T函。
?。?）其它要求
?、俑黝悪n案必須注意保密，各種檔案未經許可不準外傳、外借和隨意翻動。
?、谖募?、檔案收集后，應編制檔案目錄按目錄分類裝訂存放。
?、勖刻鞈謇韥硗募?、各種檔案，以免資料堆積。
?、苎b訂文件、檔案要按序排列，每年2月份前將前年檔案裝訂、歸檔。
?、輾w檔要注意整潔、資料分類能隨手而得，避免盲目的查找。