港資企業采購部作業指導

第一章總則

第一條目的

為了規范采購作業,確保本公司采購的各種材料符合規定要求,建立適時、適地、適質，適量、適價的采購原則，滿足生產需求更為順暢，特制定本制度。

第二條適用范圍

本公司采購部

第三條職責

1.接到訂單，需要作出長期、中期、短期采購材料預算。

2.根據采購計劃下采購訂單給供應商并進行跟催到位,協助收貨部門監控品質問題。

第四條流程圖

采購作業流程圖

第五條作業內容

一.新材料的開發

（1）接到客戶新產品樣版，工程技術部門進行打樣，對新材料制定技術標準.

（2）采購部接到新材料的樣版或圖紙之后進行搜集和評估供應商，確定供應商后進行價格、談判、簽訂報價單。

（3）供應商打樣，要求供應商在最短時間內打樣，將樣板給工程技術部門試做，確認.

二. 材料需求和采購計劃

（1）接到生產單或生產排期，根據用量（BOM）做出總的需求

（2）核查倉庫庫存數量、已下單未入庫數量、確認實際需求（不同類別的材料采用不同的采購方法）

（3）制定訂單計劃書（日、周、月等）

三.采購訂單的開立、審核、分發

（1）采購員開立的（采購訂單），采購員列印出（采購訂單），核對無誤后，呈部門主管核準后轉發給供應商。

（2）采購訂單發出后，要求供應商必須簽名確認并回傳，確認交貨期，采購員進行跟崔作業。

（3）需要委外加工作業時，PMC部發（委外制造加工單）提供給采購部，經部門主管核準后下發外發加工訂單并通知倉庫，由倉庫發料加工廠生產完成后，供應商送貨，根據收貨流程收貨入倉。

四.交期管理

（1）采購根據（采購訂單）回簽的交期及生產排期之要求，與供應商議妥具體交貨日，在不影響生產排期的前提下交貨均屬正常。

（2）采購員應時時秉持“預防”優于“治療”的態度，能在問題發生之前主動向供應商詢問叮嚀，并依下列步驟進行追蹤改善，方能達到防微杜漸的效果。

（3）委外加工之物料，采購根據（采購訂單）回簽的交期及生產排期之要求，與供應商議妥具體交貨日，在不影響生產排期的前提下交貨均屬正常。

五.跟催與管制

（1）采購員根據生產排期和生產部門要求同一供應商協商交貨日，直到物料進廠且符合我公司的品質要求，如發生不良則依（進料檢驗作業流程）執行，采購通知供應商處理不良品，并進行追蹤，新產品材料及容易產生品質問題材料，需與品管部門協商按排到供應商處驗貨。

六.訂單追蹤

（1）采購員每天根據生產排期進度，昨天收貨情況與庫存流水帳對采購訂單進行核銷并跟進今天交貨材料和后三天要送貨情況進行確認。

七.供應商扣款作業

符合扣款條件:

（1）物料瑕疵已達批退標準，但由于出貨緊急或其它狀況，經申請上級后批示為由廠內工人安排返工，挑選之物料所產生的工時。

（2） 物料瑕疵已達批退標準，但由于出貨緊急或其它狀況，經申請上級后批示為整批扣款之物料。

（3）外發加工廠商之m.airporthotelslisboa.com制程不良，遺失物料和交貨過和中損壞的物料。

（4） 廠內之發料經協調由廠商代為處理的款項。

（5） 廠內派員駐廠之發生的費用。

（6） 廠商物料之品質變異造成公司損失及發生之運費、工時、造成其它物料損壞之金額。

（7）其它特殊費用

八.扣款金額

（1）部分物料部分不良挑選使用,加工之工時由工程部IE工程師合理評估,依據本廠之直接人工工資率計算等扣款.

（2）整批退貨和影響生產進度的供應商，需進行合理計算扣除金額。

（3）發外遺失損壞的物料，數量乘該物料的單價

（4）供應商駐廠返工住宿費用可以不計，但伙食費則按公司的標準計算。

（5）工時由工程部IE工程師合理評估

（6）其它狀況另計

九.扣款方式

（1）根據八.（1）及八.（2）采購按照計算出的預扣款金額及其它資料填入廠商扣款通知單，連同不良退貨檢驗單一起傳給廠商，務必請廠商簽回，簽回復印一張給會計進行扣款。

（2）根據八.（3）采購對廠商遺失扣款的領料單來計算，填寫扣款通知單，請廠商簽回后復印給會計部進行扣款。

（3）根據八.（4）采購按照計算出的預扣款金額及其它資助人料填入廠商扣款通知單，傳給廠商務必請廠商簽回，簽回復印一張給會計進行扣款。（需要注明駐廠天數）

（4）廠商若不同意扣款，且無法按公司要求作業，采購報告至部門主管處協調，若廠商無故不簽回扣款申請單拖延而造成公司損失，則需要發文要求供應商負責賠償損失。

十.物料之品質管制

（1）供應商交貨之不良品，采購依IQC不良品檢驗報告傳真于供應商進行追蹤，要求后續必須改善，并提供書面改善方案。

（2）采購將各單位轉發之工程圖面及資料做好管制，并及時將訊息轉發給供應商并確認要求執行。

（3）采購應檔予以保存供應商進料檢驗時依（進料檢驗作業流程）執行。

（4）開發之新供應商或外包廠，在承認之前務必確認其產品品質及生產能力，由采購確定外驗日期并聯絡品管參與驗。

篇2：公司采購招標作業指導書

　　1.目的

　　規范公司采購招標作業程序,明確采購招標作業中各部門的職責。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有由合約管理部組織實施的施工、監理、造價咨詢、營銷、設計等服務的招標采購作業,由項目管理部、規劃設計中心、營銷中心自行經辦的招標采購作業不適用此規定。

　　3.術語和定義

　　3.1招投標委員會:是公司采購的決策機構及各種采購工作成果的最終審批機構;由公司主管副總及其他相關人員組成。

　　4.職責

　　4.1.合約管理部

　　4.1.1.負責公司授權范圍內的招標采購作業的組織;

　　4.1.2.負責組織招標文件的編制;

　　4.1.3.負責投標人資格審查的組織;

　　4.1.4.負責招標答疑工作的組織;

　　4.1.5.負責組織評標;

　　4.1.6.負責發出《中標通知書》和《未中標通知書》;

　　4.1.7.負責合同洽商的組織及合同的擬定、報批和簽訂。

　　4.2.工程管理部

　　4.2.1負責提供業務范圍內的技術要求

　　4.2.2負責業務范圍內招標文件的會簽;

　　4.2.3負責業務范圍內技術標的評審;

　　4.2.4參加業務范圍內的評標會議。

　　4.3.項目管理部

　　4.3.1.負責提供《工程采購進場需求計劃表》;

　　4.3.2.負責業務(來自:m.airporthotelslisboa.com)范圍內招標文件的會簽;

　　4.3.3.參加業務范圍內的評標會議。

　　4.4.預算管理部

　　4.4.1.負責業務范圍內經濟標的評審;

　　4.4.2.參加業務范圍內的評標會議。

　　4.5.規劃設計中心

　　4.5.1.負責提供采購所需的圖紙;

　　4.5.2.負責產品外觀品質標準及設計方案的確定;

　　4.5.3.負責評標過程中對上述內容的評定。

　　4.6.營銷管理中心

　　4.6.1負責提供業務范圍內的技術要求

　　4.6.2負責業務范圍內招標文件的會簽;

　　4.6.3負責業務范圍內技術標的評審;

　　4.6.4參加業務范圍內的評標會議。

　　4.7.公司招投標委員會

　　4.7.1.負責招標文件及投標人資格的審批;

　　4.7.2.參加評標會議并定標。

　　5.工作程序

　　5.1.招標準備階段

　　5.1.1.規劃設計中心提供采購用圖紙或設計方案;

　　5.1.2.合約管理部根據《公司采購管理程序》組織編制招標文件,填寫《招標文件審批表》后提交給各協助部門會簽。

　　5.1.3.合約管理部從《合格供方名錄》及《可試用供方名錄》中選取入圍供應商,并形成《招標單位確定表》。

　　5.1.4.根據各會簽部門的意見調整修改標書后會同《招標單位確定表》后報公司招投標委員會相關領導審批,審批記錄形成完整的《招標文件審批表》;

　　5.1.5.招標文件及投標人資格經審批通過后方可實施招標。

　　5.2.招標階段

　　5.2.1.招標文件發布

　　5.2.1.1.合約管理部根據招標文件規定的時間邀請入圍投標人參加招標。

　　5.2.1.2.招標文件發布會由合約管理文員負責發放。

　　5.2.1.3.所有參加投標的單位在標書發放登記表中簽字后領取招標文件;

　　5.2.2.招標文件答疑

　　5.2.2.1.合約管理部文員應須督促投標人按照招標文件規定的時間和方式填寫并提交需答疑事宜;

　　5.2.2.2.合約管理部召集工程管理部、預算管理部等職能部門進行答疑解答,并形成答疑紀要,按照標書規定的時間及方式給投標(來自:m.airporthotelslisboa.com)單位予以回復。5.2.2.3.答疑紀要原件經各職能部門各相關人員簽字確認后,與招標文件放于一處,同時由合約管理部存檔并發放評標部門。

　　5.2.3.開標

　　5.2.3.1.合約管理部按照招標文件規定的時間收取標書并組織開標。參加人員由招投標委員會中任三人組成;

　　5.2.3.2.開標結束后,形成《開標記錄表》,參與開標的人員在《開標記錄表》簽字確認。

　　5.2.4.評標定標

　　5.2.4.1.各相關部門依據投標人投標情況,對技術標及商務標進行對比分析及評定。形成《技術/商務投標情況對比分析表》;

　　5.2.4.2.合約管理部召集并組織招投標委員會人員按照《評標管理作業指導書》召開評標會,根據《技術/商務投標情況對比分析表》對投標人進行評分,選定中標人,評標過程形成《評標會議紀要》;與會各方在《評標會議紀要》上簽字確認。

　　5.2.4.3.合約管理部根據評標會的結論發《中標通知書》,同時知會未中標人。

　　5.2.5.廢標及廢標的處理

　　5.2.5.1.出現(不僅限于)以下情形,經評標會確定后可宣布本次招標須重新進行招標或改為競爭性談判,談判工作應按照在滿足技術的前提下由低向高的順序進行。

　　5.2.5.1.1未對招標文件的要求進行響應;

　　5.2.5.1.2多個投標人放棄投標或者投標人有弄虛作假、串通等行為;

　　5.3合同簽訂階段

　　5.3.5合約管理部按照《合同管理程序》進行合同洽商的組織、合同擬定、合同審批和合同簽訂。

　　5.4特殊事項說明

　　5.4.1可以通過傳真、電子郵件進行答疑,答疑形成文件必須存檔;

　　5.4.2《中標通知書》可在網上發布。

　　6.支持性文件

　　6.2《公司采購管理程序》;

　　6.3《合同管理程序》

　　7.相關記錄

　　7.2《招標文件審批表》;

　　7.3《投標單位審核確認表》;

　　7.4《評標會議紀要》;

　　7.5《開標記錄表》;

　　7.6《技術/商務投標情況對比分析表》;

　　7.7《中標通知書》;

　　7.8《未中標通知書》。

篇3：甲方采購作業指導書

　　甲方采購作業指導書

　　1.作業目的

　　為降低工程建設的成本，尤其是材料設備采購價格，發揮集團采購的優勢，保證工程質量，提高項目經濟效益。

　　2.主管崗位總工程師：掌握優先原則，批準采購計劃，選定供貨廠商。

　　協管崗位總建筑師，總經濟師：向總工程師在標準檔次和價格范圍等方面提供意見。

　　主辦崗位項目經理：編制采購計劃，組織考察，談判和協調工作。

　　協辦崗位土建工程師，設備工程師，成本控制：協助配合項目經理工作。

　　3.緊前工作條件

　　施工圖設計已經完成，材料設備清單確定。

　　4.采購范圍

　　總包合同明確由總包方采購的材料設備以外，單項價值超過50萬元的甲供或甲指乙定的材料設備。如：

　　4.1土建材料：商品混凝土，商品砂漿，建筑門窗，外墻涂料，彩瓦，墻磚地磚，石材，全裝修房的木地板，木門，內墻涂料等；

　　4.2設備：暖通空調，水處理，變配電，母線槽，電纜，橋架，全裝修房的衛生潔具，熱水設備，廚房家具，廚房設備，家用空調等。

　　4.3指定分包商：幕墻，電梯，安保，消防監控，智能化系統，機械車庫等。

　　5.采購優先原則

　　在同等品質和相近價格的前提下

　　供應商優先：與公司簽訂批量供貨優惠協議的供應商優先，列入公司合格供應商和合格分包商信息庫內的優先，合資優于民營，大廠優于小廠，同類產品的一家優于多家；

　　產品優先：名牌優于雜牌；

　　產地優先：國貨優于進口，本地優于外地。

　　6.作業描述

　　6.1項目經理是本項作業的責任人，成本控制和現場工程師分別在商務和技術方面做好協助工作。

　　6.2項目經理在開工后即需根據合同約定，施工圖紙及施工進度計劃編制材料設備采購計劃，內容包括：材料設備名稱、規格、標準、估算數量、預算控制范圍，內部報批時間，訂貨和供貨時間，供貨商推薦名錄等。編制時應聽取成本控制，土建和設備工程師的意見，協商一致后報總工程師。單項采購報告應在采購計劃的“內部報批時間”段內上報總工程師。

　　6.3總工程師收到采購報告后應在一星期內對是否符合優先原則，在檔次，功能，標準方面是否符合設計原意，是否允許超預算等方面逐項作出審核批復。報告敘述不清的退還重報，總工程師認為無把握批準的應親自參加考察后決定，批復前應征求總建筑師和總經濟師的意見并協商一致。

　　6.4采購方式采取以下四種形式

　　6.4.1直接指定符合批量供貨優惠協議的材料設備，項目經理應緊扣優惠協議的條款與指定供貨商談判，成本控制崗位應會同投資監理進行獨立的市場調查，比較同類產品的市場價格，保證確實享受到優惠?，F場工程師應會同施工監理仔細核對產品的質量標準，技術性能，使用功能和售后服務條件，保證不因價格優惠而降低產品的品質。談判到關鍵階段，可請總工程師出場作最后拍板。

　　6.4.2選擇指定符合公司合格供應商信息庫備案資料的材料設備，項目經理可選擇其中2~3家分別談判，按采購計劃的審批意見擇優選用。

　　6.4.3組織招標除上述兩項以外的采購項目由項目經理組織招標。

　　6.4.3.1委托投資監理（工程質量監理應于協助）制訂采購招標文件，內容應包括：投標公告或投標邀請書；投標人須知；投標書格式；技術規格、標準；貨物量清單（由施工單位負責提供，投資監理復核）；交貨時間表（由施工單位提供）；合同條款（一般條款和特殊條款）；必要的附件、保證金格式等。采購招標文件須經項目經理審核。

　　6.4.3.2項目經理通過網絡或媒體負責組織對外發布采購信息，對申請投標人進行資格預審、組織考察，發放招標文件。

　　6.4.3.3考察的重點是：企業生產規模和能力、生產技術與產品質量、產品市場占有率和知名度、管理體系、企業信譽和售后服務、資信水平等?？疾斓姆椒ㄊ牵貉b飾性建材以考察生產地為主，設備以考察使用地為主。

　　6.4.3.4項目經理負責組織在規定投標截止時間之前收集投標文件。

　　6.4.3.5項目經理負責組織公司內外的專業人員對投標文件進行仔細分析、對比，分列投標人的報價、技術標準、質量管理、售后服務、社會信譽等，進行綜合評價，篩選出有傾向意向的2~3家，并進行后續輪回的價格摸底談判，并要求供應商提供產品封樣。

　　6.4.3.6總工程師對項目經理推薦的中標人選在聽取協管崗位的意見后按照優先原則拍板。

　　6.4.4直接采購同類產品總價在50萬元以下的材料設備，由項目經理在投資監理和現場工程師的協助下，按照優先原則和貨比三家原則直接向社會采購。

　　6.5項目經理負責簽訂采購合同。明確采購數量、規格、質量標準、付款方式，交貨時間地點與方式、驗收地點和方法、產品質量保證、售后服務、多退少補，進口貨物的海關證明文件，糾紛處理等條款。

　　6.6為降低項目成本、減少項目組的工作量，除電梯、中央空調、廚衛設備外的其它材料設備宜采用甲指乙定的方式處理。即甲方經招標或談判指定的供貨商，最后由總包單位按照投標承諾或談判結果與之簽訂由甲方直接付款的供貨合同。

　　6.7對于既提供產品又附帶施工或安裝的專業供應商，項目經理應在不損害甲方利益的前提下做好供應商和總包的協調工作，達成供應商和總包的配合協議和安全協議。

　　6.8項目經理應指派現場工程師，工程監理和總包單位依據采

購合同對進場材料設備進行驗收。并由總包單位或安裝單位妥善接收保管。對不符合質量要求的材料設備予以退貨，并依據合同追究供貨商的違約責任。

　　6.9成本控制崗位應配合項目經理做好材料設備的成本核算工作，保證工程成本控制在目標范圍以內。

　　6.10為發揮公司的集團采購優勢，幾個項目若在相近時間內采購同類型的產品時，應由總工程師召集各項目的項目經理召開聯席會議，協調聯合采購事宜，以降低采購成本和工作量。

　　6.11甲供材料設備在施工或安裝過程中，項目經理應安排專人（通常為土建或設備工程師）負責催貨，驗收，交接，付款，缺少追加，多余退廠，余款結算等事宜。項目經理也可以經與總包單位協商總包管理費（或服務費），把接貨，倉儲管理和部分合同職任轉移給施工單位。

　　6.12工程完工后，對產品和服務質量均感滿意的供應商，項目經理有義務對其作出書面評價推薦給公司，在總工程師和協管崗位協商一致的前提下，將其信息輸入合格供應商信息庫。

　　6.13甲方人員在談判，考察等采購過程中的差旅費用從項目管理費中支列，不準出席供應商安排的宴請和娛樂活動，不準收受禮品，不準賤買產品。如發現甲方人員有串通投標，哄抬貴賣，甚至受賄索賄等違紀違法現象，將受到嚴肅查處。