建筑集團公司環境管理程序文件

　　程序文件名稱：信息交流控制程序

　　1.目的

　　及時準確快速地傳遞內、外部環境管理信息，指導和記錄公司所有活動、施工過程和服務的信息交流情況。

　　2.適用范圍

　　適用于集團公司各單位環境管理信息的傳遞與處理，以及與外部各相關方的信息交流。

　　3.職責

　　3.1經營部負責制定并監督實施本程序。

　　3.2各單位具體實施本程序。

　　4.控制程序

　　4.1信息分為內部信息和外部信息（詳見內、外部信息傳遞規定一覽表）。

　　4.2信息的提出者可以是外部相關方、公司內部的所有員工或職能部門。

　　4.3信息內容應真實、準確。

　　4.4信息收集與傳遞（詳見內、外部信息傳遞規定一覽表）

　　4.4.1以文件方式收集的信息，傳遞時具體執行《文件和資料控制程序》。

　　4.4.2各單位將收集到的非文件形式（如電話、網絡、口頭、傳真）的外部信息和內部信息，按領導批準的范圍及時傳遞到各相關部門并填寫《信息傳遞記錄》（EMS/06-2）。

　　4.4.3需要時，各單位將環境方針及有關要求及時傳遞給相關方。

　　4.4.4各單位對于相關方嚴重的抱怨等涉及重要環境因素的外部信息，應加以分析，制定對策，付諸實施，最后將處理結果及時通報給相關方，并填寫《信息處理報告書》（EMS/06-1）。

　　4.5監督檢查

　　經營部每年對各單位信息傳遞情況抽查一至兩次，填寫并保存《信息交流檢查表》（EMS/06-3）。

　　5.相關文件

　　W*/EMSC/A-20**《環境管理手冊》

　　W*/EMS/C*/A/01-20**《環境因素識別與評價程序》

　　W*/EMS/C*/A/09-20**《應急準備與響應控制程序》

　　W*/EMS/C*/A/12-20**《記錄控制程序》

　　6.標準表格

　　EMS/06-1《信息處理報告書》

　　EMS/06-2《信息傳遞記錄》

　　EMS/06-3《信息交流檢查表》

篇2：公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

　　六.信息交流溝通程序

　　1.目的與適用范圍

　　為規范環境信息溝通渠道，支持環境體系有效運行，特制定本程序。

　　本程序適用于公司生產活動中各類環境信息的傳遞和處理工作。

　　2.引用標準和文件

　　《ISO14000：1996環境管理體系—規范及使用指南》

　　《ISO14000：1996環境管理體系—原則、體系和支持技術通用指南》

　　3.職責

　　3.1推行辦負責公司內、外部環境信息的綜合管理。

　　3.2各單位負責本單位、外部環境信息的收集、整理和反饋工作。

　　4.程序

　　4.1信息交流的分類與形式

　　4.1.1信息交流分類

　　a.內部信息交流：在生產活動中，與生產活動相關的人員（部門）之間的信息交流；

　　b.外部信息交流：與外部的組織、個人或第三方間的信息交流。

　　4.1.2信息交流可以是書面形式的，也可以是口頭形式的（如電話錄音），或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

　　4.1.3信息交流時，其內容應準確可靠。

　　4.2信息交流與溝通內容：

　　a.批評：有關環境方針、管理方面、環境行為、對環境不安全的產品的抱怨；

　　b.建議：各種有關改善環境的觀點；

　　c.提問：對環境方針、方案、要求、廢物利用及對環境安全的產品；

　　d.報告：向利益相關方報告公司的環境狀況。報告可來自公司內部和外部；

　　e.宣傳/培訓：對于環境方針、體系要求、環境方案、環境行為狀態的內、外部的培訓、研討會、展示會和出版物。

　　4.3交流與溝通

　　4.3.1各單位建立環境信息臺帳，詳細記錄在生產活動中產生的各種內、外部環境信息。

　　4.3.2生產活動內部產生的信息，應由產生單位在當日進行傳遞。

　　4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦（管理責任者）或外部相關方。

　　4.3.4對于外部信息，各單位在接到該信息后，應立即進行記錄，并在當日內傳遞到推行辦。

　　4.3.5對于外部你方提出的抱怨和申述，推行辦會同相關部門提出處理意見，報管理者代表后形成處理決定。

　　4.3.6需要回復的內、外部信息，相關部門應在合理期限內予以書面答復，并做好記錄。

　　5.支持性、作業文件

篇3：物業管理手冊:信息交流控制工作程序

　　物業管理手冊：信息交流控制程序

　　1、目的

　　為保證環境管理體系內、外部信息交流渠道的暢通，及時答復和處理涉及重要環境因素的外部信息，特制定本程序。

　　2、范圍

　　本程序適用于公司的內、外部各類環境信息的傳遞和處理。

　　3、職責

　　3.1品質部是環境信息管理的歸口部門，負責內、外環境信息的傳遞與處理。

　　3.2品質部及各物業服務中心負責對相關方環境信息的收集和處理。

　　3.3各部門負責工作范圍內環境信息的傳遞和交流。

　　4、程序

　　4.1環境信息內容與分類

　　4.1.1內部信息

　　a)正常環境信息，如環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核、管理評審以及體系正常運行時的信息；

　　b)環境因素更新信息；

　　c)法律法規跟蹤信息；

　　d)不符合糾正信息；

　　e)環境事故或緊急情況信息；

　　f)其它內部信息，如員工的建議和抱怨等。

　　4.1.2外部信息

　　a)地方環保局和環保監測機構檢查或監測結果；

　　b)相關方反饋的信息及其投訴；

　　c)認證機構審核信息；

　　d)同行業環境和技術方面的信息；

　　e)就重要環境因素與外界交流的信息；

　　f)其它外部信息，如環境管理和環保治理技術等方面的信息。

　　4.2內部信息的收集與處理

　　4.2.1正常信息的交流

　　a)品質部按照程序文件的有關規定傳遞環境方針、目標、指標和管理方案、環境監視與測量、環境管理體系審核和管理評審等信息。

　　b)各部門依據相關文件規定收集并傳遞正常信息。

　　4.2.2環境因素更新信息的交流，執行《環境因素識別和評價控制程序》。

　　4.2.3法律法規跟蹤信息的交流，執行《法律法規和其他要求控制程序》。

　　4.2.4不符合糾正信息的交流，執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.2.5環境事故或緊急情況由發現部門及時傳遞給品質部或禮兵部，應急處理執行《應急準備和響應控制程序》。

　　4.3外部信息的收集與處理

　　4.3.1品質部負責接待地方環保局、監測站和其它上級單位的環境檢查，收集有關信息，并傳遞給相關部門；當檢查或監測結果出現不符合情況時，執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.3.2各部門收到相關方環境信息后，進行登記并落實。

　　4.3.3涉及相關方環境方面的投訴應填寫《業主投訴處置單》及時反饋到各相關責任部門，責任部門要及時處理并填寫《業主投訴處置單》；如不能處理，及時報告給品質部，品質部應在2個工作日內提出處理意見，處理后，責任部門和品質部要做好記錄，并執行《不符合、糾正與預防措施控制程序》。

　　4.3.4各部門從外部獲得的其他類環境信息如“三廢”治理技術、節能降耗措施等，要及時傳遞給品質部或職責管理部門，經過分類、整理后，根據需要傳遞給相關部門。

　　4.4環境信息傳遞方式與記錄

　　4.4.1環境信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊等方式進行傳遞。

　　4.4.2各部門對接收、傳遞的環境信息予以記錄。

　　4.4.3全公司環境信息交流框圖如下：

　　4.5重要環境因素外部交流控制

　　4.5.1與業主就重要環境因素和對其的控制要求進行交流。

　　4.5.2與業主交流的內容

　　a）了解建立環境管理體系的意義和內涵;

　　b）參與社區環境保護預防污染目標的制定和評審；

　　c）參與商討影響社區環境保護的任何變化;

　　d）參與社區環境保護事務。

　　4.5.3與業主交流的方式

　　a）座談會、培訓;

　　b）布告欄宣傳;

　　c）社區文化活動;

　　d）與業主/業主委員會/社區居委會協商與溝通。

　　4.5.4各物業服務中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內容與業主/業主委員會/社區居委會建立長效協商與溝通機制，開展共創環保型社區活動，并做好記錄。

　　4.5.5各物業服務中心于每年管理評審前編制《社區環境保護年度總結》,提交業主委員會協商討論,并提出下年度改進要求。各物業服務中心將年度總結提交管理評審。

　　4.5.6各物業服務中心負責保存與業主協商溝通結果的記錄和發布。